PERENCANAAN KEBUTUHAN

SARANA DAN PRASARANA

BAB 1
 HAKIKAT PERENCANAAN
KEBUTUHAN SARANA DAN
PRASARANA
 Perncanaan sarana dan prasarana
adalah sebuah proses merencanakan
barang atau alat yang dibutuhkan
sesuai skala prioritas dan anggaran
perusahaan atau organisasi guna
mencapai tujun yang telah ditentukan
Hal- hal penting dalam menyusun
perencanaan sarana dan prasarana
 Gunakan prosedur pengolahan sarana dan prasaran
 Tentukan jenis, kualitas, serta kualitas sarana dan

prasrana yang dibutuhkan

 Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana

dengan biaya yg tersedia

 Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam

kegiatan operasional
 Penyimpanaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana
 Penghapusan sarana dan prsarana sesuai dengan

prosedur yang berlaku

Karakteristik Perencanaan sarana dan
Prasarana kantor
 Harus berlandaskan perhitungan dan selalu mengandung
kegiatan, tindakan, atau usaha.
 Dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan teliti
berdasarkan informasi yang realistik dengan kondisi
organisasi.
 Harus melibatkan semua pihak yang memahami
kebutuhan organisasi, perlengkapan yang sudah dimiliki
(jenis, jumlah dan kualitas) sumber dana yg tersedia dan
harga pasar
 Dalam menyusun rencana anggaran harus dibuat daftar
usaha kegiatan (DUK) yg berisi perhitungan harga
pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu
sebagai perbandingan
Tujuan dan Manfaat Perencanaan
Sarana dan Prasarana Kantor
 Tujuannya adalah untuk menghindari
terjadinyaa kesalahan dan kegagalan yang tidak
diinginkan serta untuk meningkatkan efektifitas
da efesiensi dalam pelaksanaannya
 Manfaatnya adalah untuk membantu dalam
menentukan tujuan, meletakan dasar-dasar dan
meletakan langkah – langkah, menghilangkan
ketidakpastian, serta dapat dijadikan pedoman
atau dasar dalam melakukan pengawasan,
pengendalian, dan penilaian agar kegiatan
dapat berjalan dengan efektif dan efisien
Perencanaan yg efektif harus dilakukan
melalui suatu rangkain pertanyaan berikut

 What  Kegiatan-kegiatan apa yg harus

dilakukan dalam rangka pencapaian
tujuan yg telah ditetapkan?

 Di mana kegiatan ini akan

dilaksanakan ? Pertanyaan ini
Where mencakup tata ruang yang disusun,
tempat yang akan digunakan,
tempat perhimpunan alat-alat serta
perlengkapan lainnya
Perencanaan yg efektif harus dilakukan
melalui suatu rangkain pertanyaan
berikut
 When  Pertanyan ini berisi tentang sistem
prioritas yang akan digunakan,
penjadwalan waktu, target, fase-fase
tertentu yang akan dicapai serta hal-hal
lain yang berhubungan dengan fakto r
waktu

 Isinya mencakup sistem kerja , standar

yang harus dipenuhi, cara pembuatan
dan penyampaian laporan, serta cara
menyimpan dan mengolah dokumen-
dokumen yang timbul sebagai akhir
How pelaksanaan
Perencanaan yg efektif harus dilakukan
melalui suatu rangkain pertanyaan
berikut
 Who  Pertanyaan “siapa” berarti
diketemukannya tentang personalia,
tentang pembagian tugas,
wepwenang, dan tanggung jawab

 Why  Pertanyaan ini ditujukan kepada

kelima pertanyaan yg mendahuluinya
Analisis Penentuan Kebutuhan sarana dan
Prasarana (Barang Bergerak)

Barang Habis Pakai Barang tak Habis Pakai

 Menganalisis dan menyusun
 Menyusun daftar
keperluan sesuai dengan rencana
perlengkapan sesuai dengan
kegiatan serta memperhatikan
kebutuhan dari rencana perlengkapan yg masih ada dan
kegiatan yang akan masih dapat dipakai
dilaksanakan  Memperkirakan biaya
 Memberikan biaya untuk perlengkapan yg direncanakan
pengadaan barang tersebut dengan memperhatikan standar
setiap bulan yg telah ditentukan
 Menetapkan skala prioritas
 Menyusun rencana
menurut dana yg tersedia dan
pengadaan barang menjadi urgensi kebutuhan, serta
rencana triwulan kemudian menyusun rencana pengadaan
menjadi rencana tahunan tahunan
Contoh-contoh peralatan atau
barang habis pakai kantor
 Stopmap (folder)
 Selhecter
 Ordener
 Jepitan kertas (paper clip)
 Cap tanggal ( stamping
 Letter opener
 Timbangan surat
 Pengungkit kawat stapler
(stapler remover)
 Spindle file (tancapan

date ) warkat)
 Stapler  Tippe Ex

 Buku telepon  Formulir atau Blanko

 Buku alamat  Kertas HVS

 Pena  NCR paper

 Bantalan cap  Kertas kaca

Analisis penentuan kebutuhan
barang tidak bergerak
1. TANAH
 Menyusun rencana pengadaan tanah
berdasarkan analisis kebutuhan bangunan yg
akan didirikan serta lokasi yg ditentukan
berdasarkan pemetaan kantor atau sekolah
 Mengadakan survei tentang adanya fasilitas

kantor atau sekolah seperti jalan, listrik, air,

telepon, transportasi, dan sebagainya
 Mengadakan survei harga tanah
 Menyusun rencana anggaran biaya bangunan
 2. BANGUNAN
 Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasarkan

analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti

 Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan akan
didirikan, yaitu tentang luasnya, kondisi, situasi, status, perizinan,
dan sebagainya.
 Menyusun rencana konstruksi dan arsitektur bangunan sesuai

pesanan
 Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang

berlaku di daerah yang bersangkutan

 Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya (RAB) yang
disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teksin,
serta memperhatikan anggaran yang akan disediakan setiap tahun
dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan
berdasarkan kebijakan perusahaan atau Dinas Pendidikan
Daftar Peralatan Kantor yg Dibutuhkan oleh
sekretaris atau Pegawai Kantor

Perabot Kantor Mesin – mesin kantor

 Meja tulis dan laci yg dapat  Laptop

dikunci  Telepon
 Meja mesin tik/komputer
dengan rak-rak untuk
 LCD
persediaan kertas
 Paper shredder (mesin
 Kursi yang dapat berputar penghancur kertas)
dan dapat disesuaikan tinggi  Printer
rendahnya  Faximile
 Lemari dokumen  Mesin Fotocopy
 Lemari buku/rak buku kecil  Televisi
 Lemari penyaluran
 Meja dan kursi tamu
 Perlengkapan dan Alat-alat penting lainnya

 Kalender meja yang sekaligus berfungsi sebagai daftar

janji dan buku harian
 Buku petunjuk telepon
 Buku daftar alamat
 Buku catatan
 Kotak surat masuk dan surat keluar
 Aneka map
 Kartu nama
 Aneka jenis kertas
 Kuitansi
 Amplop
 Alat tulis kantor
Unsur unsur yang terlibat dalam
perencanaa sarana dan prasaran
 A. Kantor
Unsur yang dilibatkan antara lain: Kepala
divisi,kepala unit, kepala tata usaha (TU),
bendahara, serta bagian perlengkapan

 B. Sekolah
 Unsur yang dilibatkan antara lain : kepala

sekolah, wakil kepala sekolah, guru, kepala

tata usaha, bendahara, serta BP3 komite
sekolah
Prosedur Perencanaan Sarana dan
Prasarana (pendidikan/perkantoran)
1. Identifikasi dan Mengnalisis kebutuhan sarana dan
Prasarana yaitu, kegiatannya meliputi pencatatan
dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap
seluruh kebutuhan sarana dan prasarana
2. Inventarisasi sarana dan prasarana yang ada yaitu,
kegiatannya meliputi pengurusan, penyelenggaraan ,
pengaturan, dan pencatatan barang-barang milik
kantor/sekolah ke dalam suatu daftar inventaris
secara teratur menurut ketentuan yang berlaku
3. Mengadakan seleksi yang meliputi ; menyusun
konsep program, pendataan, menyediakan anggaran
atau pendataan
Jawablah beberapa pertanyaan
berikut!!!!
1. Apa yang akan terjadi jika suatu perusahaan/sekolah
tidak melakukan ‘perencanaan’ dalam sarana dan
prasarananya? Jelaskan menurut bahasa sendiri!

2. Manfaat apa yang bisa didapat oleh sekolah/perusahan

apabila menjalankan perencanaan sarana dan prsarannya
secara benar? Jelaskan menurut pendapatmu sendiri!

3. Seandainya kamu menjabat menjadi kepala sekolah

kemudian kamu berencana akan membangun ruang
kelas baru maka siapa saja yang harus kamu libatkan
dalam perencanaan ini?