KOMUNIKASI BISNIS

“RMK 3 TEKNOLOGI KOMUNIKASI”

Dosen Pengampu : I Gede Nyoman Carlos Wiswanatha Mada, S.E.,M.M

OLEH
Ni Putu Vira Diah Nathania
1832121603
C12

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS WARMADEWA
2020
 TEKNOLOGI KOMUNIKASI

4.1 Teknologi dalam Komunikasi Bisnis

Teknologi merupakan alat, teknik atau cara yang dapat membantu manusia
dalam menjalankan pekerjaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih
cepat, lebih baik atau lebih banyak hasilnya. Teknologi komunikasi yang tersedia
sampai saat ini antara lain : Word Processor, Printer Laser, Mesin Faks, Video Tape,
E-mail, Internet, Teleconferencing dan Telepon. Berikut ini pedoman yang dapat
digunakan untuk memilih teknologi komunikasi (Bovee & Thill: 82).
1. Harapan penerima pesan
Dalam mengirimkan pesan, perusahaan harus memperhatikan siapa yang
akan dituju. Setelah itu, kemudian mempertimbangkan bagaimana harapan
orang/perusahaan yang dituju tersebut terhadap teknologi yang sebaiknya
digunakan. Contoh, Bank Mega akan membuka cabang di Yogyakarta. Bank
Mega membutuhkan perabot kantor, sehingga menghubungi perusahaan
mebel dan memintanya untuk mengajukan penawaran.
2. Waktu dan biaya
Teknologi telpon sering digunakan untuk menyampaikan pesan yang
mendesak atau penting (urgent). Beberapa teknologi yang lain juga dapat
mengirim pesan dengan cepat, seperti mesin faks dan internet. Namun
demikian seberapa banyak biaya yang dikeluarkan harus disesuaikan dengan
seberapa penting atau seberapa mendesak pesan tersebut. Contohnya,
perusahaan kertas memberitahukan kepada toko kertas bahwa dua hari lagi
harga akan naik sebesar 10% layak menggunakan telepon. Tetapi
memberitahukan bahwa satu tahun lagi produk kertas jenis tertentu sudah
tidak akan diproduksi lagi dengan menggunakan surat dan diposkan saja
cukup.
3. Sifat dari pesan
Pesan dengan sifat-sifat tertentu akan lebih cocok apabila disampaikan
dengan menggunakan teknologi tertentu. Misalnya pada contoh Bank Mega
dan perusahaan mebel.Dari sisi perusahaan mebel,pesan itu membutuhkan
beberapa gambar yang menunjukan bentuk fisik dari mebel yang ditawarkan,
sehingga brosur yang dikirim perlu dilengkapi dengan foto fisik mebel.
4. Perlunya penampilan
 Kadangkala cara seseorang menyampaikan pesan akan menuntut teknologi
yang digunakan. Misalnya pada saat perusahaan meyusun prospektus yang
ditujukan kepada seseorang yang diharapkan menanamkan modalnya
diperusahaan. Maka pesan akan ditulis dengan kertas yang bermutu,
menggunakan grafis atau bagan-bagan berwarna dan dijilid dengan baik.
Namun untuk menulis memo, seorang supervisor cukup menuliskannya
dalam kertas memo yang tersedia dan ditulis dengan tinta biasa.
4.2 Teknologi dalam Komunikasi Tertulis
Teknologi komunikasi dibedakan menjadi dua, yaitu teknologi dalam
komunikasi tertulis dan teknologi dalam komunikasi lisan. Komunikasi tertulis
secara garis besar dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu : ditulis tangan, cetak (print),
dan dokumen dengan menggunakan alat elektronik.
Software yang paling umum dan paling banyak digunakan untuk membuat
dokumen cetak adalah Word Processor. Word Processor akan membantu
penyusunan dokumen cetak dengan lebih efektif dalam hal waktu dan usaha.
Desktop Publishing merupakan software yang disusun untuk melakukan
komputerisasi proses penyusunan pesan akhir. Desktop publishing mampu untuk
menyusun pesan yang dilengkapi gambar dan foto-foto dalam satu program.
Dokumen cetak sendiri dalam penyusunannya dapat dibedakan menjadi lima tahap,
yaitu :
a. Perencanaan dokumen cetak
Dalam menyusun dokumen cetak kadang-kadang tidak perlu perencanaan
secara serius, cukup menuliskan saja apa yang ingin disampaikan kepada
audience. Misalnya dalam menuliskan memo yang diberikan kepada
bawahan, yang isinya meminta bawahan tersebut untuk kerja lembur. Namun
dapat pula terjadi, penyusunan dokumen perlu perencanaan dengan seksama,
yang mencakup perencanaan mengenai siapa audience atau receiver yang
akan meneriman pesan tersebut. Hal ini disebabkan audience yang berbeda
membutuhkan pesan yang berbeda atau kalaupun inti pesannya sama, tetapi
formatnya berbeda. Setelah menentukan siapa audience kemudian
menentukan apa isi pesan tersebut, yang biasanya disebut ide pokok.
Komunikator dapat memanfaatkan komputer untuk penyusunan isi pesan
dengan menggunakan analisis statistik dan text retrieval. Kemudian terakhir
menyangkut bagaimana krangka dari pesan tersebut akan dibuat.
 b. Penyusunan dokumen cetak
Apabila tahap perencanaan telah selesai, selanjutnya adalah tahap
penyusunan dokumen. Dalam tahap ini prinsipnya adalah bagaimana
memasukan tulisan kedalam dokumen.
c. Revisi dokumen cetak
Setelah dokumen disusun, dokumen perlu dilihat kembali apakah ada
kesalahan-kesalahan yang perlu dibetulakan atau tidak. Apabila ada
kesalahan yang perlu dibetulkan berarti perlu melakukan revisi dokumen.
Teknologi yang dapat membantu merevisi dokumen antara lain pembetulan
hurup (spell checker).
d. Produksi Dokumen Akhir
Komputer dengan berbagai program dapat membantu dalam memproduksi
dokumen, sehingga lebih profesional dan lebih menarik. Selain itu, teknologi
cetak (printer) juga sudah berkembang, bukan hanya mampu mencetak
dokumen tulis dan grafik-grafik, tetapi juga gambar/foto dengan resolusi
warna yang hampir menyamai cetak foto.
e. Distribusikan Dokumen Cetak
Dalam mendistribusikan dokumen misalnya proposal penjualan, undangan
atau surat bisnis lain yang isinya sama, kepada banyak orang dapat
menggunakan mail merge. Mail merge digunakan untuk menuliskan nama
dan alamat yang dituju dengan tampilan atau bentuk yang standar. Lebih dari
itu, khusus dalam pendistribusiannya dapat menggunakan mesin fax.
Penyusunan Dokumen Elektronik
Perkembangan dokumen bisnis akhir-akhir ini adalah menyusun dokumen
tidak diatas kertas. Mereka menulis dokumen di komputer dan mengirimkannya
melalui saluran telepon atau melalui saluran lain sehingga dapat dibaca di
komputer yang penerima pesan. Electronic mail atau disingkat E-mail merupakan
dokumen yang dibuat, dikirim, dan dibaca dengan komputer. E-mail mempunyai
jaringan (network) yang berbeda-beda.
4.3 Teknologi dalam Komunikasi Lisan
Anda mungkin sudah memahami beberapa perbedaan antara komunikasi
tertulis dengan komunikasi lisan. Komunikasi lisan menunjukkan pesan yang
dikirimkan melalui suara yang keluar dari satu orang ke orang lain.
 Mengenai teknologi dalam komunikasi lisan, pembahasan akan dibagi
menjadi dua, yakni teknologi dalam komunikasi lisan individual dan teknologi
dalam komunikasi lisan kelompok. Teknologi dalam komunikasi lisan individual
terdiri dari telepon, pager, dan voice mail.
a. Telepon
Telepon merupakan teknologi komunikasi lisan individual yang paling
populer dan paling banyak digunakan. Karena dengan menggunakan
teknologi telepon seseorang dapat mudah menjangkau orang lain yng dituju,
dengan biaya set-up yang murah dan biaya percakapan yang relatif
terjangkau.
b. Pager
Pager merupakan teknologi komunikasi yang digunakan untuk menjangkau
karyawan yang bearada diluar kantor (biasanya tugas lapangan), dimana
suatu radio penerima dapat menangkap pesan yang dikirim dari kantor.
c. Voice Mail
Merupakan kombinasi dari telepon dan computer, dimana dengan teknologi
ini memungkinkan penggunanya untuk menjawab panggilan telepon,
menyimpan suara, dan memunculkan kembali pesan dalam bentuk suara.
Voice mail ini mwmungkinkan orang untuk melakukan tugas-tugas dengan
lebih produktif, dari sekedar menjawab panggilan (dering) telepon, namun
beberapa orang tidak puas dengan jawaban komputer ini.
4.4 Pengaruh Teknologi Terhadap Komunikasi
Pembahasan mengenai pengaruh teknologi terhadap komunikasi akan
mengacu pada bagaimana teknologi komunikasi tersebut telah mengubah cara-cara
dalam menjalankan bisnis. Pengaruh teknologi tersebut secara garis besar
dibedakan menjadi dua, yakni pengaruh yang meguntungkan atau disebut dengan
manfaat teknologi komunikasi dan pengaruh yang merugikan. Dibawah ini akan
dibahas manfaat dan kelemahan teknologi komunikasi.
4.4.1 Manfaat Teknologi Komunikasi
Teknologi secara umum dibuat atau disusun untuk membantu manusia
dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan demikian pembuatan teknologi
komunikasi dibuat untuk membantu manusia dalam menjalankan tugas-tugas
komunikasi, sehingga menjadi lebih cepat, lebih mudah, lebih murah,
 ataupun lebih baik. Beberapa manfaat teknologi komunikasi akan di bahas
sebagai berikut (Bovee & Thill: 98)
a. Meningkatkan aliran komunikasi
Dengan teknologi komunikasi orang-orang yang terlibat dalam bisnis
mampu mendapatkan informasi yang lebih banyak dan dari berbagai
sumber.
b. Mempermudah orang dalam berkomunikasi
Teknologi komunikasi mempermudah dan mempercepat dalam
menjangkau atau menghubungi orang-orang baik di dalam perusahaan
itu sendiri maupun orang-orang di luar perusahaan, seperti konsumen,
pemasok dan media masa.
c. Mengubah struktur organisasi
Teknologi komunikasi telah mengubah keterbatasan-keterbatasan yang
mengharuskan perusahaan agar terkait secara bersama-sama. Sekarang
ini orang-orang tidak perlu lagi harus bekerja bersama-sama dalam satu
lokasi, tetapi bias saja satu karyawan di kantor, sedang lainnya di
rumah, di jalan, atau di lapangan. Namun mereka tetap bias
berhubungan dan bekerja sama.
d. Menurunkan biaya komunikasi
Biaya komunikasi khususnya untuk membuat dan mendistribusikan
informasi menjadi lebih murah. Akibat selanjutnya dari murahnya
biaya pembuatan dan pendistribusian informasi adalah pada penigkatan
laba perusahaan.
4.4.2 Kelemahan Teknologi Komunikasi
Setelah memahami manfaat dari teknologi komunikasi dalam bisnis,
langkah selanjtunya adalah memahami isu-isu yang berhubungan dengan
kelemahan teknologi komunikasi tersebut. Perubahan yang diakibatkan oleh
meningkatnya penggunaan teknologi komunikasi dapat dijelaskan sebagai
berikut.
a. Kelebihan Informasi
Perusahaan dapat menditribusikan pesan secara elektronik berdasrkan
daftar nama yang ada. Hal ini akan menyebabkan terjadinya kelebihan
informasi (information overload). Sebagai contoh, seorang manajer
pemasaran yang baru saja mengambil cuti, ketika kembali ke
 perusahaan menerima banyak sekali (misalnya 100) E-mail, dimana isi
pesan dari E-mail tersebut sebagian besar hanya merupakan pesan rutin
yang dikirim oleh perusahaan kepada seluruh karyawannya.
b. Anonimitas
Jaringan elektronik memungkinkan seseorang mengirimkan pesan
tanpa mencantumkan identitasnya. Dengan demikian informasi
tersebut tidak diketahui siapa sunbernya orang dapat menuliskan apa
saja, tanpa bertanggung jawab terhadap isi pesan tersebut.
c. Kurangnya hubungan antar individu
Dengan kemudahan dalam penggunaan teknologi elektronik, akan
mengurangi frekuensi pertemuan dengan tatap muka antara karyawan
satu dengan karyawan lain. Akibat selanjutnya dari hal ini adalah
berkurangnya kepuasan sosial yang diperoleh dalam bekerja, yaitu
kepuasan untuk berhubungan dengan orang lain.