Pengantar Komputer & Teknologi Informasi C

Aplikasi Komputer Untuk Otomasi Perkantoran

 Ruang Lingkup
Manajemen Perkantoran dan Perumusan
Pengorganisasian Kantor
Otomasi Perkantoran dan Aplikasi Otomasi
Kantor
Jenis Aplikasi Perkantoran
Cakupan Kerja Aplikasi Perkantoran
Fasilitas dalam Aplikasi Otomasi Perkantoran
Manajemen Perkantoran dan Perumusan
Pengorganisasian Kantor
PENGERTIAN

Kantor : Kedamaian dan kebaikan atau

Pelayanan kepada sesama manusia

Kantor : sebuah ruangan atau bangunan

tempat runtunan kegiatan tatausaha terlaksana
untuk memulai, membenahi, mengembangkan,
dan mengawasi kegiatan usaha.
Manajemen Perkantoran dan Perumusan
Pengorganisasian Kantor Cont.

Fungsi Manajemen :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengkoordinasian
4. Pengawasan
 PERUMUSAN ORGANISASI

Organisasi adalah wadah sekelompok orang yang

bekerja sama untuk mencapai tujuan
Alasan pendirian organisasi kantor yaitu:
1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-
tugasnya
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari
jabatan-jabatan perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat
kerja para pegawai
 OTOMATISASI PERKANTORAN DAN
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR
Apakah otomatisasi kantor :

Otomatisasi adalah
penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik
yang biasa dilakukan oleh manusia.

Otomatisasi kantor ( office automation atau oa )

adalah semua sistem elektronik formal dan
informal terutama yang berkaitan dengan
komunikasi informasi kepada dan dari orang
yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
 Tahapan Penerapan OA
Tradisional
Penggunaan teknologi utamanya
ditujukan untuk mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas. Terfokus
pada penggunaan Word Processing, Fax,
Telepon, dll.
 Tahapan Penerapan OA
Transisional
Ditandai dengan mulai digunakannya proses
data secara elektronik serta dibangunnya
aplikasi untuk keperluan pengarsipan,
penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis
computer.
Ex : Pembuatan database (Oracle, General
Ledger, EAS (sistem approval elektronik, dll.
 Tahapan Penerapan OA
Transformasional
Konvergensi telekomunikasi dan
informasi (ICT).
Ex : Teleconference Conference
 Tujuan otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan

produktivitas.
Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah,
otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar
manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan
lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan
keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Tujuan otomatisasi kantor

Pelengkap-bukan pengganti
OA tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional
percakapan tatap muka, percakapan
telepon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya.
Tujuan otomatisasi kantor

Penggabungan & Penerapan Teknologi

Ex : Antara Telepon, Computer, Jaringan
Internet, Satelit, dll.
Memperbarui proses pelaksanaan
pekerjaan di kantor
Produk OA memungkinkan para pekerja
kantor ini memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan baik.
 Pengguna otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor ( oa ) digunakan oleh semua orang yang

bekerja didalam kantor. pada dasarnya ada empat kategori
pemakai oa, yaitu :
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Clerical employee ( klerk )
Istilah knowledge worker diterapkan pada manajer dan
profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan
pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.
Jenis-jenis aplikasi otomatisasi kantor ada 11 yaitu :

1. Word processing 11. Desktop publishing

2. Electronic mail
3. Voice mail
4. Electronic calendaring
5. Audio conference
6. Video conference
7. Computer conference
8. Facsimile transmission
9. Videotext
10. Image storage and retrieval
Cakupan Kerja Aplikasi OA
Cakupan Aktivitas Perkantoran Meliputi
kegiatan seperti di bawah ini :
Pencatatan
Pembuatan & Pengolahan naskah
(Word processing)
Penyajian/Display
Cakupan Kerja Aplikasi OA
Pengelompokkan/Sortir
Kalkulasi Data (spreadsheet)
Pengelolaan database
Melakukan Perjanjia
Pertemuan
Penjadwalan (appointment)
Presentasi, Korespondensi, Dokumentasi,
dsb
Terkait Cakupan Aplikasi OA
OA berarti pengalihan fungsi manual
peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada
fungsi-fungsi otomatis dengan
menggunakan peralatan mekanis
khususnya computer.
 Terkait Cakupan Aplikasi OA
Waluyo (2000)
Menegaskan : Era otomatisasi
perkantoran dimulai bersamaan dengan
berkembangnya teknologi informasi,
penggunaan perangkat computer untuk
keperluan perkantoran
Terkait Cakupan Aplikasi OA
Otomatisasi perkantoran sering juga
diistilahkan dengankegiatan perkantoran
elektronis (electronic office/e-office).
E-Office Aplikasi perkantoran yang
mengganti proses administrasi berbasis
manual ke proses berbasis elektronis
dengan memanfaatkan fasilitas jaringan
local (LAN)
Terkait Cakupan Aplikasi OA
Istilah tersebut dipergunakan dalam
keputusan menteri pendayagunaan
aparatur Negara
No. 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang
Pedoman Umum Perkantoran
Elektronis lingkup intranet di lingkungan
instansi pemerintah.
Terkait Cakupan Aplikasi OA
OA tidak bisa dipisahkan dari teknologi
perkantoran sebab otomatisasi
merupakan bentuk pengembangan
teknologi, dalam hal ini pergeseran dari
teknologi manual kepada teknologi
otomatis.
 Terkait Cakupan Aplikasi OA
Pakpahan (2006)
Teknologi Perkantoran : Bagaimana
proses mencatat, memperbanyak,
mengirim dan menyimpan bahan-bahan
keterangan secara efisien dengan
menggunakan mesin-mesin.
 Kesimpulan OA
Dengan definisi dari sebelumnya oleh
pakar dan cakupan aktivitas, dengan
kata lain mempertegas definisi
sebelumnya bahwa :
 Kesimpulan OA
otomatisasi perkantoran merupakan proses
pengalihan metode pencatatan, penghimpunan,
pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan
penyimpanan bahan-bahan keterangan dari
metode manual yang banyak melibatkan tenaga
manusia kepada metode otomatis yang banyak
melibatkan operasi mesin otomatis bahkan
komputer.
 Fasilitas dalam Aplikasi Otomasi
Perkantoran
Mereview teknologi yang lazim
diterapkan, umumnya mencakup
penggunaan peralatan yang dapat
dikelompokkan menjadi beberapa sudut
pandang.
Dilihat Dari Tenaga Penggeraknya

Mesin Manual
Mesin mesin yang digerakkan oleh
tenaga manusia.

Mesin Listrik (Electric)

Mesin mesin yang digerakkan dengan
tenaga listrik atau baterai.
 Dilihat Dari Cara Kerja & Komponen
Mesinnya
Mesin Mekanik
Mesin mesin yang rangkaian komponenya
tampak bergerak dalam operasinya.

Mesin Elektronik
Mesin-mesin dengan rangkaian komponen
elektronik, berupa kabel-kabel.
Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai
Pekerjaan Kantor
Mesin mesin untuk mecatat bahan
keterangan diantaranya
a. Mesin Tulis
b. Mesin Dikte
c. Mesin Penomor
d. Asahan Pensil
Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai
Pekerjaan Kantor
Mesin mesin untuk menghimpun bahan
keterangan
a. Pembuka Surat
b. Mesin Penjilid
c. Hechmachine
d. Pemotong Kertas
e. Pencatat Uang kas
Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai
Pekerjaan Kantor
Mesin mesin untuk mengolah bahan
keterangan
a. Mesin Jumlah
b. Mesin Hitung
c. Komputer
Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai
Pekerjaan Kantor
Mesin mesin untuk memperbanyak
bahan keterangan
a. Mesin Stensil
b. Mesin Stencil Spirtus
c. Mesin Fotokopi
d. Mesin Perekam Sheet
e. Mesin Offset
f. Berbagai Mesin Cetak
Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai
Pekerjaan Kantor
Mesin mesin untuk mengirimkan bahan
keterangan
a. Telepon dan Interphone
b. Teleprinter
c. Facsimile
Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai
Pekerjaan Kantor
Mesin mesin untuk menyimpan bahan
keterangan
a. Mikrofilm
b. Penghancur Kertas
c. Pelubang Kertas/Kartu
 Kesimpulan
Otamtisasi penting dilakukan dalam upaya
meraih efektivitas dan efisiensi
proses/kegiatan perkantoran.
Seiring dengan desakan global dan
perkembangan teknologi informasi yang
menuntut terselesaikan proses pengolahan
informasi secara cepat dan akurat,
kebutuhkan peralihan metode dari manual ke
otomatis
 Kesimpulan
Namun, bukan berarti dengan serta
merta meninggalkan seluruh proses
manual dan memangkas tenaga kerja,
sebab banyak aspek-aspek lain yang
harus menjadi pertimbangan dalam
melakukan otomatisasi.
 Tugas
Tuliskan penerapan aplikasi perkantoran
yang ada serta implementasinya dalam
masyarakat di perusahaan besar atau
kecil yang menggunakan OA.
Sebutkan Aplikasi Perkantoran yang
digunakan?
Jelaskan tugas dan fungsi dari OA
tersebut?