PEMANFAATAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM MANAJEMEN

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan,

mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga
penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern
segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-
alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan
berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan
perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi
virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran
modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi
yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah
data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna
berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan
yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi,
dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi
semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun
perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa
digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut
ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam
jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara
sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya
pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut
sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan
berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual
sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam
mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.

A. Teknologi Informasi
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,
pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Page 1

angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan
kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh
(telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi
mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak
kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada
“impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar
dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau
diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri
bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi
atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan
sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian
ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang
bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari
kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah
dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan
suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro
elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi
dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi
dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau
gelombang radio.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Page 2

B. Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai
pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana
teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan, Dengan diciptakannya mikro
komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan
menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan
sangat dipermudah, cepat, dan cermat.Ada tiga jenis dasar word processor :
a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat
penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk
pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor,
memory,layar,dan printer.
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu
sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan
dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan,
penyimpanan dan pencetakan.
c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan
program pengolahan kata (a word-processing program).Terdapat
beberapa keuntungan dan kerugian dari penggunaan word-processor :
(1) Adapun keuntungan dari penggunaan word-processor adalah:
(a) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan
atau surat, dan sebagainya.
(b) Menambah kepuasan kerja
(c) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
(d) Menghemat tenaga
(e) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
(f) Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
(g) Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan
komputer-komputer lainnya.
(2) Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
(a) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur
kerja yang ada
(b) Memerlukan pelatihan yang memadai

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Page 3

 (c) Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di
muka layar
(d) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

C. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari
seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana
yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan
bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi
beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan
telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan
jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang
sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui
kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram
merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin
dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk
kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan
telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang
termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
1. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada
telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik
(Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi
informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang
lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian,
dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual,
maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos
elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Page 4

2. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan
mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas
dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-
disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih
kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih
sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

D. Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap
perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
a. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-
persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang
digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
b. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
c. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.Pekerjaan rutin
kantor akan lebih efektif.
e. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh
berbagai variasi peralatan yang tersedia.
f. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil
sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
1) Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
2) Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-
mesin.
3) Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
4) Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
5) Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
6) Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
7) Lebih sedikit pekerjaan

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Page 5

 b. Kerugian:
1) Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
2) Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer ,
dan sebagainya.
3) Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan
oleh mesin.
4) Implikasi terhadap pemberi kerja.
5) Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem
elektronik.
6) Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap
penerapan.
7) Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan

atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :

1) Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang

dibutuhkan.
2) Harga teknologi baru ini relatif murah.
3) Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data
di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
4) Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses,
disimpan, dan dicari secara cepat.
5) Produktivitas meningkat secara cepat.
6) Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan
untuk berbagai keperluan.
7) Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.
E. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat
elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan
dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar
perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Page 6

 Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal
1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan
kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST)
yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita
magnetik secara otomatis.
1. Para pengguna OA :
a. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
b. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka
dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
c. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai
tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur
jadwal pertemuan.
d. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, dll.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
a. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi
tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
b. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
c. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

Materi 1. Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Page 7