BAB I : perencanaan serta pengadaan sarpras kantor (bagian kedua)

6. Pengusulan atau penentuan kebutuhan sarana dan prasarana

a. Perencanaan pengadaan barang bergerak
Perencanaan sarana dan prasarana perkantoran khususnya bagi barang bergerak terbagi menjadi dua klasifikasi yaitu
sebagai berikut
 Perencanaan pengadaan barang habis pakai
 Perencanaan pengadaan barang tak habis pakai
b. Perencanaan Pengadaan Barang tidak bergerak
c. Pengusulan atau penentuan perencanaan pengadaan barang bergerak
d. Pengusulan atau penentuan perencanaan Pengadaan Barang tidak bergerak
7. Prosedur perencanaan sarana dan prasarana
a) Identifikasi dan analisis kebutuhan kantor
identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarpras
kantor yang dapat menunjang kelancaran pekerjaan baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang.
Hal yang terkait dalam identifikasi dan analisis kebutuhan sarpras di antaranya sebagai berikut
 Adanya kebutuhan sarpras Sesuai dengan perkembangan kantor
 Adanya sarpras yang rusak, dihapuskan, hilang, atau sebab lain yang ada dapat dipertanggungjawabkan
sehingga memerlukan penggantian
 Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan oleh perorangan
 Adanya persediaan sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang
b) Inventarisasi sarana dan prasarana yang ada
Jika tahapan Identifikasi dan analisis kebutuhan telah dilakukan langkah selanjutnya adalah diadakan pengurusan
penyelenggaraan pengaturan dan pencatatan barang kantor ke dalam suatu daftar inventaris. Inventaris tersebut
dilakukan secara teratur Menurut ketentuan yang berlaku
c) Mengadakan seleksi
Tahapan pengadaan seleksi perencanaan sarana dan prasarana di antaranya sebagai berikut :
a. Menyusun konsep program
b. Pendataan
B. Pengadaan sarpras kantor
1.pengertian kebutuhan pengadaan sarana dan prasarana
Pengadaan kebutuhan sarpras dilaksanakan sebagai penunjang kesuksesan pelaksanaan tugas perkantoran. Ada
beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam pengadaan perbekalan kantor diantaranya sebagai berikut.
a. Mengetik surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang
b. Petugas melakukan pemeriksaan terhadap persediaan atau stok barang di gudang
c. Surat permohonan atau daftar permintaan barang diserahkan ke bendahara kantor
d. Meminta persetujuan pimpinan atau kepala
e. Jika surat sudah disetujui surat tersebut diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang
dibutuhkan
f. Sebelum barang di terima barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu
g. Apabila barang sudah cocok barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan
barang
h. Sesudah barang dicatat barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit kantor
yang membutuhkan
2. Asas-asas pengadaan sarana dan prasarana kantor
 a. Standardisasi
Standardisasi berfungsi sebagai petunjuk dan aturan. Dalam hal pemakaian peralatan dan perabot kantor harus
disesuaikan dengan ukuran bentuk dan warna serta buatan yang sama untuk seluruh organisasi
b. Kemampuan dan kelayakan
Jika kemampuan dan kelayakan peralatan perabotan kantor kurang maka tidak akan menunjang pekerjaan kantor
sehingga kurang efisien. Kemampuan dan kelayakan mesin kantor atau perabot kantor tersebut bisa diketahui dan
ditentukan oleh pengalaman karyawan
c. Fleksibilitas kegunaan dan biaya
Peralatan kantor tidak hanya untuk suatu kegiatan pekerjaan tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan
d. Harga dan penawaran modal
Pembelian peralatan berdasarkan pertimbangan yang tepat akan menciptakan penghematan sehingga akan mengurangi
penanaman modal
e. Pekerjaan dan kegiatan
Hendaknya tujuan dari pekerjaan dan kegiatan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan tak sama
serta diuji secara kritis. Hal ini dilakukan untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan kantor yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan pekerjaan hanya yang bersifat esensial/penting.
f. Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat
Penetapan pengadaan peralatan dan perabot kantor harus disesuaikan dengan hakikat, situasi, dan kondisi masing-
masing serta kebutuhan karyawan
g. Nilai keindahan estetika
Hendaknya bentuk ukuran dan warna alat perabot kantor dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat. Selain nilai
keindahan juga harus diperhatikan keseragaman peralatan tersebut. Keseragaman juga dapat menambah keindahan
dan menghemat biaya.

3. Fungsi seksi perbekalan dalam pengadaan sarpras

a) Melakukan penelitian kebutuhan perlengkapan kerja baik mengenai jumlah maupun mutunya
b) Membuat standardisasi dan perincian benda
c) Melakukan pembelian benda atau perlengkapan kerja
d) Melakukan pengiriman barang
4. Prosedur pengadaan sarana dan prasarana kantor
a. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang habis pakai
1) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan
3) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan kemudian menjadi rencana tahunan
b. Pelaksanaan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai
1) Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan barang yang masih layak pakai
2) Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan Sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
3) Menetapkan skala prioritas berdasarkan dana, urgensi kebutuhan, dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
c. Cara penanganan peralatan atau perbekalan kantor
• Penerimaan barang
• Penyimpanan barang
• Pencatatan barang
• Pengeluaran barang

Refleksi Pemahaman Siswa**

No. Materi Tidak Menguasai Menguasai
Menguasai
1 Pengertian, Tujuan, manfaat perencanaan kebutuhan
sarpras kantor
2 Analisis dan prosedur perencanaan sarpras
3 Pengertian pengadaan sarpras dan asas-asasnya
4 Prosedur pengadaan sarpras

**tidak perlu ditulis, hanya saja siswa harus jujur menjawab, dan melaporkannya kepada guru d grup kelas (classroom)
Melalui kolom komentar postingan
Materi yang paling banyak tidak dikuasai akan di bahas di video