ADMINISTRASI

SARANA DAN
PRASARANA
 PERALATAN KANTOR
Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan
yang diharapkan secara efektif dan efisien.

Perbekalan kantor adalah semua fasilitas /barang-barang yang

ada dalam kantor baik langsung atau tidak langsung digunakan
dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan
yang diharapkan.
 JENIS-JENIS PERBEKALAN
KANTOR
1. Perabot Kantor
Barang/benda kantor yang berfungsi penunjang thd
pekerjaan kantor, misalnya:
meja, kursi,almari arsip, rak dll
2. Peralatan /perlengkapan kantor
barang yang dipergunakan untuk menghasilkan
pekerjaan kantor. misalnya:
kertas, karbon, tinta printer, perforator,numbering
machine dll
3.Mesin-mesin kantor
segala mesin yang digunakan untuk menghasilkan
pekerjaan kantor yang hasilnya lebih cepat dan baik
misalnya: komputer, foto copy, faximile,printer dll
4.Pesawat Kantor
Mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi
Misalnya telephon, handphone, answering machine telephon
dll
5.Interior Kantor
barang/ fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias
ruangan kantor agar bersih, nyaman dan serasi misalnya :
bunga, foto, gambar, akuarium dll.
 KEGUNAAN PERBEKALAN
KANTOR

a. Menunjang aktifitas pekerjaan kantor

b. Mempermudah dan mempercepat proses
pelaksanaan kegiatan kantor
c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal ,bail dan
memuaskan
d. Sebagai aset dan perlengkapan kantor
 PENGADAAN PERBEKALAN
KANTOR
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan
perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Pengadaan perbekalan selalu diawali dengan
perencaan kebutuhan perbekalan ,rencana biaya,
keadaan inventaris pada tahun sebelumnya dan
memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana dibuat
1 tahun anggaran bersamaan disusun rencana biaya :
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,
penginventarisan, pemeliharaan.
a.Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
b.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barang
c.Mengadakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang
tersedia
d.Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan
operasional
e.Menyimpan dan memlihara perbekalan kantor
f.Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
g.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang
berlaku
 Penggunaan mesin-mesin kantor memiliki keuntungan sbb :
1.Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan kantor
2.Menghemat tenaga dan pikiran
3.Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil pekerjaan
4.Mempertinggi hasil pekerjaan
5.Adanya keseragaman bentuk,ukuran dan hasil pekerjaan
6.Memberikan informasi lebih cepat dan banyak
 Perlengkapan/ Peralatan kantor
terdiri dari 2 jenis yaitu :
1.Perlengkapan yang habis pakai
adalah barang-barang yang hanya dapat
digunakan 1 kali pakai contoh : kertas,
karbon, master risograph dl
2.Perlengkapan yang tidak habis pakai
adalah barang-barang yang dapat dipakai
lebih 1 kali contoh : perforator,stapler dll
MEMILIH MESIN KANTOR
Dalam memilih mesin kantor perlu diperhatikan
sbb :
1.Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan
2.Mesin harus dapat mempercepat penyelesaian
pekerjaan
3.Mesin harus praktis dan fleksibel
4.Mesin dapat menghemat biaya pelaksanaan
pekerjaan
5.Kualitas mesin harus baik
6.Mudah dalam pemeliharaan
7.Mudah dalam pengoperasian’
8.Mesin dapat meningkatkan produktifitas hasil kerja
 MACAM-MACAM FUNGSI MESIN
KANTOR
1,Mesin yang berfungsi sebagai alat komunikasi
misal. Aiphone, telephone, HP, faximile
2.Mesin yang berfungsi untuk menggadakan /
pengganda
misal, fotocopy, mesin stensil , risograph, printer dll
3.Mesin yang berfungsi untuk merekam
misal, tape recorder ,dictaphone dll
4.Mesin yang digunakan untuk alat bantu presentasi
misal, OHP, LCD, LAPTOP / PC, Flash disk
5.Mesin yang digunakan untuk menghancurkan
dokumen misal, shreeder
A.Penyimpanan perbekalan kantor adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja/petugas guang untuk
menampung hasil pengadaan barang.
B.Pemeliharaan perbekalan kantor adalah kegiatan terus
menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam
keadaan baik atau siap pakai
C.Laporan perbekalan kantor adalah kegiatan melaporkan
keadaan barang/ perbekalan kantor
1.Barang-barang akan terpelihara dengan baik
2.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu
diganti dalam waktu dekat
3.Menghidari kehilangan
4.Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
5.Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan
pekerjaan yang baik
1.Selalu membersihkan barang secara teratur setelah
digunakan dan pisahkan dengan barang yang rusak
2.Selalu memperbaiki barang yang rusak
3.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan benar
4.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang telah
digunakan pada tempat semula
5.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk
1. Pencatatan dan penomeran mesin kantor
2. Penyusunan jadwal perawatan
3. Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakukan oleh
petugas sendiri
4. Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin
kantor dan penggantian dengan mesin baru
 PERALATAN AWET PAKAI
1.Pelubang kertas (perforator)
2.Penjepret kertas (Stapler)
3.Pembuka surat (letter openers)
4.Gunting (shears)
5.Cap tanggalan (band dater)
6.Peti uang (brankas)
7.Tancapan surat (spindle file)
8.Bantalan stempel (Stam pad)
9.Kotak tempat surat masuk/keluar (letter try in out)
10.Lemari arsip (filling cabinet)
Pengadministrasian barang inventaris dicatat dalam :
1. Buku induk barang inventaris
2. Buku golongan inventaris
3. Buku catatan non inventaris
Tujuan inventarisasi adalah :
a. Penertiban administrasi barang
b. Penghematan uang kantor
c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan
kantor
d. Mempermudah pengendalian/pengawasan barang
1.Pertanggung jawaban
2.Informasi mengenai persediaan
barang yang ada dan mutasi barang
selama periode tertentu
3.Pengendalian persediaan
4.Bahan pengambilan keputusan
 PERENCANAAN PERBEKALAN BARANG

 Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

 Menentukan jenis, kuantitas dan kwalitas
perbekalan kantor yang diperlukan
 Mengadakan pebekalan sesuai dengan anggaran
yang disediakan
 Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan
operasional
 Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor
 Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan
kantor
 Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur
yang berlaku
 Membuat DPB (Daftar Permintaan Barang) ke
gudang
 Memeriksa persediaan barang digudang
 Penandatanganan kebendahara untuk pembelian
barang
 Persetujuan pimpinan
 Diserahkan kelogistik untuk pembelian barang
 Sebelum barang diterima barang diperiksa dan
diuji (kuantitas dan kualitas barang) kalau sudah
cocok barang diterima dengan menggunakan
buku serah terima barang dan penerimaan
barang
 Barang disimpan digudangan di distribusikan
kebagian yang membutuhkan
  
 PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN KANTOR

 Pengeluaran harus berdasarkan pada surat/bon

permitaan atau surat perintah dari atasan
 Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan
dikeluarkan
 Meneliti dan memeriksa barang untuk memenuhi
permintaan
 Mecatat mutasi barang pada kaartu barang
 Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran
dan persediaan barang
 Membuat berita acara penyerahan barang dari gudang
kepemesan
 Menyerahkan barang berikut dokumennya
 Membuat laporan kepada atasan
TATA CARA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN

• Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor

• Penyusunan jadwal perawatan
• Aktivitas perawatan dan perbaikan dilkukan
oleh petugas sendiri atau diborongkan pada
perusahaan lain
• Menentukan jangka waktu atau usia mesin-
mesin kantor dan penggatiannya dengan mesin
yang baru
A. Bentuk garis atau lini
B. Bentuk fungsional
C. Bentuk garis dan staf
D. Bentuk staf dan fungsional
E. Bentuk lini dan funsional
F. Bentuk lini, fungsional dan staf
G. Bentuk komite

Pedoman Arah Organisasi itu bergerak
Landsan Organisasi
Penentu macam Aktifitas
Penentu Program, Prosedur,
Koordinasi, Intregrasi, Simplikasi,
Sinkronasi, dan Mekanisasi.
Rumusan Organisasi...???
 Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

A. Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas

B. Pembagian Kerja
C. Delegasi Kekuasaan
D. Rentang Kekuasaan
E. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
F. Koordinasi
G. Asas Fungsional
H. Asas Akordion
I. Asas Keluwesan
 Organisasi dan Tata Kerja
Organisasi dan tata kerja (Organization and
Methods/O&M) merupakan sekelompok
teknik-teknik untuk mencapai atau meningkatkan
efisiensi pekerjaan kantor (office work). O&M
adalah suatu fungsi spesialisasi (orang-orang yang
di didik dan di latih secara khusus) untuk
mengusahakan efisiensi prosedur-prosedur
pekerjaan dan pengendalian operasi suatu
organisasi kantor.
Tujuan O&M adalah untuk meningkatkan efisiensi
ketatausahaan atau administrasi di
kantor atau instansi tertentu sehingga anggaran
operasional dapat ditekan dan hasilnya tetap
optimal.
“SEKIAN”
YA ……. SUDAHLAH