KOMUNIKASI BISNIS

BAB 4
“TEKNOLOGI KOMUNIKASI”

Oleh:

Kelompok 4

Kelas H Akuntansi Malam

Nama No.Absen/NIM
1. I Dewa Ayu Putu Sukma Dewi (06) / 1802622010411
2. Kadek Kasturi Dewi (09) / 1802622010414
3. Ni Kadek Norma Brahandayani (16) / 1802622010421
4. Ni Nyoman Trinita Windari (22) / 1802622010427
5. Ni Putu Yulia Dewi Suciani (30) / 1802622010435

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Mahasaraswati Denpasar
Tahun Ajaran 2019/2020
 PEMBAHASAN

4.1 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam
melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih
banyak hasilnya (Haryani, 2001:72). Perkembangan teknologi computer yang cukup dramatis
telah menyebabkan perubahan dalam teknologi komunikasi tanpa harus mengubah unsur-unsur
dasar proses komunikasi.

Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama

dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Pengguna internet, e-mail, voice mail,
dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu
dilakukan di kantor konvensional, tetapi bisa di rumah, di jalan atau di berbagai Negara.
Computer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah di
bawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga
mengubah cara kerja.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti
diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada jauh dari kantor menimbulkan
kesulitan untuk memisahkan antara kehidupan di kantor dengan kehidupan dirumah. Lebih lanjut
lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan. Akibatnya, pelaku bisnis
dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak daripada yang dapat diproses secara efektif.

Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk

membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi. Boves dan Thill (2003:29) memberikan
pedoman sebagai berikut:

1. Harapan penerima Pesan

Setelah mengetahui siapa penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan
penerima terhadap teknologi yang diperguakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup
puas menerima pesan melalui telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki
agar pesan dikirim melalui e-mail.

1
 2. Waktu dan Biaya
Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang dipergunakan. Pesan yang
mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya yang
relative lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak
mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.
3. Sifat Pesan
Pesan-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik
bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang
memerlukan gambar tentu tidak tepat bila dikirim melalui telepon.
4. Perlunya Penampilan
Teknologi yang dipergunakan dalam berkomunikasi seringkali dijadikan salah satu
indikator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untuk tujuan tertentu,
pesan bisnis akan lebih baik bila dicetak dengan printer laser di atas kertas yang bermutu
daripada dicetak di atas continuous form dengan printer dot-matrix.

Pelaku bisnis diharapkan memiliki keterampilan dalam memanfaatkan teknologi agar

dapat berkomunikasi secara efektif. Kemampuan untuk menangani tantangan teknologi
(misalnya kelebihan informasi dan keamanan data) juga sangat diperlukan. Teknologi hendaknya
dipergunakan secara bijaksana. Penggunaan teknologi yang membabibuta akan merugikan
perusahaan.

4.2 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI TERTULIS

Komunikasi bisnis umumnya bersifat resmi.Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara

lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis.
Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik,
dicetak dalam bentuk prin-out, atau menggunakan e-mail. Penulisan dokumen dengan tangan
hamper tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hamper setiap perusahaan telah
menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software untuk melakukan komunikasi
bisnis tertulis.

Word processor merupakan salah satu software yang banyak dipergunakan sebagai
pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar sebagai

2
pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan spreadsheet, gambar,
atau grafik. Di samping itu, pembuatan satu dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama
(sharing) dan memudahkan editing.

Selain word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan desktop publishing,
misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki kemampuan lebih tinggi dalam
menggabungkan teks dengan foto atau gambar dengan tampilan yang lebih menarik dan variatif.
Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat majalah, buku, paduan,
brosur, atau poster.

Disamping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk menyiapkan
dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasikan teks atau gambar yang sudah ada
tanpa perlu melakukan pengetikan atau penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas
teks atau gambar yang sudah di-scan dilakukan dengan komputer.

Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan computer, lalu dicetak dengan
printer berwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa diperintahkan untuk
melakukan pencetakan ulang atau penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak,
penggandaan dapat juga dilakukan dengan mesin faks. Dengan alasan efisiensi, biasanya
penggandaan dalam jumlah banyak dilakukan dengan mesin fotokopi. Saat itu, sudah banyak alat
bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner, dan sekaligus
fotokopi.

Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada penerima pesan melalui
mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks hanya mampu mengirimkan dokumen
berwarna hitam-putih. Adakalanya hanya mampu percetakan dokumen tidak perlu dilakukan
terlebih dahulu, tetap dikirim langsung setelah file disimpan dalam bentuk softcopy
(harddisk,floppydisk,dan compact disk) atau melalui electronic mail atau e-mail. Penerima akan
membaca pesan langsung melalui computer dan akan mencetaknya bila diperlukan.

Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk internal

perusahaan yang berada dalam satu lokasi tertentu. Jaringan yang berada dalam satu lokasi itu
disebut Local Area Network (LAN). Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi antar
lokasi yang berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah

3
berkembang jaringan komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilayah
Negara yang disebut Internet. Agar dapat berkomunikasi melalui Internet, diperlukan
computer,modem,saluran telepon,dan jasa layanan akses Internet atau Internet Service Provider
(ISP).

Internet adalah jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat diakses oleh individu,
perusahaan, perguruan tinggi, pemerintah dan lembaga-lembaga lain di seluruh dunia. Word
Wide Web (WWW) merupakan bagian dari Internet yang banyak digunakan untuk
mengakomodasi informasi berupa grafik. Informasi biasanya disimpan dalam berbagai situs yang
memiliki banyak halaman web. Agar dapat membaca halaman web, diperlukan perangkat lunak
web browser seperti Netscape Navigator atau Internet Explorer.

E-mail atau pos elektronik merupakan salah satu keunggulan Internet yang paling
bermanfaat untuk bisnis. File berupa teks atau gambar, baik panjang atau pendek bisa dikirim
engan cepat ke seluruh dunia melalui e-mail. E-mail jugatelah mendorong kerja sama yang lebih
kuat antar karyawan dan meningkatkan produktivitas karena mampu merampingkan proses
komunikasi. E-mail telah mengubah gaya komunikasi bisnis secara dramatis.

4.3 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI LISAN

Dalam komunikasi lisan, pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu.
Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara langsung, berpidato, memalui telepon,
mendengarkan ceramah, menonton televise, atau mendengarkan radio.

Ada alat bantu komunikasi yang dapat dipergunakan secara individu dan ada juga yang
bias dipergunakan secara berkelompok. Pager, telepon, dan voice mail merupakan contoh alat
bantu komunikasi lisan.

Secara berkelompok, komunikasi lisan bias dilakukan menggunakan alat bantu berikut :

1. Teleconference

Teknologi teleconference dapat membantu berlangsungnya pertemuan antara beberapa

orang yang berada di wilayah yang berjauhan. Pada pertemuan jarak jauh, para peserta bias
berdiskusi tanpa atau saling bertatap muka. Peralatan yang dipergunakan dalam konferensi

4
 jarak jauh tanpa bertatap muka disebut audiconference. Sementara yang digunakan disebut
videoconference.

2. Presentation system

Apabila peserta pertemuan berkumpul di satu tempat tertentu, peralatan presentasi sangat
membantu jalannya komunikasi. Contoh peralatan presentasi mulai dari yang paling
sederhana adalah :

a. Overhead Projector, alat bantu yang dapat memproyeksikan secara langsung material
presentasi berupa plastic transparan yang ditulis tangan atau dicetak dengan printer.
b. Slide Projector, menggunakan materialpresentasi berupa film slide.
c. Direct Projector, projector yang dapat memproyeksikan plain paper (kertas biasa)
secara langsung (tanpa harus dikopi terlebih dahulu ke plastic transparan).
d. LCD Projector, merupakan peralatan proyeksi yang bias menggunakan berbagai
input, misalnya plain paper, transparency, video, audio, CD/VCD player, computer,
dan handycam.

Pemilihan terhadap peralatan presentasi yang akan digunakan tergantung pada jumlah
peserta, jenis material, atau input presentasi, luas ruangan, dan keadaan cahaya dalam ruangan
pertemuan.

Selain antarindividu dan kelompok, komunikasi massa juga melibatkan alat-alat

komunikasi lisan mekanis, seperti film, radio, dan televisi.

4.4 Pengaruh Teknologi Terhadap Komunikasi

Perkembangan teknologi telah mengubah komunikasi dalam bisnis dan menghadirkan

tantangan baru. Pengaruh teknologi dalam komunikasi bisa positif bisa negative. Selanjutnya
pengarruh positif teknologi akan diuraikan sebagai manfaat dan pengaruh negative diuraikan
sebagai kelemahan.

5
4.4.1 Manfaat Teknologi Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill (2002:390), manfaat teknologi dalam komunikasi adalah :

1. Meningkatkan aliran komunikasi

Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih banyak.
2. Mempermudah komunikasi
Individu dan organisasi semakin mudah melakukan komunikasi akibat adanya teknologi.
Teknologi mampu mempersempit bahkan menghilangkan perbedaan jarak dan waktu.
3. Mengubah struktur organisasi
Berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu di lakukan di satu lokasi
dalam suatu pertemuan formal. Komunikasi bisa terjadi antara orang yag sedang berada
di kantor dengan orang lain yang sedang berada di lapangan, diperjalanan, atau di rumah.
4. Menurunkan biaya kounikasi
Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian informasi. Mudahnya
perbuatan dan pendistribusian informasi akan mengakibatkan menurunnya biaya
komunikasi.

4.4.2 Kelemahan Teknologi Komunikasi

1. Kelebihan informasi
Kemajuan teknologi telah memampukan pekerja untuk mengakses semua informasi yang
diinginkan. Informasi mengalir dengan cepat melalui faks, telepon, voice mail, radio,
televisi, Koran, dan Internet. Sementara itu, manusia memiliki kapasitas yang terbatas
untuk menerima informasi. Akibatnya, terjadinya kesulitan dalam membedakan antara
informasi yang berguna dengan yang tidak berguna dan semakin banyak waktu
dihabiskan untuk menangani informasi yang diterima. Ketidakmampuan dalam
menangani kelebihan informasi justru dapat menurunkan produktivitas.

2. Keamanan Data
Tidak sembarang orang dapat mengakses data perusahaan. Pengambilan dan
penyimpanan file dilakukan dengan suatu sistem pengamanan yang sangat ketat. Kini,

6
 data perusahaan mulai beralih dari kertas-kertas ke bentuk data elektronik. Jaringan
global memperbesar kemungkinan jatuhnya data rahasia perusahaan ke tangan orang
yang keliru. Cyberterrorisme yang dilakukan dengan cara merusak atau mencuri data
untuk tujuan politik atau ekonomi, bisa menjadi ancaman serius bagi keamanan data
perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan diharapkan terus meningkatkan sistem
keamanan data elektronik. Misalnya, dengan kata kunci (password), mematikan computer
jika tidak digunakan, atau menggunakan kata sandi untuk alamat e-mail rahasia.

3. Privasi Informasi dan Produktivitas Karyawan

Teknologi telah memungkinkan berpindahnya e-mail secara cepat. E-mail yang dikirim
kepada penerima sangat mudah untuk diteruskan lagi kepada orang lain. Bahkan, e-mail
sering kali terkirim kepada orang yang tidak tepat.
Internet menyediakan banyak situs yang menarik untuk dijelajah, baik yang berhubungan
dengan kegiatan perusahaan maupun yang tidak berhubungan sama sekali. Kesempatan
itu sering kali digunakan oleh karyawan untuk melakukan penjelajahan demi kesenangan
pribadi.
Sebuah survey yang dilakukan oleh American Management Association menunjukkan
bahwa 35% perusahaan di Amerika Serikat mengawasi para pekerja dengan merekam
telepon atau voice mail dan memeriksa file dan e-mail karyawan (Bovee dan Thill.
2002:390).
Perusahaan memiliki hak legal untuk mmonitor web e-mail, dan file di dalam computer
yang dipergunakan karyawan untuk bekerja. E-mail bisa dipergunakan sebagai barang
bukti di pengadilan.

4. Kurangnya Hubungan Antarindividu

Alat bantu memberikan banyak kemudahan dalam berkomunikasi. Frekuensi
berkomunikasi secara langsung atau tatap muka menjadi semakin berkurang. Hal itu
mengakibatkan berkurangnya kepuasan hubungan sisoal antarindividu.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Edisi 1. Penerbit : C.V Andi Offset, Yogyakarta.