MAKALAH MANFAAT TEKNOLOGI

INFORMASI DALAM BIDANG

PERKANTORAN

Disusun oleh :
Wilda mawadda kuangga

Manajemen informatika
Kel 4
 BAB I
RINGKASAN
Seiring berjalannya waktu teknologi informasi di Indonesia juga
semakin
berkembang.Para pengguna informasi semakin mudah memperoleh
informasi
sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi
dengan
perkembangan sumber daya manusia dan didukung dengan media atau
sarana
informasi yang memadai.
Teknologi sangat mendukung segala aktifitas manusia dalam berbagi
bidang, salah
satunya adalah di bidang Perkantoran yang akan saya bahas dalam paper
saya kali ini. Dalam suatu Perkantoran dimanapun selalu bersangkutan
dengan aktifitas
informasi, baik dari segi data yang masuk kemudian dilanjutkan pada
pemrosesan
data informasi hingga penginformasian data yang telah diolah. Manajemen
perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan
terhadap
suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan
manajemen
perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi
perkantoran,
diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang
dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat
komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual,dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran
modern
dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi
yang terjadi
dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-
data
 transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna
berbentuk laporan.Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam
perkantoran dan merupakan
sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya
aktifitas perkantoran.
Salah satu perkembangan dalam bidang informasi perkantoran
adalah
dengan banyaknya sistem kerja kantor yang menggunakan teknologi
pemrosesan
data ataupun sistem jaringan untuk publikasi informasi dari perusahaan
tersebut.
Seluruh perusahaan pasti menggunakan teknologi terutama teknologi
computer.
Komputer merupakan komponen/unsur penting dalam kelancaran kegiatan
suatu
perusahaan. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi maka
itu sangat memudahkan semua kegiatan perusahaan.

BAB II
PEMBAHASAN
➢ PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI

Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah:

“perolehan,
pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang
berbentuk angka,
huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan
kombinasi
antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh
(telecomunications)”.

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Pekerjaan kantor

adalah
 semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang
berkaitan
dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.

Secara garis besar Pengertian teknologi Informasi adalah: “perolehan,

pemprosesan
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,
gambar,
maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu :

1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi

dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi

dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.

3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau

gelombang radio.

➢ PERAN TEKNOLOGI INFORMASI

Kemajuan teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar

terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan
mudah dan cepat.

Pekerjaan-pekerjaan yang menggunakan teknologi informasi :

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

 Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi
sebagai word
processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini
penyelesaian
surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

· Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat

penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk
pengolahan teks,
terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.

· Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu

sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan
dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan,
penyimpanan dan pencetakan.

· Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan

program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dan kerugian dari penggunaan word-

processor :

➢ KEUNTUNGAN

· Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau

surat, dan
sebagainya.
· Menambah kepuasan kerja
· Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
· Menghemat tenaga
· Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
· Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
· Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan
komputer-komputer
lainnya.
➢ KERUGIAN

· Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja

yang ada
· Memerlukan pelatihan yang memadai
· Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
· Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi Perkantoran

Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang

dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan
teknologi
modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin
canggih
yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari
kata tele
artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin

dipermudah dan
dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata
dan
sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram,
tetapi
dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.

3. Pengiriman Surat

Pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh saat ini

dilakukan
dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik
(Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah
transmisi informasi dari satu tempat
 ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan
metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian
informasi. Yang
termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi
antar
komputer.

4. Pengarsipan /Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan

pekerjaan
mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan
kertas dan
disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-
disket, CD, flashdisk.
Sehingga penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang
arsip
dalam bentuk kertas.

➢ APLIKASI KOMPUTER DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN

· Pengolahan Kata (word Processing).

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak

tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan
diketik atau
dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

· Surat Elektronik (electronik mail).

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai

mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal
komputer
dan alat penyimpanan.
 contoh: yahoo mail, google mail , dll.

· Voice Mail.

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio

dalam bentuk
digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat
dipanggil.

· Kalender Elektronik (electronik calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil

kalender
pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu
dengan
menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat
bagi
manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat
padat.

· Konfrensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan

audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan
konfrensi.
Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih
digunakan.

· Konfrensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta

konfrensi yang
 tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio
dan
video.

· Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim

pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

· Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu

ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX
berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para
anggota tim
pemecah masalah secara mudah dan cepat.

· Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan

grafik yang
tersimpan.

· Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang

kualitasnya sangat
baik.Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan
dihasilkan oleh
printer laser

.
➢ MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS INTERNET BAGI
PERKANTORAN

Pada umumnya Internet digunakan untuk bisa terhubung dengan

jaringan
komputer di seluruh dunia dan sebagai media komunikasi. Internet
mempunyai
banyak kegunaan yang menguntungkan dalam berbagai bidang (bisnis,
akademis,
pemerintahan, organisasi, dsb) antara lain:

1. Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah dengan menggunakan

berbagai aplikasi antara lain : email, NewsGroup, www, FTP. Dll
2. Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi, contoh : koran, majalah dan
brosur
3. Sebagai media promosi, contoh : pengenalan dan pemesanan produk.
4. Komunikasi interaktif, meliputi : email, dukungan pelanggan dengan
www,
video,conferencing, internet relay chat, internet phone.
5. Sebagai alat untuk research dan development.
6. Pertukaran data

➢ PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERKANTORAN

Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran ada beberapa

hal yang
harus dipertimbangkan :

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

· Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-

persoalan
seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta
kehilanga
kepuasan kerja.
· Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
· Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh
mesin.
· Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
· Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan terhadap karyawan kantor

· Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

· Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-
mesin.
· Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
· Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
· Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik,
programmer dan rekayasa software .
· Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
· Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian terhadap karyawan kantor

· Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.

· Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer ,
dan
sebagainya.
· Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan
oleh mesin
· Implikasi terhadap pemberi kerja.
· Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem
elektronik.
· Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap
penerapan.
· Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan.

➢ OTOMATISASI KANTOR
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan
alat
elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
berkaitan
dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar
perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan

teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di
awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk
menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun
1964, ketika IBM memasarkan mesin
yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin
ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.

Para pengguna OA :

· Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan, terutama SDM.
· Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan
mereka
dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
· Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai
tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
· Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris,
seperti
 mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, dll.

Tujuan otomatisasi kantor adalah:

1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material,

waktu
dan mesin atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor

1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi

tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik
pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
 BAB III
PENUTUP

1. KESIMPULAN

Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan

produktivitas
kerja pegawai dan memudahkan perusahaan dalam menjalankan seluruh
kegiatan
perkantorannya. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini
mampu
meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan
kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan
ringkasan Sistem
Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah
maupun
swasta dengan sistem database yang kompleks dan terintegrasi sehingga
peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat
signifikan. Biasanya
setiap perusahaan mempunyai suatu aplikasi pemograman khusus
perusahaan itu
sendiri.

2. SARAN
Saran saya adalah semua perusahaan harus menggunakan teknologi
yang ada
untuk memudahkan aktivitas dalam manajemen perkantorannya.
Kemajuan
teknologi informasi saat ini sangat memberikan efek positif dalam
kegiatan manusia.