BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar
Belakang
Penggunaan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah
tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar lagi ketika seorang melangkahkan kaki
untuk memperoleh suatu pekerjaan. Semua itu dibutuhkan suatu ketrampilan dan
hams punya kemauan untuk meningkatkanp engetahuan dan ketrampilan dalam
mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja, agar mampu bersaing
di dunia yang semakin canggih saat ini.

Sejalan dengan berkembangnya teknologi informasi saat ini, baik berdampak

positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya lagi.
Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor
yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja. Maka kita
hams mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil
yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu "teknologi" yang
berarti ilmu tentang keterampilan dan "kantor" (perkantoran) yang berarti sebagai
tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor
(Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat
mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work).

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian teknologi perkantoran?
2. Apa saja teknologi perkantoran di era globalisasi?
3. Apa saja manfaat perkembangan teknologi perkantoran?
4. Apa saja mesin-mesin kantor yang digunakan diera globalisasi?
5. Bagaimana peran teknologi informasi pada perkantoran?
1.3 Tujuan Penulisan Makalah
1. Mengetahui ruang lingkup teknologi perkantoran
2. Mengetahui teknologi perkantoran di era globalisasi
3. Mengetahui manfaat perkembangan teknologi perkantoran
4. Mengetahui mesin kantor yang di gunakan pada era globalisasi
5. Mengetahui bagaimana peran teknologi informasi pada perkantoran
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Ruang Lingkup Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu
"teknologi" yang berarti ilmu tentang keterampilan dan "kantor"
(perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan
kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work)
berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work).
Di era globalisasi saat ini, teknologi dalam dunia perkantoran
berkembang sangat pesat, sehingga memberikan pengaruh yang positif
bagi ketenagakerjaan, prosedur kerja, dan hasil kerja dalam dunia
perkantoran itu sendiri. Disamping itu, juga memberikan dampak negatif
yang sangat dirasakan oleh sebagian besar masyarakat.
Berikut adalah manfaat-manfaat yang diperoleh dengan adanya
perkembangan teknologi:
1. Manfaat terhadap ketenagakerjaan, yaitu :
a. Peningkatan mutu tenaga kerja
b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

2. Manfaat terhadap prosedur kerja, yaitu :

a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan
b. Menyederhanakan prosedur kerjal memperpendek mata rantai
penyelesaian pekerjaan
c. Memperlancar pekerjaan
d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan
3. Manfaat terhadap hasil kerja, yaitu :
a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
kantor b. Mempertinggi jumlah hasil
pekerjaan
c. Memenuhi standar mutu tertentu
d.Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil
pekerjaan
kantor
Di sampmg memberikan dampak positif, dengan adanya
perkembangan teknologi perkantoran juga memberikan dampak
negatif yang umurnnya sangat dirasakan terutama yang
menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya. Dampaknya
adalah sebagai
berikut:
1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah
pengangguran
2. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat
ketrampilan tertentu.
3. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan
menimbulkan pemborosan.
4. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang
lainnya yang memerlukan biaya.

2.2 Hubungan Teknologi Informasi dengan Perkantoran

Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah:
"perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik
yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat
electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi j arak jauh (telecomunications)".
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi
mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin
banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu
beralih kepada "impulses" elektrik yang berukuran mini dengan
kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya
sekarang atu disketlfloppy dapat memuat atau diisi sejumlah
informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa
peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi
atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering
diistilahkan sebagai "hardcopy").
Kantor adalah temp at dan proses penanganan informasi.
Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor
adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tug as dari kantor/instansi
yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang
mudah dipahami adalah: "perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk
angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat
electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing)
dan komunikasi j arak j auh (telecomunications)".

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer,

mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk
membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan
dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat
kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rum it.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel
atau gelombang radio.
kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya
sekarang atu disketlfloppy dapat memuat atau diisi sejumlah
informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa
peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi
atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering
diistilahkan sebagai "hardcopy").
Kantor adalah temp at dan proses penanganan informasi.
Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor
adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tug as dari kantor/instansi
yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang
mudah dipahami adalah: "perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk
angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat
electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing)
dan komunikasi j arak j auh (telecomunications)".

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer,

mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk
membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat
cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan
dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat
kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rum it.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel
atau gelombang radio.
Peranan Teknologi Informasi

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai

pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat
bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan
kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi
sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam
ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan
cermat.
Ada tiga j enis dasar word processor :
·\Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan
word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks,
terdiri atas keyboard, processor, memory,layar,dan printer.
•Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu
sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layamya yang dihubungkan
dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan,
penyimpanan dan pencetakan.
•Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan
program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor:

·Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau
surat, dan sebagainya.
-Menambah kepuasan kerja
·Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
·Menghemat tenaga
·Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
·Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
·Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer
komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

 Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja

yang ada
 Memerlukan pelatihan yang memadai
 Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
 Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan
dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan
sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk
mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modem,
alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih
yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari
kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti
hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara
penyampaian informasi jarak jauh melalui kabellkawat listrik atau melalui
gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang
cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi
makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan
dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan
melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan,
angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin
bertambah jumlahnya.

3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada
telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos
Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail
 adalah transmisi informasi dari satu temp at ke tempat lain atau dari
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik p
enangkap an, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena
informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu
dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks,
faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan
pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat
disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian
penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan temp at jauh lebih sedikit dari pada
gudang arsip dalam bentuk kertas.

2.3 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran
ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
• Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-
persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang ulang yang digunakan, serta
kehilangan kepuasan kerja.
• Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
• Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
• Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
• Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
• Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai
variasi peralatan yang tersedia.
 • Komunikasi bisnis intemasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil
sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor a.

Keuntungan:
• Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
• Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesm.
• Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
• Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
• Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software.
• Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
• Lebih sedikit pekerjaan b.
Kerugian:
• Cenderung karyawan menjadi "machine-minders ".
• Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer
, dan sebagainya.
• Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi
dilakukan oleh mesin.

• Implikasi terhadap pemberi kerja.

• Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem
elektronik.
• Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap
penerapan.
• Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan.

J adi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau

kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :
• Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang
dibutuhkan.
• Harga teknologi baru ini relatif murah.
• Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data
di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet.
• Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses,
disimpan, dan dicari secara cepat.
• Produktivitas meningkat secara cepat.
• Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk
berbagai keperluan.
• Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantomya.

2.4 Ruang Lingkup Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan
alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang orang di dalam dan di luar
perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal
1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan
kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter
(MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA:
• Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
• Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan
mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan
berbagai tug as seperti menangani korespondensi,
menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, dll,

Tujuan otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan
memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi
kantor adalah:
a. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material,
waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
b. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja. c.
Meningkatkan produksi.
 BABIII

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk

memperoleh, mengolah dan mnyebarluaskan informasi dalam satu
lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi sendiri dewasa ini
sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modem,bahkan bukan
hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan.

Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro

elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan
kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan
pembuatan laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman surat
maupun tata laksana arsip/filing.

Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti

berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh
tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan
lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatifterhadap
karyawan kantor sendiri.