PENGANTAR OTOMASI

PERKANTORAN
(OFFICE AUTOMATION)

https://www.youtube.com/watch?v=Hv3pts08Z04
 Revolusi Industri 4.0

• Menerapkan konsep automatisasi yang

dilakukan oleh mesin tanpa memerlukan
tenaga manusia dalam pengaplikasiannya
• Ditandai dengan kemunculan
superkomputer, robot pintar, kendaraan
tanpa pengemudi, cloud computing, sistem
big data, rekayasa genetika dan
perkembangan neuroteknologi yang
memungkinkan manusia untuk lebih
mengoptimalkan fungsi otak.
Sumber: Direktorat Jendral Pembelajaran dan Kemahasiswaan – Kemenristek Dikti
 Dunia Digital dan Revolusi Industri 4.0 Gejala-Gejala
Trasnformasi di Indonesia

Sumber : Ainun Naim; Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi, 2018
MASA DEPAN PEKERJAAN DAN PEKERJAAN MASA DEPAN

Sumber: BSNP, 2020, Kerangka Dasar Pengembangan Standar Kecakapan Okupasi Untuk Acuan Pendidikan Vokasi
POLA KERJA ADMINISTRASI
SECARA MANUAL
Sumber : Irwanto ES, Anri, 2019
Pegawai/unit kerja bekerja secara
manual, belum menggunakan
komputer, dan menyimpan arsip
bermediakan kertas secara sendiri-
sendiri.
POLA KERJA ADMINISTRASI Komputer sudah dipergunakan baik
secara “stand-alone” ataupun dalam
SECARA ELEKTRONIK sebuah jaringan, namun belum sampai
pada penggunaan secara sistematis
sebagai sarana penciptaan dan
pengelolaan arsip. Arsip bermediakan
kertas ataupun dalam format elektronik
masih dikelola oleh masing-masing
pegawai/unit kerja.

SERVER

Sumber : Irwanto ES, Anri, 2019

ADMINISTRASI/MANAJEMEN KANTOR

Ruang lingkup administrasi perkantoran

Mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran

Kegiatan kantor
• Perencanaan perkantoran (office planning),
• Pengoganisasian perkantoran (office organizing),
• Pengarahan perkantoran (office actuating),
• Dan pengawasan perkantoran (office controlling) 
Perencanaan Perkantoran (office planning)
proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-
faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
• Perencanaan gedung
• Tata ruang kantor
• Penerangan/cahaya
• Ventilasi
• Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
• Anggaran (budgeting) perkantoran
• Standar kualitas kerja,
• Sistem informasi dan telekomunikasi
Pengorganisasian Perkantoran (office
organizing)
pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang
melaksanakan fungsi-fungsi organisasi:
• Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
perusahaan.
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
Pengarahan Perkantoran (Office
Actuating)
kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang
sehat dan dinamis.

• Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

• Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
• Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan
menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
• Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
• Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara
atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
• Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
Pengawasan Perkantoran (Office
controlling)
Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan
berjalan sesuai dengan harapan atau target.

• Penggunaan peralatan dan perabot kantor

• Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
• Kualitas pekerjaan kantor
• Pelayanan kantor
• Waktu
• Biaya perkantoran
TUJUAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
• Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan
untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
• Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan
terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
• Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan
dalam kaitannya dengan manajemen.
• Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan
penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
• Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
• Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait
kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
• Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
• Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan
kepada para pegawai.
https://www.youtube.com/watch?v=GexlucT2fBY
FUNGSI ADMINISTRASI
PERKANTORAN
• Fungsi Rutin, administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
• Fungsi Teknis, yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan
perkantoran yang mumpuni.
• Fungsi Analis, yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta
kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
• Fungsi Interpersonal, yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar
dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan
orang lain.
• Fungsi Manajerial, yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, memberikan motivasi.

https://www.youtube.com/watch?v=chCM1AaG2hQ
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
PERKANTORAN
pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis menulis ataupun
ketatausahaan, pekerjaan kantor, dapat berupa :
• Pekerjaan tulis menulis kantor dapat berupa menjawab surat
• Ketatausahaan (pekerjaan pengetikan, penggandaan, stensil, foto copy dan
lain- lain, kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan telepon dan sebagainya)
• memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau
perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-
kegiatan pokok. ( penentuan system dan prosedur perkantoran,
merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data
elektronik, pembinaan pegawai kantor dan sebagainya.)
OTOMATISASI KANTOR
• Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA, mencakup semua
sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar
perusahaan.
• Pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan
tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan
peralatan mekanis khususnya komputer.
• penerapan otomatisasi, seperti teknologikomputer pada pekerjaan
kantor.Otomatisassi kantor meliputi seluruh system elektronik formal
maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi
informasi ke dan dari orang-orang di dalammaupun di luar perusahaan
OFFICE AUTOMATION
• Gabungan dari komputer hardware dan sofware digunakan untuk:
• Membuat(creating)
• Mengumpulkan(collecting)
• Menyimpan(storing)
• Memproses(processing)
• Mentramisikan(transfering)

https://www.youtube.com/watch?v=IQ0Ff-7qhIQ
TUJUAN OTOMASI KANTOR
1.Meminimalkan Biaya, komputer tidak akan menggantikan peranan manusia, tetapi komputer
menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah.
2.Pemecahan Masalah Lebih Cepat, sistem otomatisasi kantor memungkinkan komunikasi
dengan lebih baik diantara para manajer jika ingin berunding untuk memecahkan masalah
tertentu, tanpa batasan waktu dan tempat.
3.Sebagai Pelengkap, sistem otomatisasi perkantoran tidak akan bisa menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional atau percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan
tertulis pada memo, dan sejenisnya, melainkan menjadi pelengkap untuk semua kegiatan
tersebut.
4.Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan
internet, satelit, dan lain sebagainya untuk bisa mendapatkan kemudahan dalam berkomunikasi.
5.Memperbaharui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, dengan menggunakan teknologi
dalam sistem otomatisasi perkantoran ini, maka karyawan akan dimungkinkan untuk
memproses lebih banyak dokumen dengan lebih baik dan lebih cepat.
TUJUAN LAIN OA
1.Mengurangi jumlah kebutuhan staff
2.Pendapatan yang lebih tinggi, namun dengan biaya yang lebih
rendah
3.Meningkatkan efektivitas dan produktivitas pekerjaan kantor
4.Mampu memberikan data yang akurat, sehingga
mempermudah manajemen dalam membuat keputusan bisnis
yang tepat
5.Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
MANFAAT SISTEM OTOMATISASI KANTOR
1.Memudahkan pembuatan informasi, memindahkan, serta merawat
informasi dan data tersebut
2.Mempercepat pengelolaan data inputan kerja menjadi sebuah laporan
dengan waktu yang lebih cepat, efisien, serta dapat meminimalisir
kesalahan dalam input data
3.Integritas informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan
lebih baik.
• Manajemen data lebih baik( data dan dokumen dalam bentuk digital:
penyimanan, penggunaaan kemali, referenci lebih efektif)
• Komunikasi lebih baik(email; IP phone;transfer file)
• Mengurangi pengeluaran perusahaaan
 Macam Macam Sistem Otomatisasi Kantor

Sumber:https://www.suratresmi.net/sistem-otomatisasi-kantor/
MACAM – MACAM OTOMATISASI KANTOR
1.Sistem Komunikasi Elektronik, misalnya e-mail, viocemail, faximile, dan buletin board
sistem.
2.Sistem Kolaborasi Elektronik,. Contohnya adalah teleconference atau telecommuting.
3.Sistem Publikasi Elektronik, pembuatan dokumen tercetak.
4.Sistem Pengolahan Imej Elektronik, penyimpanan data yang membentuk basis data
imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
5.Sistem Pengolahan Kantor, mendukung orang – orang di organisasi untuk
mengorganisasikan aktivitas kerja mereka.
6.Sistem Elektronik Formal, sistem prosedur tertulis dan diterapkan di seluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
7.Sistem Elektronik Informal, sistem yang tidak direcanakan atau tidak diuraikan secara
tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi
keperluannya sendiri.
 APLIKASI SISTEM OTOMATISASI KANTOR
1.Pengolahan Kata (Word Processing), Voice Mail,
2.Kalender Elektronik (Electronic Calendering),
3.Konferensi Audio ( Audio Conferencing),
4.Konferensi Video (Video Conferencing),
5.Konferensi Komputer (Computer Conferencing),
6.Faximile Transmission (Fax), Video Text,
7.Image Storage and Retrieval, Dekstop Publishing,
8.Spread Sheet,

Sumber:https://www.suratresmi.net/sistem-otomatisasi-kantor/
PROGRAM APLIKASI OTOMATISASI
PERKANTORAN
1. Software suite dan Paket Terintegrasi
2. Penjelajah Web dan Lain-Lain
3. Electronic Mail dan Pesan Instan
4. Wordprocessing dan Publikasi Dekstop
5. Spreadsheet Elektronik
6. Grafik Presentasi. Pengelola Informasi Personal
7. Groupware
8. Alternatif-Alternatif Software
SOFTWARE YANG DAPAT DIGUNAKAN OTOMASI
KANTOR
1. Googledrive:
• Doc; Form; Sheet; Slide; Drawings; Sites, Maps
2. Team Reviewer
3. AnyDest
4. WebEx
5. MS Project
6. Cam Scanner
7. WA
8. Zoom meeting
9. Meet.Google.com
FUNGSI OTOMASI PERKANTORAN

1. Communication,
2. Collaboration
3. Publishing
4. Processing
5. Filing
6. Ordering
7. Purchases,
8. Payment
AKTIVITAS DASAR DALAM OTOMASI
KANTOR
• Data application
• Data storage
• Data exchange
• Data management
Contoh Office Virtual
• https://www.youtube.com/watch?v=T4f4599NhzA
• https://www.youtube.com/watch?v=T4f4599NhzA
• https://www.youtube.com/watch?v=XdA6eVAQB_g
• https://www.youtube.com/watch?v=ZkGEjgw6h-w
• https://www.youtube.com/watch?v=Wcj6S0vNFLE
• https://www.youtube.com/watch?v=IQ0Ff-7qhIQ
 3. KANTOR MAYA
Bahwa pekerjaan kantor dpt dilakukan pd lokasi geografis manapun selama tmp kerja tsb terhubung dgn lokasi
tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA

1. Pengurangan biaya fasilitas 4. Pengurangan penghentian kerja
2. Pengurangan biaya peralatan 5. Kontribusi sosial
3. Jaringan komunikasi formal
KERUGIAN KANTOR MAYA
1. Rasa tdk memiliki 3. Semangat kerja yg rendah
2. Takut kehilangan pekerjaan 4. Ketegangan keluarga
STRATEGI KANTOR MAYA
1. Sediakan sumber daya komputer 5. Gunakan konferensi telepon
2. Sediakan perlengkapan ke SD 6. Jadwalkan pertemuan rutin
Informasi
7. Lakukan rutinitas kerja
3. Sediakan perlengkapan
nonkomputer
4. Arrange for forwading phone calls
 APLIKASI OA
• PENGOLAHAN KATA.
• SURAT ELEKTRONIK.
• VOICE MAIL.
• KALENDER ELEKTRONIK.
• KONFERENSI AUDIO.
• KONFERENSI VIDEO.
• KONFERENSI KOMPUTER
• TRANSMISI FAKSIMILI.
• VIDEOTEX.
• PENCITRAAN (Imaging)
• DESKTOP PUBLISHING.
.