Bab 5 Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

A. Pengertian Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan segala
sesuatunya berjalan dengan sebaik-baiknya. Apabila perencanaan pesan-pesan bisnis
dilakukan dengan baik akan menyebabkan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis
menjadi optimal. Penyampaian pesan-pesan bisnis dapat dilakukan secara tertulis atau
dengan menggunakan media elektronik. Perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik
diharapkan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang ingin diketahui oleh pihak lain
atau penerima pesan.

B. Tahapan Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Menurut Murphy, agar penyampaian pesan-pesan bisnis dapat dilakukan secara
efektif, ada beberapa tahap yang harus diperhatikan:
1. Mengetahui apa tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis
Apabila tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis sudah jelas, maka hal ini akan
mempermudah dan memperlancar penyampaian pesan-pesan bisnis. Tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis yaitu, menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada
pihak lain, mempengaruhi pihak lain agar sepakat denga napa yang telah disampaikan,
dan melakukan kolaborasi atau kerjasama dengan pihak lain untuk mencapai tujuan
tertentu.
2. Menganalisis audiens
Untuk menganalisis audiens kita harus tau apa, siapa, bagaimana, dan kapan
sebaiknya pesan-pesan bisnis itu disampaikan. Dengan pemahaman yang tepat
terhadap audiens akan dapat mempermudah dan memperlancar penyampaian suatu
pesan-pesan bisnis.
3. Menentukan ide/gagasan pesan-pesan bisnis
Hal yang paling penting dalam poin ini adalah apa substansi dari pesan-pesan bisnis
yang ingin disampaikan kepada pihak lain, sesuai dengan maksud dan tujuan pesan-
pesan bisnis tersebut.
4. Membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Pembuatan outline mencakup tentang poin penting yang akan disampaikan kepada
pihak lain dan juga tata urutan yang logis dan sistematis. Hal ini akan mempermudah
pemahaman pesan-pesan bisnis yang bersangkutan.
C. Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis yang dimulai
dari pemilihan kata, kalimat, dan paragraf hingga menjadi sebuah pesan bisnis yang
mudah dipahami dan diterima oleh penerima pesan. Penyusunan pesan-pesan bisnis
secara tertulis meliputi empat tahapan, yaitu:
1. Perencanaan menyusun draft
Biasanya draft perencanaan berisi maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis,
siapa penerima pesan tersebut, apa ide pokok dari pesan-pesan yang akan
disampaikan, dan menentukan cara dan media yang akan digunakan.
2. Organisasi dan Komposisi
Dalam tahap ini, ide pesan-pesan bisnis tersebut disusun menjadi sebuat pesan bisnis
yang dimulai dari merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
sesuai dengan ide pokok pesan tersebut.
3. Edit dan Revisi
Setelah tersusun, isi pesan bisnis tersebut harus ditelaah kembali. Jika ternyata pesan
belum sesuai dengan yang diharapkan harus dilakukan pengecekan ulang sekaligus
revisi, sehingga sesuai dengan yang telah direncanakan.
4. Membaca Ulang
Membaca ulang secara menyeluruh harus dilakukan untuk memastikan kembali
bahwa apa yang akan disampaikan secara tertulis benar-benar terhindar dari
berbahgai kesalahan. Apabila pesan tersebut disampaikan dengan sejumlah kesalahan
akan mengakibatkan pesan tersebut tudak dapat dipahami dengan baik.

D. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan penyampaian pesan bisnis tersebut. Secara tidak langsung, penyampaian
pesan bisnis akan membawa nama lembaganya, artinya penyampaian pesan bisnis yang
memberikan kesan baik dan dan positif bagi penerimanya akan berdampak positif bagi
lembaga organisasi bisnisnya. Tujuan tersebut harus dibuat dengan jelas dan dapat diukur
sesuai dengan tujuan organisasi.
 Mengapa tujuan harus jelas
 Tujuan yang jelas akan mengarahkan kepada tujuan yang dikehendaki. Penentuan
tujuan yang jelas akan membantu proses keputusan yang mencakup:
1. Keputusan untuk meneruskan pesan
2. Keputusan untuk menanggapi audiens
3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
4. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
 Tujuan komunikasi bisnis

Tujuan umum dan tujuan khusus komunikasi bisnis

Tujuan Umum Tujuan Khusus

Memberi informasi (informing)
Melakukan persuasi (persuading)
Melakukan kolaborasi (collaborating)
Menyajikan penjualan bulan lalu ke
manajer pemasaran
Meyakinkan manajer pemasaran unruk
mengangkat beberapa karyawan baru ke
bagian penjualan
Membantu departemen personalia
mengembangkan program pelatihan
bagi beberapa anggota baru.

 Cara menguji tujuan

Untuk menguji suatu tujuan perlu dilakukan empat pertanyaan berikut:
1. Apakah tujuan tersebut realistis?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
4. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Apabila jawaban dari pertanyaan tersebut adalah “tidak” sebaiknya pesan jangan
disampaikan untuk menghidari hasil yang tidak diharapkan.

E. Analisis Audiens
Analisis audiens sangat diperlukan agar penyampaian pesan-pesan bisnis dapat
dipahami dengan baik. Ketepatan dan kecermatan dalam melakukan analisis audiens
akan memiliki dampak yang baik dan positif bagi pengirim pesan. Kesalahan atau
kegagalan dalam memotret profil audiens akan menyebabkan kegagalan dalam
 menyampaikan pesan-pesan bisnis. Dalam melakukan analisis audiens ada tiga hal yang
perlu diperhatikan:
 Cara mengembangkan profil audiens
Siapa yang menjadi audiens merupakan salah satu factor penting yang harus
dipertimbangkan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pemahaman yang baik
terhadap audiens akan banyak membantu pencapaian tujuan penyampaian pesan-
pesan bisnis.
 Cara memenuhi kebutuhan akan informasi audiens
Ada empat tahap penting yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens:
1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens, untuk mengetahui harapan dan
keinginan audiens, salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan
melakukan survey. Kecepatan dan ketepatan dalam merespon keinginan serta
harapan audiens merupakan bagian dari suatu upaya memberikan kepuasan
kepada audiens
2. Berikan semua informasi yang diperlukan, usahakan semua informasi penting
yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan.
3. Pastikan bahwa informasinya akurat, pemberian informasi yang akurat akan
menumbuhkan kepercayaan yang positif kepada pihak lain. Jangan sampai
memberikan informasi yang salah kepada audiens
4. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens, apabila pengirim pesan
telah menemukan poin penting yang menarik bagi audiens, berarti ia telah
berhasil memberikan sesuatu yang berharga dan menarik bagi audiensnya.
 Cara memenuhi kebutuhan motivasional audiens
Pemberian motivasi sering kali mengalami hambatan/kendala yang disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens yang enggan mengubah sesuatu dengan hal-hal
baru. Salah satu cara untuk mengatasi kendala itu adalah dengan mengatur pesan
bisnis sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan
argumentasi dan menggunakan pendekatan emosi.

F. Penentuan Ide Pokok

Ide pokok adalah penyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang
 diinginkan dengan menggabungkan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan
mereka. Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah dengan menggunakan Teknik curah pendapat
(brainstorming) yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari beberapa
kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens,
dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat (brainstorming) yang dapat
digunakan untuk mengidentifikasi ide pokok:
1. Storyteller’s Tour, teknik ini menggunakan alat bantu tape recorder, laptop, PC ,
tablet, VCD, atau DVD player yang digunakan untuk menelaah pesan bisnis yang
disampaikan secara berulang-ulang. Dengarkan dengan teliti dan hati-hati sehingga
ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random List, untuk dapat menemukan ide pokok harus menulis atau menuangkan
segala ide atau gagasan yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong secara bebas.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang lain.
3. CFR (Conclusions, Findings, recommendations) Worksheet, jika subjeknya
mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet) yang akan
membantu menjelaskan hubungan antara temuan-temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan.
4. Journalistic Approach, merupakan pendekatan untuk menemukan ide pokok dengan
menggunakan berbagai kata tanya yang lazim digunakan oleh seorang jurnalis dalam
memperoleh sebuah berita yang menarik dan terpercaya.
5. Question and Answer Chain, merupakan salah satu pendekatan yang digunakan
untuk menemukan ide pokok dari sisi perspektif audiens.

G. Seleksi Media Penyampaian Pesan-pesan Bisnis

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih media penyampaian pesan bisnis,
yaitu tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiannya,
emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens. Courtland L. Bovee dan John V.
Thill dalam Business Communication Today, menjelaskan kapan sebaiknya seseorang
memilih untuk menggunakan komunikasi lisan atau tertulis, yang dapat dilihat pada table
berikut.
 Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis
 Anda menginginkan umpan balik  Anda tidak memetrlukan umpan balik
segera dari audiens segera
 Pesan Anda related sederhana dan  Pesan Anda sangat rinci, kompleks,
mudah diterima dan memerlukan perencanaan yang
 Anda tidak memerlukan catatan hati-hati
permanen  Anda memerlukan catatan permanen
 Anda dapat mengumpulkan audiens  Anda ingin menjangkau audiens yang
lebih mudah atau ekonomus luas
 Anda menginginkan interaksi dalam  Anda ingin meminimasi distorsi
memecahkan masalah penyampaian pesan
Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis
 Percakapan secara langsung, pidato,  Surat-surat, memo, laporan, proposal
pertemuan-pertemuan  Email
 Telepon dan surat suara  Surat regular dan khusus
 VoIP (Voice Over Internet Protocols)  Faksimile
 Audiotape and videotape  Situs (websites)
 Telekonferensi dan konferensi video  Newsletter
 Instant messenger  Newsgroup
 Blog
 Jejaring sosial (social network)