BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem

informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi.
Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan
kompetitif.

Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga
berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era
globalisasi seperti saat ini.

Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas. Tugas pemrosesan informasi sehari
hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Suatu perusahaan dalam mengembangkan
pemprosesan data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi
Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktuyang seefisien
mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan
perusahaan.

1
1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yg dimaksud otomatisasi perkantoran?

2. Apa tujuan dari otomatisasi perkantoran ?
3. Apa manfaat dari otomatisasi perkantoran ?
4. Siapa saja pengguna otomatisasi perkantoran ?
5. Apa saja aplikasi otomatisasi perkantoran ?
6. Apa saja macam-macam system otomatisasi kantor?
7. Apa kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkartoran ?
8. Apa saja dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran?
9. Bagaimana model otomatisasi perkantoran?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian otomatisasi perkantoran.

2. Untuk mengetahui tujuan dari otomatisasi perkantoran.
3. Untuk mengetahui manfaat dari otomatisasi perkantoran.
4. Untuk mengetahui pengguna otomatisasi perkantoran.
5. Untuk mengetahui aplikasi otomatisasi perkantoran.
6. Untuk mengetahui macam-macam system otomatisasi kantor.
7. Untuk mengetahui kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkantoran.
8. Untuk mengetahui dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran.
9. Untuk mengetahui model otomatisasi perkantoran.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Otomatisasi Perkantoran.

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan

informal terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari
orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.Dengan kata lain
otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologitinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula
otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-
processinguntuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.

Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang
disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin
untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi
kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.Read More

2.2 Tujuan Otomatisasi Perkantoran

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas

kerja melalui:1.\
Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat
ini, tetapi komputermenunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk
menangani beban kerja yang bertambah.2. Pemecahan Masalah Kelompok,
Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajeruntuk saling
melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.3.

Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua

komunikasi interpersonal tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon,
peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.4. Penggabungan dan Penerapan
Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dll.5.
Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office
Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

3
2.3 Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Agar siswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor
yangmampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang
lebihcepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya. Kompter tidak menggantikan
pekerjaan saat ini, tetapin computer menunda penambahan pegawai yang di pelukan untuk
menangani beban kerja yang bertambah. Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA
berkontribusi ke dan dari manager membuatnya sangat cocok di terapkan untuk pemecahan
masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti. Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office
Automation) bukan tanpa keterbatasan.

2.4 Pengguna Otomatisasi Perkantoran

A. Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan, terutama sumber daya manusia.
B. Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang
keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai
administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
C. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab
telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
D. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan.

2.5 Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1.Pengolahan Kata (Word Processing).

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-

tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau
dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

4
Contoh : Ms Word

2.Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai

mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal
komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk
memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional

3.Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika

akan hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui
telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil
pesan yang telah dikirimkan.

4.Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen

pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang
lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai
channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

5.Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio

diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan
konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak
digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Daya tarik konfrensi audio :

1. Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau.

2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Menghemat waktu persiapan.

5
6.Konferensi Vidio

Konferensi Vidio adalah penggunaan peralatan televisi untuk

menghubungkan para peserta koferensi yang tersebar secara geografis.Peralatan
tersebut menyediakan hubungan audio dan vidio.

Terdapat tiga konfigurasi vidio :

1) Vidio satu arah dan Audio satu arah

Sinyal vidio dan Audio di kirimkan dari satu tempat ke

tempat tranmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan.

2) Vidio satu arah dan Audio dua arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkah orang di

tempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat
tranmisi sementara semua orang melihat pada gambar vidio
yang sama.

3) Vidio dan Audiodua arah

Komunikasi audio dan vidio antara semua tempat

berlangsung dua arah.

7.Videotex

Vidiotex adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar

CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan .

Saat perusahaan ingin menyediakan informasi epada para pemecah

masalah dalam bentuk vidiotex,terdapat tiga sumber utama bahanya.

1. Perusahaan dapat menciptakan file vidiotex pada

komputernya sendiri
2. Perusahaan dapat berlangsung jasa vidiotex ,yang
memungkinkan pemakai untuk mengakses file vidiotex
yang disediakan oleh jasa tersebut.File itu tersimpan dalam
penyimpanan sekunder online milik jasa tersebut atau
didistribusikan dalam bentuk piriringan optik.
3. Perusahaan dapat memperoleh akses ke file vidiotex dari
perusahaan.

6
 8.Pencitraan

Sejumlah perusahaan memiliki sangat banyak dokumen yang harus

disimpan dalam file sehingga informasinya dapat diambil saat diperlukan
.Perusahaan asuransi dan bank termasuk dalam kategori ini.Awalnya perusahaan –
perusahaan ini menyimpan file dalam bentuk kertas,tetapi tempat yang di
perlukan tida mencukupi lagi.Pemecahanya adalah menyimpan (image) dokumen
daripada doumen itu sendiri maka perusahaan beralih ke microform.

9.Desktop Publishing

Desktop Publishing(DTP) adalah penggunaan komputer untuk menyimpan

untuk menyiapkan output terceta yang kualitasnya sangat mirip dengan yang di
hasilkan oleh typesetter.

2.6 Macam-Macam System Otomatisasi Peerkantoran

A. System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system

teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan
organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan
bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet
yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain
oleh orang lain.

B. System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi
atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama.
Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah
teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan
oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

7
C. System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan

teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi
darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing,
elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik
document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk
basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.Presentation
graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia
presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk
mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

D. System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system

kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-
aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan
electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti
kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic
scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

E. System Elektronik Formal

System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.

Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

F. System Elektronik Informal

System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.

Sistem-sistem OA ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya
sendiri, mirip dengan DSS.

8
2.7 Keuntungan dan Kerugian Otomatisasi Perkantoran

A. Keuntungan Otomatisasi Perkantoran :

1. Meningkatkan Produktifitas Kerja

2. Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga
3. Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat Dll

B. Kerugian Otomatisasi Perkantoran :

1. Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2. Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang
dilakukan oleh system OA
3. Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa
merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

2.8 Dampak Positif dan Negatif Otomatisasi Perkantoran

A. Dampak Positif Otomatisasi Perkantoran

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang

menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam
memperbaiki kesalahan-kesalahan. Bertambahnya kesempatan dalam bidang
pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software.
Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit
pekerjaan

B. Dampak Otomatisasi Perkantoran

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan

sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan
kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi
terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem
manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan
pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya
memenuhi kebutuhan.

9
2.9 Model Otomatisasi Perkantoran

Keterangan: :

 Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada

isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi
juga disediakan oleh lingkungan.
 Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti
pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer
 Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan
perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin
berada di kedua area tersebut.
 Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-
komputer seperti konferensi video dan audio.

10
 BAB III
PENUTUP

3.1Kesimpulan

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara
penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi
Manajemen) dipromosikan oleh pembuatkomputer untuk mendukung peralatan baru tsb.
Konsep SIM (Sistem InformasiManajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus
diterapkan untuk tujuanutama menghasilkan informasi manajemen.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi

danmeningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melaluipenggunaan
alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasiseperti konferensi jarak jauh,
voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimiletransmission. Komputer dapat diprogram
untuk melaksanakan sebagianpenalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang
dinamakankecerdasan buatan (artificial intelligence).

3.2 Saran

Demikian yang dapat penulis paparkan mengenai materi yang menjadi

pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan
dan kelemahannya, karena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan
atau referensi yang ada dalam makalah ini.

Terima Kasih pada semua telah membantu penulis dalam menyelesaikan

makalah ini. Penulis banyak berharap para pembaca memberikan kritik dan saran
yang membangun kepadapenulis demi sempurnanya makalah ini dan penulisan
makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna
bagi penulis pada khususnya juga para pembaca pada umumnya.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Ferguston,Cortney S.;Watson,Hugh J.; dan Gatewood,Robert.

“Stategic Planning for Office Automation.”Information dan Management

21(November 1991):201-21

Frappaolo,Carl.”The Promise of Electronic Document Management.”Modern

Office Technology 37(Oktober 1992):598ff

Ghosh,Deb”Vidiotex System.”DATABASE 23( Summer 1992):19-26

Giulino,Vincent E.”The Mechanization of Office Work.”Scientific American 247

September 1982:148-164

12