Analisis Audiens

 Dalam kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, audiens adalah mereka yang menjadi
target untuk menerima pesan-pesan bisnis secara tertulis.
 Dalam dunia bisnis, audiens adalah organisasi bisnis internal (pegawai/karyawan organisasi) dan
organisasi bisnis eksternal (pelanggan /calon pelanggan).
 Analisis audiens diperlukan agar penyampaian pesan-pesan bisnis dapat dipahami dengan baik
sehingga tujuan bisa disampaikan dengan cepat dan mudah.
 Jika maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis telah ditetapkan dengan baik dan jelas,
Langkah berikutnya adalah bagaimana memperhatikan audiens.
 Kesalahan atau kegagalan pengirim pesan dalam memotret profil audiens akan menyebabkan
kegagalan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis.
 Ada tiga hal yang bperlu diperhatikan, yaitu:
1. Cara mengembangkan profil audiens
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis harus memperhatikan latar belakang audiens yang
beragam.
2. Cara memuaskan/memenuhi kebutuhan akan informasi audiens
Ada empat tahap penting yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens:
a. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens
b. Berikan semua informasi yang diperlukan
c. Pastikan bahwa informasinya akurat
d. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
3. Cara memenuhi kebutuhan motivasional audiens
Motivasi dilakukan agar audiens mau mengubah perilaku mereka. Salah satu hambatannya
adalah kecenderungan audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal
baru atau sesuatu yang sama sekali berbeda dengan situasi yang ada. Cara mengatasinya
adalah dengan mengatur pesan bisnis agar informasi yang disampaikan dapat diterima
audiens dengan mudah. Beberapa pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan
memberikan argumentasi yang rasional dan pendekatan emosi.

Penentuan Ide Pokok

 Ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
sehingga dapat diterima oleh audiens (pokok bahasan utama) yang dapat memotivasi audiens
dengan cara ,enyelaraskan tuuan pengirim pesan dengan tujuan audiens.
 Topik adalah subjek pesan yang lebih luas.
 Beberapa Teknik curah pendapat/brainstorming yang dapat mengidentifikasi ide pokok, antara
lain:
1. Storyteller’s Tour
2. Random list
3. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) worksheet
4. Journalistic Approach
5. Question and answer chain

Seleksi Media Penyampaian Pesan Bisnis

 Penyampaian pesan bisnis sebaiknya disesuaikan dengan situasi yang ada agar maksud dan
tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai.
 Pemilihan saluran media dan komunikasi
 Komunikasi Lisan
Umpan balik dari audiens segera diterima.
Pesan yang disampaikan relatif sederhana
dan mudah diterima.
Tidak memerlukan catatan permanen.
Dapat mengumpulkan audiens dengan lebih
mudah dan ekonomis.
Terdapat interaksi dalam pemecahan
masalah.
Komunikasi Tertulis
Tidak memerlukan umpan balik segera.
Pesan yang disampaikan sangat rinci,
kompleks, dan perlu direncanakan dengan
hati-hati.
Memerlukan catatan permanen.
Ingin menjangkau audiens yang luas.
Ingin meminimasi distorsi penyampaian
pesan.