Manajemen Perkantoran Modern

KELOMPOK 4
Pembahasan
Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoran
modern
Kantor
Manajemen perkantoran
Perkantoran modern
Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
Pelaksanaan perkantoran modern
Tugas-tugas dalam perkantoran modern
Efisiensi perkantoran modern.
Teknologi informasi untuk perkantoran
modern
Kantor
Pengertian kantor :
Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
pendistribusian data / informasi.
Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat
administratif, manajerial, dan fasilitatif.
Manajemen perkantoran
Rangkaian aktifitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi, dan mengendalikan hingga
penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan
tertib.
suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi
yang dilakukan secara teratur, sistematik dan
terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi
dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas
organisasi yang bersangkutan.
Manajemen perkantoran
Hal yang termasuk dalam rangkaian pekerjaan
tersebut pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran
Lingkup kegiatan manajemen perkantoran
tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
perkantoran tersebut, antara lain : pegawai
kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode
perkantoran, dan lain-lain.
Kegiatan administrasi
Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang
mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada
atau berserakan dimana-mana sehingga siap
untuk dipergunakan bila diperlukan.
Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan
dengan berbagai peralatan tulis yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang
mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk
dengan alat rekam.
Kegiatan administrasi
Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud agar mudah digunakan.
Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak
dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan
dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
ke pihak lain.
Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan
berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
 Perkantoran modern
Penyelenggara semua kegiatan yang berikatan dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Semakin
modernnya suatu kantor, maka semakin banyak data,
informasi, dan kegiatan yang dapat diakses dengan
lebih efektif, efisien dan profesional Organisasi
akan mampu tumbuh dan berkembang dalam lingkungan
perubahan dan persaingan bisnis yang semakin
kompertitif.
Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut kantor
modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan
pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan
kegiatannya dalam pengelolaan informasi.
Syarat Menjadi Perkantoran Modern
Menurut Mukhtar
(2012)
Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pemilihan peralatan kantor yang sesuai dengan kebutuhan.
Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
Komunikasi yang lancar antara satu sama lain
Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien,
produktif, berkeadilan dan perlakuan manusiawi.
Penataan kantor yang sesuai struktur organisasi yang lebih
kompleks sehingga dapat menciptakan suasana yang nyaman.
Menunjukkan prestasi-prestasi yang baru.
Para pegawai berdisiplin dan professional dalam melaksanakan
tugas-tugasnya serta memiliki cara berpikir dan bertindak sesuai
dengan tuntutan zaman
Karakteristik kantor modern
Punya bangunan dan tata ruang yg baik
Perlengkapan, alat/perabot yg tepat
Pegawai yg melaksanakan tugas dengan disiplin, akuntabel
Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai
perkembangan jaman
Mendayagunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien,
produktif
Mendasarkan atas sistem informasi (information based
organization)
Computer based
 Kriteria khusus yang harus dimiliki oleh
para karyawan Perkantoran Modern
Menurut
Royan (2014)
Selalu uptodate dalam mengikuti perkembangan
zaman
Berani mengeluarkan pendapat di kantor
Fleksibel dalam bekerja dan setiap pekerjaan yang
dilakukan
Selalu berbagi dalam hal ilmu,pengalaman dan
membantu orang lain
Fokus utama pada pekerjaan bukan pada kesenangan
pribadi
 Prinsip kerja efektif Menurut
Leffingwell
1. Perencanaan : merencanakan secara benar
2. Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan
baik
3. Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan
dgn baik
4. Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan
dan standar
5. Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja,
kesehatan, pengembangan diri, gaji.
 Prinsip manajemen perkantoran
menurut Komaruddin
Manajer kantor seorang eksekutif yang harus
membuat rencana, menyusun organisasi, dan
melakukan pengawasan terhadap sebagian besar
pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta
memimpin para pegawai dalam melaksanakan
tugas mereka.
Tata ruang kantor kantor harus direncanakan
dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang
tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan
kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau
bahan-bahan
 Prinsip manajemen perkantoran
Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang
otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya
ekonomi
Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan
prosedur kerja harus terus menerus diupayakan agar
lebih efisien dan mengurangi biaya
Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai
dengan pengawasan arsip, termasuk menghilangkan
metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan
jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem
penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir
kantor.
Prinsip manajemen perkantoran
Kajian gerakan dan waktu (time and motion study)
penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja ,
hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor
Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus
dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program
diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.
Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor
harus dikembangkan dan digunakan.
Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar
manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus
dikembangkan.
Pelaksanaan perkantoran modern
Efisiensi perkantoran modern
5 unsur sumber kerja sehubungan
dengan efisiensi di dalam
pelaksanaan perkantoran modern,
yaitu :
1. Pikiran
2. Tenaga
3. Waktu
4. Ruang
5. Nilai
 Teknologi informasi untuk
perkantoran modern
Otomasi perkantoran
Sistem elektronik formal dan informal
Kantor virtual
Organisasi virtual
Aplikasi otomasi perkantoran
Otomasi perkantoran
Sejak pertama kali munculnya pengolah kata,
teknologi lain diterapkan pada pekerjaan
kantor, dan semua itu disebut dengan otomasi
perkantoran.
Otomasi perkantoran meliputi semua sistem
elektronik formal maupun informal yang
memberikan perhatian pada komunikasi
informasi dari dan kepada orang-orang ke
dalam dan ke luar perusahaan.
Sistem elektronik formal dan informal

Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh

direncanakan dan didokumentasikan secara
tertulis.
Sistem formal diwujudkan pada basis perusahaan
untuk memenuhi kebutuhan organisasional dalam
banyak cara sebagaimana SIM.
Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak
didokumentasikan secara tertulis diwujudkan
dalam banyak cara sebagaimana DSS.
Kantor virtual
Kemampuan otomasi perkantoran yang
menghubungkan orang-orang secara elektronik
telah membuka jalan baru bagi pekerjaan
kantor, yang menghilangkan kebutuhan
melakukan pekerjaan kantor di kantor,
sehingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di
mana saja pekerja berada.
Pengaruh kantor virtual

Keuntungan kantor virtual

Menekan biaya fasilitas.
Menekan biaya peralatan.
Jaringan komunikasi formal.
Menekan penghentian kerja.
Kontribusi sosial.
Keuntungan-keuntungan tersebut adalah
keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi
sosial yang merupakan keuntungan bersama
dengan pekerja.
 Kerugian kantor virtual
Tidak berperasaan.
Kekhawatiran kehilangan pekerjaan.
Semangat rendah.
Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian
untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan
tidak begitu berpengaruh.
Strategi kantor virtual

Menyediakan sumberdaya komputer.

Menyediakan akses pada sumber informasi.
Menyediakan pasokan non komputer.
Menyusun forwarding panggilan telepon.
Menggunakan conference call.
Menjadwalkan pertemuan rutin.
Mengikuti kerja rutin.
Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara
perusahaan dan pekerja.
Organisasi virtual
Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan
menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah
yang dinamakan dengan organisasi virtual.
Dalam organisasi virtual, operasi melalui
perusahaan dirancang sedemikian sehingga tidak
terikat pada lokasi fisik.
Dengan demikian akan lebih mudah untuk
beberapa operasi dan beberapa perusahaan, dan
juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai
jenis perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan
efisiensi secara keseluruhan.
Aplikasi otomasi perkantoran
Word processing. Video text.
Electronic mail. Imaging.
Voice mail. Desktop publishing.
Electronic calendaring.
Audio conferencing.
Video conferencing.
Computer conferencing.
Facsimile transmision.
TERIMA KASIH