KOMUNIKASI BISNIS

“PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS”

Oleh:

Kelompok 6

Kelas H Akuntansi Malam

Nama No.Absen/NIM

A.A. Wulan Sriyanti P. (01)/1802622010406

Kadek Marhaeni Purnama Dewi (11)/1802622010416

Komang Sri Nidya Narastuti (13)/1802622010418

Ni Kadek Nasya Putri Pratiwi (15)/1802622010420

Ni Made Ayu Angreni (19)/1802622010424

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Mahasaraswati Denpasar

2020
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,
pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik
akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis

a. Bagian awal terlalu panjang
Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide
pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas
b. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis,
membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.
c. Informasi penting terlupakan
Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide
pendukung atau pelengkap.
d. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis
Inti pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik akan membingungkan
penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

Hal-hal berikut yang menyebabkan baiknya suatu pesan bisnis:

a. Urutan Waktu
Urutan waktu penting untuk menggambarkan perkembangan suatu proyek dan dalam
memberikan instruksi untuk mencapai inti dari tujuan pesan.
b. Urutan Ruang (spatial)
Menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik untuk membantu audiens dalam
menjalankan instruksi dengan mudah dari komunikator.
c. Urutan Logis
Urutan mempresentasikan ide atau analisis dari suatu masalah, komunikator harus
memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audiens. Biasanya dilakukan
dengan mengkaji ulang materi dan aspek-aspek yang berhubungan dengan urutan
 logis seperti dalam komunikasi tertulis dan komunikasi lisan yang dimulai dari
pembukaan, isi, penutup atau kesimpulan.

Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat, yaitu
1. Membantu audiens memahami pesan
Dengan mengemukakan poin penting secara jelas, menyusun ide secara logis dan
runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan
mudah akan memahami tujuan pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan yang baik akan membantu audiens menerima isi pesan
tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisir dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Karena salah satu tujuan penggorganisasian pesan
yang baik adalah penyampaian organisasi yang relevan saja yang dapat menghemat
waktu. Selain itu audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pesan yang
disampaikan.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Faktor ini dapat mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan baik, cepat, dan
efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan , dan mengetahui cara
menyampaikannya rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi
rasa percaya diri komunikator semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan
perkerjaan.

Langkah-langkah pengorganisasian pesan dengan baik

1. Menetapkan ide atau gagasan pokok
Ide pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Semua pesan bisnis memiliki
tujuan umum dan spesifik.
2. Mengelompokkan ide atau gagasan
Dalam menyiapkan pesan yang sangat kompleks, pembuatan diagram skematis atau
kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan
 Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau
pendekatan yang digunakan dalam menentukan urutan penyajian gagasan. Pola
pendekatan yang digunakan, yaitu:
a. Pendekatan deduktif/langsung (direct approach)
Merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian
awal, kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digunakan apabila
penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima pesan tersebut.
b. Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach)
Pendekatan ini digunakan untuk pesan yang dapat menimbulkan reaksi negatif
atau untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan ini disajikan di bagian
awal kemudian diikuti ide pokok.

Empat Bentuk organisasi pesan bisnis:

1. Direct Request
Jenis atau tipe bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada poin yang dituju (Direct Request) yang dapat berbentuk surat maupun
memo.
2. Pesan-pesan rutin, Good News, atau Good Will
Untuk menyampaikan pesan-pesan yang berisi berita baik( good news) atau berisi
good will lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiens yang
positif.
3. Pesan-pesan bad news
Jika materi yang dihubungkan berisi berita buruk audiens pada umumnya akan
kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu pendekatan yang dapat
diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang
kurang menyenangkan cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan
surat dan gunakanlah bahasa yang halus.
4. Pesan-pesan persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhaapa pesan-pesan yang
disampaikan, maka pesan –pesan persuasif dengan pendekatan tak langsung dapat
digunakan. Komunikator perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan
persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
2.2 MEMFORMULASIKAN PESAN BISNIS
1. Mengendalikan Gaya dan Nada
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan
keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa, struktur
kalimatnya juga disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima.
Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan
kosakata tertentu yang cenderung sama. Gaya yang jelas, ringkas dan benar serta
dipadukan dengan norma-norma kelompok organisasi akan mencerminkan suatu
organisasi.

Komunikasi dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut (Quible, et.
All, 1996: 27):
1) Courtesy (sopan santun)
Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.
2) Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik format, tanda baca, penggunaan kata,
ejaan dan tata bahasa. Selain itu penggunaan kata dan istilah yang tidak familiar
akan membingungkan para audiens.
3) Conciseness (ringkas)
Tidak menggunakan kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak
diperlukan. Penggunaan kalimat aktif lebih diutamakan karena lebih mantap,
ringkas dan secara umum lebih mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat
pasif lebih baik hanya dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.
4) Clarity and Clearness (jelas)
Mudahnya bacaan dimengerti hanya dalam sekali baca dan tidak menimbulkan
keraguan.
5) Concreteness (tepat)
Tidak menimbulkan kesalah interpretasi karena disajikan secara spesifik dan
tidak biasa
6) Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dean keinginan penerima.

2. Mengembangkan paragraf yang logis

 Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan
bagian penting dari keseluruhan pesan. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat
lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya
memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat
peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek
akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat
berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Sedangkan unsur
peralihan diatur dalam urutan yang logis dan terpadu.

Lima teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu:
a. Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasiatau contoh-contoh
yang dapat memperjelas ide pokok.
b. Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan.
c. Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan
memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
d. Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi
beberapa kategori spesifik.
e. Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu
masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Setelah tahapan perencaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan
bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan
(revisi) terhadadap pesan-pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis
yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan
untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya,
sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.

A. Keterampilan Merevisi
Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan
waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun
format penulisannya.
Pesan-pesan bisnis terbagi menjadi dua yaitu pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-
pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut
memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writting
style), maupun cara penyampaiannya.
1. Pesan-pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan
draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan
maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat,
mekanika, format dan tata letak (layout) penulisannya
a. Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan
perhatian, antara lain: substansi suatu pesan,pengorganisasian pesan, dan gaya
penulisannya. Berikut pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain:
 Apakah anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang benar?
 Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat
umum dengan hal-hal yang khusus?
 Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang
cukup?
 Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan
pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?
 Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan
akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar terhadap
audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan, menarik,
dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan-pesan yang lebih panjang,
beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, coba
perhatikan gaya penulisannya. Gunakan kata atau frase yang mampu
menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens.pada saat
yang sama, lakukan cek ulang untuk mengetahui apakah pesan-pesan yang
 disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh
audiens.

Disamping itu, untuk lebih memudahkan audiens anda menangkap pesan-pesan

anda, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah,
huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

b. Mengedit Mekanika/Teknis Penulisan

Mengedit mekanika atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang
mencakup antara lain:
 Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah
kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
 Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
 Penulisan tanda baca secara benar.
 Perhatikan makan keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat
dapat dipahami dengan mudah.
 Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu
kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yang
telah disampaikan.
c.  Mengedit Format dan Layout
Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-
kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan
begitu saja. Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh
coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang
membacanya.
2. Pesan-pesan Bisnis Lisan
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesan-
pesan bisnis melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi, dan presentasi bisnis.
Meskipun pesan-pesan tersebut disampaikan secara lisan, namun diperlukan juga
kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan
disampaikan.
a. Substansi Pesan
Langkah pertama dalam melakukan pengeditan pesan-pesan bisnis adalah
mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.
  Apakah substansi pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di
dalamnya?
 Apakah data pendukung juga sudah tercantum di dalamnya?
b. Pengorganisasian Pesan
 Pembuka (salam pembuka, perkenalan diri)
 Penyampaian substansi pesan (pengantar pesan dilanjutkan dengan
substansi pesan)
 Penutup (kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan
lebih menarik dan dinamis daripada yang berbenetuk tertulis karena cara
penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Di samping itu,
melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih mudah memahami
maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-
pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan
kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau
pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimegengerti, anda harus dapat
memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi
dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:
Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal
Pilihlah kata-kata yang singkat
Hindari kata-kata yang bermakna ganda

C. Membuat Kalimat yang Efektif 

Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Kalimat
dapat dibuat untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh, dan
memeperingatkan seseorang, juga untuk mengemukakan pendapat, dan
mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah
dimengerti pembaca, kalimat harus disusun secara efektif.

- Tiga Jenis Kalimat

a. Kalimat Sederhana, hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.
Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek
baik langsung maupun tak langsung.
b. Kalimat Majemuk, berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan
kata penghubung seperti “dan”, ”tetapi”, “atau”.
c. Kalimat Kompleks, berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.
Dalam menyusun kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling tepat
atau cocok dengan pemikiran atau ide yang anda miliki.

- Cara Mengembangkan Paragraf

1. Ilustrasi, pemberian contoh terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan
memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
2. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan), cara pengembangan paragraph ini
memerlukan wawasan yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.
3. Pembahasan sebab-akibat, pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat
akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan
tertentu.
4. Klasifikasi, pola pengembangan paragraph dengan pengelompokan ini akan
mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
Selain itu, cara pengelompokan ini juga menjadikan suatu topic bahasan
menjadi lebih terarah dan terfokus.
5. Pembahasan pemecahan masalah, cara pengembangan paragraf ini akan
mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang
dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA

Internet :

 http://blog.ub.ac.id/komunikasibisnisbg/2015/03/13/perencanaan-pengorganisasian-
dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/
 http://harjo820.blogspot.com/2014/05/komunikasi-bisnis-pengorganisasian.html?m=1