BAB II

A. Definisi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Beberapa definisi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai berikut :
Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) adalah sebuah sistem untuk
pengelolaan data dan kegiatan kepegawaian pada sebuah instansi, misalnya saja pada
instansi Sekolah, instansi Pemerintahan dan lain sebagainya. Program aplikasi Sistem
Informasi Kepegawaian bisa dibuat dengan berbasis Desktop juga bisa dibuat berbasis
Web (Web Base).
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan suatu sistem informasi
manajemen yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen  dan administrasi
kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaaan. SIM Kepegawaian
menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaaan ataupun perguruan tinggi dalam
mengatasi masalah manajemen kepegawaian.
SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem
Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata
kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang
cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. (Priyanto,
2008).

SIMPEG adalah sebuah Sistem Informasi yang dirancang sebagai solusi untuk
menangani berbagai hal dalam pengurusan kepegawaian mulai dari penyimpanan dan
pemusatan data secara terkomputerisasi hingga menangani berbagai macam laporan yang
berhubungan dengan kepegawaian sehingga memudahkan Anda untuk meningkatkan
kebutuhan Administrasi kepegawaian.Sistem Informasi ini sebagai jawaban terhadap
Manajemen Kepegawaian untuk memantapkan administrasi Kepegawaian sebagai upaya
untuk memenuhi kebutuhan informasi data pegawai yang cepat, tepat, akuntabel, dan up
to date.

B. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Tujuan Implementasi SIM Kepegawaian adalah dapat terwujudnya suatu sistem
informasi manajemen yang berintegrasi dalam suatu jaringan komputer yang mampu
 menghasilkan informasi yang bermutu untuk menunjang pengambilan keputusan
manajemen kepegawaian di lingkungan instansi. Kegiatan ini juga mendukung proses
bisnis serta kelangsungan sebuah instansi, perusahaan, ataupun perguruan tinggi. Oleh
karena itu, komitmen sebuah instansi untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen
haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan
bagi pengguna. Secara spesifik tujuan dari pengembangan SIMPEG / Sistem Informasi
Kepegawaian adalah untuk mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan
kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi
dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien.
C. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Manfaat sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain;
1. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang
cepat dan akurat.
2. Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
3. Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan
gaji berkala.
4. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti
angka kredit pegawai.
5. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan
kompetensinya.
6. Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai ).
7. Memudahkan pemantauan jatah cuti.
8. Memudahkan dalam pengelolaan beban kerja kepada pegawai.
9. Memudahkan dalam presensi dan penggajian pegawai.
10. Serta memudahkan dalam prekrutan pegawai.

D. Fungsi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat.
2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
3. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan SDM.
4. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
 5. Memperbaiki produktivitas SDM dalam perusahaan.
6. Menyediakan Informasi Pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan,
pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai.
7. Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam
pembuatan laporan.

E. Keunggulan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Adapun beberapa keunggulan SIMPEG antara lain:
1. Berbasis Web, sehingga dapat digunakan secara maksimal dalam jaringan dan
juga Multiuser.
2. Database MySQL, yang sudah terbukti berfungsi secara stabil diberbagai platform
dengan kemampuan proses data yang cepat.
3. Responsive Design, dikembangkan untuk meningkatkan mobilitas penggunaan
dan user-friendly yang fleksibel digunakan oleh PC ataupun Smartphone.
4. High-Fidelity Interactive, yang membuat penggunaan SIMPEG sangat sederhana
dengan kemampuan HTML5, jQuery, CSS3 dan lain-lain.

F. Sasaran yang ingin dicapai dalam pengembangan SIMPEG

Kegiatan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan data Kepegawaian dengan rincian
sebagai berikut :
1. Meningkatkan efisiensi, efektifitas, kecepatan dan kualitas layanan terkait dengan
Kepegawaian.
2. Mempercepat penyeragaman dan pembentukan database Kepegawaian,
menunjang transparansi pengelolaan Kepegawaian.
3. Menunjang akuntabilitas kepada para rekanan yang bekerja sama maupun instansi
terkait dalam menyajikan informasi yang dapat menunjang tingkat pencapaian
tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam Renstra.
4. Memudahkan kerja bagi petugas operasional dalam memasukkan data, karena
program yang ada didesain dengan memaksimalkan otomatisasi sistem.
5. Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses penyusunan berbagai laporan yang
dibutuhkan baik untuk kepentingan internal maupun laporan-laporan yang
dibutuhkan oleh pihak eksternal.
6. Memudahkan dan mempercepat pencarian dan penampilan informasi di bidang
pengelolaan Kepegawaian, untuk kepentingan pengambilan keputusan.
7. Keuntungan Implementasi
8. Dapat memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu
membuat laporan pertanggungjawaban Kepegawaian secara rutin.
9. Merupakan aplikasi Kepegawaian yang memiliki fitur lengkap sehingga
memudahkan pengelolaan.
10. Mendukung penggunaan multiuser dalam local area network yang memungkinkan
untuk digunakan oleh pengguna lebih dari satu (banyak pengguna) sehingga akan
mempercepat dan mempermudah pemasukan data-data Kepegawaian.
11. Dukungan keamanan terhadap pemakai aplikasi dan data, SIMPEG yang kami
tawarkan memberikan perlindungan keamanan penggunaan aplikasi secara ber
jenjang dan ditunjang dengan keamanan akses database yang optimal.
12. Mudah untuk digunakan dengan mempertimbangkan kemudahan pemakaian (user
friendly)dan menggunakan kaidah bahasa Indonesia, sehingga pelatihan
penggunaannya tidak memakan waktu yang lama karena mudah dipahami.
13. Instalasi dan implementasi yang cepat, secara struktural SIMPEG dikembangkan
dengan metode modular, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan user
dalam waktu singkat.
14. Investasi yang tepat guna yang akan memberikan daya guna yang tinggi dalam
rentang waktu yang lama, menjadikan investasi terasa murah dan terjangkau.
15. Merupakan wujud partisipasi pengembangan dan penerapan e-Government di
Indonesia.
16. Database terintegrasi sehingga menghindari redundant entry data atau
pengulangan input yang dilakukan berulang kali sehingga meningkatkan efisiensi
pekerjaan diantara bagian-bagian yang ada.
 17. Mempercepat penyusunan Rencana Formasi Kepegawaian, pengembangan
pegawai, dan urusan kesejahteraan pegawai, serta mempermudah pengelolaan
data dan informasi Kepegawaian.
18. Mempercepat pelaksanaan urusan pengangkatan dan kepangkatan pegawai.
19. Mempercepat pelaksanaan urusan pemindahan, pemberhentian, dan pensiun
pegawai.
20. Dapat mengetahui setiap saat posisi pegawai, cepat dan mudah dalam pelaporan
Kepegawaian kepada Kementerian.

G. Fitur-Fitur SIMPEG
Beberapa fitur yang terdapat dalam SIMPEG :
1. Mengelola biodata pegawai termasuk photo pegawai.
2. Mengelola Riwayat Pendidikan Formal.
3. Mengelola Riwayat Pendidikan Non-Formal.
4. Mengelola DIKLAT Fungsional Kepegawaian.
5. Mengelola DIKLAT Struktural Kepegawaian.
6. Mengelola DIKLAT Teknis.
7. Mengelola Kegiatan Seminar.
8. Mengelola Kegiatan Penataran.
9. Mengelola Riwayat Kepangkatan dan Jabatan.
10. Mengelola Daftar Penilaian Pekerjaan (DP3).
11. Mengelola Data Suami/Istri.
12. Mengelola Data Anak.
13. Mengelola Riwayat Penghargaan/Tanda Jasa.
14. Mengelola Riwayat Pengalaman.
15. Mengelola Riwayat Organisasi.
16. Mengelola Riwayat Cuti.
17. Mengelola Penguasaan Bahasa.
18. Mengelola Luar Negeri.
19. Mengelola Prestasi.
20. Mengelola Proses Gaji Berkala.
21. Mengelola Mutasi Pegawai.
22. Mengelola Proses Kenaikan Pangkat.
23. Mengelola Permintaan Pensiun.
24. Profile Pegawai berisikan daftar riwayat hidup yang berkaitan dengan seluruh
data di atas, di buat cover yang tercantum photo pegawai bersangkutan secara
otomatis.
25. Laporan Daftar Urutan Kepangkatan (DUK).
26. Laporan Daftar Susunan Kepegawaian berdasarkan kriteria tertentu.
27. Laporan DP3.
28. Laporan Kenaikan Pangkat.
29. Laporan Rencana Kenaikan Pangkat.
30. Laporan Daftar Cuti dan Surat Ijin Cuti.
31. Surat Keputusan.
32. Statistik Kepegawaian Berdasarkan golongan, agama, jenis kelamin, pendidikan,
Statistik disajikan secara Tabel maupun Grafik.
33. Laporan Daftar Pegawai Pensiun, meliputi :
34. Buku Gaji Pegawai yang memuat kapan pegawai berkala naik pangkat dan
pensiun.
35. Model C masing-masing pegawai.
36. Laporan Daftar Pegawai Mutasi.
37. Laporan-laporan di atas pada dasarnya dapat di tampilkan berdasarkan query
kriteria tertentu.
38. Merekam Histori data Pegawai dan dapat dicetak.
39. Search Engine data kepegawaian. Fasilitas ini memungkinkan pengguna mencari
informasi secara cepat berdasarkan beragam informasi/keywords.
40. User Manager (mengelola daftar user atau pengguna) beserta hak aksesnya.
Setidaknya hak akses terdiri atas : Administrator, Operator, Manajemen, dan
Pegawai. User login ke sistem menggunakan username dan password. Masing-
masing hak akses memiliki antar muka yang berbeda (menu-menu tertentu) sesuai
dengan karakteristik kewenangan/haknya.
41. Mengelola Master Data meliputi : Instansi / Unit Kerja, Golongan, pangkat,
agama, jenis kelamin, pendidikan, jenis cuti, pelatihan, gaji, status perkawinan.
42. Pegawai bersangkutan memiliki login sendiri berdasarkan hak akses “pegawai” di
atas, dan tersedia menu khusus untuk pegawai. Menu ini hanya menyediakan
fasilitas yang berkaitan dengan pegawai bersangkutan dan fasilitas tambahan yang
bersifat data di publikasikan. Demikian juga untuk hak akses lainnya memiliki
antar muka berbeda. Pegawai atau user login menggunakan username dan
password.
43. Pegawai dapat melakukan entri/perubahan data secara langsung.
44. Pegawai bersangkutan dapat melakukan upload file / dokumen elektronik sendiri,
dan dibuatkan direktori tertentu di Server. Ukuran file yang di upload dapat
dibatasi dari sistem. File yang di Upload di kelompokkan ke dalam jenis-jenis
berkas seperti : Photo, Karpeg, Ijazah, dll.
45. Dan fitur-fitur lainnya yang akan memudahkan Anda.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) adalah sebuah sistem untuk pengelolaan data dan
kegiatan kepegawaian pada sebuah instansi, misalnya saja pada instansi Sekolah, instansi
Pemerintahan dan lain sebagainya. Tujuan Implementasi SIM Kepegawaian adalah dapat
terwujudnya suatu sistem informasi manajemen yang berintegrasi dalam suatu jaringan komputer
yang mampu menghasilkan informasi yang bermutu untuk menunjang pengambilan keputusan
manajemen kepegawaian di lingkungan instansi.
B. Saran
Pembuatan makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan sumber yang kami
peroleh. Sehingga isi dari makalah ini masih bersifat umum, oleh karena itu kami harapkan agar
pembaca bisa mecari sumber yang lain guna membandingkan dengan pembahasan yang kami
buat, guna mengoreksi bila terjadi kelasahan dalam pembuatan makalah ini.
DAFTAR PUSTAKA