Sekolah : SMK WIBAWA TARUNA

Kelas : XII B
Jurusan : OTKP

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA

A. Analisis Perencanaan Kebutuhan
Analisis kebutuhan sarana dan prasarana adalah, Mengamati dan mempelajari tentang apa
saja yang menjadi kebutuhan sarana organisasi sekarang dan dimasa mendatang.
1. Pengertian perencanaan Kebutuhan
Perencanaan sarana dan prasarana suatu kantor merupakan proses menganalisis dan
menentukan sarana prasarana dalam suatu kantor yang dibutuhkan masing-masing
bagian. Dalam menganalisa berapa banyak sarana dan prasarana yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan Administrasi Perkantoran.
 Disesuaikan dalam suatu bidang pekerjaanya.
 Harus mendapatkan perhatian yang serius.
 Untuk menghemat banyak waktu tenaga.
 Untuk mencapai suatu tujuan Organisasi.
 Akan lebih Efektivitas dan Kondusif lagi dalam suatu pekerjaan kantor.
2. Macam-macam Kegiatan Administrasi Perkantoran 5W+1H
1. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Merupakan salah satu aktivitas dalam satu organisasi /perusahaan tentang sesuatu
yang dilakukan pada masa yang akan datang mengenai perkantoran. Perencanaan
perkantoran meliputi :
Standarisasi Pekerjaan Ketatausahaan.
Anggaran Pekerjaan Knator.
Sistem Informasi dan Komunikasi Kantor.
Perencanaan Gedung.
2. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengaturan keseluruhan proses pengelompokan dan penempatan alat-alat, tugas-tugas
, tanggungjawab dan wewenang yang dapat digerakan sebagai satu kesatuan dalam
pengorganisasian untuk mencapai suatu tujuan, yang meliputi :
o Menyediakan pembekalan/ peralatan kantor untuk pegawai dengan
menyesuaikan pekerjaanya.
o Pembagian tugas dan pekerjaan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki
pegawai.
o Terjalin hubungan kerja yang baik antara atasan dan bawahan.
o Hubungan atasan dengan bawahan berdasarkan tugas pokok dan fungsi
kedinasanya.

3. Pengarahan Perkantoran (Office Actuanting)

Kegiatan yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektif proses kerja secara
maksimal agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan, yang
meliputi :
 Penggunaan sistem yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan.
 Penggunaan sistem yang efektif dalam memberikan motif terhadap bawahan.
 Memberikan bantuan atau solusi kepada bawahan yang mengalami kesulitan
dalam pekerjaan.
 Menyatukan visi-misi karyawan dan organisasi.
 Perencanaan sistem komunikasi yang efektif dengan karyawan.
 Menggunakan pembelajaran yang adil dalam memberikan gaji karyawan.
4. Pengawasan Perkantoran (Office Controling)
 Pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan/ mengatur
apa yang sendang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria norma standar atau
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya nyaitu :
 Manajemen waktu dan biaya
 Kualitas dan kuantitas pekerjaan administrasi perkantoran.
 Pekerjaan pelayanan kepada masyarakat.
 Pemakaian perabot/ peralatan kantor.

B. Tujuan Analisis Perencanaan Kebutuhan Saran Prasarana :

1. Menyesuaikan antara pekerjaan perkantoran dengan alat yang akan dipakai.
2. Kegiatan Surat menyurat membutuhkan peralatan berupa seperangkat komputer,
printer yang dilengkapi dengan scan dan fotocopy.
3. Anggaran yang telah ditetapkan sesuai dengan biaya pengadaan prabot/peralatan.
4. Perusahaan setiap tahun menetapkan anggota untuk pengadaan atau perbaikan.
5. Mengikuti perkembangan teknologi
6. Perusahaan setiap waktu perlu mempengaruhi perlatan yang akan digunakan untuk
menunjang pekerjaan administrasi yang disesuaikan dengan perkembangan.
7. Mempertimbangkan penghematan tenaga, waktu dan biaya.

C. Fungsi Analisis Perencanaan Kebutuhan Sarana Prasarana :

1. Memenuhi kebutuhhan sarana prasarana pada setiap bidang sesuai dengan kegiatan.
2. Mengurangi penumpukan saranadan prasarana pada tempat tertentu sehingga bias
membuat tempat.
3. Menyesuaikan kebutuhan sarana prasarana berdasarkan permintaan dari maisng-
masing unit.
4. Menghemat anggaran yang ada karena pengadaan sarana dan prasarana berdasrkan
pengajuan dari bawah sesuai kebutuhan karayawan.

D. Jenis-jenis Analisis Kebutuhan

1. Analisis Kebutuhan Kualitatif
Adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan informasi tentang macam-macam
kegiatan yang terdapat dalam suatu oraganisasi untuk melakukan kegiatan tersebut.
 Kebutuhan sarana prasarana :
a. Menganalisis prabit/peralatan
b. Melihat kondisi perlengkapan yang masih ada
c. Menyediakan fasilitas pendukung bila barang tiba dilokasi.
2. Analisis Kebtuhan Kuantitatif
Dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi keguatan yang terdapat dalam satu
unit organisasi analisis ini akan mempersoalkan.
1. Apakah jumlah sarana yang ada masih efesien ?
2. Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai ?
3. Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target pencapaian yang di
tetapkan?

Ada beberapa jenis sarana prasarana untuk menunjang kegiatan kantor :

1. Peralatan kantor
2. Prabot kantor
3. Bekal kantor
4. Hiasan kantor
5. Mesin kantor
6. Pesawat kantor
7. Alat bantu peraga
8. Prabot tempelan

E. Pengusulam Sarana Prasarana

Yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian administrasi perkantoran memiliki kegitan
kantor dan sarana yang digunakan untuk melakukan pekerjaan ketatausahaan :
a. Ditinjau dari segi keamanan
b. Ditinjau dari factor lingkungan

1. Bagian Perlengkapan atau Bagian Logistik

Mempunyai tugas yang berat anatar lain :
a. Melayani permintaan perdagangan
b. Menerima barang yang datang
c. Mengecek dan memeriksa perlengkapan
d. Menyimpan perlengkapan
2. Pengusulan sarana dan prasarana
Harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan tertentu
mempunyai aturan yang tidak sama antara kantor satu dengan kantor yang lain.
Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunlan sarana dan prasarana :
1. Mengisi informasi perelngkapan sarana dan prasarana yang dibutuhkan
2. Menentukan kualitas serta kuantitas sarana prasarana
3. Menentukan jenis dan spekulasi.
Tujuan Pengusulan Sarana dan Prasarana :
1. Mengetahui jenis kualitas dan kuantitas
2. Dapat memprediksi anggaran yang akan digunakan
3. Menghemat tenaga, waktu dan biaya
4. Pengadaan sarana dan prasarana mengikuti kecanggihan teknologi

3. Bentuk-bentuk Formulir Rencana Kebutuhan

Prosedur pengajuan sarana dan prasarana kantir dilakukan oleh masing-masing
bagian dalam suatu perusahaan setiap awal bulan tahun anggaran yang diajukan
kepada bagian perlengkapan atau bagian logistik.
 MENERAPKAN PROSEDUR PERDAGANGAN KEBUTUHAN SARANA DAN
PRASARANA

A. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana

Menurut Gunawan ( 1996-135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan
prasarana adalah, “Segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan
barang benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas”.
Secara ringkas maksud dari perdagangan itu sesuai dengan yang
dinyatakan dalam keputusan Presiden nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintahan yakni menyatakan “ Pengadaan Barang
dan Jasa Aktivitas pertama dalam manajemen sarana dan prasarana adalah
pengadaan sarana biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuatu
dengan perkembangan lingkungan suatu lembaga dalam pelaksanaan kegiatan
pengadaan yang harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
 Mengikuti Prosedur Pengelolaan Pembekalan.
 Menentukan Jenis Kualitas dan Kuantitas perlengkapan yang dibutuhkan
 Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional.
B. Tatacara Pengadaan Sarana Prasarana Pendidikan ada beberapa cara yang
dilakukan untuk kegiatan pengadaan sarana dan prasarana yaitu :
1. Pembelian
Pemenuhan sarana dan prasarana.
2. Produksi Sendiri
3. Penerimaan Hibah
4. Penyewaan
5. Peminjaman
6. Pendaur Ulang
7. Pemutaran
8. Rekondisi (Rehabilitasi)

C. Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana

Dalam pengadaan sarana dan prasarana harus jadi mengacu pada kemendiknas
nomor 24 tahun 2007 tentang standar sarana prasarana pada umunya sarana dan
prasarana melewati prosedur berikut ini yaitu :
1. Menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana beserta fungsinya.
2. Mengklasifikasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan
3. Penyusunan proposal pendanaan sarana dan prasarana sekolah negeri
proposalnya ditunjukan
4. Mnenetukan peninjauan dan piha yang dituju untuk menilai kelayakan
lembaga memperoleh sarana dan prasarana
5. Setelah ditinjau dan dikunjungi lembaga dan menerima kiriman sarana dan
prasarana yang di ajukan

D. Teknik Pengadaan Sarana dan Prasarana

No 50 tahun 2010 pasal 6 pengadaan barang/jasa yang terdapat dalam peraturan
pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa sebagai berikut :
1. Melaksanakan tugas serta disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai
sasaran, kelancaran dan penetapan.
2. Bekerja secara professional dan mandiri
3. Tidak saling mempengaruhi yang mengakibatkan terjadinya pasangan tidak
sehat
4. Menerima dan bertanggung jawabatas segala keputusan yang diterapkan
5. Menghindari dan mencegah terjadinya perentangan kepentingan para pihak
yang terkait.

E. Teknik pengadaan barang habis pakai, khusunya di lembaga pendidikan

diantaranya :
 1. Teknik Pengadaan Buku
2. Pemerolehan Buku , dapat dilakukan dengan cara membeli, menukar dan
menerima hadiah.

F. Teknik Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan

1. Membeli, pembelian peralatan dan perlengkapan yang dilakukan sesuai
dengan kebutuhan.
2. Membuat sendiri sekolah dapat mengadakan peralatan dan perlengkapan
sendiri.
3. Penerimaan hibah harus dilakukan atas dasar perjanjian bersama
4. Wewenang penghibahan maksudnya apakah pihak yang akan menghibahkan
barang memiliki hak penuh
5. Spesifikasi peralatan dan perlengkapan hal tersebut perlu dilakukan agar
sekolah dapat membuat perencanaan penempatan.

MATERI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN

PRASARANA

Materi penerimaan dan pendistribusian sarana dan prasarana :

A. Pengerian sarana kantor
Adalah menerima fisik barang dari pabrik punsipal atau distributor yang
diseuaikan dengan komen pemasaran dan pengiriman dan dalam kondisi
sesuai dengan persyaratan penanganan barang cara penanganan barang.
1. Fisik barang yang diterima
Adalah bentuk fisik barang yang harus dirasa secara fisik barang dapat
dilihat , diraba, dirasa, dan dapat dibandngkan dengan dokumen
penggantinya.
2. Dokumentasi
Dokumentasi adalah barang pendamping yang secara fisik dapat
dibaca dan dicocokan dengan barang.
3. Cara penangan barang
 Tangani barang sesuai dengan siklus hidup
 Gunakan peralatan sesuai yang dibutuhkan
 Pahami aturan keselamatan
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 :
1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.
2. Menerima barang yang rusak.
3. Menerima barang dengan kualitas rendah.
Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan
barang adalah untuk memverifikasi barang yang diterima.
Ada 3 langkah yang sebaliknya ditempat bagian penanggung jawab
penyimpanan atau penyaluran.
1. Penyusun alokasi barang
2. Pengirman barang
3. Penyerahan barang
Langkah-langkah pendistribusian sarana dan prasarana :
1. Penyusutan alokasi
a. Penerimaan barang
b. Waktu penyerahan barang
c. Jenis barang
d. Jumlah barang
e. Kegunaan/keperluan barang
2. Pengriman Barang
a. Cara pengiriman
b. Pengemasan
c. Pemuatan
d. Pengakutan
e. pembongkaran

3. Penyerahan barang
Dalam penyerahan barang hendaknya tidak dilupakan untuk mengkui
daftar penyerahan barang surat pengantar tidak kena biaya pengiriman
dan lain sebagainya.

PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA

1. Pengertian
Pemanfaatan dialihkan sebagai aktivitas atau pembuatan pemakai
dengan demikian , dapat disimpulkan bahwa pemakaian atau
pemanfaatan adalah kegiatan memakai suatu barang atau produk
antara untuk mencapai suatu tujuan tertentu , mendukung
produktivitas dalam sebuah perusahaan yaitu :
a. Kesesuaian antara alat dengan tujuan perusahaan
b. Tersedianya sarana danprasarana pejuang
c. Tujuan yang akan di capai
d. Jenis produk perusahaan
2. Prinsip pemanfaatan sarana dan prasarana tedapat 2 prinsip
pemanfaatan yang harus di perhatikan yaitu :
a. Prinsip Eisiensi : berani dalam semua pemakain sarana dan
prasarana kantor harus dilakukan secara ramah dan baik hati
sehingga semua perlengkapan habis rusak.
b. Prinsip Efekuitas : berarti semua pemakaian sapras kantor
disebuah perusahaan harus di ajukan semata untuk tujuan
perusahaan baik secara langsung mauoun tidak langsung.

3. Pemborosan terjadi karena dua factor yaitu :

 Sikap mental boros
 Kurangnya keterampilan pemborongan sapras
Aspek pemanfaatan barang yang menjadi sapras kamus
dibedakan menjadi 2 yaitu :
a. Barang habis pakai
b. Barang tidak habis pakai.

4. Petunjuk pemanfaatan sapras kantor

a. Melaksanakan pegawaian dan pembinaan kantor secara terus
menerus
b. Melatih semua personel perusahaan untuk mengoperasikan dan
mencatat sapras sesuai petunjuk
c. Memotivasi semua personel yang telah ditagih agar selalu
menggunakan sapras.
d. Mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta
petunjuk teknis pemakaian kepada toko
e. Melengkapi dan memahami semua isi petunjuk teknis
pemakaian serta mendeskripsikan.
f. Menyampaikan isi petunjuk yang telah di deskripsikan

5. Pengaturan keguatan pemanfaatan teks pemakaian sapras kegiatan

pengaturan atau terdiri atas beberapa yaitu :
 a. Memberikan identitas pada alas yaitu nomor
b. Pencatatan alat ke dalam yaitu inventaris
c. Penemposan alat dalam ruang TU

Pengaturan dan pemanfaatan dibagi menjadi 2 yaitu :

 Alat-alat langsung yang berkaitan dan produktifitas
mesin kantor, prabot dan alat komunikasi.
 Alat tidak langsung seperti bangunan meja jati dan
kamar keal.

6. Pemanfaatan sapras kantor

a. Banyaknya sapras
b. Banyaknya ruangan dalam suatu perusahaan
c. Banyaknya personel dalam suatu perusahaan

7. Adanya penggunaan atas dan disentralisasi muka pengaturan

pemanfaatan sapras dilakukan sbgai berikut :
a. Sapras untuk kegiatan produktivitas tertentu
b. Sapras disimpan dalam ruangan tertentu
Pengaturan sapras diantaranya :
- Sapras digunakan secara bergantian
- Sapras untuk menunjang berapa kegiatan sekaligus
8. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam memanfaatkan sapras
kantor sbagai berikut :
Hendaknya kegiatan pokok perusahaan merupakan prioritas
utama dalam memanfaatkan sapras.
Waktu dan jadwal pemanfaatan hendak memilih kalender
produksi.
Penguasaan / penunjukan personel sesuai keahlian
9. Praktek pemanfaatan dan sapras kantor
Ada beberapa pemanfaatan yaitu meliputi peralatan kantor C
ATK ?
a. Pemanfaatan perlengkapan kantor atau alat tulis
b. Pemanfaatan mesin-mesin kantor
c. Pemanfaatan prabit kantor
d. Pemanfaatan alat komunikasi kantor

INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA

A. Pengertian Inventarisasi
Penatausahaan barang memiliki kekayaan organisasi layaknya disebut Inventasi
menunjuk pada barang atau benda yang secara resmi menjadi milik organisasi.
Sedangkan Investasi merupakan suatu proses perhitungan, pencatatan, pergolongan
pengklasifikasian pengkodean terhadap barang/ sarana prasarana yang dimuat dala suatu
daftar karena itu Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran pecatatan
dalam daftar penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta
melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan
tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam
perjanjian data kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang bergerak.

B. Tujuan Inventarisasi
1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi secara prasarana yang dimiliki
oleh suatu organisasi.
2. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan untuk pemeliharaan
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi
 4. Untuk memudhkan pengganasan
C. Manfaat Inventarisasi
1. Mencatatdan menghimpun data asset yang dikuasasi
2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan