MAKALAH

PRAKTIK PERKANTORAN

DI SUSUN OLEH :

1. AGUS HERIAWAN (
2. BAIQ YUSTININGSIH (20MA003)
3. AHMAD DHANI
4. SONIATI
5. NILA WATUL KURNIAWAN (20MA051)

UNIVERSITAS TEKNOLOGI MATARAM (UTM)

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
jenis-jenis penggunaan teknologi perkantoran

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas Dosen Fitria Ika Agustina,S.Sos.,M.M pada praktik perkantoran. Selain
itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang penggunaan
teknologi perkantoran bagi para pembaca dan juga dan bagi penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Fitria Ika Agustina,S.Sos.,M.M

selaku dosen pengampu prraktik perkantoran yang telah memberikan tugas ini
sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang
studi yang saya tekuni.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi
sebagian pengetahuannya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi
kesempurnaan makalah ini.

Mataram, 18 Oktober 2022

Tim Penyusun
 DAFTAR ISI

Kata pengantar

Daftar isi

Bab I Pendahuluan

a. Latar belakang

Bab II Pembahasan

a. Jenis-jenis teknologi perkantoran yang sering dipakai

b. Teknologi perkantoran yang jarang dipakai
c. Masalah-masalah yang dihadapi dalam teknologi perkantoran

Bab III Penutup

a. Kesimpulan
b. Saran
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini, hampir di semua sektor
juga merasakan dampaknya termasuk dalam dunia perkantoran. Berbagai macam
pekerjaan yang dahulu masih harus dilakukan secara manual dengan tenaga
manusia kini mulai beralih dilakukan secara komputerisasi sehingga hasilnya bisa
lebih efektif dan efisien. Adapun tujuan dan manfaat teknologi perkantoran ada
banyak sekali, yang paling bisa kita rasakan yaitu segala pekerjaan menjadi lebih
mudah, cepat, praktis dan pastinya lebih menghemat biaya dan tenaga. Oleh sebab
itu dengan semakin majunya teknologi perkantoran sisi positifnya juga bisa
membuat perusahaan tersebut bisa berkembang dengan lebih cepat.

Tujuan yang tercapai dengan adanya sebuah teknologi perkantoran adalah

terciptanya sebuah kemudahan yang akurat dengan adanya berbagai fasilitas
teknologi maju dalam mengatur manajemen kantor secara efisien, mulai dari
aktivitas menghimpun dan menyimpan berbagai data. Adapun beragam manfaat
vital juga terlihat mencolok dari penerapan teknologi perkantoran dalam sebuah
perusahaan, sebagai contohnya memampukan pekerjaan untuk terselesaikan
dengan efisien dan tak membuang waktu secara percuma. Kemudian memberikan
keamanan pada setiap data penting yang tersimpan dan yang tak kalah penting
adalah meminimalisir kesalahan dalam penghimpunan sebuah data. Berkenaan
dengan hal tersebut seluruh aktivitas kegiatan manajemen perusahaan
keseluruhannya akan berjalan lebih efektif dan teratur.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Jenis-Jenis Teknologi Perkantoran Yang Sering Di Pakai

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :
1. Pengolahan Kata (Word Processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan
komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word
2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat
penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang
terdapat pada telepon konvensional
3. Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4. Transmisi faximile (Fax)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung
channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya
seperti mesin foto kopi.
5. Konferensi Audio (Audio Conference)
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing
adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan
fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon
3. Menghemat waktu persiapan
 Tips konfrensi audio lebih efisien :
1. Ada yang berperan sebagai moderator
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak
3. Kirimkan terlebih dahulu agenda konferensi yang akan dibahas (bisa melalui email,
fax, dll)
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya
5. Rekaman konfrensi harus disimpan
6. Resume hasil konferensi dibagikan kepada para peserta.
6. Konfrensi Video (Video Conference)
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang
tersebar secara geografis. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan
mendengar suara orang yang berada di lokasi lain pada saat konferensi berlangsung.
7. Konferensi Komputer (Computer Conference)
Penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk
melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir
sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software
yang sama. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang
gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang
memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

8. Kalender Elektronik (electronic calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat
perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Biasanya
digunakan oleh manajer atau sekretaris. Aplikasi ini hanya menyusun terjadinya komunikasi
bukan mengkomunikasikan informasi
9. Videoteks
Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar
CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan
sekunder pada komputer.
10. Image Storage & Retrieval
Digunakan oleh perusahaan yang mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga
mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan
kembali jika diperlukan. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah
ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah
11. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Dekstop Publishing :
1. Aplikasi administratif,  meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk
penggunaan internal perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
2. Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
3. Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan
untuk digunakan diluar perusahaan
 B. Teknologi Perkantoran yang Jarang Dipakai

1. Voice Command
Fitur perintah suara atau bahkan asisten pribadi seperti Siri, S-Voice, Cortana, atau
semacamnya tak akan begitu berguna di Indonesia. Alasannya jelas, karena aplikasi tersebut
belum mendukung bahasa Indonesia. Menggunakan aplikasi tersebut dengan bahasa Inggris
adalah hal yang masih dianggap tabu dan cukup aneh dilakukan.

2. Fingerprint scanner
Smartphone canggih dan mahal seperti Apple iPhone 6 atau Samsung Galaxy S6 sudah
dilengkapi dengan pemindai sidik jari. Memang ada cukup banyak pengguna di Indonesia
yang memanfaatkan fitur tersebut. Namun jika dibandingkan, ternyata lebih banyak lagi
pengguna yang tidak menggunakannya. Selain belum terlalu familiar, pemindai sidik jari juga
belum sepenuhnya terasa bermanfaat.

3. Motion dan gesture

OPPO, Lenovo, dan ZTE adalah tiga produsen smartphone jagonya menciptakan fitur motion
dan gesture. Menyalakan lampu senter dengan menggoyangkan smartphone, menggerakkan
smartphone dari bawah ke atas untuk menjalankan aplikasi kamera, atau menulis huruf
tertentu di layar untuk membuka suatu aplikasi. Terdengar keren, namun fitur tersebut pada
nyatanya tak terlalu sering dipakai karena terkadang justru terasa lebih merepotkan atau tidak
akurat.

4. Layar 2K

Layar smartphone biasanya berukuran antara 4 hingga 6,5 inci. Dengan dimensi yang tidak
besar tersebut, ada beberapa produsen smartphone yang hobi menggunakan resolusi layar
ekstra besar pada produk andalannya, yakni dengan layar hingga 2K. Padahal, resolusi layar
setinggi itu tak akan bisa terlihat oleh rata-rata mata manusia. Mata manusia masih sulit
membedakan resolusi layar full HD atau 2K karena perbedaannya yang tak terasa pada layar
kecil.

5. Curved screen
Belakangan ini tren layar melengkung, entah itu melengkung secara vertikal maupun
horizontal, mulai menuai perhatian. Contohnya seperti LG G Flex Series, LG G4, Samsung
Galaxy Note Edge, atau Samsung Galaxy S6 Edge. Layar melengkung tersebut dipastikan
membuat harga smartphone jadi melambung tinggi. Padahal, fungsinya tak terlalu signifikan
berguna untuk kebutuhan sehari-hari
 C. Masalah-Masalah yang Dihadapi dalam teknologi perkantoran

1. Ketika database yang terdapat dalam komputer telah penuh, maka media penyimpanan
dalam komputer akan semakin terbatas.
2.  Terbatasnya mesin penunjang kegiatan perkantoran
3.  Dibutuhkan kecakapan dan keterampilan individu dalam menggunakan mesin mesin
kantOR.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini, hampir di semua sektor
juga merasakan dampaknya termasuk dalam dunia perkantoran. Berbagai
macam pekerjaan yang dahulu masih harus dilakukan secara manual dengan
tenaga manusia kini mulai beralih dilakukan secara komputerisasi sehingga
hasilnya bisa lebih efektif dan efisien.
B. Saran
Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas praktik perkantoran, tentunya
terdapat banyak kekurangan dan kekeliruan dalam penulisan makalah ini. Oleh
karena itu kritik dan saran sangat diperlukan guna penyempurnaan makalah
ini. Semoga makalah ini bisa membantu dalam menyelesaikan tugas praktik
perkantoran.