TEKNOLOGI PERKANTORAN

A. Pengertian
Pengertian teknologi perkantoran adalah istilah yang merujuk pada penggunaan teknologi
dan perangkat lunak dalam konteks lingkungan perkantoran. Hal ini mencakup
penggunaan berbagai peralatan dan sistem yang dirancang untuk membantu dan
meningkatkan efisiensi operasional, komunikasi, administrasi, dan manajemen dalam
sebuah kantor atau organisasi.

Salah satu aspek utama sari teknologi perkantoran adalah penggunaan perangkat keras
seperti komputer, laptop, printer, dan peralatan jaringan. Komputer dan laptop digunakan
untuk menjalankan aplikasi perkantoran seperti pengolah kata, spreadsheet, presentasi,
dan program lainnya yang mendukung tugas-tugas administratif dan manajemen.

Printer digunakan untuk mencetak dokumen dan salinan, sementara peralatan Jaringan
memungkinkan koneksi internet dan berbagai data di antara pengguna dalam jaringan.

Selain perangkat keras, teknologi perkantoran juga melibatkan penggunaan perangkat

lunak. Ini termasuk berbagai jenis aplikasi seperti manajemen basis data, sistem
manajemen konten, perangkat lunak kolaborasi, kalender elektronik, alat komunikasi
seperti email, pesan instan, dan konferensi video.

Aplikasi ini sangat membantu dalam mengorganisir informasi, menjaga komunikasi yang
efektif antara anggota tim, mengatur jadwal, dan memfasilitasi kerja sama dalam
lingkungan perkantoran.

Selain itu teknologi perkantoran juga mencakup penggunaan sistem manajemen dokumen
elektronik (EDMS) untuk mengelola dan menyimpan dokumen dalam format digital.
Sistem ini memungkinkan akses mudah, berbagi, dan pencarian dokumen dengan efisien,
menggantikan tradisi tradisional penyimpanan fisik.

Teknologi perkantoran juga mencakup penggunaan perangkat Mobile seperti smartphone

dan tablet. Perangkat ini memungkinkan akses ke aplikasi perkantoran dan data yang
penting secara realtime , memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk bekerja di luar
kantor atau saat bepergian.
 Selain itu, teknologi perkantoran juga mencakup penggunaan teknologi kecerdasan
buatan (artificial intelligence) dan otomatisasi proses bisnis. Ini dapat meliputi chatbot
untuk memberikan dukungan pelanggan, sistem otomatis untuk pengelolaan inventaris,
pemrosesan otomatis dokumen, dan analisis data untuk mendapatkan wawasan bisnis
yang lebih baik.
Pengertian Teknologi Perkantoran Menurut Para Ahli
1. The Liang Gie
Teknologi perkantoran adalah penerapan teknologi yang memungkinkan proses kerja
dapat dilakukan secara otomatis tanpa melibatkan intervensi manusia.
2. Dwi Eko Waluyo
Teknologi perkantoran adalah serangkaian proses yang melibatkan pencatatan,
pengumpulan, pengolahan, pembaruan, pengiriman, dan penyimpanan informasi secara
efisien menggunakan mesin-mesin. Teknologi tersebut dimaksudkan untuk membantu
meningkatkan produktivitas dan efisien dalam lingkungan kantor.
3. Tedja Purnama
Teknologi perkantoran adalah segala bentuk peralatan atau alat bantu yang digunakan
oleh manusia untuk melaksanakan tugas-tugas administratif di lingkungan kantor.
Teknologi ini membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kecepatan dalam
menjalankan berbagai kegiatan administrasi.

Tujuan utama teknologi perkantoran adalah meningkatkan efisiensi, produktivitas, kolaborasi,

dan kemampuan adaptasi kantor atau organisasi dalam menghadapi tantangan bisnis yang
terus berubah.

B. Keuntungan Teknologi Perkantoran

Ada banyak keuntungan teknologi perkantoran yang dibedakan menjadi 3 jenis.
Keuntungan Teknologi Terhadap Ketenaga Kerjaan
1. Mengembangkan keunggulan tenaga kerja.
2. Mengembangkan kemauan dan kedisiplinan kerja pegawai.
3. Mengembangkan pendapatan bagi perusahaan.
4. Mengembangkan pekerjaan pegawai dari sisi tenaga dan juga pikiran.

Keuntungan Teknologi Kantor Terhadap Hasil Kerja

1. Mengembangkan mutu hasil pekerjaan kantor.
2. Mengembangkan jumlah hasil pekerjaan
 3. Memenuhi standar mutu yang sudah ditetapkan dengan lebih mudah
4. Mendapat keseragaman bentuk, ukuran, dan hasil kantor

C. Tujuan Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan
keamanan dalam operasional kantor. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari
penerapan teknologi perkantoran :
➢ Mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan proses bisnis yang manual. Hal ini
mengurangi kebutuhan akan intervensi manusia dalam tugas-tugas tersebut dan
mempercepat waktu penyelesaian. Contohnya, penggunaan perangkat lunak
pengolah kata dan spreadsheet memungkinkan untuk membuat dan mengelola
dokumen dengan cepat dan efisien.
➢ Memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan data yang efisien. Dengan adanya
sistem basis data dan perangkat penyimpanan digital, informasi dapat diakses
dengan mudah dan cepat. Selain itu, teknologi backup data dan pemulihan
bencana dapat melindungi data penting dari kehilangan atau kerusakan.
➢ Memfasilitasi komunikasi yang efektif antara karyawan, tim, dan mitra bisnis.
Alat komunikasi seperti email, telepon, video konferensi, dan perangkat lunak
kolaborasi memungkinkan orang untuk berkomunikasi secara real-time, berbagi
informasi, dan bekerja sama dalam proyek tanpa batasan geografis.
➢ Memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara anggota tim. Dengan kolaborasi
online, seperti platform proyek dan pengelolaan tugas, anggota tim dapat bekerja
secara bersama-sama pada proyek yang sama. Mengoordinasikan pekerjaan
mereka, dan berbagi ide dan dokumen dengan mudah.
➢ Memperkuat keamanan data perusahaan. Dengan adanya sistem keamanan
informasi, enkripsi data, firewall, dan perangkat lunak keamanan, perusahaan
dapat melindungi data sensitif mereka dari ancaman keamanan seperti peretasan
dan malware.
➢ Membantu mengurangi penggunaan kertas dan mendorong penggunaan dokumen
digital. Dengan adanya email, dokumen elektronik, dan penyimpanan digital,
perusahaan dapat mengurangi biaya kertas, mengurangi dampak lingkungan, dan
mengoptimalkan ruang penyimpanan.
Dengan mencapai tujuan-tujuan ini, teknologi perkantoran dapat memberikan manfaat
signifikan bagi perusahaan, termasuk efisiensi operasional, penghematan biaya, peningkatan
produktivitas, dan peningkatan kepuasan pelanggan.

D. Dampak Teknologi Perkantoran

Teknologi ini diciptakan sebagai pelengkap. Dampak apabila kamu menggunakan teknologi
perkantoran di era globalisasi tentu sangat menguntungkan.
Mesin-mesin kerja akan membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih
efisien dan efektif.
Contoh paling mudah yang dapat kamu temukan adalah penggandaan dokumen. Dulunya
masih menggunakan mesin stensil untuk menggandakan dokumen, namun sekarang sudah
bisa menggunakan fotocopy.
E. Dampak Negatif Penggunaan Teknologi Kantor
o Mengurangi penggunaan tenaga kerja, yang berarti akan mempersempit lowongan
pekerjaan di setiap kantor.
o Kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja yang memiliki keahlian di bidang
tertentu, sesuai dengan penggunaan teknologi kantor.
o Menumbuhkan rasa ketergantungan terhadap mesin, yang akhirnya bisa
menimbulkan pemborosan.
o Berpotensi mengeluarkan suara keras pada saat dioperasikan, yang akhirnya
mengganggu konsentrasi pegawai lain yang sedang bekerja.
o Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang juga
memerlukan biaya.

F. Macam-macam Mesin Perkantoran

a) Berdasarkan Tenaga Penggerak
• Mesin manual, adalah mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
• Mesin listrik, yaitu mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
b) Berdasarkan Cara Kerja Dan Komponen
• Mesin mekanik, yaitu mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak
dalam operasinya.
• Mesin elektronik, yaitu mesin dengan rangkaian komponen elektronik,
biasanya berupa kabel-kabel.
c) Berdasarkan Fungsi
• Mesin untuk mencatat, misalnya mesin tulis, mesin penomor, mesin dikte,
asahan pensil.
• Mesin untuk menghimpun, misalnya pembuka surat, pemotong kertas, mesin
penjilid, pencatat uang kas, dan hechtmachine.
• Mesin mengolah, misalnya mesin jumlah, komputer, dan mesin hitung.
• Mesin untuk memperbanyak atau menggandakan, misalnya mesin stensil,
mesin perekam sheet, mesin offset, mesin fotocopy, dan berbagai mesin cetak.
• Mesin untuk mengirimkan, misalnya telepon dan interphone, faxsimile, dan
teleprinter.
• Mesin untuk menyimpan, misalnya mikrofilm dan flashdisk.

G. Jenis Teknologi Perkantoran yang Banyak Digunakan

1. Surat elektronik, atau email adalah metode komunikasi yang umum digunakan di
lingkungan perkantoran
 2. Aplikasi pengolah kata, seperti Microsoft Word atau Google Docs digunakan
untuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen seperti surat, laporan, dan
proposal.
3. Mesin cetak, digunakan untuk mencetak dokumen seperti surat, laporan, atau
brosur.
4. Video konferensi, memungkinkan pertemuan yang dilakukan secara virtual antara
orang-orang yang berbeda di lokasi yang berbeda.
5. Transmisi faxsimile, untuk mengirim dan menerima dokumen secara elektronik
melalui saluran telepon.
6. Mesin kasir, mesin pembayaran ini digunakan untuk di berbagai jenis bisnis untuk
memfasilitasi transaksi pembayaran.
7. Mesin fotocopy, digunakan untuk membuat salinan dokumen yang ada.

H. Perkembangan Teknologi Perkantoran

Perkembangan teknologi perkantoran telah mengalami kemajuan yang pesat dalam
beberapa dekade terakhir.
Dengan adanya digitalisasi dan komputasi awan, banyak perusahaan beralih ke sistem
manajemen dokumen elektronik, komunikasi online, dan kolaborasi virtual.
Peralatan kantor seperti komputer, printer, dan telepon menjadi lebih canggih dan
terintegrasi, memungkinkan efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi.
Selain itu, perkembangan teknologi kecerdasan buatan telah membawa kemajuan dalam
otomatisasi tugas-tugas rutin, seperti pengolahan data dan analisis.
Semua itu telah mengubah cara kerja di perkantoran, mempercepat proses bisnis, dan
memungkinkan akses informasi yang lebih mudah dan cepat.