Proses Penulisan

Pesan-pesan Bisnis

Nama Kelompok :
1. Dwi Setia Wijaya(20170410007)
2. Alfi Nurul Hikmat (20170410011)
3. Ryan Aji Nugroho (20170410014)
4. Muhammad Reffo B.Y (20170410016)
5. Alfian Bagus Priambodo (20170410414)
 Pemahaman proses komposisi

Proses komposisi atau penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan

dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan seorang musisi. Dia
harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan mementukan
aransemen nya. Kemudian setelah itu melakukan latihan dan uji ulang atau
revisi-revisi yang dipelukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu
yang bagus dan dapat diterima oleh pendengarnya. Demikian halnya dengan
proses komposisi pesan pesan bisnis, yang meliputi tiga tahap :
• Perencanaan

Fase ini menjadi hal yang cukup mendasar seperti, Tujuan komunikasi, ide pokok, dan pesan-
pesan yang akan disampaikan kepada audiens.
• Pengorganisasian

Proses ini dimulai merangkai kata, kalimat, dan paragraf. Selanjutnya yang perlu diperhatikan
bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sedrhana agar mudah
dipahami oleh penerima pesan
• Revisi,

Tahap ini adalah pengecekan ulang dari dua perencanaan dan pengorganisasian.
 Penentuan tujuan
Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan
yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan
citra perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu, tujuan yang
dismpaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan
tujuan organisasi.
 Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sebagaimana
diketahui setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam sesuai dengan jenis organisasinya.
Penentuan tujuan bagi suatu organisasi juga akan membantu proses pengambilan keputusan.
Pengambilan keputusan mecakup beberapa hal :
1. Keputusan untuk meneruskan pesan. Sebelum meyampaikan pesan, komunikator perlu mengkaji pesan
mana yang lebih penting dan membawa pengaruh besar, selanjutnya diteruskan kepada audiens
2. Keputusan untuk menanggapi audiens. Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif para audiens,
agar antara komunikator dan audiens mendapatkan apa yang diinginkan serta sejalan/sesuai dalam proses
komunikasi tersebut
3. Keputusan untuk menanggapi audiens. Dalam hal ini komunikator perlu memasukan informasi yang
penting dan relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan
4. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan. Penentuan saluran media yang akan
digunakan tergantung pada kebutuhan , misalnya sebuah pemimpin organisasi melakukan kelompok kerja
menggunakan tulisan sebagai media komunikasi
 TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Tujuan komunikasi bisnis ada tiga yaitu :
• Memberi informasi.
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
• Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
• Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
 CARA MENGUJI TUJUAN
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik
atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan sebagai berikut :
• Apakah tujuan tersebut realistis tanda tanya?
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realitis, dalam arti bahwa ide ide atau
gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang
ada seperti kemampuan finansial, manajerial, sumberdaya dan teknik operasional.
• Apakah waktunya tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, ndak nya dipertimbangkan masalah
ketepatan waktu. Contoh dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan
ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima.
• Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki
kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima
daripada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.
• Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan Hendaknya mengacu pada tujuan
organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, Apabila ingin
menyampaikan pesan pesan bisnis kepada Audiens, Usahakan agar
pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.
 ANALISIS AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan Audiens yang
akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pemahaman atau
pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis
kelamin mereka, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin
mereka ketahui!
 CARA MENGEMBANGKAN PROFIL AUDIENS
• Menentukan ukuran dan komposisi Audien.
• Siapa audiensnya
• reaksi Audiens.
• Tingkat Pemahaman Audiens.
• Hubungan komunikator dengan Audien.
 CARA MEMUASKAN AUDIENS AKAN KEBUTUHAN
INFORMASI
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
Audience yaitu :
• Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens.
• Antisipasi pertanyaan yang tidak di ungkapkan.
• Berikan semua informasi yang diperlukan.
• Pastikan bahwa informasi akurat.
• Tekankan ide ide yang paling menarik bagi audiens.
 CARA MEMUASKAN KEBUTUHAN MOTIVASI AUDIENS

• Menggunakan pendekatan dengan argumentasi merupakan cara yang

baik untuk menarik/memuaskan audiens, perlu juga untuk mencoba
menggunakan pendekatan emosi audiens.
• Sebagai contoh, dalam usaha untuk menjual suatu produk, dapat
ditekankan kepada calon pembeli bahwa produk tersebut dapat
meningkatkan status atau gengsi pembeli di mata masyarakat.
• Produk produk yang oleh sebagian masyarakat dianggap sebagai produk
yang mampu menujukkan status sosial dalam masyarakat, Antara lain
telepon seluler, mobil mobil mewah sepeda motor ber cc tinggi,
Komputer, peralatan golv, pakaian bermerk,dsb.
 Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan pesan bisnis akan bertujuan pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main Idea). Ide pokok dapat memotivasi orang
orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan
mengabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim
pesan dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide ,
hal hal yang penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu.
 Teknik Curah pendapat (Brainstorming)
• Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat
(brainstorming) yang memberikan keleluasaan pikiran untuk
mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative
dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang
ada. Beberapa Teknik curah pendapat yang dapat digunakan
antara lain:
• Stroryteller’s Tour
Hidupkan Tape Recorder, dan telaah pesan-pesaan yang disampaikan. Fokuskan
pada alas an berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si
penerima
• Random List
Dengan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide pokok. Anda perlu
menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran. Anda di atas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang lain.
• CFR ( Cnclusions, fidings, recommendations) worksheet
Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temua
(finding), kesimpulan (conlusions), dan rekomendasi (recommendations) yang
akan dib erikan
• Jurnalistic approach
• Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok, jawaban terhadap pertanyaan 5w+1h, akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
• Question and answer chain
• Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi prespektif audiens. Coba
tanyakan pada diri sendiri: apa pertanyaan pokok audiens anda ? Apa yang
diinginkan audiens ? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan – pertanyaan
tersebut. Apa pertanyan tambahan yang mungkin muncul ? Ikuti arus
pertanyaan dan jawaban pertayaan tersebut sehingga ide pokoknya dapat
ditemukan.
 Pembatasan cakupan
• Penyajian informasi kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunkan kata – kata yang singkat. Sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan kontrovesial akan
memakan waktu lebih lama. Ide pokok dari pesan- pesan
selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga
poin – poin yang penting tidak sampai terabaikan. Yang lebih
penting adalah ide – ide pokok yang disampaikan haruslah
mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
 Seleksi Media
• Pesan – pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada . Ide-
ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan
(oral) dan tertulis (written)
 Komunikasi Lisan
• Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan dua orang atau
lebih, pembicaraan lewat telefon, wawancara kerja, pertemuan
kelompok kecil (diskusi kelompok), Seminar, Lokakarya, Program
pelatihan, pidato formal dan presentasi penting lainnya
• Semakin sedikit jumlah audiens, Semakin baik interaksi diantara
mereka. Jika komunikasi bertujuan untuk mencapai suatu
keputusan atau pemecahan masalah, saluran yang digunakan
kearah audiens yang kecil atau sedikit seharusnya media lisan.
 Komunikasi tertulis
• Pesan pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk ,
seperti surat, memo, proposal, dan laporan.
• Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis
mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesa pesan mereka.
• Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di
pertimbangakn tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas,
tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta
harapan audiens.
Pengorganisasian
Pesan-Pesan Bisnis
 Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak terorganisasi
dengan baik
1. Bertele-tele
 Seringkali pesan pembuka sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf baru
kemudian masuk ke topik bahasan.
2. Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan
 Terdapat informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada
audiens.
3. Menyajikan ide-ide tidak logis
 Berisi tentang topik yang tidak terkait topik pembahasan yang disampaikan kepada audiens.
4. Informasi penting terlupakan
 Karena asik membahas hal-hal yang bersifat pelengkap dan pendukung saja poin-poin yang
seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terlupakan.
 Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 yang perlu

diperhatikan yaitu ;

1. Subjek dan tujuan harus jelas.

2. Semua informasi berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
 Manfaat pengorganisasian yang baik
1. Membantu audiens memahami suatu pesan.
2. Membantu audiens menerima suatu pesan.
3. Menghemat waktu.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
 Pengorganisasian Pesan-Pesan melalui Outline
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

 Dengan adanya pengelompokkan ide-ide yang dibantu outline kita dapat

mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik,efisien,dan efektif.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan kedalam tiga golongan ;
a. Mulailah dengan ide pokok.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti.
2. Menentukan urutan dengan rencana organisasional.

untuk dapat menentukan urutannya ada 2 pendekatan

penting,yaitu ;
a. Pendekatan langsung.
b. Pendekatan tidak langsung.
• Direct Request
 Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada
poin yang dituju. Direct Request dapat berbentuk surat maupun memo.
• Pesan-Pesan Rutin,Good News, atau Goodwill
 Jika memberikan informasi rutin sebagai dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan
menjadi netral. Jika mengumumkan penurunan harga,menerima suatu undangan, audiens
akan senang mendengarnya.
• Pesan-pesan Bad News
 Jika mengumumkan penolakan suatu lamaran,menolak kredit,merampingkan
karyawan,atau menurunkan pangkat maka audiens akan kecewa atau tidak senang
mendengarnya. Maka dari itu pendekatan yang dapt ditetapkan adalah pendekatan tak
langsung.
• Pesan-pesan Persuasif
 Jika audiens benar-benar tidak tertarik terhadap pesan yang disampaikan, pesan persuasif
dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
 Revisi
Pesan-pesan Bisnis
 Pesan-pesan Bisnis Tertulis
• Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
• Mengedit Mekanika / Teknik Penulisan
• Mengedit Format dan Layout
 Pesan-pesan Bisnis Lisan
• Substansi Pesan
– Inti disampaikan
– Data Pendukung
• Pengorgansasian Pesan
– Pembuka
– Penyampaian Substansi Pesan
– Penutup
• Gaya Bahasa
 Pemilihan Kata yang Tepat
• Pilih kata yang sudah familier
• Pilihlah kata-kata yang singkat
• Hindari kata-kata yang bermakna ganda
 Membuat Kalimat yang Efektif
• Reffo melakukan kuliah kerja lapangan di kota Surabaya dan
Bali. Pada tanggal 9 Maret 2020.
• Alfi membeli pecel lele di warung Kenniki.
• Dwi Setia menerima Sepeda polygon.
• Ryan menulis surat untuk Alfian.
 Tiga Jenis Kalimat
• Kalimat Sederhana
– Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di toko buku “Fajar” kemarin.
• Kalimat Majemuk
– Adik membeli mainan dan kakak membeli pakaian.
• Kalimat Kompleks
– Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana
mestinya.
 Cara Mengembangkan Paragraf
• Ilustrasi
• Perbandingan
• Pembahasan Sebab-Akibat
• Klasifikasi
• Pembahasan Pemecah Masalah
Pertanyaan ?
Terimakasih