Tipe – Tipe Utama System Pada Organisasi

1. Transaction Processing System (TPS)

2. Knowledge Work System (KWS)
3. Office Automation System (OAS)
4. Management Information System (MIS)
5. Decision-Support System (DSS)
6. Executive Support System (ESS)

Pada pembahasan kali ini kami akan membahas mengenai knowledge work system dan office
automation system. System ini termasuk dalam middle management (manajemen tingkat
menengah)

Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hierarki pada sebuah perusahaan
atau organisasi. Manajemen Tingkat Menengah bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana
yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak.

Manajemen tingkat menengah bisa meliputi beberapa tingkatan, membawahi dan mengarahkan
aktivitas aktivitas manajer dibawahnya. Manajemen pada tingkat ini memiliki tanggung jawab
terhadap segala aktivitas yang dilakukan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan
bahkan terkadang terhadap beberapa karyawan operasionalnya. 

Manajemen pada tingkat menengah ini umumnya terdiri atas Kepala Departemen atau HOD,
Manajer Cabang, Junior Executive. Kepala Departemen semisal Manajer Keuangan, Purchasing
Manager dan yang lain lain. Manajer Cabang contohnya kepala cabang perusahaan atau unit
lokal. Junior Eksekutif contohnya adalah Asisten Manajer Pembelian, Asisten Manajer
Keuangan dan yang lainnya. Manajemen Tingkat Menengah ini dipilih oleh Manajemen Puncak

Tugas dan peran manajemen tingkat menengah beberapa diantaranya seperti berikut ini:
 Menjalankan perintah, kebijakan, rencana yang telah disusun oleh manajemen puncak
 Memberi saran atau rekomendasi kepada manajemen puncak
 Mengkoordinasikan seluruh aktivitas dari semua departemen yang ada
 Berkomunikasi dengan manajemen puncak dan manajemen tingkat yang lebih rendah
posisinya
 Mempersiapkan rencana jangka pendek, umumnya disusun hanya untuk 1 hingga 5 tahun
 Mempunyai keterbatasan tanggung jawab dan wewenang karena manajemen tingkat
menengah ini merupakan perantara manajemen puncak dengan manajemen yang lebih
rendah.
 Bertanggung jawab secara langsung kepada Dewan Direksi dan CEO perusahaan
 Membutuhkan keterampilan yang lebih manajerial serta teknis dan kurang membutuhkan
keterampilan yang sifatnya konseptual.

Office Automation System merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan

komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-
orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Office
Automation System (OAS) terkadang disebut juga dengan otomatisasi kantor, itu merupakan
salah satu teknologi perkantoran, merupakan usaha yang dilakukan untuk pengotomatisasi
kegiatan yang ada di kantor. Tujuan akhir dari Office Automation System ini mengurangi
penggunaan kertas (paperless), peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan
meningkatkan produktivitas kerja.

Pada awalnya penggunaan Office Automation System hanya sebatas pada kalangan pabrik
industri. Namun, sekarang penggunaannya sudah menyebar hingga perkantoran. Office
Automation System dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), mesin ketik yang mampu mengetik kata-kata yang
sebelumnya telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Office Automation sendiri dirancang menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Personal Information System, sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan single
user supaya dapat meningkatkan produktivitas individu. Contoh: Microsoft Office, IBMs
Lotus Smartsuite, dan lain-lain.
2. Work Group Information System, sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari
suatu kelompok kerja supaya dapat meningkatkan produktivitas dari kelompok kerja.
Contoh: Outlook, Microsoft Exchange, dan lain-lain.

Karakteristik Office Automation System 

1. Menuju ke paperless office
2. Pendesainan ulang alur kerja
3. Perangkat lunak terintegrasi
4. Perancangan ergonomic/user friendly
5. Cerdas dan menarik

Komponen Office Automation System 

- Data : Text, Audio, Grafik, Multimedia
- Tools : Computer Based & Non Computer Based
- User : Manager, Profesional, Sekretaris, Peg. Administrasi
- Sub system : Electronic publishing system, Image processing system, electronic
communication system, office management system dan electronic collaboration system

Terdapat beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya yaitu :
1. Pengolah Kata, Aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik, Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer
berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik (email) efektif
jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail, Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah
setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan
komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari
voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
4. Kalender Elektronik, Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil
kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio, Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah,
sehingga dapat mengefisienkan waktu penyampaian pesan
6. Konferensi Video, Salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah.
7. Konferensi Komputer, Salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan
komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar
informasi mengenai suatu topik tertentu. Konferensi komputer dapat terdiri dari banyak
peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.
8. Transmisi Faksimile, Digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan
khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan
kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Faksimile berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah secara
cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis.
9. Videotext, Komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik
yang tersimpan ke layar CRT.
10. Pencitraan, Penggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas
atau mikrofilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder.
Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari
satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam
data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud
memahami suatu masalah.
11. Desktop Publishing (DTP), Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang
kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk
suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer
laser, yang dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan
operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG (What You See Is What You Get).
Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

Konsep Office Automation System (OAS) menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT

yang mencangkup hardware dan software dalam berkomunikasi baik dengan satu unit maupun
banyak unit. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT melalui
sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya.
Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakai lainnya melalui server tersebut.
Semua informasi dan dokumen disimpan di dalam server dan untuk memudahkan digunakan
berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui
penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta internet seorang user akan
dapat berkomunikasi sengan pemakai lainnya tanpa ditentukan ataupun dibatasi oleh jarak dan
waktu.

Knowledge Management System (KMS) atau manajemen sistem pengetahuan adalah suatu
aplikasi atau penerapan pengetahuan di level kelompok dan organisasi, atau mudahnya adalah
penerapan pengetahuan yang diterapkan atau yang dilakukan oleh suatu kelompok dan
organisasi. Dengan adanya knowledge management system (KMS) atau manajemen sistem
pengetahuan ini suatu kelompok dan organisai dapat mengetahui hal apa yang harus dilakukan
dari suatu peristiwa yang terjadi.

Karakteristik yang dimliki knowledge management system (KMS) atau manajemen sistem
pengetahuan adalah
- Mendukung terjadinya komunikasi diantara berbagai user
- Terjalinnya kordinasi aktifitas user
- Terciptanya kolaborasi diantara kelompok user untuk kreasi, modifikasi, dan diseminasi
produk, serta
- Terkendalinya proses untuk memastikan integritas dan melacak kemajuan project.

Pada tahap pelaksanaan karakteristik yang dimliki knowledge management system (KMS) atau
manajemen sistem pengetahuan memberikan dukungan terhadap beberapa fungsi informasi
yang ada
(1) Acquiring and indexing; capturing and archiving;
(2) Finding and accessing
(3) Creating and annotating;
(4) Combining, collating, modifying;
(5) Tracking.
Dalam KMS atau manajemen sistem pengetahuan terdapat dua hal yang perlu diperhatikan,
yakni knowledge reuse atau penggunaan kembali pengetahuan dan knowledge repositories.

Knowledge Repositories merujuk pada sebuah sistem yang menghimpun, merawat, serta
mengamankan pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi, baik berupa tacit maupun explicit.
Pengetahuan tacit yang kemudian dipetakan dalam serangkaian alat dokumentasi, serta
pengetahuan explicit yang berupa catatan, prosedur, juga dokumen lainnya disimpan sebagai
ingatan organisasi agar dapat digunakan kembali.

Knowledge repositories merupakan jenis penyimpanan pengetahuan dalam bentuk intranet atau
portal yang menjaga, mengelola, dan mengontrol memori organisasi. Pengetahuan yang
disimpan dalam knowledge repositories tidak hanya dalam dokumen, data, dan record, tetapi
gabuungan dari pengetahuan tacit dan explicit.

Knowledge Reuse atau penggunaan kembali pengetahuan adalah suatu kegiatan diamana
kelompok atau organisasi mengingat dan mengenali kembali pengalaman dan pengetahuan yang
sudah ada dan dilakukan sebelumnya karena menghadapi situasi hampir sama dengan situasi
yang sebelumnya. Knowledge reuse dimulasi dari pertanyaan apa yang dicari, kemudian proses
penentuan lokasi, lalu dilanjutkan dengan pemilihan pengetahuan atau informasi seperti ada
yang akan dipilih dan yang terakhir adalah penerpan pengetahuan yang sudah di dapatkan.

Peran dalam proses knowledge reuse yang pertama adalah knowledge producer, pada tahap ini
pengetahuan diciptakan dan didokumentasikan. Kedua adalah knowledge intermediary, pada
tahap ini pengetahuan mulai disiapkan untuk digunakan kembali. Ketiga adalah knowledge
reuser, pada tahap ini adalah pengetahuan sudah siap untuk digunakan kembali pada situasi
tertentu

Komponen Knowledge Management System

Terdapat tiga faktor utama dalam knowledge management, yaitu people, process, dan
technology.
1. People. People merupakan orang-orang yang mempunyai pengetahuan, mengelola sistem
tersebut, serta berkomitmen pada proses yang melibatkan pengetahuan untuk organisasi.
Aktivitas berbagi membuat penyebaran pengetahuan bisa dibangun.
2. Process. Process memastikan implementasi dari knowledge management berjalan dengan
semestinya dengan cara menyelaraskan prinsip, strategi, praktik, dan proses.
3. Technology. Technology adalah media knowledge management system yang memerlukan
orang berkompeten untuk mengurusnya. Dalam proses implementasi diperlukan beragam alat
untuk memfasilitasi komunikasi, konten manajemen, serta kolaborasi.

Hal tersebut bertujuan untuk mendukung knowledge capture, dissemination, sharing, dan
application. Teknologi berperan sebagai peran pendukung yang mendorong people melakukan
tugasnya.

Contoh Knowledge Management System

 CAD/CAM untuk membantu insinyur membuat modelling 3D
 VRML untuk membantu web desainer membuat desain 3D berasis web
 System yang dapat memprediksi kecenderungan saham perusahaan-digunakan di
BEJ/BES/pialang saham
 Artificial Intelegence : usaha untuk membangun system berbasis computer yang dapat
berperilaku seperti manusia
 Neural Network : h/w dan s/w yang meniru polaotak untuk melakukan prosesnya

Manfaat Knowledge Management System

 Menghemat Biaya dan Waktu
 Menambah Aset Pengetahuan
 Perusahaan Lebih Mudah Beradaptasi
 Meningkatkan Produktivitas

Siklus KMS
Terdapat beberapa pendekatan dan versi siklus knowledge management berdasarkan penelitinya.
Berikut ini siklus knowledge management dalam penelitian “Bridging Knowledge Management
Life Cycle Theory and Practice” oleh Max Evans bersama Natasha Ali.
- Identifikasi
Tahap identifikasi mencari aset pengetahuan, bisa dalam bentuk dokumen secara fisik
maupun elektronik dalam sebuah organisasi. Untuk menemukan dasar utama pengetahuan,
bukti implisit atau eksplisit dicari tahu lewat brainstorming dan analisis bersama.

Analisis dan asesmen aset dilakukan dengan cara yang berkualitas dan relevan berdasarkan
aturan yang berlaku.

- Pembuatan (Create)
Data serta informasi dalam aset pengetahuan di tahap sebelumnya diolah menjadi
pengetahuan baru. Pembaruan pengetahuan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang
kurang. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk membuat pengetahuan
baru.
Contohnya yaitu analisis alur kerja dan informasi, pemetaan proses, dan pembuatan
prototipe. Pembuatan aset pengetahuan ini mengikuti panduan yang sama seperti analisis dan
asesmen tahap identifikasi.

- Penyimpanan (Store)
Jika sebuah pengetahuan dianggap berharga, maka akan disimpan dalam organisasi sebagai
komponen yang aktif. Aset pengetahuan disimpan dengan terstruktur sehingga bisa diambil
dan dibagi secara bertanggung jawab oleh pengurus organisasi.
Satu hal yang perlu diingat dalam tahap ini adalah pengetahuan tidak boleh bocor dan
diketahui oleh kompetitor.

- Pembagian (Share)
Dari tempat penyimpanan, aset pengetahuan dibagikan dan disosialisasikan. Proses ini harus
diperhatikan agar semua karyawan dapat memahami pengetahuan dengan baik. Penting
untuk menggunakan media yang tepat untuk menyalurkan pengetahuan.
 Perusahaan yang sudah berpengalaman akan memiliki saluran komunikasi yang lebih efisien
dan efektif. Hal tersebut dapat mempercepat waktu penyebarluasan pengetahuan. Tahap ini
bisa dikatakan sebagai penghubung aliran pengetahuan dari hulu ke hilir.

- Penggunaan (Use)
Pengetahuan yang sudah dibagi dapat digunakan untuk membuat keputusan, memecahkan
masalah, mengembangkan pemikiran yang inovatif, dan meningkatkan efisiensi pekerjaan di
sebuah organisasi. Di tahap ini mungkin diperlukan bantuan ahli agar penerapan ilmu bisa
dilakukan dengan efisien.

- Pembelajaran (Learn)
Aset pengetahuan juga bisa menjadi dasar membuat pengetahuan baru lainnya untuk
menyempurnakan yang sudah ada. Penggunaan pengetahuan dalam rangka pemahaman
kontekstual akan dianggap sebagai pengalaman berharga oleh karyawan.
Ada beberapa tindakan dalam tahap ini, yaitu menghubungkan, mengintegrasikan,
menggabungkan, serta menginternalisasikan pengetahuan.
Jika sebuah aset pengetahuan bermanfaat, maka akan diteruskan ke tahap selanjutnya, yaitu
peningkatan penyempurnaan. Namun, jika manfaat dari aset pengetahuan kurang lengkap,
maka siklus diulang dari tahap awal.

- Improvisasi (Improve)
Aset pengetahuan kembali disimpan atau bisa juga direferensikan. Hal tersebut dilakukan
agar nilainya bermanfaat untuk masa mendatang. Peningkatan ini mencakup pengarsipan
untuk tetap digunakan atau transfer untuk digunakan lebih lanjut.

Piramida Kognitif KMS

Piramida kognitif knowledge management system mengilustrasikan bagaimana informasi bisa
diolah menjadi sebuah pengetahuan, kemudian dijadikan dasar untuk memutuskan sesuatu.
1. Data. Data merupakan elemen yang paling dasar karena sama sekali belum diproses. Elemen
mentah ini belum bisa digunakan. Contohnya yaitu kata, angka, tabel, kode, dan basis data.
2. Informasi. Informasi adalah hasil dari data yang diproses, sehingga sudah memiliki makna.
Contohnya yaitu ide, gagasan, konsep, dan pertanyaan.
3. Pengetahuan. Pengetahuan merupakan informasi yang dikumpulkan untuk diorganisir,
kemudian dipahami. Contoh pengetahuan yaitu teori, fakta, dan kerangka kerja.
4. Kebijakan. Kebijakan yaitu penerapan pengetahuan yang digunakan sebagai dasar
pengambilan keputusan.

Model KMS
Menurut Hirakata Takeuchi dan Ikujiro Nonaka, dua peneliti berkebangsaan Jepang,
pengetahuan memiliki karakter yang dinamis serta bisa berubah bentuk dari explicit menjadi
tacit, dan sebaliknya. Mereka membuat model penciptaan pengetahuan yang memudahkan
organisasi untuk memprosesnya.
Model knowledge management system atau model dimensi milik mereka dinamakan Model
Dimensi Pengetahuan SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization).
 Socialization. Socialization terbentuk akibat kegiatan berbagi pengetahuan yang dilakukan
secara langsung. Hal ini menjadi transfer pengetahuan antara individu yang satu dengan yang
lain secara tacit (dipahami, tetapi belum disadari).
 Externalization. Externalization merupakan perubahan bentuk dari tacit ke explicit. Dengan
ini, pengetahuan ini disebarluaskan lewat berbagai media dan saluran, sehingga lebih mudah
dipahami oleh orang lain.
 Combination. Combination merupakan kegiatan mengumpulkan pengetahuan explicit ke
satu media agar lebih sistematis. Hal ini dilakukan melalui penambahan pengetahuan yang
baru.
 Internalization. Internalization adalah perubahan dari bentuk explicit ke bentuk tacit
kembali. Contohnya yaitu proses belajar, lalu membentuk pengetahuan baru di dalam diri
seseorang.

Setiap perusahaan memerlukan knowledge management system untuk menerapkan pengetahuan

organisasi. Jika tidak menerapkan sistem tersebut, maka pengetahuan baru yang muncul tidak
akan memberi perubahan baik bagi perusahaan. Pengelolaan pengetahuan juga dapat didukung
dengan bantuan learning management system untuk mendukung transfer ilmu pengetahuan
dengan baik.