Laporan Magang

LAPORAN MAGANG
DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN

(DISPERINDAG)
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Oleh :
Nama Nomor Mahasiswa

Nabilla Putri Nadira Atsiil 20170410245
Pusfita Nurhidayati 20170410268
Karima Endra Mufida 20170410375
Amalia Fadhillah Pertiwi 20170410391
Berta Anita Ratnasari 20170410443
PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
2020
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.................................................................................................................ii
KATA PENGANTAR...................................................................................................ii
BAB I.............................................................................................................................1
PENDAHULUAN.........................................................................................................1
A. Latar Belakang................................................................................................1
B. Identifikasi Masalah........................................................................................4
C. Pemilihan Program..........................................................................................5
D. Rencana Kegiatan dan Skedul........................................................................5
E. Skedul Kegiatan..............................................................................................6
F. Output yang Dihasilkan...................................................................................7
BAB II...........................................................................................................................8
LANDASAN TEORI....................................................................................................8
A. Tinjauan Mengenai Sumber Daya Manusia....................................................8
1. Pengertian Sumber Daya Manusia..............................................................8
2. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia...............................................9
3. Kualitas Sumber Daya Manusia................................................................12
B. Tinjauan Mengenai Administrasi..................................................................12
1. Pengertian administrasi.............................................................................12
2. Fungsi Administrasi..................................................................................14
3. Tujuan Administrasi..................................................................................16
C. Tinjauan Mengenai Arsip.............................................................................17
1. Pengertian Arsip........................................................................................17
2. Fungsi Arsip..............................................................................................18
3. Tujuan Arsip..............................................................................................18
4. Jenis Jenis Arsip...............................................................................................19
BAB III........................................................................................................................23
HASIL PELAKSANAAN PROGRAM......................................................................23
A. Gambaran Umum Perusahaan.......................................................................23
1. Sejarah Singkat Disperindag DIY.............................................................23
2. Visi dan Misi.............................................................................................24
3. Tugas dan Fungsi......................................................................................24
4. Struktur Organisasi Disperindag DIY.............................................................33
B. Hasil Pelaksanaan Program...........................................................................33
C. Ketercapaian Output/Hasil............................................................................36
BAB IV........................................................................................................................37
PENUTUP...................................................................................................................37
A. Kesimpulan...................................................................................................37
B. Saran.............................................................................................................37
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................39
LAMPIRAN 1.............................................................................................................40
FORM HARIAN.....................................................................................................40
LAMPIRAN 2.............................................................................................................63
FORM MINGGUAN...............................................................................................63
LAMPIRAN 3.............................................................................................................79
DOKUMENTASI....................................................................................................79
LAMPIRAN 4.............................................................................................................84
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbilalamin, banyak nikmat yang Allah berikan, tetapi sedikit
yang kita ingat. Segala puji bagi Allah atas segala berkah, rahmat, taufik, serta
hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas hasil laporan magang
sebagai persyaratan mata kuliah magang. Laporan magang ini dapat disusun berkat
bimbingan dan petunjuk beberapa pihak. Kami mengucapkan banyak terimakasih
kepada yang terhormat:
1. Dr. Rizal Yaya SE., M.Sc., Ak. CA. sebagai Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang telah memberikan
kemudahan selama penulisan laporan.
2. Retno Widowati PA., M.Si., Ph.D sebagai Ketua Jurusan Manajemen
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang telah memberikan petunjuk
bimbingan selama penulisan laporan.
3. Dr.Udin,M.M. sebagai dosen pembimbing yang dengan penuh kesabaran telah
memberikan masukan dan bimbingan selama proses penyelesaian laporan.
4. Ayah dan ibu serta saudara-saudara kami yang senantiasa memberikan
dorongan dan perhatian kepada penulis hingga dapat menyelesaikan laporan
magang ini.
5. Semua pihak yang telah memberikan dukungan, bantuan, kemudahan dan
semangat dalam proses penyelesaian laporan magang ini.
Demikian laporan ini penulis buat, penulis menyadari laporan ini masih jauh
dari kesempurnaan oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari
semua pihak.Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya
serta diri penulis sendiri khususnya
Yogyakarta, 6 November 2020
Penulis
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Magang pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG) Yogyakarta,

disusun oleh :

Telah disetujui dan disahkan oleh Dosen Pembimbing Lapangan.
Yogyakarta, 20 Oktober 2020

Dosen Pembimbing Lapangan
Dr. Udin, M.M
NIP. 19891221202001 143121
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perdagangan memiliki peran yang penting dalam menilai seluruh
kebutuhan pokok sekaligus pertimbangan harga yang dikehendaki dalam
transaksi jual beli yang terbagi menjadi divisi dalam negeri dan luar negeri.
Sehingga berbekal kemampuan sekaligus pengetahuan yang dimiliki mahasiswa
disinilah dapat diaplikasikannya ilmu sekaligus pengetahuan tersebut sehingga
diharapkan mahasiswa lebih siap dalam memasuki dunia kerja terlebih
menghadapi secara langsung permasalahan yang dihadapi dengan terjun
langsung dan praktik di lapangan sehingga perlu dilakukan kegiatan kerja secara
langsung di instansi/lembaga yang relevan dengan program pendidikan yang
ditempuh oleh mahasiswanya .
Pelatihan kerja yang dilakukan secara langsung maka
mahasiwa/mahasiswi bisa memanfaatkan ilmu yang telah didapat selama
perkuliahan untuk menerapkannya di dunia kerja yang sebenarnya. Untuk dapat
mewujudkan mahasiwa/mahasiswi yang berkompeten, bentuk kegiatan yang
dilakukan adalah praktik langsung dengan mengikuti semua aktifitas di tempat
kita bekerja. Kegiatan magang ini adalah salah satu kegiatan yang dihadapkan
langsung pada praktik kerja sebagai pengaplikasian kemampuan pendidikan yang
dimiliki oleh mahasiswa/mahasiwsi baik dari bangku perkuliahan maupun dari
kegiatan lain diluar perkuliahan. Dengan begitu, mahasiswa/mahasiswi akan
mendapatkan pengetahuan baru serta pengalaman kerja yang belum pernah
dirasakannya.
Mata kuliah magang pada program studi Manajemen, Fakultas Ekonomi
dan Bisnis, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta merupakan salah satu cara
membantu proses pembinaan bagi mahasiswa/mahasiswi lebih siap dalam
1
menghadapi lingkungan pekerjaan baik perusahaan atau instansi. Program
magang yang diikuti oleh mahasiswa/mahasiswi tentu akan sangat memberikan
keuntungan bagi mereka sendiri, baik itu dari segi pengetahuan baru ataupun
banyaknya relasi baru yang bisa berguna di kemudian hari.
Berdasarkan penjelasan diatas kami tertarik untuk melaksanakan
magang di Kantor Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG)
Yogyakarta untuk mengetahui tentang bagaimana cara dinas mengatur dan
menilai seluruh kebutuhan bahan pokok sekaligus pertimbangan harga bahan
kebutuhan pokok khususnya di wilayah Yogyakarta.
Penulis melaksanakan program magang di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan (DISPERINDAG) Daerah Istimewa Yogyakarta.Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Yogyakarta dibentuk berdasarkan Peraturan
Daerah Kota Yogyakarta Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Kota Yogyakarta dan dilanjutkan dengan Peraturan
Walikota Yogyakarta Nomor 63 Tahun 2016 tentang Pembentukan Susunan
Organisasi ,Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Yogyakarta merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah
dalam urusan perindustrian dan perdagangan. Dinas mempunyai tugas
melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan otonomi dan tugas
pembantuan di bidang Perindustrian dan Perdagangan. Untuk melaksanakan
tugas sebagaimana dimaksud, Dinas mempunyai fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Perindustrian dan Perdagangan;
b.Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di
bidang Perindustrian dan Perdagangan;
c. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan urusan di bidang Perindustrian dan
Perdagangan;
d. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Perindustrian dan Perdagangan;
e.Pengelolaan kesekretariatan meliputi perencanaan umum,
kepegawaian,keuangan,evaluasi dan pelaporan;
2
f. Pelaksanaan pengawasan, pengendalian evaluasi, dan pelaporan di bidang
perindustrian dan perdagangan.
Susunan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa Yogyakarta

terdiri atas :
a. Kepala Disperindag DIY
b. Sekretariat
1. Sub Bagian Umum.
2. Sub Bagian Keuangan.
3. Sub Bagian Program dan Informasi.
c. Bidang Industri Logam, Sandang dan Aneka
1. Seksi Industri Logam dan Elektronika.
2. Seksi Industri Sandang dan Kulit.
3. Seksi Industri dan Aneka.
d. Bidang Industri Agro dan Kimia
1. Seksi Industri Makanan, Minuman dan Tembakau.
2. Seksi Industri Hasil Hutan dan Perkebunan.
3. Seksi Industri Kimia.
e. Bidang Perdagangan Luar Negeri
1. Seksi Fasilitasi Ekspor dan Impor.
2. Seksi Pengembangan Ekspor.
3. Seksi Kerjasama Perdagangan Luar Negeri.
f. Bidang Perdagangan Dalam Negeri
1. Seksi Sarana dan Usaha Perdagangan.
2. Seksi Pengawasan, Perdagangan, Perlindungan.
g. BPPTG
1. Sub Bagian TU.
2. Seksi Rekayasa dan Produksi.
3. Seksi Pengawasan dan Perdagangan.
3
h. Balai Pelayanan Bisnis
1. Sub Bagian TU.
2. Seksi Pelayanan.
3. Seksi Penyiapan Informasi.
Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa Yogyakarta:
1. VISI
Visi Disperindag DIY mengacu pada Visi Gubernur Daerah Istimewa
Yogyakarta pada periode 2017-2022 adalah “Terwujudnya Peningkatan
Kemuliaan Martabat Manusia Jogja.
2. MISI
Misi Disperindag DIY mengacu pada misi gubernur DIY, yaitu
“Meningkatkan Kualitas Hidup, Kehidupan dan Penghidupan Masyarakat
Yang Berkeadilan dan Berkeadaban”.
B. Identifikasi Masalah
Selama perkuliahan mahasiswa/mahasiswi Manajemen dibekali dengan
beragam keilmuan yang diharapkan dapat mengaplikasikannya di manapun
termasuk suatu perusahaan/instansi sebagai wujud praktek terhadap pembelajaran
yang selama ini didapatkan. Dalam perkuliahan, mahasiswa/mahasiswi diajarkan
bagaimana caranya menghadapi berbagai macam hal, baik yang berkaitan dengan
pekerjaan internal maupun eksternal.Dinas Perindustrian dan Perdagangan
(DISPERINDAG) Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan tujuan penulis
memenuhi program studi magang.
Berdasarkan wawancara penulis dapat mengidentifikasi masalah yang ada
pada Bidang Pengawasan dan Sarana Perdagangan sebagai berikut :
1. Masih adanya kekurangan sumber daya manusia pada Bidang Pengawasan
dan Sarana Perdagangan dalam hal pengarsipan dokumen – dokumen.
4
2. Beberapa sumber daya manusia yang sudah berusia 40 ke atas kurang
memahami tentang penggunaan teknologi informasi dalam pengolahan
data pada Bidang Pengawasan dan Sarana Perdagangan.
C. Pemilihan Program
Pemilihan program di Dinas Industri dan Perdagangan (DISPERINDAG)
Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai objek dari pembelajaran telah dijelaskan
dilembar identifikasi masalah, yaitu program yang akan dilaksanakan selama
magang menyusun dan mengarsipkan dokumen/data di DISPERIDAG Daerah
Istimewa Yogyakarta, serta membantu pegawai DISPERINDAG Daerah
Istimewa Yogyakarta dalam mengelola dan menginput data harian.
D. Rencana Kegiatan dan Skedul
1. Rencana Kegiatan
1. Nama Kegiatan :
Program magang di Dinas Perindustrian dan Perdagangan
(DISPERINDAG) Daerah Istimewa Yogyakarta.
2. Tempat Pelaksanaan
Seluruh kegiatan ini secara keseluruhan akan dilaksanakan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG) Daerah Istimewa
Yogyakarta Bidang Pengawasan dan Sarana Perdagangan.
3. Waktu Pelaksanaan
Kegiatan magang dilakasanakan 250 jam kerja, dimulai dari tanggal
14 September 2020 – 27 Oktober 2020 dengan waktu kerja menyesuaikan
dengan kebijakan instansi tersebut.
5
4. Pelaksana
Kegiatan ini dilaksanakan oleh mahasiswa Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Jurusan Manajemen Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Dengan:
E. Skedul Kegiatan
Kegiatan yang akan dilaksanakan di Dinas Perindustrian dan Perdaganagan
(DISPERINDAG) Daerah Istimewa Yogyakarta selama 6 minggu, yaitu:
September Oktober
No. Rencana kegiatan I II III IV I II
1. Penempatan lokasi magang untuk
mahasiswa
2. Perkenalan dengan lingkungan
magang termasuk dengan karyawan
di DISPERINDAG DIY
3. Mengamati dan Melaksanakan tugas
penyusunan dan pengarsipan
dokumen di DISPERINDAG DIY
4. Mengamati dan Melaksanakan tugas
kegiatan operasional di
DISPERINDAG DIY
5. Evaluasi
6. Pembuatan laporan akhir
Keterangan :
= Pelaksanaan kegiatan
6
= Tidak ada kegiatan
F. Output yang Dihasilkan

1. Output Mingguan
Mampu memahami dan mencoba terlebih dahulu sistem pengarsipan dan
sistem pengelolaan data yang dilakukan di Seksi Pengawasan dan Sarana
Perdagangan DISPERINDAG DIY.
2. Output Mid Program
Mampu menyesuaikan kerja sehingga kemampuan kerja mahasiswa
meningkat seperti membantu menerima surat masuk dan mengarsipkannya.
3. Output Akhir Program
Mampu menyelesaikan semua program yang direncanakan sesuai
jadwal dan memberikan evaluasi terhadap hasil dari perbaikan yang telah
dilakukan di Seksi Pengawasan dan Sarana Perdagangan DISPERINDAG
DIY.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Mengenai Sumber Daya Manusia
1. Pengertian Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) adalah orang-orang yang merancang dan

menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan produk,
mengalokasikan sumber finansial, serta merumuskan seluruh strategi dan tujuan
organisasi. Tanpa orang-orang yang memiliki keahlian atau kompeten maka mustahil
bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. SDM inilah yang membuat sumberdaya
lainnya dapat berjalan (Samsudin, 2006).
Menurut Harmein Nasution dalam Rahayu (2020) bahwa sumber daya

manusia ( SDM) di dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan organisasi,
karena pada dasarnya SDM yang merancang, memasang, mengoperasikan dan
memelihara dari system integral tersebut, baik itu input, proses, maupun output.
Manusia sebagai asset yang akan mengelola sumber daya yang ada dalam organisasi
memerlukan manusia yang baik kualitasnya. Sumber daya manusia jika ditinjau dari
segi kualitasnya memiliki dua kemampuan, yaitu :
1) Hard Skill : Kemampuan akademik yang dimiliki seseorang.
2) Soft Skill : Kemampuan menyesuaikan dengan lingkungan terutama dalam dunia

kerja / organisasi
Suatu negara pasti mempunyai dan membutuhkan sumber daya manusia untuk
memenuhi tujuan yang ingin dicapai oleh negara tersebut, misalnya dalam bidang
ekonomi, sosial, pendidikan, dan sebagainya. sumber daya manusia ini harus dikelola
dengan baik agar bakat dan kemampuannya dapat bermanfaat secara utuh, maksimal,
dan tepat sasaran melalui metode-metode dan sistem yang efektif dan efisien.
8
2. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Hasibuan dalam
Susan (2019) adalah sebagai suatu perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian Adapun
penjelasannya adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan
Perencanaan adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta
efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu
terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan
program kepegawaian.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua
karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja,
delegasi wewenang, integrasidan koordinasi dalam bagan organisasi.
Karena organsasi hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan.
3. Pengarahan
Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau
bekerja sama dan bekerja efektif serta efisien dalam membantu
tercapainya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.
4. Pengendalian
Pengendalian adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar
menaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan
rencana. Apabila terdapat penyimpangan atau kesalahan, maka akan
diadakan tindakan perbaikan dan penyempurnaan rencana.
9
5. Pengadaan
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan orientasi, dan
induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Pengadaan juga mengcakup beberapa hal di antaranya:
a. Analisis pekerjaan, yaitu aktivitas yang dilakukan untuk
memperoleh informasi tentang suatu pekerjaan. Berdasarkan
informasi tersebut akan diketahui uraian (description) dan syarat-
syarat (requirement) yang harus dipenuhi untu menyelesaikan suatu
pekerjaan tertentu.
b. Perencanaan SDM, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk
memperoleh jenis dan jumlah tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses
secara sistematis untuk menyesuaikan kebutuhan-kebutuhan dengan
ketersediaan sumberdaya manusia baik yang bersumber dalam
maupun luar organisasi diperkirakan pada suatu periode tertentu.
c. Rekrutmen, kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
sumber daya manusia dalam mengisi kekosongan-kekosongan pada
posisi-posisi tertentu dalam organisasi.
d. Seleksi SDM, kegiatan ini dilakukan untuk memperoleh kualitas
tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
e. Penempatan SDM, kegiatan ini sebagai penempatan tenaga kerja
kerja sesuai dengan bakat dan kemampuannya.
6. Pengembangan
Pengembangan adalah proses penigkatan keterampilan teknis, teoritis,
konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.
7. Kompensasi
Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung,
uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang
diberikan kepada perusahaan. Prisnsip kompensasi adalah adil dan
10
layak. Adil di artikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan
dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas
upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal
konsistensi.
8. Pengintegrasian
Pengintegrasian adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan
perusahaan dan kebutuhan karyawan agar tercipta kerja sama yang
serasi dan saling menguntungkan.
Pengintegrasian mengcakup beberapa hal lain di antaranya :
a. Motivasi kerja, merupakan dorongan kerja kepada karyawan untuk
melaksanakan pekerjaannya.
b. Kepuasan kerja, merupakan cara karyawan untuk merasakan
pekerjaannya. Kepemimpinan, kemampuan untuk memengaruhi
individu dan kelompok untuk mencapai sasaran.
9. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan
kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau
bekerja sama sampai pensiun. Pemeliharaan yang baik di lakukan
dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian
besar pegawai dan pendidik serta pedoman kepada internal dan
eksternal konsistensi.
10. Kedisiplinan
Kedisiplinan merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan kunci
terwujudnya tujuan karena tanpa disiplin yang baik sulit terwujud
tujuan yang maksimal. Kedipsilinan adalah keinginan dan kesadaran
untuk mentaati peraturan-peraturan lembaga pendidikan dan norma-
norma sosial
11. Pemberhentian
11
Pemberhentian adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu
perusahaan. Pemberhentian ini di sebabkan oleh keinginan pegawai,
keinginan lembaga pendidikan, kontrak kerja berakhir, pension dan
sebab-sebab lainnya. Pelepasan ini diatur oleh undang undang No. 12
tahun 1964.
3. Kualitas Sumber Daya Manusia
Menurut Siregar (2019) menyatakan bahwa Sumber daya manusia
memainkan peran penting baik dalam skala mikro (organisasi) maupun dalam
skala makro (negara). Pada setiap organisasi, besar atau kecil, bertaraf
internasional, regional ataupun domestik, kunci keberhasilan utama bagi
organisasi tersebut terletak pada kualitas sumber daya manusia yang
mengendalikan dan menjalankannya. Sumber daya manusia merupakan satu-
satunya sumber daya yang memiliki akal perasaan, keinginan, keterampilan,
pengetahuan, dorongan, daya dan karya (rasio, rasa dan karsa). SDM perlu
dikelola secara baik dan professional agar dapat tercipta keseimbangan antara
kebutuhan SDM dengan tuntutan serta kemajuan bisnis perusahaan. Werther &
Davis (1996) menyatakan bahwa sumber daya manusia adalah pegawai yang
siap, mampu dan siaga dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Sebagaimana
dikemukakan bahwa dimensi pokok sisi sumber daya adalah kontribusinya
terhadap organisasi, sedangkan dimensi pokok manusia adalah perlakuan
kontribusi terhadapnya yang pada gilirannya akan menentukan kualitas dan
kapabilitas hidupnya.
B. Tinjauan Mengenai Administrasi
1. Pengertian administrasi
Istilah administrasi sering kita dengar terlebih dalam bidang yang
berurusan dengan catat-mencatat, pembukuan, surat-menyurat, pembuatan
agenda, dan sebagainya. Ilmu mengenai administrasi dalam instansi
12
pemerintahan atau suatu perusahaan sangat diperlukan untuk menunjang
dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah atau perusahaan. Apabila dalam suatu
instansi pengelolaan administrasinya baik maka instansi tersebut juga akan
dapat berjalan dengan baik. Administrasi secara umum dapat dibedakan
menjadi dua pengertian yaitu dalam arti sempit dan arti luas. Pengertian
administrasi dalam arti sempit menurut Prajudi Atmosudirdjo adalah “tata
usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat-mencatat, tulis-menulis,
mengetik, korespodensi, kearsipan, dan sebagainya (dalam Ayub, 2007)”.
Selain menurut Prajudi Atmosudirdjo ada pendapat lain mengenai
administrasi dalam arti sempit. Menurut Ismail Nawawi administrasi dalam
arti sempit adalah “mencatat setiap komponen administrasi yang meliputi
komponen manajemen, organisasi, maupun kegiatan operasional (Nawawi,
2009) “.
Ada beberapa pengertian menurut para ahli mengenai administrasi
dalam arti luas. Menurut Sondang P Siagian administrasi dalam pengertian
luas adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya” (dalam Ayub, 2007). Apabila melihat pendapat dari
Sondang P Siagian , administrasi dapat diilustrasikan seperti pemain
sepakbola yang melakukan sebuah kerjasama bersama pemain lainnya untuk
memenangkan timnya dalam sebuah pertandingan. Berdasarkan pengertian
diatas dapat diartikan bahwa administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan
pengolahan data dan informasi yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat
menyurat, pembukuan secara tertulis yang diperlakukan oleh suatu organisasi.
Pengertian administrasi dalam arti luas menurut ahli lainnya, yaitu
Ismail Nawawi, mengatakan bahwa administrasi dalam arti luas adalah proses
rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh
sekelompok orang secara dinamis dalam kerjasama dengan pola pembagian
kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu yang rasional, secara efektif
13
dan efisien (Nawawi, 2009). Pendapat dari Ismail Nawawi ada kesamaan
dengan pendapat dari Sondang P. Siagian mengenai kerja sama yang
dilakukan untuk mecapai suatu tujuan bersama.
Berdasarkan pengertian mengenai administrasi menurut para ahli,

administrasi dapat dikatakan sebagai proses kerjasama yang melibatkan
sedikitnya dua orang untuk mecapai saasaran atau tujuan yang sudah ditentukan
sebelum mereka memulai kegiatan.
2. Fungsi Administrasi
Fungsi administrasi dan manajemen menurut Luther M. Gullick adalah
sebagai suatu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing
(pengadaan tenaga kerja), directing (pemberian bimbingan), coordinating
(pengkoordinasian), reporting (pelaporan), dan budgeting (penganggaran).
Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut
a. Planning (perencanaan)
Yaitu dalam kegiatan administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan
sebuah perencanaan yang baik dan matang. Contohnya pengumpulan data,
penyusunan perencanaan, pengolahan data , dimana dalam kegiatan tersebut
administrasi sangat dibutuhkan.
b. Organizing (pengorganisasian)
Begitu juga dengan pengorganisasian, dimana setiap melakukan kegiatan
organisasi pasti sangat membutuhkan administrasi seperti contoh dalam
penetapan petugas atau pekerja.
c. Staffing (pengadaan tenaga kerja)
Merupakan praktek menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan
hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya
jika tidak lagi dibutuhkan. Sehingga tenaga kerja atau karyawan yang
ditetapkan sesuai pada bidangnya atau keahliannya.
14
d. Directing (pemberian bimbingan)
Fungsi yang bekaitan dengan usaha dalam membimbing, memberikan saran-
saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar
tugasnya dapat dilakukan semaksimal mungkin, dengan hasil yang
memuaskan.
e. Coordinating (pengkoordinasian)
Yaitu proses pengkoordinasian dimana seluruh kepentingan dan tujuan dari
organisasi yang dilaksanakan bisa bersatu dan dapat sinkron dengan tempat
dan waktunya.
f. Reporting (pelaporan)
Yakni bagaimana cara menginformasikan dari apa yang telah dilakukan dalam
seluruh kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban.
g. Budgeting (penganggaran)
Yaitu bagaimana cara merencanakan keuangan, berapa anggaran yang
diperlukan, darimana pembiayaannya, perhitungan uang masuk dan
keluarnya, serta pengawasan yang dilakukan.
Fungsi ini dikenal dengan istilah “POSDCORB“. Dimana hal terpenting dari
fungsi-fungsi tersebut yakni directing sebagai suatu konsep yang lebih lunak
dari commanding.
Sedangkan fungsi administrasi menurut George R. Terry dikenal dengan
istilah “POAC” yaitu:
a. Planning (perencanaan)
Pada proses ini, pada umumnya menyangkut pada sebuah keputusan dalam
meramalkan dan menetukan keputusan yang dibuat. Dalam melakukan
perkiraan yang akan terjadi dimasa yang akan datang dilakukan berdasarkan
pengalaman sebelumnya atau masa lalu dan saat ini. Administrasi data yang
didapat secara lengkap bisa menafsirkan ketepatan perencanaan yang
diperkirakan.
b. Organizing (pengorganisasian)
15
Pada hakikatnya fungsi dari sebuah organisasi berkaitan dengan usaha yang
dilakukan dalam pengembangan hubungan kerja dan pembagiannya dalam
suatu badan usaha atau organisasi.
c. Actuating (penggerakkan)
Usaha untuk mendapatkan hasil dengan penggerakkan terhadap orang lain.
Actuating ini lebih lunak jika dibandingkan dengan directing atau
commanding. Actuating atau penggerakkan bisa dilakukan oleh atasan atau
pimpinan untuk memberikan motivasi dan menggerakkan bawahannya agar
dalam melakukan pekerjaannya dapat dilakukan dengan sebaik mungkin.
d. Controlling (pengawasan)
Controlling atau pengawasan juga bisa diartikan pengendalian merupakan
sebuah proses pengamatan yang dilakukan secara terus menerus atau berkala
dalam suatu kegiatan atau pelaksanaan sesuai pada rencana kerja yang
sebelumnya telah disusun rapi dan mengadakan pengoreksian bila dibutuhkan.
3. Tujuan Administrasi
Tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu:
1. Menyusun Program Usaha
Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam
menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh
dari aktitivitas administrasi.Itulah alasannya mengapa proses administrasi
harus dilakukan secara sistematis, agar informasi dan data yang dibutuhkan
dapat ditemukan dengan mudah.
2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi
Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat
berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka
selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan
yang dilakukan.
3. Memantau Aktivitas Administrasi
16
Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus
dilakukan secara teratur dan sistematis.Dengan adanya administrasi yang baik,
maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di
mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan.
4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha
Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam
melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu, setiap organisasi membutuhkan
administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam
maupun dari luar.
Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi akan
tercatat secara jelas dan terperinci.
C. Tinjauan Mengenai Arsip
1. Pengertian Arsip
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang
secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat
untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau
ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung
sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk
disimpan dengan sistem kearsipan. Dalam setiap kegiatan perusahaan atau
instansi baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan dalam perencanaan dibutuhkan data dan informasi. Salah satu sumber
data adalah arsip. Menurut Agus dan Teguh (2005) istilah arsip berasal dari
bahasa yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan
selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Arche artinya adalah
dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dibawah ini dikemukakan
berbagai pendapat pengertian Arsip yaitu:
17
Menurut The Liang Gie (2000) arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Kemudian menurut Basir
Barthos (2000) arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai
dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai setiap catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula.
Menurut Agus Sugiarto (2005) Arsip adalah Kumpulan Dokumen yang Di
simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Wursanto (1995 ) Arsip
adalah Kumpulan Warkat yang disimpan secara teratur berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi dapat dapat disimpulkan, bahwa Arsip adalah suatu kumpulan
Dokumen penting yang disimpan secara teratur agar setiap kali diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat
2. Fungsi Arsip
Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau
berdasarkan sistem. Fugsi Arsip menurut Agus Sugiarto (2005) yaitu:
a.Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan
bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
b.Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak menejeman dalam
kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
c.Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki
fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan.
d.Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan
menyediakan informasi untuk masa akan datang.
18
3. Tujuan Arsip
Adapun tujuan kearsipan yaitu:
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Jika dibutuhkan bia ditemukan dengan cepat dan tepat.
c. Menghemat waktu dan tenaga dalam mencariarsip yang dibutuhkan.
d. Menghemat tempat penyimpanan.
e. Menjaga rahasia arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip
4. Jenis Jenis Arsip

1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan.
Amsyah (2003) “Arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di
berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau kemasyarakatan, karena
masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
kegiatan administrasi lainnya”.
Menurut Dewi (2011) Kategori Arsip Dinamis adalah sebagai berikut :
1. Administratif: dokumen prosedur, formulir atau borang dan
korespondensi, misal: pedoman staf, roster, buku log menyangkut tugas
pemeliharaan, pembukaan perjalanan.
19
2. Akuntasi: laporan, formulir dan korespondensi terkait. Misal: tagihan,
invoce, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
3. Proyek: korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan
sebagainya. (berkaitan dengan proyek tertentu).
4. Berkas kasus meliputi nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan
hukum.
Arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi
keberlangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi/kantor.
2. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus
atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai
referensi saja.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan
operasional perusahaan. Arsip seperti ini sudah mencapai taraf nilai yang
abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah (hanya
dipergunakan untuk referensi saja).
2. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai
guna primer meliputi :
1) Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
20
3) Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah
dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di
luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai
guna sekunder, juga meliputi :
1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi
tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan
dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya
berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),
atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu
tempat tertentu.
21
b. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara
nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena
khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya
surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap
lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-
lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb
22
BAB III
HASIL PELAKSANAAN PROGRAM
A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Singkat Disperindag DIY
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa Yogyakarta

(Disperindag DIY) pada awalnya dibentuk dengan nama Caraultalis Burcam
Vaunhijeun, pada tahun 192 0. Setelah itu oleh Jepang diganti dengan nama
Kantor Kerajinan pada tahun 1922. Barulah bulan September 1994 oleh Jepang
Kantor Kerajinan diserahkan pada Pemerintah Kesultanan di Kantor Lepas
Pamirdyan Ekonomi selua tetap dengan nama Kantor Kerajinan atau Lapas
Pakaryan Ekonomi.
Pada Agustus 1945 berdirilah Pemerintahan Republik Indonesia. Sejak

berlakunya Undang- Undang Nomor 1 Tahun 1994 Pasal 2, Pemerintahan
Kesultanan mengatur rumah tangga sendiri. Nama Lapas Pamirdyan Ekonomi
dirubah menjadi Jawatan Perekonomian dan Kantor Kerajinan menjadi
bagiannya.
23
Dalam Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1950 Bab II Pasal 4 disebutkan
bahwa, Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta mengurusi urusan kerajinan
dalam negeri, perindustrian dan koperasi. Maka Surat Keputusan Jawatan dalam
Perindustrian dan Koperasi. Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Daerah Nomor
1 Tahun 1950. Jawatan Kerajinan dalam Perindustrian dan Koperasi berganti
nama menjadi Dinas Perindustrian Perekonomian Daerahj Istimewa Yogyakarta
dengan 3 bagian yaitu: bagian umum, bagian perindustrian, dan bagian
perdagangan dalam negeri.
Setelah itu dalam Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1959 Pasal 8

sebagai Nomor A3579/M/SK/1959 merupakan bagian dari Dinas Perindustrian
Daerah Istimewa Yogyakarta. Kemudian berdasarkan Surat Keputusan
Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 14/K/1960 pada 14 Maret 1960
terbentuklah Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan Usaha Kecil
Menengah (UKM) Daerah Istimewa Yogyakarta. Bertempat di Jalan Janti
Gedong Kuning Yogyakarta. Kemudian pada 14 Januari 2009 pindah di Jalan
Kusumanegara, Nomor 9, Umbulharjo, Semaki, Umbulharjo, Kota Yogyakarta,
Daerah Istimewa Yogyakarta.
Pada Peraturan Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2015

tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta, telah
menetapkan pemisahan, yang semula Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi
dan Usaha Kecil Menengah (UKM) menjadi dua lembaga yang terpisah, yaitu
Dinas Perindustrian dan Perdagangan, serta Koperasi dan Usaha Kecil Menengah
(UKM). Ketetapan ini berlaku mulai 1 Januari 2016.
2. Visi dan Misi

Visi
24
Visi Disperindag DIY mengacu pada Visi Gubernur Daerah Istimewa
Yogyakarta pada periode 2017-2022 adalah “Terwujudnya Peningkatan
Kemuliaan Martabat Manusia Jogja
Misi
Misi Disperindag DIY mengacu pada misi gubernur DIY, yaitu
“Meningkatkan Kualitas Hidup, Kehidupan dan Penghidupan Masyarakat
Yang Berkeadilan dan Berkeadaban”.
3. Tugas dan Fungsi
Dinas merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah di bidang Perindustrian

dan Perdagangan. Dinas dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di
bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekertaris Daerah.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Dearah Istimewa Yogyakarta No. 63 Tahun
2016 Dinas Perindustrian dan Perdagangan DIY mempunyai fungsi sebagai
berikut :
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Perindustrian dan Perdagangan.

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
Perindustrian dan Perdagangan.
c. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan urusan di bidang Perindustrian dan
Perdagangan.
d. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Perindustrian dan
Perdagangan.
e. Pengelolaan ksekertariatan meliputi perencanaan umum, kepegawaian,
keuangan, evaluasi dan pelaporan.
f. Pelaksanaan pengawasan, pengendalian evaluasi, dan pelaporan di bidang
Perindustrian dan Perdagangan.
25
Tugas dan fungsi masing-masing unsur organisasi di Disperindag DIY yaitu
sebagai berikut:
1. Kepala Dinas
Tugas :
Menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindtrian dan perdagangan.
Fungsi :
a. Pengkoordinasian perumusan kebijakan teknis di bidang perindustrian dan
perdagangan.
b. Pengkoordinasian penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan
umum di bidang perindustrian dan perdagangan.
c. Pengkoordinasian penyelenggaraan urusan di bidang perindustrian dan
perdagangan.
d. Pengkoordinasian pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perindustrian
dan perdagangan.
e. Pengkoordinasian pengelolaan kesekertariatan meliputi perencanaan, umum,
kepegawaian, keuangan, evaluasi, dan pelaporan.
f. Pengkoordinasian pelaksanaan pengawasan, pengendalian evaluasi, dan
pelaporan di bidang perindustrian dan perdagangan.
2. Sekertaris
Tugas:
Membantu Kepala Dinas dalam merumuskan kebijakan, mengkoordinasikan,
membina, dan mengendalikan kegiatan perencanaan, pelaksanaan,
pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan, bidang umum,
perlengkapan,. Kepegawaian, dan keuangan.
Fungsi :
a. Penyiapan bahan koordinasi, pengolahan data dan penyusunan program
kerja di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan.
b. Penyiapan bahan administrasi, akuntansi dan pelaporan keuangan.
26
c. Pengelolaan administrasi kepegawaian.
d. Pengelolaan persuratan, tata naskah dinas, kearsipan, perlengkapan,rumah
tangga, perjalanan dinas, kehumasan dan protokol.
e. Penyiapan bahan penyusunan laporan dan evaluasi pelaksanaan program
kerja dinas.
Sekertariat terdiri dari:
a) Sub bagian Program dan Informasi Tugas:
Menyusun program, mengolah data, mengembangkan sistem informasi,

monitoring, evaluasi dan menyusun laporan kerja Dinas.
Fungsi:
a. Penyusunan program Sub bagian Program dan Informasi.
b. Penyusunan program Dinas
c. Penyiapan bahan dan pelaksanaan kerjasama di bidang perindustrian
dan perdagangan.
d. Pengelolaan data, pengembangan sistem informasi dan pelayanan
informasi perindustrian dan perdagangan.
e. Penyelenggaraan pemantauan dan pengendalian program
perindustrian dan perdagangan.
f. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan kinerja Dinas.
g. Pelaksanaan evaluasi dan penyusuanan laporan program Subbagian
Program dan Informasi.
b) Subbagian Keuangan
Tugas :
Membantu Sekertaris dalam merumuskan kebijakan, koordinasi,
pembinaan, pengawasan, pengendalian, dan pemberian bimbingan di
bidang perindustrian dan perdagangan.
Fungsi :
27
a. Penyusunan program Subbagian Keuangan.
b. Penyusunan anggaran Dinas.
c. Pelaksanaan perbendaharaan keuangan Dinas.
d. Pelaksanaan akuntansi keuangan Dinas.
e. Pelaksanaan verifikasi anggaran Dinas.
f. Penyusunan pertanggungjawaban anggaran Dinas.
g. Pelaksanaan evaluasi dan penyusnan laporan Subbagian Keuangan.
c) Subbagian Umum
Tugas:
Melaksanakan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang,
kepegawaian, kehumasan, kepustakaan, efisiensi, dan tatalaksana Dinas.
Fungsi :
a. Penyusunan program Subbagian Umum.
b. Pengelolaan kearsipan.
c. Penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas.
d. Pengelolaan barang Dinas.
e. Pengelolaan data kepegawaian Dinas.
f. Penyiapan bahan mutasi pegawai Dinas.
g. Penyiapan kesejahteraan pegawai Dinas.
h. Penyiapan bahan pembinaan pegawai Dinas.
i. Penyelenggaraan kehumasan Dinas.
j. Pengelolaan kepustakaan Dinas.
k. Penyiapan bahan efisiensi dan tatalaksana Dinas.
l. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan program Subbagian
Umum.
3. Bidang Industri Logam, Sandang, dan Aneka

Tugas:
28
Melaksanakan fasilitas, pembinaan, pengembangan, pengawasan industri,
logam, sandang, dan aneka.
Fungsi :
a. Penyusunan program bidang ILSA.
b. Perumusan kebijakan teknis di bidang industri logam, sandang, dan
aneka.
c. Fasilitas perijinan dan rekomendasi perijinan di bidang industri logam,
sandang, dan aneka.
d. Fasilitas akses permodalan, desain, bahan baku, sarana prasarana,
teknologi dan informasi ILSA.
e. Pembinaan kompetensi kelembagaan dan sumber daya manusia di
bidang ILSA.
f. Fasilitas promosi dan kerjasama di bidang industri logam, sandang, dan
aneka.
g. Perlindungan usaha industri logam, sandang, dan aneka.
h. Pengawasan industri logam, sandang, dan aneka.
i. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan program bidang ILSA.
j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan fungsi
dan tugasnya.
4. Bidang Industri Agro dan Kimia

Tugas :
Melaksanakan fasilitas, pembinaan, pengembangan, pengawasan industri
agro dan kimia.
Fungsi :
a. Penyusunan program bidang industri agro dan kimia.
b. Perumusan kebijakan teknis di bidang industri agro dan kimia.
c. Fasilitas perijinan dan rekomendasi perijinan di bidang industri agro dan
kimia.
29
d. Fasilitas akses permodalan, desain, bahan baku, sarana prasarana,
teknologi dan informasi industri agro dan kimia.
e. Pembinaan kompetensi kelembagaan dan sumber daya manusia di
bidang agro dan kimia.
f. Fasilitas promosi dan kerjasama di bidang industri dan kimia.
g. Perlindungan usaha industri agro dan kimia.
h. Pengawasan industri agro dan kimia.
i. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan peaporan program bidang
industri dan kimia.
j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan fungsi
dan tugasnya.
Bidang Industri Agro dan Kimia terdiri dari :
a) Seksi Industri Kimia.
b) Seksi Industri Hasil Hutan dan Perkebunan.
c) Seksi Industri Makanan, Minuman, dan Tembakau.
5. Bidang Perdagangan Luar Negeri

Tugas :
Melaksanakan fasilitas, pembinaan, dan pengembangan perdagangan luar
negeri.
Fungsi:
a. Penyusunan program bidang perdagangan luar negeri.
b. Perumusan kebijakan teknis fasilitas ekspor dan impor, pengembangan
ekspor serta fasilitas kerjasama perdagangan luar negeri.
c. Pembinaan dan fasilitas kegiatan ekspor dan impor.
d. Pembinaan dan fasilitas pengembangan ekspor.
e. Fasilitas kerjasama perdagangan luar negeri serta sosialisasi dan
pemantauan pelaksanaan kesepakatan perdagangan luar negeri.
30
f. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program
bidang perdagangan luar negeri.
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan fungsi
dan tugasnya
Bidang Perdagangan Luar Negeri terdiri dari :
a) Seksi Kerjasama Perdagangan Luar Negeri.
b) Seksi Fasilitasi Ekspor dan Impor.
c) Seksi Pengembangan Ekspor.
6. Bidang Perdagangan Dalam Negeri

Tugas :
Melaksanakan fasilitasi, pembinaan, pengembangan, dan pengawasan
kegiatan perdagangan dalam negeri.
Fungsi :
a. Penyusunan program bidang perdagangan dalam negeri.
b. Perumusan kebijakan teknis fasilitasi, pembinaan, dan pengawasan
kegiatan
c. pengadaan dan penyaluran, sarana dan usaha perdagangan serta
pengawasan
d. perdagangan dalam negeri.
e. Penyelenggaraan dan pengawasan perijinan dan rekomendasi perijinan
usaha
f. perdagangan dalam negeri.
g. Koordinasi, pembinaan, dan pengawasan sarana perdagangan dan sarana
h. penunjang perdagangan dalam negeri.
i. Penyelenggaraan dan pembinaan kegiatan informasi pasar dan stabilisasi
harga.
j. Fasilitasi, pembinaan, dan pengawasan upaya peningkatan penggunaan
produksi dalam negeri.
31
Bidang Perdagangan Dalam Negeri terdiri dari :
a) Seksi Sarana dan Usaha Perdagangan.
b) Seksi Pengadaan dan Penyaluran.
c) Seksi Pengawasan Perdagangan.
7. Balai Pengembangan Teknologi Tepat Guna

Tugas :
Melaksanakan pengembangan teknologi tepat guna.
Fungsi :
a. Penyusunan program balai pengembangan teknologi tepat guna.
b. Pelaksanaan penelitian, pengembangan, dan penerapan teknologi tepat
guna.
c. Pelaksanaan sosialisasi hasil penelitian, pengembangan, dan penerapan
teknologi tepat guna.
d. Fasilitasi pemanfaatan hasil penelitian, pengembangan dan penerapan
teknologi tepat guna.
e. Pelaksanaan produksi dan pelayanan perbaikan alat teknologi tepat
guna.
f. Pelaksanaan pemasaran alat telkonogi tepat guna.
g. Pelaksanaan kerjasama pengembangan teknologi tepat guna.
h. Pelaksanaan ketatausahaan.
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan fungsi
dan tugasnya.
Balai Pengembangan Teknologi Tepat Guna terdiri dari :
a) Subbagian Tata Usaha.
b) Seksi Rekayasa Produksi.
c) Seksi Penyuluhan dan Pemasaran.
8. Balai Pelayanan Bisnis dan Pengelolaan Kekayaan Intelektual
32
Tugas :
Menyelanggarakan pelayanan dan pengembangan bisnis dan kekayaan
intelektual.
Fungsi :
a. Penyusunan program Balai.
b. Pengembangan sistem informasi bisnis dan kekayaan intelektual.
c. Pengelolaan data informasi bisnis dan kekayaan intelektual.
d. Pelayanan informasi bisnis dan kekayaan intelektual.
e. Pelayanan bimbingan konsultasi dan pengembangan usaha.
f. Pelayanan pengelolaan kekayaan intelektual.
g. Pelaksanaan ketatausahaan.
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan fungsi dan
tugasnya.
Balai Pelayanan Bisnis dan Pengelolaan Kekayaan Intelektual terdiri dari :
a). Subbagian Tata Usaha.
b). Seksi Pengelolaan Kekayaan Intelektual.
c). Seksi Pelayaan Bisnis.
4. Struktur Organisasi Disperindag DIY

Dalam menjalankan suatu perusahaan, tentunya tidak terlepas dari struktur
organisasi. Berikut struktur organisasi yang ada pada Disperindag DIY :
33
[ CITATION htt20 \l 1033 ]
B. Hasil Pelaksanaan Program

Kegiatan magang telah selesai dilaksanakan di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan DIY pada bidang Perdagangan Dalam Negeri yang
dilaksanakan selama 250 jam terhitung sejak tanggal 14 September
sampai dengan 27 Oktober 2020. Adapun hasil pelaksanaan magang
dapat dilihat dalam uraian berikut ini:
1. Minggu Pertama
Kegiatan magang diawali dengan pengenalan lingkungan kerja dan
perkenalan dengan karyawan di Bidang Perdagangan Dalam Negeri
bagian Sarana dan Usaha serta bagian Pengawasan Perdagangan.
Kemudian penulis dimintai tolong untuk melakukan pekerjaan
adminstratif berupa mengurutkan dokumen laporan perjalanan dinas,
menginput harga bahan pokok harian, mengelompokkan jenis ukm serta
membuat laporan perjalanan dinas. Dari kegiatan magang di minggu
pertama, penulis mengetahui dan mengenal lingkungan kerja, para
karyawan dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Bidang
Perdagangan Dalam Negeri.
2. Minggu Kedua
Di minggu kedua, penulis diajarkan untuk mengetik surat undangan
rapat koordinasi perpupukan di DIY, proses dalam melakukan Sosialisasi
pupuk/pakan dan sosialisasi prduk wajib SNI kabupaten Gunungkidul,
Dilain hari penulis diajarkan juga untuk mengedit Rencana Kerja dan
Anggaran, survey harga pokok harian di Pasar Demangan. Dengan
kegiatan Sosialisasi pupuk/pakan sosialisasi prduk wajib SNI kabupaten
34
Gunungkidul tersebut penulis dapat mengetahui proses-proses yang
dilakukan dalam kegiatan Sosialisasi tersebut. Selain itu juga penulis
mengetahui proses pembuatan rencana kerja dan anggaran dalam sebuah
instansi juga mengetahui harga pokok harian di Pasar Demangan
sehingga mengetahui mengenai kebutuhan pokok harian yang mengalami
kenaikan dan penurunan harga.
3. Minggu Ketiga
Di minggu ketiga, penulis melakukan penginputan harga pokok
harian, menghitung stok pangan harian, survey harga pokok harian di
Pasar Demangan. Dilain hari penulis diminta untuk mengelompokkan
jenis ukm dan mengedit Rencana Kerja dan Anggaran serta ikut serta
dalam kegiatan Sosialisasi Pranatan Anyar. Dengan kegiatan tersebut
penulis dapat paham dalam perhitungan stok pangan harga harian, harga
pokok harian di Pasar Demangan sehingga tahu keburuhan pokok harian
yang mengalami kenaikan dan penurunan harga, mengetahui UKM yang
ada di DIY dan proses pembuatan rencana kerja anggaran dalam sebuah
instansi serta dapat mengetahui kegiatan dalam Sosialisasi Prantan Anyar.
4. Minggu Keempat
Di minggu keempat, penulis mengetik SK Sos Pranatan Anyar dan
daftar toko bangunan, menghitung stok barang harian, survey harga
bahan pokok di Pasar Demangan, merekap data ikm pameran dan
kunjungan ke distributor yang ada di kabupaten Bantul, kota Yogyakarta,
Sleman dan Kulonprogo. Dengan kegiatan tersebut penulis dapat
mengetahui cara membuat SK Sos Pranatan Anyar dan daftar toko
bangunan di DIY, dan memahami dalam perhitungan stok pangan harga
harian, harga pokok harian di Pasar Demangan sehingga mengetahui
kebutuhan pokok harian yang mengalami kenaikan dan penurunan harga,
35
mengetahui data ikm pameran di DIY dan jumlah distributor di Bantul,
kota Yogyakarta Sleman dan Kulonprogo.
5. Minggu Kelima
Di minggu kelima, penulis melakukan pekerjaan mengedit Draft
PKS Accor, survey harga bahan pokok di Pasar Demangan, menginput
daftar harga pokok pangan harian. Selain itu juga kunjungan ke
Distributor di Prambanan dan kotagede Yogyakarta. Dengan kegiatan
tersebut penulis dapat mengetahui kebutuhan pokok harian yang
mengalami kenaikan dan penurunan harga dan berbagai distributor di
Gunungkidul, Yogyakarta. Penulis juga mengikuti kegiatan dari BPSK
(Badan Penyelesaian Sengketa Konsumen) untuk mengikuti sidang antara
peanggan kartu Halo dan Perusahaan telkomsel. Kegiatan tersebut penulis
dapat mengetahui proses penyelesaian sengketa antara konsumen dan
pihak perusahaan.
6. Minggu Keenam
Di minggu keenam, Penulis juga mengikuti kegiatan dari BPSK
(Badan Penyelesaian Sengketa Konsumen) untuk mengikuti sidang antara
peanggan kartu Halo dan Perusahaan telkomsel. Kegiatan tersebut penulis
dapat mengetahui proses penyelesaian sengketa antara konsumen dan
pihak perusahaan.
7. Minggu ketujuh
Di minggu ketujuh, penulis ikut serta dalam kegiatan Sosialisasi
Sistem Informasi Perdagangan Antar Pulau (SIPAP) di Hotel Ross-Inn
sehingga dengan adanya kegiatan tersebut mengetahui cara kerja
system informasi SIPAP dalam hal distribusi barang.
36
C. Ketercapaian Output/Hasil
Berdasarkan urain hasil pelaksanaan magang selama 7 minggu,
ketercapaian output/hasil yang diperoleh penulis selama magang adalah
sesuai dengan apa yang menjadi tujuan kami pada proposal magang.
Tujuan tersebut dapat terlaksana dengan secara maksimal yaitu
memahami cara kerja dalam menyusun dan mengarsipkan dokumen atau
data di DISPERINDAG DIY khususnya di Bidang Perdagangan Dalam
Negeri serta membantu pegawai DISPERINDAG DIY dalam mengelola
dan menginput data harian di Bidang Perdagangan Dalam Negeri.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang didapatkan dari pelaksanaan praktikum magang
yang dimulai pada tanggal 14 September 2020 sampai dengan 27 Oktober
2020 adalah selama pelaksanaan magang satu setangah bulan dengan 5
37
hari kerja yaitu hari Senin sampai dengan Jumat yang bertempat di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Penulis mendapatkan ilmu pengetahuan mengenai pelaksanaan
proses administrasi dengan baik dan benar. Pelaksanaan administrasi
yang dilaksanakan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan DIY
sebelumnya sudah tertib, namun yang menjadi permasalahan dari proses
administrasi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan DIY adalah sering
terjadinya koordinasi yang kurang jelas, pemberian tugas yang kurang
jelas, dan pelimpahan tugas yang membuat terganggunya penyelesaian
tugas dari setiap individu.
Terkait juga dengan mekanisme kinerja pegawai, penulis sudah
banyak memahami dan mengamati kondisi kerja hingga pada proses
pelaksanaan program kerja sehingga penulis mendapatkan banyak
pelajaran dan pengalaman dalam dunia kerja. Selain itu, penulis juga
memperoleh ilmu dari tempat magang baik secara teori maupun secara
praktik. Dengan adanya magang, penulis lebih bisa bertanggungjawab
dalam menyelesaikan tugas, mandiri, dan bisa bekerja dengan tim secara
baik.
B. Saran
Berdasarkan dari pengamatan yang dilakukan penulis selama
melakukan kegiatan magang di Dinas Perdagangan dan Perindustrian
DIY maka terdapat beberapa rekomendasi bagi Dinas Perdagangan dan
Perindustrian DIY khususnya Bidang Sarana dan Pengawasan
Perdagangan yaitu melakukan digitalisasi terhadap data ikm dan ukm
agar lebih efektif dan efisien seperti membuatkan aplikasi untuk ikm dan
ukm di DIY agar data lebih teratur dan mudah ditemukan jika sewaktu
waktu mencari data mengenai ikm dan ukm tersebut.
38
DAFTAR PUSTAKA
(2020, Oktober). Retrieved from https://disperindag.jogjaprov.go.id/.
(2020, Oktober). Retrieved from Pengertian Arsip, Tujuan , Peranan dan Fungsi
Arsip serta Jenis Jenis Arsip Menurut Para Ahli:
39
https://www.pelajaran.co.id/2017/27/pengertian-arsip-tujuan-peranan-dan-
fungsi-serta-jenis-jenis-arsip-menurut-para-ahli.ht
Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka.
Chrisyanti, D. I. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama.
Chrisyanti, D. I. (2011). Manajemen Perkantoran. Surabaya: Prestasi Pustakan.
Ismail, N. (2009). Perilaku Administrasi Kajian Teori dan Praktik. Surabaya:

ITSPers.
Rahayu, S. (2020). Pengaruh Kualitas Sumber Daya Manusia Terhadap Kinerja

Karyawan Pada Koperasi Unit Desa Di Lau Gumba Brastagi Sumatera Utara.
Jurnal Manajemen Tools, 12(1).
Siregar, M. (2019). Pengaruh Kualitas Sumber Daya Manusia Dan Kualitas Anggaran
Terhadap Kinerja Keuangan Daerah Dimediasi Dengan Sistem Informasi
Manajemen Daerah. Jurnal Ilmiah Magister Manajemen, 2, 160-169.
doi:https://Doi.Org/10.30596/Maneggio.V2i2.2240
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta:

Gava Media.
Sumberdaya Manusia:;Materi, Pengertian,Fungsi dan Contoh. (2020, Oktober 04).

Retrieved from http://jagad.id: https://jagad.id/sumber-daya-manusia-materi-
pengertian-fungsi-dan-contoh/
Susan, E. (2019). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jurnal Manajemen Pendidikan

Islam, 9(2).
UMY, P. F. (2018). Panduan Program Magang. Yogyakarta: PPM FEB UMY.
Wursanto. (1995). Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.
LAMPIRAN 1
40
FORM HARIAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
Nama:
1. Nabilla Putri Nadira Atsiil 20170410245
2. Pusfita Nurhidayati 20170410268
3. Karima Endra Mufida 20170410375
4. Amalia Fadhillah Pertiwi 20170410391
5. Berta Anita Ratnasari 20170410443
Nama Lembaga Tempat Magang : Dinas Perindustrian dan Perdagangan DIY
Alamat : Jalan Kusumanegara Nomor 9 Yogyakarta
Telp/ No HP : (0274) 512063
Nama Pemilik / Pimpinan : Yanto Aprianto, S.H
(Kepala Perdagangan Dalam Negeri Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa
Yogyakarta)
FORM HARIAN MINGGU KE 1
41
Hari/ Tanggal Waktu Kegiatan Yang Hasil Yang
Jam …. s/d …. Dilakukan Didapatkan
Senin, 07.30 s/d 16.00 1.Membantu 1. Mengetahui proses
14 September membuat laporan pembuatan laporan
2020 perjalanan dinas perjalanan dinas
2. Menginput 2. Mengetahui daftar
daftar harga pokok harga pokok pangan
pangan harian harian di DIY
3.Mengarsipkan 3. Mengetahui proses
dokumen laporan untuk melakukan
perjalanan dinas perjalanan dinas
Selasa, 07.30 s/d 16.00 1. Menginput 1. Mengetahui daftar
15 September daftar harga pokok harga pokok pangan
2020 pangan harian harian di DIY
2.Mengelompokkan 2. Mengetahui UKM
jenis UKM yang ada di DIY
Rabu, 07.30 s/d 16.00 1.Mengelompokkan 1. Mengetahui UKM

16 September jenis UKM yang ada di DIY
2020 2. Menginput harga 2. Mengetahui daftar
bahan pokok harga pokok pangan
harian harian di DIY
3.Mengurutkan 3. Mengetahui proses
dokumen laporan untuk melakukan
perjalanan dinas perjalanan dinas
Kamis, 07.30 s/d 16.00 1. Mengetik berita 1. Mengetahui cara

17 September acara, daftar nama membuat berita
2020 instansi DIY acara, serta
2. Menginput harga mengetahui instansi-
42
bahan pokok intansi yang terkait di
harian DIY
3.Mengelompokkan 2. Mengetahui daftar
UMKM harga pokok pangan
4. Mengedit surat harian di DIY
DISPERINDAG 3. Mengetahui UKM
yang ada di DIY
4. Mengetahui cara
penulisan surat yang
benar.
Jum’at, 07.30 s/d 14.30 1. Mengetik berita 1. Mengetahui cara
18 September 2020 acara dan print membuat berita acara
daftar harga bahan harga pokok pangan
pokok pangan harian di DIY
harian 3. Mengetahui UKM
3.Mengelompokkan yang ada di DIY
jenis UKM
Yogyakarta,
Mengesahkan Mengetahui, Mahasiswa

Dosen Pimpinan Lembaga Ttd
Pendamping
Nabilla Putri Nadira Atsiil (20170410245)
Pusfita Nurhidayati (20170410268)
43
Karima Endra Mufida (20170410375)
Amalia Fadhillah Pertiwi (20170410391)
Berta Anita Ratnasari (20170410443)

Senin, 07.30/d 16.00 1.Menginput daftar 1. Mengetahui daftar
21 September harga pokok harga pokok pangan
2.Menghitung stok 2. Mengetahui cara
bahan pangan menghitung stok
harian bahan pangan
3.Membuat harian.
44
undangan rapat 3. Mengetahui proses
koordinasi pembuatan undangan
perpupukan di DIY rapat
4.Sosialisasi 4. Mengetahui proses
pupuk/pakan di dalam melakukan
kabupaten Gunung Sosialisasi
Kidul pupuk/pakan
kabupaten
Gunungkidul
Selasa, 07.30/d 16.00 1. Menginput 1. Mengetahui daftar

2.Mengelompokkan 2. Mengetahui UKM
jenis UKM yang ada di DIY
Rabu, 07.30/d 16.00 1.Mengelompokkan 1. Mengetahui UKM

23 September jenis UKM yang ada di DIY
2020 2. Menginput harga 2. Mengetahui daftar
bahan pokok harga pokok pangan
3. Mengedit 3. Mengetahui proes
Rencana Kerja dan pembuatan rencana
Anggaran kerja dan anggaran
dalam sebuah
instansi.
45
Kamis, 07.30/d 16.00 1. Menginput harga 1. Mengetahui daftar
24 September bahan pokok harga pokok pangan
2020 harian harian di DIY
2. Survey harga di 2. Mengetahui secara
pasar demangan langsung proses
3. Menginput dalam melakukan
database UKM Survey harga di
Yogyakarta pasar demangan
3. Mengetahui UKM
yang ada di DIY
Jum’at, 07.30 s/d 14.30 1. Menginput harga 1. Mengetahui daftar

25 September bahan pokok harga pokok pangan
2020 harian harian di DIY
UMKM Survey harga di
pasar demangan
3. Mengetahui UKM
yang ada di DIY
Yogyakarta,

Dosen Pimpinan ttd
Pendamping Lembaga
46
Berta Anita Ratnasari

(20170410443)

Senin, 07.30/d 16.00 1. Menginput 1. Mengetahui daftar
2. Menghitung stok 2. Mengetahui cara
barang harian menghitung stok
3. Survey harga harian.
bahan pokok di 3. Mengetahui secara
Pasar Demangan langsung proses
dalam melakukan
Survey harga di
pasar demangan

2.Mengelompokka 2. Mengetahui UKM
47
n jenis UKM yang ada di DIY
Rabu, 07.30/d 16.00 1.Mengelompokka 1. Mengetahui UKM

30 September n jenis UKM yang ada di DIY
2020 2. Menginput 2. Mengetahui daftar
harga bahan pokok harga pokok pangan
3. Mengedit 3. Mengetahui proes
Rencana Kerja dan pembuatan rencana
Anggaran kerja dan anggaran
4. Sosialisasi dalam sebuah
Prantan Anyar instansi
bertempat di 4. Mengetahui
Pakuncen, kegiatan dalam
Wirobrajan Sosialisasi Prantan
Anyar
Kamis, 07.30/d 16.00 1. Menginput 1. Mengetahui daftar
1 Oktober 2020 harga bahan pokok harga pokok pangan
pasar demangan
3. Mengetahui UKM
yang ada di DIY.
Jum’at, 07.30/d 14.30 1. Menginput 1. Mengetahui daftar
48
pasar demangan.
3. Mengetahui UKM
yang ada di DIY
Yogyakarta,

Dosen Pimpinan ttd
Pendamping Lembaga
Berta Anita Ratnasari

(20170410443)
Hari/ Tanggal Waktu Kegiatan Yang Hasil Yang Didapatkan
49
Jam …. s/d …. Dilakukan
5 Oktober 2020 daftar harga harga pokok pangan
harian 2. Mengetahui cara
2. Menghitung menghitung stok harian.
stok barang 3. Mengetahui secara
harian langsung proses dalam
3. Survey harga melakukan Survey
bahan pokok di harga di pasar
Pasar Demangan demangan
4. Mengetik SK 4. Mengetahui cara
Sos Pranatan membuat SK Sos
Anyar Pranatan Anyar
harian 2. Mengetahui daftar
2. Menginput toko bangunan di DIY
daftar toko 3. Mengetahui secara
bangunan langsung proses dalam
bahan pokok di harga di pasar
Pasar Demangan demangan
Rabu, 07.30/d 16.00 1. Menginput 1. Mengetahui daftar

50
harian 2. Mengetahui daftar
2. Menginput toko bangunan di DIY
daftar toko 3. Mengetahui secara
bangunan langsung proses dalam
bahan pokok di harga di Pasar
Pasar Demangan Demangan
4. Kunjungan ke 4. Mengetahui berbagai
distributor di distributor di Bantul
Bantul dan kota dan kota Yogyakarta
Yogyakarta
8 Oktober 2020 harga bahan harga pokok pangan
pokok harian harian di DIY
pasar demangan langsung proses dalam
3. Merekap data melakukan Survey
ikm pameran harga di pasar
demangan
3. Mengetahui data ikm
pameran di DIY
Jum’at, 07.30/d 14.30 1. Menginput 1. Mengetahui daftar

9 Oktober 2020 harga bahan harga pokok pangan
pokok harian harian di DIY
3. Kunjungan ke melakukan Survey
distributor di harga di pasar
51
Sleman dan demangan
Kulonprogo 3. Mengetahui jumlah
distributor di Sleman
dan Kulonprogo
Yogyakarta,

Dosen Pimpinan Ttd
Pendamping Lembaga


12 Oktober 2020 daftar harga pokok harga pokok pangan
bahan pangan menghitung stok
harian bahan pangan harian.
52
3. Mengedit Draft 3. Mengedit Draft
PKS Accor PKS Accor
4. Survey harga 4. Mengetahui secara
bahan pokok di langsung proses dalam
Pasar Demangan melakukan Survey
harga di pasar
demangan

2. . Menginput 2. Mengetahui daftar
daftar toko toko bangunan di DIY
bangunan 3. Mengetahui secara
3. Survey harga langsung proses dalam
bahan pokok di melakukan Survey
Pasar Demangan harga di pasar
demangan

daftar toko toko bangunan di DIY
bangunan 3. Mengetahui secara
bahan pokok di melakukan Survey
Pasar Demangan harga di pasar
4. Kunjungan ke demangan
53
distributor di 4. Mengetahui
Prambanan dan berbagai distributor
kotagede di Prambanan dan
Yogyakarta kotagede Yogyakarta
3. Kunjungan ke melakukan Survey
distributor di harga di pasar
Gunungkidul demangan
Yogyakarta 3. Mengetahui
4. Mengikuti berbagai distributor
Sidang BPSK di Gunungkidul,
terkait sengketa Yogyakarta
pelanggan kartu 4. Mengetahui proses
helo dan sidang yang di
perusahaan lakukan oleh BPSK
Telkomsel
Jum’at, 07.30/d 14.30 1. Menginput harga 1. Mengetahui daftar

16 Oktober 2020 bahan pokok harga pokok pangan
melakukan Survey
harga di pasar
demangan
54
Yogyakarta,

Dosen Pimpinan ttd
Pendamping Lembaga
55

barang harian menghitung stok harian.
Pasar Demangan melakukan Survey harga
di pasar demangan
3. Menginput di pasar demangan
daftar ikm 3. Mengetahui daftar
makanan dan batik ikm makanan dan batik
di Yogyakarta di Yogyakarta

56
3. Kunjungan ke di pasar demangan
distributor di 3. Mengetahui berbagai
Bantul dan Sleman, distributor di Bantul
Yogyakarta dan Sleman Yogyakarta
daftar ikm ikm makanan dan batik
makanan dan batik di Yogyakarta
di Yogyakarta
3. Kunjungan ke melakukan Survey harga
distributor di di pasar demangan
Bantul dan Sleman, 3. Mengetahui berbagai
Yogyakarta distributor di Bantul
4. Menyatukan dan Sleman Yogyakarta
daftar ikm 4. Mengetahui daftar
makanan dan batik ikm makanan dan batik
di Yogyakarta di Yogyakarta
5. Mengikuti 5. Mengetahui proses
Sidang BPSK sidang yang di lakukan
terkait sengketa oleh BPSK
pelanggan kartu
helo dan
perusahaan
57
Telkomsel
Jum’at, 07.30/d 14.30 1. Menginput harga 1. Mengetahui daftar

23 Oktober 2020 bahan pokok harga pokok pangan
melakukan Survey harga
di pasar demangan
Yogyakarta,

Dosen Pimpinan Ttd
Pendamping Lembaga

58
Senin, 07.30/d 16.00 1. Menginput 1.Mengetahui daftar
harian 2.Mengetahui cara
2. Menghitung menghitung stok bahan
stok bahan pangan harian.
pangan harian 3.Mengetahui secara
bahan pokok di melakukan Survey harga
Pasar Demangan di pasar demangan
Selasa, 07.30/d 16.00 1. Menginput 1.Mengetahui daftar

harian 2.Mahasiswa mengetahui
2. Sosialisasi cara kerja system
Sistem Informasi informasi SIPAP dalam
Perdagangan hal distribusi barang
Antar Pulau antar pulau
(SIPAP) di Hotel
Ross-Inn
Yogyakarta,

Dosen Pimpinan ttd
Pendamping Lembaga
59
LAMPIRAN 2
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
Nama :
60
1. Nabilla Putri Nadira Atsiil 20170410245
2. Pusfita Nurhidayati 20170410268
3. Karima Endra Mufida 20170410375
4. Amalia Fadhillah Pertiwi 20170410391
5. Berta Anita Ratnasari 20170410443
Nama Lembaga Tempat Magang : Dinas Perindustrian dan Perdagangan DIY
Alamat : Jalan Kusumanegara Nomor 9 Yogyakarta
Telp/ No HP : (0274) 512063
Nama Pemilik / Pimpinan : Yanto Aprianto,SH
(Kepala Perdagangan Dalam Negeri Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa
Yogyakarta)
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
MINGGU KE : 1 (SATU)
61
Hasil Mingguan Ketercapaian Kendala yang di Hasil yang di
dari target (%) Hadapi dapatkan
1. Membantu membuat 100% 1.Mahasiswa
laporan perjalanan dapat membuat
dinas laporan
perjalanan dinas
2. Menginput daftar harga 100% Kurang nya 2.Mahasiswa
pokok pangan harian informasi yang dapat menginput
jelas mengenai daftar harga
instruksi yang pokok pangan
diberikan harian dengan
baik
3. Mengurutkan dokumen 100% 3.Mahasiswa
laporan perjalanan dapat
dinas mengurutkan
dokumen laporan
perjalanan dinas
4. Mengelompokkan jenis 30% Masih 4.Mahasiswa
UKM bingungnya dapat
menempatkan mengelompokkan
produk sesuai jenis UKM sesuai
dengan kategori dengan
produknya kategorinya
5. Mengetik berita acara, 100% 5.Mahasiswa
daftar nama instansi dapat membuat
DIY berita acara dan
daftar nama
instansi sesuai
dengan format
yang diberikan
62
6. Mengedit surat 100% 6.Mahasiswa
DISPERINDAG dapat
memperbaiki
surat /dokumen
sesuai dengan
format nya
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
MINGGU KE : 2 (DUA)

dari target Hadapi Dapatkan
(%)
1. Menginput daftar harga 100% 1.Mahasiswa
63
pokok pangan harian dapat menginput
daftar harga
pokok pangan
harian dengan
benar
2. Menghitung stok bahan 100% Masih belum 2.Mahasiswa
pangan harian mengerti dapat menghitung
sistematika stok bahan
perhitungan stok pangan harian
bahan pangan dengan benar
harian
3. Membuat undangan 100% 3.Mahasiswa
rapat koordinasi dapat membuat
perpupukan di DIY surat undangan
rapaat koordinasi
sesuai denga
sistematikanya
4. Sosialisasi pupuk/pakan 100% Belum terlalu 4.Mahasiswa
kabupaten Gunungkidul mengetahui mengerti
sistematika bagaimana
dalam melakukan
melakukan sosialisasi pupuk
sosialisasi dan pangan
terkait dengan
bahan berbahaya
5. Mengelompokkan jenis 50% 5.Mahasiswa
IKM dapat
mengelompokan
jenis ikm sesuai
dengan
64
kategorinya
6. Mengedit Rencana Kerja 70% Dalam menyusun 6.Mahasiswa
dan Anggaran atau ikut dapat
memperbaiki memperbaiki
rencana laporan anggaran
anggaran masih dengan benar
terdapat sesuai dengan
kebingunan yang
terhadap revisi diinstruksikannya
anggaran yang
diberikan
7. Survey harga di pasar 100% 7. Mahasiswa

demangan mengetahui
bagaimana survey
harga di pasar
Demangan
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
MINGGU KE : 3 (TIGA)

dari target (%) Hadapi Dapatkan
daftar harga
pokok pangan
harian dengan
65
benar
2. Menghitung stok bahan 100% 2.Mahasiswa
pangan harian dapat menghitung
stok barang
harian dengan
benar
3. Survey harga bahan 100% 3.Mahasiswa
pokok di Pasar mengetahui
Demangan bagaimana survey
harga di pasar
Demangan
4. Mengelompokkan jenis 80% 4.Mahasiswa
UKM mengerti
bagaimana
mengelompakan
ukm sesuai
dengan
kategorinya
5. Menginput UMKM 100% 5.Mahasiswa
dapat mengetahui
bagaimana cara
menginput data
daftar umkm
sesuai kategori
6. Sosialisasi Prantan Anyar 100% 6. Mahasiswa
di Sektor Perdagangan dapat mengetahui
bertempat di Pakuncen, kegiatan dalam
Wirobrajan Sosialisasi
Prantan Anyar
66
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
MINGGU KE : 4 (EMPAT)

daftar harga
pokok pangan
harian dengan
benar
2. Menghitung stok bahan 100% 2.Mahasiswa
pangan harian dapat
67
menghitung stok
bahan pangan
harian dengan
benar
3. Survey harga bahan 100% 3. Mahasiswa
Demangan bagaimana
survey harga di
pasar Demangan
4. Mengetik SK Sos 100% 4.Mahasiswa
Pranatan Anyar mengerti
bagaimana
membuat
laporan SK Sos
Pranata Anyar
dengan benar
100% 5. Mahasiswa
5. Menginput daftar toko dapat menginput
bangunan daftar harga toko
bangunan
dengan benar
6. Kunjungan ke 100% 6.Mahasiswa
distributor di Bantul mengetahui
dan Kota Yogyakarta bagaimana
kegiatan surve
harga pada
distributor di
bantul
7. Merekap data ikm 100% 7.Mahasiswa
pameran mengetahui
68
bagaimana
penginputan
daftar barang
dan harga pada
umkm yang
mengikuti ikm
pameran
distributor di Sleman mengetahui
dan Kulonprogo bagaimana
kegiatan surve
harga pada
distributor di
Sleman dan
Kulon Progo
69
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
MINGGU KE : 5 (LIMA)
Hasil Mingguan Ketercapaian Kendala yang Hasil yang di

dari target (%) di Dapatkan
Hadapi
1. Menginput daftar 100% 1.Mahasiswa dapat
harga pokok pangan menginput daftar harga
harian pokok pangan harian
dengan benar
2. Menghitung stok 100% 2.Mahasiswa dapat
bahan pangan harian menghitung stok bahan
pangan harian dengan
benar
3. Survey harga bahan 100% 3. Mahasiswa
pokok di Pasar mengetahui bagaimana
Demangan survey harga di pasar
Demangan
70
4. Mengedit Draft PKS 100% 4.Mahasiswa mengerti
Accor bagaimana membuat
format yang baik
melalui draft PKS
Accor dengan benar
5. Menginput daftar 100% 5. Mahasiswa dapat
toko bangunan menginput daftar harga
toko bangunan dengan
benar
distributor di mengetahui bagaimana
Prambanan dan kegiatan surve harga
kotagede Yogyakarta pada distributor di
prambanan dan
kotagede Yogyakarta
7. Kunjungan ke 100% 7. Mahasiswa
distributor di mengetahui bagaimana
Gunungkidul kegiatan survei harga
Yogyakarta pada distributor
Gunungkidul
8. Mengikuti Sidang 100% 8. Mahasiswa
BPSK berkaitan mengetahui
sengketa konsumen bagaimana proses
kartu halo dan persidangan
perusahaan telkomsel penyelesaian
sengketa konsumen
71
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
MINGGU KE : 6 (ENAM)

harga pokok pangan menginput daftar
harian harga pokok pangan
harian dengan benar
2. Menghitung stok 100% 2.Mahasiswa dapat
barang harian menghitung stok
barang harian
dengan benar
harga di pasar
Demangan
72
ikm makanan dan mengklasifikasikan
batik di Yogyakarta ikm makanan dan
batik berdasar
komoditinya
5. Kunjungan ke 100% 5. Mahasiswa
distributor di Bantul mengetahui
dan Sleman, bagaimana kegiatan
Yogyakarta surve harga pada
distributor di
Yogyakarta,Sleman,
dan Kulonprogo
6. Mengikuti Sidang 100% 6.Mahasiswa
BPSK berkaitan mengetahui
sengketa konsumen bagaimana proses
kartu halo dan persidangan
perusahaan telkomsel penyelesaian
sengketa konsumen
73
FORM MINGGUAN
PELAKSANAAN MAGANG
PPM FEB UMY
MINGGU KE : 7 (TUJUH)
Hasil Mingguan Ketercapaian Kendala yang Hasil yang di

dari target (%) di Dapatkan
Hadapi
harga pokok pangan menginput daftar
harian harga pokok pangan
harian dengan benar
harga di pasar
Demangan
3. Sosialisasi Sistem 100% Kurang 2.Mahasiswa
Informasi melakukan mengetahui cara
Perdagangan Antar briefing kerja system
Pulau (SIPAP) di informasi SIPAP
Hotel Ross-Inn dalam hal distribusi
barang
74
LAMPIRAN 3
DOKUMENTASI
75
76
77
78
79
80
LAMPIRAN 4
81
82
83

Laporan Magang

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Magang

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN MAGANG

DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN

Nama Nomor Mahasiswa

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

Yogyakarta, 6 November 2020

Magang pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG) Yogyakarta,

Nama Nomor Mahasiswa

Telah disetujui dan disahkan oleh Dosen Pembimbing Lapangan.

Yogyakarta, 20 Oktober 2020

Dr. Udin, M.M

NIP. 19891221202001 143121

Susunan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa Yogyakarta

F. Output yang Dihasilkan

Sumber daya manusia (SDM) adalah orang-orang yang merancang dan

Menurut Harmein Nasution dalam Rahayu (2020) bahwa sumber daya

1) Hard Skill : Kemampuan akademik yang dimiliki seseorang.

2) Soft Skill : Kemampuan menyesuaikan dengan lingkungan terutama dalam dunia

B. Tinjauan Mengenai Administrasi

Berdasarkan pengertian mengenai administrasi menurut para ahli,

C. Tinjauan Mengenai Arsip

b. Jika dibutuhkan bia ditemukan dengan cepat dan tepat.

c. Menghemat waktu dan tenaga dalam mencariarsip yang dibutuhkan.

d. Menghemat tempat penyimpanan.

e. Menjaga rahasia arsip.

f. Untuk menjaga kelestarian arsip

4. Jenis Jenis Arsip

HASIL PELAKSANAAN PROGRAM

A. Gambaran Umum Perusahaan

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Daerah Istimewa Yogyakarta

Pada Agustus 1945 berdirilah Pemerintahan Republik Indonesia. Sejak

Setelah itu dalam Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1959 Pasal 8

Pada Peraturan Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2015

2. Visi dan Misi

3. Tugas dan Fungsi

Dinas merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah di bidang Perindustrian

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang Perindustrian dan Perdagangan.

Menyusun program, mengolah data, mengembangkan sistem informasi,

3. Bidang Industri Logam, Sandang, dan Aneka

4. Bidang Industri Agro dan Kimia

5. Bidang Perdagangan Luar Negeri

6. Bidang Perdagangan Dalam Negeri

7. Balai Pengembangan Teknologi Tepat Guna

8. Balai Pelayanan Bisnis dan Pengelolaan Kekayaan Intelektual

4. Struktur Organisasi Disperindag DIY

B. Hasil Pelaksanaan Program

(2020, Oktober). Retrieved from https://disperindag.jogjaprov.go.id/.

Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka.

Chrisyanti, D. I. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Chrisyanti, D. I. (2011). Manajemen Perkantoran. Surabaya: Prestasi Pustakan.

Ismail, N. (2009). Perilaku Administrasi Kajian Teori dan Praktik. Surabaya:

Rahayu, S. (2020). Pengaruh Kualitas Sumber Daya Manusia Terhadap Kinerja

Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta:

Sumberdaya Manusia:;Materi, Pengertian,Fungsi dan Contoh. (2020, Oktober 04).

Susan, E. (2019). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jurnal Manajemen Pendidikan

UMY, P. F. (2018). Panduan Program Magang. Yogyakarta: PPM FEB UMY.

Wursanto. (1995). Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

PPM FEB UMY

2. Pusfita Nurhidayati 20170410268

3. Karima Endra Mufida 20170410375

4. Amalia Fadhillah Pertiwi 20170410391

5. Berta Anita Ratnasari 20170410443

Nama Lembaga Tempat Magang : Dinas Perindustrian dan Perdagangan DIY

Alamat : Jalan Kusumanegara Nomor 9 Yogyakarta