PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

1. Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis mencakup antar lain : Beberapa hal yang
menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik; Pentingya pengorganisasian pesan-
pesan dengan baik; Penorganisasian pesan-pesan melalui outline. Pengorganisasian pesan-pesan
yang baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasikan Dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada
bawahannya, kadangkala tak terorganisir dengan baik. Hal tersebut dapat menyebabkan pesan-
pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
dikehendaki. Beberapa hal yangmenyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik :

1. Bertele-tele
Pesan yang bertele-tele membuat pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk
memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Adanya informasi yan tidak relevan, tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan
kepada audiens. Informasi yang tidak relevan selai membuang-buang waktu, juga dapat
membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh
karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada
audiens.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir, adalah adanya
ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan yang disampaikan pada audiens.
Hal tersebut menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens sulit mengerti pesan-
pesan yang disampaikan.
4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan pesan-pesan yang tidak penting tidak
penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin
yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena sedang membahas poin-poin yang
hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi
bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang harus diperhatikan,
yaitu :

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Manfaat menyusun pesan dengan baik :

1. Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis
dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens akan mudah
memahami maksud/tujuan pesan.
2. Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan baik, disamping membantu audiens dalam memahami
maksud/tujuan pesan, sudah disusun secara logis, tapi audiens tidak dapat menerima isi pesan
tersebut. Hal tersbut kemungkinan karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada
sasaran (to the point).
3. Menghemat waktu
Dengan menyampaikan informasi yang relevan, maka waktu audiens akan dihemat.
Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan,
tanpa harus memeras otak danmengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya,
rasa percaya komunikator akan meningkat, dan ini menyebabkab semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.
 C. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan
perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan
oleh setiap komunikator. Jikamateri yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya
yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan
menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan
komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus
dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan
disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan
dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu,
outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan
cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu
komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan
memehami pola piker komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan,
yaitu:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu
pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang
diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa
mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat
outline.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah
menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
 c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan,
semakin baik outline yang dibuat.

2. Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah
menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua
pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
a. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di
mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul
terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan
surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan
pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis
pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience

mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan.
Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak
langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan
sebaliknya, jikareaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan
umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok
diantara bebagai model berikut:

a. Direct request
 Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung
pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda
tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang
produk tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat
membuat surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki
hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct request). Permintaan
langsung menggunaka pendekatan langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin
akan menjadi netral sikapny ,m a terhadap pesan yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang
berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu
undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para
audience. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan
jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif
c. Pesan-pesan bad news
Jika mareti yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu
lamara, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya
akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu,pendekatan yang dapat
diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang
menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan
gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan persuasif
Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan,
maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat
digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang
digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran audience dengan melakukan
persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
2. Memformulasikan Pesan Bisnis
Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis. Ketika
menyusun naskah untuk pertama kali, hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan
nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan
sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan kata – kata disesuaikan
dengan nada yang dikehendaki.
1. Mengendalikan Gaya dan Nada
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan
keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa, struktur
kalimatnya juga disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Setiap
organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu
yang cenderung sama. Gaya yang jelas, ringkas dan benar serta dipadukan dengan norma-
norma kelompok organisasi akan mencerminkan suatu organisasi. Komunikasi dikatakan
efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut (Quible, et. All, 1996: 27):
• Courtesy (sopan santun) Nada sopan dan santun akan membuat
penerima merasa dihargai dan dihormati.
• Correctness (tepat/benar) Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik
format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Selain itu
penggunaan kata dan istilah yang tidak familiar akan membingungkan
para audiens.
• Conciseness (ringkas) Tidak menggunakan kata yang mubazir dan
tidak mengulang kata-kata yang tidak diperlukan. Penggunaan kalimat
aktif lebih diutamakan karena lebih mantap, ringkas dan secara umum
lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif lebih
baik hanya dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.
• Clarity and Clearness (jelas) Mudahnya bacaan dimengerti hanya
dalam sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan.
• Concreteness (tepat) Tidak menimbulkan kesalah interpretasi karena
disajikan secara spesifik dan tidak biasa
• Completeness (lengkap) Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan
dengan keinginan penerima
2. Mengembangkan paragraf yang logis
Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian
penting dari keseluruhan pesan. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah
dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya memiliki tiga
unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan.
Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan
dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan
yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Sedangkan unsur peralihan diatur
dalam urutan yang logis dan terpadu. Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara.
Terdapat lima teknik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf
yaitu :
1. Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-
contoh yang dapat memperjelas ide pokok.
2. Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan.
3. Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan
memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
4. Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi
beberapa kategori spesifik.
5. Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan
suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.