2017 Tugas Otomatisasi

Perkantoran
Modern Office

Oleh :
Nur imamul Hakim
Achmad Ading Muliadi
Hadi Irjayanto
Rahmawati Kasim
Rian Fajry Hasan
Ricardo A.P. Jaya

UNIVERSITAS YAPIS JAYAPURA

 Teknologi Perkantoran Modern
Otomatisasi Kantor
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan
kegiatan divisi mesin tik listriknya.
Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric
Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru
ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang
sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik
ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.
Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang
didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapkan sistem formal
untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang
didistribusikan ke manajer yang berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau
diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan saat diperlukan oleh
perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi
dengan pengambil keputusan lain.
Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer
dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik
lisan maupun tertulis.

Gambar 1 Sumber: CBIS Mc Leod, 2001

 Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, dua komponen utama yaitu
komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA.
• Komponen database dalam OA
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh
sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang
sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem
perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat
mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan
komputer. Pengolahan data meliputi
• Mendapatkan data, yaitu dengan :
• Mendokumentasikan setiap transaksi
• Kejadiannya apa?
• Kapan terjadinya?
• Berapa banyak dan berapa nilainya?
• Keterangan tentang transaksi
• Memanipulasi data, yaitu dengan :
• Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
• Diurutkan
• Dihitung
• Ditotal
• Menyimpan Data
• Menggambarkan setiap transaksi
• Dalam bentuk database
• Menyiapkan dokumen
• Terbentuk dalam kategori :
• Berdasarkan jenis kejadiannya
• Berdasarkan waktu kejadiannya
Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan
komputer.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah sebagai berikut:
Word Processing
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang
disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam
komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika
diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada
manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran
modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang
terhubung dalam satu jaringan komputer.

Electronic and voice mail

Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk
dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat
dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk
mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja
terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

Computer calendaring
Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau
sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan
tersebut melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan
komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.
Audio conferencing
Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan
orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik
tertentu.
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang
mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi
dengan Chat Server.

Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung
partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
• One-way video dan two-way audio
• One-way video dan audio
• Two-way video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang
mempunyai kemampuan audio visual.
Computer conferencing
Komputer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio
maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer
untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat
channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling
berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah
sarana bertukar pesan secara interaktif.
FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran
komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi
oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu
dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon
menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya
menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
Videotex, Imaging dan Desktop publishing
Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
• Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik
ke dalam layar monitor.
• Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan
kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer.
 • Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang
sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Latar Belakang Timeviewer

TeamViewer adalah perangkat lunak yang dapat digunakan secara gratis untuk pribadi /
penggunaan non-komersial. TeamViewer dapat digunakan untuk mengakses PC dari jarak jauh
melalui jaringan yang menghubungkan seperti Internet. Ada 3 jenis TeamViewer adalah yang
tersedia adalah versi Installer, portabel versi dan versi web dasar.
Manfaat menggunakan TeamViewer :
• Bisa meremote komputer hanya dengan koneksi internet
• Cara menggunakannya sangat sederhana dan tidak bertele – tele
• Mempunyai fitur yang banyak
• Ukuran file yang sangat kecil
• Bisa membuat 25 orang untuk rapat
• Mempunyai kinerja yang cepat dengan adanya koneksi internet yang stabil
Alasan Menggunakan TeamViewer
• Hemat waktu dan uang, mendukung, membantu, berinteraksi, dan berkolaburasi dengan
banyak orang. Bertukar informasi. Mengakses dan menggunakan teknologi. Satu alat dapat
memungkinkan anda semua seakan sedang bekerja di ruangan yang sama tanpa menjelajah
waktu dan mengeluarkan biaya. Dengan TeamViewer, Anda memiliki semua yang anda
perlukan tepat dihadapan anda.
• Aman dan stabil TeamViewer memungkinkan anda melakukan apapun yang diinginkan
tanpa masalah dan kekhawatiran. Data, percakapan dan rapat pribadi tetap terjaga apa
adanya.
• Fokus pada pekerjaan anda, bukan menghabiskan waktu mempersiapkannya. Pecahkan
masalah dari jauh atau bahwa pelanggan dan kolega bersama-sama tanpa harus melakukan
langkah-langkah kompleks dan persiapan waktu yang menyusahkan. Aplikasi ini didesain
untuk bekerja dalam waktu beberapa detik pada segala perangkat.
Fitur TeamViewer

 Remote control
Pada bagian ini kita harus mengenal fungsi ini dulu. Kita akan membahas tentang
remote control dahulu. Remote control adalah kita dapat mengendalikan komputer orang lain,
tetapi kita harus mengetahui patner ID dari TeamViewer pada komputer yang ingin di
kendalikan. Kita hanya perlu memasukkan patner ID terus klik connect to patner dan kita dapat
meremote komputer orang lain.
  File transfer
Fitur ini mempunyai fungsi sebagai client dan server. Cara menggunakannya adalah
kita hanya drag dan drop untuk dapat memindahkan file dari client ke server atau sebaliknya.
Penggunaannya sangat mudah jadi orang pemulapun tidak akan mengalami kesulitan.

 Meeting
Sekarang kita akan membahas tentang fitur meeting yang mempunyai fungsi untuk
membuat pertemuan atau rapat yang bisa memungkinkan sampai 20 komputer. Terdapat 2
kolom yang di sebelah kiri yaitu host meeting mempunyai fungsi menyediakan akses meeting
kepada orang lain dan kita sendiri menjadi host. Kita tinggal hanya mengeklik instan meeting
kita sudah bisa menjadi host. Join meeting : mempunyai fungsi kita dapat bergabung dengan
meeting host yang lain kita tinggal memasukkan ID meetingnya dan kita sudah bisa ikut
meeting.

 Panel : remote control

Mempunyai fungsi voice over IP tang terdapat 2 buah icon. Icon microphone adalah
kita tidak dapat memberikan pesan suara kepada komputer yang sedang kita remote dan icon
speaker adalah memberikan pesan suara kepada komputer yang kita kendalikan.
Contoh Dari Aplikasi TeamViewer
Contoh dari sebuah komputer yang telah terkendali penuh