BAB 1

PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA

DAN PRASARANA

Dewi putri/ 12
otkp
A. Hakikat Perencanaa Kebutuhan Sarana dan
Prasarana
Perencanaa sarana dan prasarana adalah
sebuah proses merencanakan barang atau alat
yang dibutuhkan sesuai skala prioritas dan
anggaran perusahaan atau organisasi guna
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
1. Hal-Hal penting dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana
a. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
b. Tentukan jenis, kuantitas, serta kualitas sarana dan prasaran
yang dibutuhkan.
c. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan
biaya yang tersedia.
d. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam
kegiatan operasional.
e. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
f. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
g. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur
yang berlaku.
2. Karakteristik Perencanaan Sarana dan Prasarana
Kegiatan perencanaan dibidang administrasi perlengkapan
ditekankan pada perencanaan kebutuhan perlengkapan dan
perencanaan biaya keseluruhan untuk melaksanakan tugas dibagian
perbekalan.
Rencana kebutuhan hendaknya dibuat untuk jangka waktu 1
tahun anggaran. Setelah rencana kebutuhan kelengkapan selesai
dibuat, selanjutnya disusun perencanaan biaya yang meliputi biaya
pengadaan, penyimpanan, penyaluran, penginventarisasian, dan
penghapusan agar tidak ada kebutuhan yang tertinggal dalam
perhitungan biaya. Dalam menyusun rencana anggaran dibuat daftar
usulan kegiatan (DUK) yang berisi perhitungan harga pasaran yang
berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan.
3. Tujuan serta Manfaat Perencanaan Sarana dan
Prasarana Kantor
 Tujuan perencanaan sarana dan prasarana adalah untuk
menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak
diinginkan serta untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
dalam pelaksanaannya.
 Manfaat perencanaan sarana dan prasarana adalah untuk
membantu dalam menentukan tujuan, meletakkan dasar-
dasar dan menetapkan langkah-langkah, menghilangkan
ketidakpastian, serta dapat dijadikan sebagai pedoman atau
dasar dalam melakukan pengawasan, pengendalian , dan
penilaian agar kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.
 4. Analisis Penentuan Kebutuhan Sarana dan
Prasarana
Berikut ini prosedur analisis kebutuhan berdasarkan
kepentingannya.
a. Penentuan kebutuhan barang bergerak
Barang bergerak terbagi menjadi 2 klasifikasi, yaitu:
1) Barang habis pakai
a) Menyusun daftar perlengkapan sesuai dengan kebutuhan
dari rencana kegiatan yang akan dilaksanakan.
b) Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut
setiap bulan.
c) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana
triwulan kemudian menjadi rencana tahunan.
2) Barang Tak Habis Pakai
a) Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana
kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan
masih dapat dipakai.
b) Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan
memperhatikan standar yang telah ditentukan.
c) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi
kebutuhan , serta menyusun rencana pengadaan tahunan.
 b. Penentuan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
1) Tanah
Berikut ini tata cara perencanaan sarana dan prasarana berupa :
a) Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan analisis
kebutuhan bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang
ditentukan berdasarkan pemetaan kantor atau sekolah.
b) Mengadakan survei tentang adanya fasilitas kantor atau sekolah
seperti jalan, listrik, air, telepon, transportasi, dsb.
c) Mengadakan survei harga tanah
d) Menyusun rencana anggaran biaya bangunan
 2) Bangunan
Berikut ini tata cara perencanaan sarana dan prasarana berupa
bangunan:
a) Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasarkan analisis
kebutuhan secara lengkap dan teliti.
b) Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan akan didirikan.
c) Menyusun rencana kontruksi dan arsitektur bangunan sesuai pesanan.
d) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku
didaerah yang bersangkutan.
e) Menyusun penatahapan rencana anggaran biaya (RAB) yang
disesuaikan dengan rencana penatahapan pelaksanaan secara teknis.
 5. DaftarPeralatan Kantor yang Dibuthkan oleh
Sekretaris atau Pegawai Kantor
a. Perabot kantor
i. Meja tulis dan laci yang dapat dikunci.
ii. Meja mesin tik/komputer dengan rak-rak untuk persediaan
kertras.
iii. Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi
rendahnya.
iv. Lemari dokumen
v. Lemari buku/rak buku kecil.
vi. Lemari penyaluran
vii. Meja dan kursi tamu.
b. Mesin-Mesin Kantor
i. Laptop
ii. Telepon
iii. LCD
iv. Paper shreadder
v. Printer
vi. Faximile
vii. Mesin fotocopy

viii. Televisi
c. Perlengkapan dan Alat-Alat Penting Lainnya
i. Kalender meja yang sekaligus berfungsi sebagai daftar janji dan
buku harian
ii. Buku petunjuk telepon
iii. Buku daftar alamat
iv. Buku catatan
v. Kotak surat masuk dan surat keluar
vi. Aneka map
vii. Kartu nama
viii. Aneka jenis kertas
ix. Kuitansi
x. Amplop
xi. Alat tulis kantor
6. Perelatan atau Barang Habis Pakai Kantor
a. Stopmap (Folder)
Stropmap (folder) adalah alat berukuran standar (folio) yang
digunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah, atau
catatan-catatan yang biasanya dalam proses atau hanya sebagai
tempat sementara.
b. Snelhecter
Snelhecter adalah suatu lipatan karton atau bahan plastik
dengan bagian tengahnya terdapat kawat penjepit yang berguna
untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah
diproses.
c. Ordner
Ordner adalah alat yang berguna untuk menyimpan
dokumen atau surat yang sudah diproses dan umumnya
merupakan surat-surat penting yang pada suatu saat akan
dibutuhkan kembali. Alat ini serupa dengan snelhecter hanya
saja dahan tampung ordner lebih banyak.
d. Jepitan Kertas(paper clip)
Jepitan kertas adalah alat yang terbuat dari logam dan
dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun,
mengumpulkan, mengelompokkan) surat-surat dan lampiran-
lampirannya agar tidak tercecer dan tidak hilang.
e. Cap Tanggal (Stamping date)
Cap tanggal adalah alat yang terbuat dari jalur-jalur karet
yang dapat diputar sesuai tanggal yang dikehendaki.
f. Stapler
Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan
cara memasukan steples berbentuk huruf “U” yang akan berlipat
dibagian bawah kertas.
g. Buku Telepon
Kegunaan:
Buku telepon digunakan untuk menyimpan nama, alamat,
dan nomor telepon karyawan, relasi perusahaan, atau alamat-
alamt penting lainnya.
h. Buku alamat
Buku alamat adalah buku yang berisi kumpulan alamat
karyawan, instansi pemerintah, perusahaan lain, organisasi
daerah, dan lain-lain. Umumnya, buku alamat digunakan untuk
melakukan pelayanan jasa dibidang transportasi dan sejenisnya.
i. Pena
Pena adalah alat untuk menulis dengan tinta. Pena yang
bermata bulat dan dilengkapi tinta kental didalam tabung
disebut bolpoin.
j. Bantalan Cap
Kegunaan:
stempel berguna untuk mengecap nama perusahaan
atau organisasi.
k. Letter Opener
Letter opener adalah suatu alat kantor yang kegunaanya
adalah untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar
surat yang dibuka dalam kondisi baik dan tidak sobek.
l. Timbangan Surat
Timbangan surat adalah alat yang digunakan untuk
menimbang surat yang bertujuan untuk menentukan besarnya
biaya pengiriman surat.
m. Pengungkit Kawat Staples
Alat pengungkit kawat staples digunakan untuk melepas
kawat jepret (steples) yang ada dibundelan warkat.
n. Spindle File (tancapan warkat)
Tancapan warkat merupakan alat yang berguna untuk
menghimpun warkat dengan cara memasukakan warkat
tersebut pada spindle.
o. Tippe ex
Tippe ex merupakan bahan kimia berbentuk cair, cepat
kering, dan berwarna putih. Kegunaannya adalah untuk
menutup huruf yang salah pada pengetikan yang telah dicetak
diatas kertas biasa.
p. Formulir atau Blanko
Formulir atau blanco adalah lembaran kertas terlepas dengan
ukuran tertentu dan berupa cetakan yang berisi uraian, garis,
atau ruang yang menghimpun serta menyampaikan
keterangan-keterangan yang diperlukan.
q. Kertas HVS
HVS merupakan jenis kertas yang memiliki warna putih,
bersih, dan halus.
r. NCR Paper
NCR merupakan jenis kertas yang diberi lapisan kimia
sehingga akan menimbulkan bekas atau tulisan jika terkena
tekanan.
s. Kertas Kaca
Kertas kaca merupakan jenis kertas yang tipis dan mengkilap
serta tembus pandang.
t. Kertas Linen
Kertas linen merupakan jenis kertas yang mengkilap dan kaut.

7. Unsur – unsur yang Terlibat dalam Perencanaan

Sarana dan Prasarana :
Berikut ini unsur-unsur yang terlibat dalam perencanaan
sarana dan prasarana kantor dan sekolah.
a. Kantor
Kepala devisi, kepala unit, kepala tata usaha, bendahara, serta
bagian perlengkapan.
b. Sekolah
Kepala sekolah, wakil kepala sekolah, guru, kepala tata usaha,
bendahara, serta BP3 atau komite sekolah.
8. Syarat-Syarat Penyusunan Perencanaan Sarana dan Prasarana

a. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan

harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas
proses belajar mengajar.
b. Perencanaan harus jelas. Kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada hal-
hal berikut.
1) Tujuan dan sasaran atau terget yang harus di capai.
2) Penyusunan perkiraan biaya keperluan pengadaan.
3) Jenis dan bentuk tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan.
4) Petugas pelaksana, misalnya guru, karyawan, dan lain-lain.
5) Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
6) Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
7) Suatu perencanaan yang baik adalah yang realitis atau dapat dilaksanakan.

c. Perencanaan berdasarkan kesepakatan dan keputusan bersama dengan

pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan, memenuhi ketentuan berikut.