PERENCANAAN PESAN-PESAN

BISNIS

Disusun oleh:
Adam Cahyadi 163
Melinda Exanti N 164
Wulandari Aprilia 165

Universitas Pembangunan Nasional

‘Veteran’ Yogyakarta
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Program Studi Akuntansi
 Daftar Isi
Daftar Isi ………………………………………………………… 1
Pengertian&Tahapan Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis……… 2
Pemahaman Proses Komposisi…………………………………. 3
Penentuan Tujuan,Analisis Audiens, Penentuan Ide Pokok…..4-5
Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis………………. 6
A. Pengertian Pesan-Pesan Bisnis
Jadi yang dimaksud dengan penyampaian pesan pesan bisnis adalah penyampaian pesan-
pesan yang dilakukan secara tertulis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda,
laporan bisnis, maupun media elektronik. Berbagai media elektronik yang dapat digunakan
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis antara lain faksimile, surat elektronik (email), dan
situs web.
B. Tahapan Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
a. Apa Tujuan Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis
Dalam dunia korespondensi bisnis, tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis antara lain:
menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, mempengaruhi pihak lain
agar sepakat dengan apa yang mereka sampaikan, dan melakukan kolaborasi dengan
pihak lain demi mencapai tujuan tertentu.
b. Menganalisis Audiens
Dalam tahapan ini adalah bagaimana menganalisis audiens, yaitu apa, siapa,
bagaimana, dan kapan sebaiknya pesan-pesan bisnis itu disampaikan.
c. Menentukan Ide/Gagasan/Pesan-Pesan Bisnis
Disini hal yang menjadi focus adalah apa substansi dari pesan-pesan bisnis yang ingin
disampaikan kepada pihak lain, yang tentu saja sangat bervariasi tergantung pada
maksud dan tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut.
d. Membuat Outline Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
Pembuatan sebuah outline pada dasarnya mencakup tentang poin penting apa yang
ingin disampaikan kepada pihak lain serta bagaimana tata urutan yang logis dan
sistematis.
C. Pemahaman Proses Komposisi
Secara umum, penyusunan pesan-pesan bisnis tertulis meliputi tiga tahapan penting,
yaitu:
1. Perencanaan Menyusun Draf
Perencanaan merupakan fase pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis tertulis, atau dalam bahasa sederhana, perencanaan merupakan
penyusunan sebuah draft yang masih memerlukan perbaikan lagi. Dalam fase
perencanaan (planning phase), perlu diperhatikan berbagai hal penting yang mendasar,
seperti maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis, siapa penerima pesan, apa ide
pokok (main idea) yang akan disampaikan (substansi pesan), dan bagaimana cara atau
media apa yang akan digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut.
2. Organisasi dan Komposisi
Setelah tahapan perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasi dan
mengelompokan ide-ide atau gagasan dari pesan-pesan bisnis tersebut menjadi sebuah
kesatuan ide atau gagasan. Selanjutnya, ide-ide pesan-pesan bisnis tersebut disusun
menjadi sebuah pesan bisnis yang mencakup rangkaian kata, kalimat, paragraf, dan
pemilihan ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung penyampaian ide-ide pokok
tersebut.
Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis erat kaitannya dengan penyusunan
atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya, perlu diperhatikan
bagaimana memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima pesan.
3. Edit dan Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf atau alenia,
perhatikan apakah kata-kata, kalimat , dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan
baik dan benar. Maksud dan isi pesan-pesan bisnis tersebut perlu ditelaah ulang dengan
memperhatikan kembali substansi pesan yang ingin disampaikan, penggunaan gaya
bahasa struktur kalimat yang digunakan, penghilangan hal-hal yang tidak perlu atau
tidak relevan, serta bagaimana agar pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami
penerima pesan.
4. Membaca Ulang
Setelah melakukan pengecekan (edit) dan perbaikan (revisi) seperlunya, tahapan
berikutnya yang tak boleh diabaikan adalah melakukan proofread yaitu membaca ulang
secara menyeluruh. Tujuannya adalah untuk meyakinkan kembali bahwa apa yang akan
disampaikan secara tertulis tersebut benar-benar terhindar dari berbagai kesalahan atau
kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca, kata, kalimat, gaya
bahasa yang digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan.
D. Penentuan Tujuan
Tujuan Komunikasi Bisnis
 Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin
suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan
sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
 Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar
apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang
lain dalam bisnis.
 Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
E. Analisis Audiens
a. Mengembangkan Profil Audiens
Dalam kaitannya dengan korespondensi bisnis, profil audiens dapat dilihat dari siapa
audiensnya, bagaimana reaksi audiens, bagaimana tingkat pemahaman. Dalam
kaitannya dengan penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada para audiens
yang sangat beragam, pengirim pesan harus memiliki kemampuan dalam melakukan
analisi audiens.
b. Memenuhi Kebutuhan Akan Informasi Audiens
Ada lima tahap penting yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
1. Temukan Apa yang Diinginkan oleh Audiens
Untuk mengetahui harapan dan keinginan audiens, salah satu cara yang dapat
dilakukan adalah melalui survey. Kecepatan dan ketepatan dalam merespon
keinginan serta harapan audiens merupakan bagian dari upaya memberikan
kepuasan kepada audiens.
2. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan
Usahakan semua informasi penting yang diminta audiens tidak ada yang
terlewatkan. Lakukan check-recheck terlebih dahulu sebelum pesan-pesan bisnis
diberikan demi menghindari terjadinya kesalahan.
3. Pastikan bahwa Informasinya Akurat
Informasi yang diberikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar
akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pemberian informasi
akurat akan menumbuhkan kepercayaan yang positif kepada pihak lain.
 4. Tekankan Ide-Ide yang Paling Menarik bagi Audiens
Cobalah untuk menentukan poin penting yang sangat menarik bagi para audiens.
Selanjutnya, berikan perhatian khusus kepada poin penting tersebut.
c. Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens
B e b e r a p a j e n i s p e s a n b e r t u j u a n m e m o t i v a s i audience untuk
mau mengubah prilaku mereka. Tetapi,pemberian motivasi ini seringkali
mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya
kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang
adadengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendal a
t ersebut perl u m el akukan pend e kat an den gan memberikan
a r g u m e n t a s i ya n g b e r s i f a t r a s i o n a l d a n pendekatan emosi audience.
F. Penentuan Ide Pokok
P e n e n t u a n i d e p o k o k d e n g a n m e m b e r i k a n keleluasaan
pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkantujuan, audiens dan fakta yang ada. Ada beberapa
teknikyang digunakan dalam pendekatan ini antara lain adalahstoryteller’s tour,
random list, CFR (conclusions, findings,r e c o m m e n d a t i o n s ) w o r k s h e e t ,
j o u r n a l i s t i c a p p r o a c h , question and answer chain.
a. Storyteller’s tour
Hi dupkan t ape recorder dan t el aah pesan pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi
bagi sipenerima.
b. Random list
Menuli s segal a sesuat u yang ada dal am pi ki ran diatas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c. C F R ( C o n c l u s i o n s , f i n d i n g s , r e c o m m e n d a t i o n s ) Worksheet
.J ika subj ek yan g dibahas m encekup pem ecahan m a s a l a h ,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan
h u b u n g a n a n t a r a t e m u a n (findings), kesimpulan (conclusions) dan
rekomendasi(recommendation) yang akan di berikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok.
e. Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihatdari sisi perspektif audience.
G. Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis
 Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam
bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap
muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
 Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-
hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan
balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
 Komunikasi Lisan :
1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens.
2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
3. Anda tidak memerlukan catatan permanan.
4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
 Komunikasi Tertulis :
1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-
hati.
3. Anda memerlukan catatan permanen.
4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.
5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
 Media pada saluran lisan :
1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi).
2. Telepon, voice mail.
3. Radio, televisi, Computer.
4. Pita audio dan video.
5. Teleconference.
6. Video conference.
 Media pada saluran tertulis :
1. Surat, memo, laporan, proposal
2. Elektronik mail / email.
3. Telepon (sms).
4. Computer.
5. Faks.
6. Telegram.
7. Pos biasa dan khusus.