Jawaban:

1. Arti manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu dengan yang berkaitan dengan
sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifat, pelaksanaan, atau karena merupakan suatu urutan sehingga saling berkaitan
atau saling bergantung satu sama lain.
Kegiatan utama di dalam kantor yaitu dengan melakukan berupa:
- Kegiatan komunikasi, pada bagian kantor memiliki pusat komunikasi dari sudut kantor yang
berbeda-beda dan memiliki tugas menerima perintah, informasi, dan laporan dari kantor-
kantor lain.
- Kegiatan kalkulasi, kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan
angka dengan menggunakan alat untuk menolong kegiatan dengan bantuan dari mesing
hitung hingga computer yang canggih.
- Pengelolaan warkat, warkat dibutuhkan pada kegiatan usaha dengan secara efisien dan
cepat agar dapat berlangsung kegiatan pada aktivitas kantor.
- Penyusunan laporan, dasar kegiatan pelaporan adalah laporan untuk itu dibutuhkan suatu
laporan untuk menunjang aktivitas kegiatan perkantoran.
- Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin, banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara
teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat.
Fungsi manajemen kantor melalui aktivitas-aktivitas pokok dapat dilakukan dengan seperti:
- Penyediaan suatu organisasi kantor yang efektif
a. Aktivitas-aktivitas ditentukan dan personel yang tepat dipekerjakan.
b. Saluran-saluran tertentu dan hubungan-hubungan organisatoris digariskan.
c. Delegasi kekuasaan dan tanggung jawab tetap ada di antara personil.
- Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik di kantor
a. Layout perkantoran pengaturan mebel-mebel dan alat-alat kantor
b. Penerangan yang cukup
c. Adanya ventilasi secukupnya
- Membuat spesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan
a. Meubel-meubel dan alat-alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
b. Mesin-mesin kantor yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
c. Persedian-persedian kantor seperti alat tulis kantor
- Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi
a. Pekerjaan korespondensi, stenografi dan mengetik
b. Penyimpanan arsip (filling) dan penyimpanan catatan-catatan
c. Mengerjakan surat-surat masuk dan keluar
d. Service telepon dan telegraf dan adanya jaringan informasi secara online
- Mengusahakan adanya hubungan pimpinan dengan pegawai yang harmonis dan
memuaskan
a. Analisi pekerjaan dan pendidikan
b. Pemilihan pekerjaan dan adanya latihan dan promosi
c. Usaha untuk menjamin keselamatan di kantor
- Menganalisis dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedur-prosedur
a. Standar-standar waktu
b. Menetapkan metode-metode efisien dan prosedur-prosedur
- Mengawasi aktivitas-aktivitas kantor
a. Kualitas pekerjaan dan perencanaan pekerjaan kantor
b. Data biaya dan menulis dan menerbitkan buku petunjuk untuk kantor
Banyaknya ditemukan perusahaan yang tidak memperhatikan fasilitas-fasilitas yang menunjang
pekerjaan karena bahwa tidak semua aktivitas manajemen perkantoran dilaksanakan pada setiap
perusahaan dan instansi karena kurang atau tidak adanya pemenuhan fasilitas-fasilitas yang menunjang
pekerjaan dan adanya faktor-faktor tertentu seperti sikap setiap anggota-anggota dalam menjalankan
tugas dan hak pada pekerjaan dan luas perusahaan.