Ari Subekti, S.Pd.

A. Otomatisasi Perkantoran
Awal tahun 1960 IBM menciptakan istilah
word processing untuk
menjelaskan kegiatan devisi
mesin TIK listriknya

Pada tahun 1964 IBM memasarkan mesin yang

disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin
ketik yang dapat mengetik kata-kata
yang telah direkam dalam pita
magnetik secara otomatis.
1. Pengertian Otomatisasi
Perkantoran
Otomatisasi penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik
yang biasa dilakukan oleh
manusia.

Otomatisasi kantor Office Automation / OA

 Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan
fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi
otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis
khususnya komputer.
Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi
perkantoran dimulai secara bersamaan dengan
berkembangnya teknologi informasi, dimana
digunakannya perangkat komputer untuk keperluan
perkantoran.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
1. Minim pengeluaran biaya, menghemat biaya karena
komputer dapat menggantikan, meringankan tugas
pekerja.
2. Pemecahan masalah kelompok
3. Pelengkap bukan pengganti
4. Penggabungan dan penerapan teknologi
5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
6. Meninngkatkan produktivitas dan efektivitas
pekerjaan
7. Peningkatan komunikasi
 Manfaat Otomatisasi Perkantoran
1. Membuat informasi lebih murah, mudah digunakan,
dipindahkan dan dirawat
2. Informasi lebih terintegrasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik
3. Komputer tidak menggantikan pekerja
4. Pemecahan masalah kelompok/tim
5. Kontribusi komunikasi yang menyeluruh dan bisa
membantu memecahkan masalah
6. Sebagai pelengkap, bukan pengganti
7. Melengkapi komunikasi bisnis
8. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
9. Peningkatan komunikasi untuk menghasilkan keputusan
lebih baik dan cepat
Konsep Otomatisasi Perkantoran
1. Prosesnya mengarah ke otomatisasi
2. Berevolusi menuju aplikasi yang terencana dan
terpadu
3. Memudahkan penerimaan dan pengiriman
informasi
4. Memberi keuntungan lebih besar menuju
penganbilan keputusan lebih baik
5. Sebagai pelengkap komunikasi
 Macam-macam Sistem
Otomatisasi Perkantoran
1. Sistem komunikasi elektronik
2. Sistem kolaborasi elektonik
3. Sistem publikasi dan pengolahan gambar elektronik
4. Sistem pengolahan kantor
5. Sistem elektronik formal
6. Sistem elektronik informal

Jelaskan 6 macam sistem otomatisasi

perkantoran di atas!
 Tahap-tahap otomatisasi
perkantoran
a. Tahap Tradisional Fokus pada penggunaan word
processing

Teknologi utama ditujukan

untuk mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas

Mulai digunakan proses data

b. Tahap Transisional
secara elektronik
Dibangunnya aplikasi untuk
keperluan pengarsipan,
penyimpanan, dan komunikasi
berbasis komputer
c. Tahap Transformasional Pematangan konsep
Information Resource
Management (IRM) yang
merupakan konvergensi
telekomunikasi dan
informasi
(ICT/Information and
Communication
Technologies
 Pengguna Otomatisasi
Perkantoran
 A. Manager, adalah orang yang bertanggung jawab
mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya
manusia.
 B. Profesional, adalah orang yang menyumbangkan tenaga
keahlian khususnya.
 C. sekretaris, adalah orang yang bertugas menangani
korespondensi, mengatur telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
 D. Pegawai administratif, orang yang bertugas
melaksanakan tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
menyimpan dokumen
 Jenis Aplikasi Otomatisasi
Perkantoran
a. Word processing
b. Electronik dan voice mail (email)
c. Electronic calendaring
d. Audio converencing
e. Video converencing
f. Computer conferencing
g. Facsimile transmision
h. Video text
i. Dekstop publishing
j. Image storage and retrieval
k. Spreadsheet
Faktor-faktor yang Mempengaruhi
Penggunaan Aplikasi Perkantoran

1. Jenis organisasi
2. Pilihan pribadi
3. Sumber daya otomatisasi perkantoran yang tersedia
 Konsep Virtual Office
Virtual Office

Merupakan sebuah ruang kerja yang berlokasi di

dunia internet (tidak mempunyai kantor nyata)
tetapi individu tersebut dapat menyelesaikan
tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan
bisnis tanpa memiliki lokasi usaha
 Tujuan Virtual Office
1. Mewujudkan efisiensi kerja
2. Hemat biaya
3. Meningkatkan produktivitas kerja
 Karakteristik Virtual Office
1. Melintasi batas
2. Berbagi sumber daya
3. Wilayah yang tersebar
4. Anggota yang tidak tetap
 Komponen-komponen dalam
Virtual Office
1. Virtual knowledge worker : personal multimedia yang
menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi,
mempunyai berbagai keterampilan, terdidik, dan
berpengetahuan tinggi

2. Virtual teamwork : tim yang terbentuk dari

penggabungan hi-tech dan hi-touch yang
memiliki performa tinggi (kemampuan bekerja
sama efektif, bertindak sesuai tujuan melaluiistem
syaraf digital)
3. Integrated complex networks intelligence : kemampuan
tinggi untuk berintegrasi dalam hubungan yang
komplek dan saling silang dalam jaringan kerja cerdas
4. Complex matrix structure : struktur organisasi yang
saling silangdan mendatar, tidak ada yang saling
memerintah, tapi hubungan didasarkan atas otonomi
masing-masing sumber daya
5. Faster learning organization : organisasi yang
mempunyai kecepatan belajar sangat tinggi,
pencapaiannya yaitu pengetahuan organisasi selalui
diperbarui lewat aplikasi teknologi canggih
Keuntungan virtual office
1. Hemat biaya peralatan
2. Hemat biaya fasilitas
3. Pengurangan PHK
4. Kontribusi sosial
5. Melintasi batas
6. Efisiensi kerja
Kerugian Virtual Office
1. Antar karyawan tidak punya rasa memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga
5. Penghasilan yang tidak tetap
6. Bergantung pada koneksi internet
 PRINSIP ERGONOMI DALAM
OTOMATISASI PERKANTORAN
Ergo artinya kerja
Ergonomi
Nomos artinya hukum alam

Ergonomi adalah suatu cabang ilmu yang mempelajari

tubuh manusia kaitannya dengan pekerjaan,
memanfaatkan informasi-informasi mengenai sifat,
kemampuan, dan keterbatasan manusia untuk
merancang suatu sistem kerja sehingga orang dapat
hidup dan bekerja pada sistem dengan baik
Bidang Penyelidikan Ergonomi
1. Penyelidikan tentang tampilan (display), merupakan
perangkat antara informasi lingkungan dan
mengkomunikasikan pada manusia melalui tanda,
angka, lambang,dsb.
2. Penyelidikan tentang kekuatan fisik manusia
3. Penyelidikan tentang ukuran tempat kerja, agar
mendapat tempat kerja yang sesuai dengan ukuran
(dimensi) tubuh manusia
4. Penyelidikan tentang lingkungan kerja, meliputi
pengaturan cahaya, kebisingan suara, temperatur, dll
Pembagian Disiplin Ilmu Ergonomi
1. Anatomi dan fisiologi yang mempelajari struktur
dan fungsi tubuh manusia
2. Antropometri yaitu ilmu mengenai ukuran/dimensi
Tubuh manusia
3. Fisiologi psikologi yang mempelajari sistem saraf
dan otak manusia
4. Psikologi eksperimen yaitu ilmu yang mempelajari
tingkah laku manusia
 Ruang Lingkup Ergonomi
1. Ergonomi dengan antropometri
Antropometri adalah suatu studi yang berkaitan
dengan pengukuran dimensi tubuh manusia.
Contoh data antropometri :
a. Perancangan area kerja
b. Perancangan peralatan kerja seperti mesin,
perkakas, dll.
c. Perancangan produk-produk konsumtif, seperti
pakaian, kursi dan meja komputer
d. Perancangan lingkungan kerja fisik
 2. Faktor yang memengaruhi
dimensi tubuh manusia
a. Umur
b. Jenis kelamin
c. Suku/bangsa
d. Posisi tubuh
Ada 2 cara pengukuran posisi tubuh:
1. Pengukuran dimensi struktur tubuh, yaitu
pengukuran yang dilakukan saat tubuh tidak
bergerak (tetap tegak sempurna)
2. Pengukuran dimensi fungsional tubuh, yaitu
pengukuran posisi tubuh saat melakukan gerakan
tertentu berkaitan dengan pekerjaan.
e. Cacat tubuh
f. Kehamilan
g. Tebal tipisnya pakaian
 MENGGUNAKAN PC (Personal
Computer )
Komputer adalah seperangkat alat yang dipergunakan untuk
menghasilkan dokumen melalui perangkat keras,
perangkat lunak, dan printer
Sistem kerja komputer :
1. Input device (alat masukan) , adalah perangkat keras
komputer yang berfungsi untuk memasukkan data atau
perintah ke dalam komputer
2. process device (alat pemroses) adalah perangkat keras
komputer yang mengolah data yang diterima oleh alat
masukan
3. Output device (alat keluaran) yang berfungsi
menampilkan hasil yang telah diolah bagian proses.
Perangkat-perangkat Komputer
1. Perangkat lunak (software)
2. Perangkat keras (hardware)

Jelaskan 2 perangkat di atas dan sebutkan bagian-

bagiannya!