PENGADAAN KEBUTUHAN

SARANAN DAN PRASARANA

BAB 2
Hakikat Pengadaan sarana dan
Prasarana sekolah
 Pengadaan sarana dan prasarana adalah kegiatan
yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis
sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan
dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
 Dalam konteks persekolahan, pengadaan
merupakan segala kegiatana yang dilakukan dengan
cara menyediakan semua keperluan barang atau
jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud
untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar
berjalan secara efektif dan efesien sesuai dengan
tujuan yang diinginkan
 Cara Pengadaan sarana dan
Prasarana
 A. Pembelian
 B. Pembuatan Sendiri
 C. Penerimaan Hibah dan Bantuan
 D. Penyewaan ( umumnya dilakukan oleh
suatu lembaga yangbelum memiliki prasarana
dan sarana sendiri)
 E. Pinjaman
 F. Pendaurulangan
 G. Penukaran
 H. Perbaikan atau Rekondisi
Pemerolehan Sarana dan Prasarana
 Pada proposal pengadaan sarana dan prasarana
sekolah hendaknya dicantumkan secara jelas tentang
jenis barang yang diminta, jumlah satuannya, merek
serta tipenya, tahun produksinya, nama pabrik yang
memproduksinya, taksiran harganya, dan sebagainnya.
 Berikut adalah beberapa kemungkinan pengadaan
sarana dan prasarana pendidikan dapat diperoleh dari ;
 A> pembelian dengan biaya pemerintah
 B> Pembelian dengan biaya dari SPP
 C> Bantuan dari BP3
 D> Bantuan dari masyarakat
 Prinsip – Prinsip Pengadaan sarana
dan Prasarana Sekolah
A> Prinsip Pencapaian Tujuan : Pada dasarnya pengadaan sarana
dan prasarana sekolah dilakukan dengan maksud agar semua
fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Dengan
adanya pengadaan sarana dan prasarana maka fasilitas sekolah
itu akan siap pakai setiap saat atau setiap personel sekiolah
menggunakannya

B> Prinsip Efisiensi : Semua pengadaan sarana dan prasarana

sekolah dilakukan dengan perencanaan yang hati-hati sehingga
dapat diperoleh fasilitas berkualitas baik dengan harga yang
relatif murah, perlengkapan sekolah juga hendaknya dilengkapi
dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya.
Petunjuk teknis tersebut dikomunikasikan kepada senua
personil sekolah yang diperkirakan akan menggunakannya .
C> Prinsip Administrasi : dengan prinsip administrasif, semua
perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah
hendaknya memperhatikan undang – undang, peraturan,
intruksi, dan pedoman yang telah diberlakunan oleh
pemerintah.
D> Prinsip Kejelasan Tanggung jawab : lembaga pendidikan
melibatkan banyak orang yang menggunakan sarana dan
prasarananya maka dari itu harus ada pengorganisasian kerja
pengelolaan perlengkapan pendidikan . Dalam
pengorganisasiannya, tugas dan tanggug jawab semua orang
yang terlibat perlu dideskripsikan dengan jelas
E> Prinsip Kekohesifan : dengan prinsip ini, pengelolaan sarana
dan prasarana pendidikan di sekolah hendaknya terealisasikan
dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak.
Prosedur Pengadaan sarana dan
Prasarana Pendidikan
 Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada
Kerpes No. 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan
Permen No. 24 tahun 2007. yaitu melalui proses sebagai berikut:

 Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana

 Mengklasifiksikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan
 Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang
ditujukan kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan kepada
pihak yayasan bagi sekolah swasta
 Sekolah akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat
pesetujuan dari pihak yang disetujui
 Setelah dikunjungi dan disetujui, sarana dan prasarana akan
dikirim ke sekolah yang jengajukan permohonan pengadaan
sarana dan prasarana tersebut
Pengadaan Barang Habis Pakai di
Sekolah
 Menyusun daftar sarana sekolah yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana
kegiatan setiap tiap bulan
 Memperkirakan biaya untuk pengadaan
barang tersebut setiap bulan
 Menyusun rencana pengadaan barang
tersebut menjadi rencana triwulan, tengah
tahunan, kemudian menjadi rencana tahunan
Pengadaan barang tidak habis pakai
 Menganalisis keperluan perlengkapan sesuia
dengan rencana kegiatan dan dengan
memperhatikan barang-barang yang masih
layak pakai lalu menyusun hasil analisis
tersebut
 Memeperkirakan biaya yang diperlukan
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
 Menetapkan skala prioritas menurut dana,

urgensi kebutuhan dan menyusun rencana

pengadaan tahunan
 Pengadaan Peralatan Kantor
 Pengadaan peralatan kantor berbeda-beda
setiap instansi. Perbedaan ini disebabkan
oleh beberapa hal, di antaranya adalah
budaya kantor, kebutuhan akan
peralatan/perlengkapan, tingkat kopetensi
pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun
pada umumnya pengadaan peralatan dan
perlengkapan kantor dapat dilakukan dengan
proses atau langkah-langkah yang akan di
jelaskan pada slide selanjutnya.
Langkah – langkah pengadaan
peralatan/perlengkapan kantor
1. Pengajuan surat permohonan barang ke gudang
2. Pemeriksaan stock barang di gudang oleh petugas
3. Jika ada barang, maka barang diberikan dengan bom pengeluaran
4. Jika tidak ada barang, petugas memberikan nomor pada surat
permohonan dari buku induk
5. Surat permohonan diserahkan kepada bendahara dan bendahara
akan memeriksa antara permohonan dn ketersediaan barang
6. Bendahara meminta persetujuan pimpinan
7. Jika pemimpin menyetujui, bagian logistik akan melakukan
pembelian
8. Barang yang datang akan diperiksa kualitas dan kuantitasnya
9. Barang diserahterimakan dengan menggunakan buku serah terima
barang
10. Dilakukan kegiatan pencatatan dan barang disimpan di gudang
untuk didistribusikan
Fungsi seksi Perbekalan dalam
Pengadaan sarana dan prasarana
A>Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai
jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu
diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan
perlengkaoan kerja dalah fakor fungsional, faktor
ongkos, faktor prestige (gengsi), serta faktor
standarisasi dan normalisasi
B> standarisasi dan perincian benda. Meliputi :
1. Klasifikasi alat-alat
2. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan
kemampuannya
3. Standarisi alat –alat dengan pertimbangan untuk
penggunaan dlam jangka waktu lama dan pertimbangan
efesiensi kerja
 C>pembelian benda perbekalan, dengan mempertimbangkan pokok –
pokok berikut :
1) Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-
benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang berlebih
2) Menimbulkan kompetensi di antara produsen dengan membuat spesfikasi
atas benda-benda yang akan dibeli serta mengadakan penelitian dengan
baik dan seksama pada produsen
3) Mendapat keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan
pasar, dan harga
4) Mendapatkan keterangan-keterangan tentang perkembangan baru atas
barang – barang dan cara pengepakan yang telah disempurnakan
5) Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut
sampai siap digunakan

D> Pengiriman barang, dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan

aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut, maupun
udara.
 Asas – Asas Pengadaan dan Perlengkapan
kantor (untuk menghindari pemborosan)
a) Pekerjaan dan Kegiatan : tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan
harus dirumuskan dengan jelas dan seksama serta diuji kritis agar
jenis dan jumlah peralatan/perlengkapan yang diadakan itu esensial
(sangat penting)
b) Keperluan disesuaikan Kondisi setempat : Hakikat pengadaan
peralatan / perlengkapan kantor harus disesuaikan degan hakikat,
situasi dan kondisi kantor, serta kebutuhan karyawan.
c) Fleksibilitas Kegunaan dan Biaya : Kegunaan suatu alat/perlengkapan
hendaknya tidak hanya untuk satu kegiatan (pekerjaan) tetapi untuk
beberapa jenis kegiatan sehingga akan berpengaruh terhadap biaya
pengeluaran.
d) Nilai keindahan dan keseragaman : bentuk, ukuran dan warna alat-
alat dan perlengkapan kantor hendaknya dapat memberi kesan baik
bagi yang melihat. Hal tersebut bisa mempengaruhi rasa senang
begitupun keseragaman peralatan / perlengkapan harus diperhatikan.
f) Standarisasi : Penggunaan peralatan/perlengkapan
kantor sesuai dengan kebutuhan organisasi yang
bersangkutan, menciptakan keseragaman guna
menghindari perselisihan di antara pegawai karena
perebutan peralatan yang paling bagus
g) Kemampuan dan Kelayakan : hal ini bekaitan dengan
pengalaman/ manusia (karyawan) yang bekerja untuk
menentukan apakah peralatan/perlengkapan yang akan
diadakan banyak dipakai atau tidak
h) Harga dan penawaran modal : pembelian peralatan dan
perlengkapan berdasarakan pertimbangan yang tepat
dapt memberikan penghematan sehingga akan
mengurangi kebutuhan penanaman modal
Prosedur Pengeluaran Barang
 Setiapa pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan, bon
permintaan, atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Pengeluran
meliputi untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, dan
peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau tempat penyimpanan
lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja meliputi
pengeluaran atas permintaan, pengeluaran perintah atasan,
pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk
dikemblikan ke asal barang karena keslahan pengirim. Pengeluaran
barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang
dikeluarkan atau diserahan harus disertai berita acara atau
pengeluaran lainnya, seperti faktur dan bon yang ditandatangani
penerima barang dan yang menyerahkan barang. Setiap barang yang
dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang agar
secara cepat dapat diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau
tempat penyimpanan lainnya.
Berikut hal-hal yang harus dilakukan
dalam pencataan sediaan (stock)
1) Buku sediaan berada di bagian tata usaha dan merupakan
dokumen pencatatan barang sediaan
2) Buku sedian merupakan sumber data yangberfungsi
sebagai : pertanggungjawaban, pengendalian informasi,
informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya
3) Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon
permintaan dan bon pengeluaran barang
4) Pengadaanbuku katalog, merupakan dokumen pencatatan
yang didalamnya berisi kode setiap barang dalam gudang
5) Setiap gudang dilengkapi dengan denah lokasi barang
yang dapat menujukan secara tepat dancepat barang
sediaan yang diperlukan atau dicari
Cara Penanganan Peralatan dan
perlengkapan kantor (pertama)
Berikut adalah tahap-tahap yang dilakukan
dalam penyimpanan barang :
A) Penerimaan Barang , prosesnya adalah sebagai
berikut :
1) Satuan kerja menerima barang membentuk
panitia penerima atau pemeriksa barang.
Anggota panitia minimal berjmlah tiga orang.
Apabila barang yang diterima bersifat teknis,
anggota panitia sebaiknya ada yang ahli dalam
bidang yang sesuai dengan jenis barang yang
akan diterima
 2) Apabila barang telah tiba anggota panitia segera melaksanakan
penerimaan dan pemeriksaan barang, baik pemeriksaan administratif
maupun pemeriksaan fisik
3) Berdasarkan hasil pemeriksaan barang, panitia membuat berita
acara pemeriksaan. Berita acara tersebut berisi :
 Nomor berita acara

 Hari, tanggal dan tempat pembuatan berita acara

 Nama anggota panitia pemeriksa

 Nama, jabatan dan alamat yang menyerahkan

 Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan surat invoice

bernomor
 Hasil pemeriksaan tentang kondisi barang dengan keterangan antara

lain baik, kurang baik dan hilang

 Tanda tangan anggota panitia yang menyerahkan

 Pihak yang mengetahui, misalnya kepala satuan kerja

4) Apabila jumlah volume dan jumlah barang yang diterima
banyak dan tidak dapat ditulis dalam lembaran berita
acara, maka informasi daam berita acara dapat dituli
dalam lembaran tambahan sebagai lampiran. Lampiran
tersebut berisi perincian atau spesifikasi barang seperti :
 Peralatan mesin : misalnya nomor urut, mama barang,

merek atau tipe, kpasitas, tahun pembuatan, nomor

mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor
kontak, nomor faktur, serta kondisi barang.
 Bukan peralatan mesin : misalnya no urut, nomor kode

brang, uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan,

harga seluruhnya, nomor kontak atau SPK, dan nomor
faktur atau invoice
Cara Penanganan Peralatan dan
perlengakapan kantor (kedua)
B) Penyimpanan barang
Berkut tahap-tahap nya:
1. Pengelompokan barang yang disimpan, yaitu:
 Disimpan sebagai barang sediaan
 Dismpan dalam proses pemakaian
 Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja
lain atau pemakai brdasarkan ketentuan pengirim
atau mennutut kebijaksanaan pimpinan
 Dismpan sementara tanpa pembongkaran kemudian
diteruskan ke alamat yang tercantum pada etiket atau
label peti kemasan dengan keterangan transit atau
penyimpanan sementara
2. Penataan barang yang disimpan, penataannya seperti
berikut :
 Barang yang cepat keluar hendaknya dikeluarkan di lokasi

yang berdekatan dengan pintu keluar

 Barang yang paling lambat keluar disimpan pada lokasi

paling dalam
 Barang untuk sediaan atau dipergunakan sehari-hari

hendaknya diatur pada lokasi tertentu

 Semua barang yang disimpan dicatat dalam buyku
penerimaan, kartu barang, dan kartu sediaan atau stock.
Yang meliputi : no urut yg dibuat secara kronologis, nama
dan alamat pengirim, tanggal penerima, no dan tanggal
bukti
3) Pencatatan barang, ada dua metode yaitu :
a) Metode Pencatatan sediaan individual : metode
ini digunakan apabila keadaan barang secara
individual sejenis. Contohnya dari merk,
nomor, dan tahun pembuatannya serta pada
barang yang harganya relatif tinggi
b) Metode Pencatatan kolektif : metode ini dapat
digunakan jika keadaan barang secara
individual tidak dapat dibedakan dengan
barang jenis lainnya dan harga barangnya
relatif murah.
Cara mengisi kartu barang :
 Nama barang
 Kode satuan
 Satuan barang
 Seiaan barang minimum
 Sediaan barang maksimum
 Tanggal barang diterima atau dikeluarkan
 Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran

barang
 Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan
 Sisa barang
 Paraf petugas / pejabat penyimpan barang
 Keterangan
Cara Penanganan Peralatan dan
perlengakapan kantor (ketiga)
c) Pengeluaran Barang
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya
pengeluaran barang itu meliputi pengeluaran
untuk gudang lain, pemakai, penghapusan,
perbaikan, dan peminjaman. Setiap barang
yang dikeluarkan atau diserahkan harus dicatat
pada buku pengeluaran. Setiap barang yang
dikeluarkan atau diserahkan harus disertai
berita acara atau penegluaran lainnya 9seperti
faktur dan bon) yg ditandatangani penerima
barang.
 Silahkan teman-teman baca dan fahami
materi BAB 2 yg diberikan, untuk kal ini tidak
ada kuis…
 Untuk selanjutnya akan ada kuis mengenai

materi BAB 2, maka dari itu silahkan baca dan

fahami tidak harus ada penyetoran ke WA…
terimakasih.

I hope you learn something ……