PENYUSUN:

ARIEF WICAKSONO, S. Pd.

SMK MOTIVASI INSANI

Jalan Al-Nur, Kelurahan Pabuaran
A. KOMPETENSI DASAR

3.15 Menerapkan prosedur pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

4.15 Melakukan pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

B. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.15.1 Menjelaskan pengertian pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

3.15.2 Menjelaskan perencanaan pengamanan dan pemeliharaan

3.15.3 Menjelaskan kegiatan inspeksi

3.15.4 Mengidentifikasi macam-macam pengamanan dan pemeliharaan sarana dan

prasarana

3.15.5 Mengemukakan tujuan dan manfaat pengamanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana

4.15.1 Melakukan identifikasi kebutuhan kegiatan pengamanan dan pemeliharaan sarana

dan prasarana dengan tepat sesuai ketentuan

4.15.2 Menyiapkan kelengkapan bahan-bahan kegiatan pengamanan dan pemeliharaan

sarana dan prasarana kantor sesuai dengan tuntutan kebutuhan kerja

4.14.3 Melakukan kegiatan pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

4.14.4 Membuat dokumen kegiatan pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
kantor menggunakan aplikasi komputer dengan tepat sesuai ketentuan

2
C. MATERI PEMBELAJARAN

1. Definisi Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pengamanan adalah segala urusan pekerjaan dan kegiatan mengenai pengumpulan,

pengolahan, dan penafsiran data untuk memungkinkan perencanaan dan pengambilan suatu
tindakan guna penyelenggaraan pengembangan terhadap personal, material, bahan
keterangan, dan kegiatan/ operasi. Sedangkan pemeliharaan adalah kegiatan untuk
melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua barang selalu dalam keadaan baik
dan siap untuk digunakan.

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan dan pencegahan dari kerusakan suatu

barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan sarana
dan prasarana dimaksudkan untuk mengondisikan sarana dan prasarana tersebut senantiasa
siap pakai dan tidak mengalami masalah ketika sedang dipergunakan.

Menurut Soenarto, pemeliharaan adalah upaya untuk membuat kondisi sarana dan
prasarana tetap terjaga dengan baik dan menghindari kerusakan yang terlalu dini. Dengan
demikian, peralatan yang terawat dengan baik akan mudah untuk dipakai dan dapat
menghemat biaya pembelian barang baru.

Menurut Sarjiman, pemeliharaan adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka

mempertahankan atau mengembalikan peralatan pada kondisi yang dapat diterima. Kondisi
peralatan yang selalu dapat diterima tersebut dimaksudkan agar sarana atau fasilitas
sekolah dalam keadaan siap pakai seoptimal mungkin untuk meningkatkan dan
memperpanjang usia pakai, mengetahui adanya kerusakan atau gejala kerusakan, serta untuk
menghindari terjadinya kerusakan lebih fatal.

3
2. Perencanaan Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata perencanaan berasal dari kata rencana yang
mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan
pada masa yang akan datang. Pada dasarnya, tujuan dari diadakannya perencanaan
pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana adalah untuk menghindari terjadinya
kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi dalam pelaksanaannya.

Berikut definisi perencanaan menurut pendapat para ahli.

a. Menurut George R. Terry, perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-

fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang
dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diperlukan
untuk mencapai suatu hasil tertentu.

b. Menurut Sondang P. Siagian, perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan

proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di
masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

c. Menurut Abdulrachman, perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta

dan/atau perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan
tindakan-tindakan kemudian.

d. Menurut Dwiantara dan Sumarto, perencanaan adalah kegiatan pemikiran, penelitian,

perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan
datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan,
pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana.

Berdasarkan beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa perencanaan

sarana dan prasarana adalah keseluruhan proses yang sistematis dalam pengambilan suatu
keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang, baik berkaitan

4
dengan rancangan pembelian, pengadaan pengelolaan, penggunaan, rehabilitasi, distribusi,
atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sarana dan prasarana. Perencanaan kegiatan
pemeliharaan dapat dibuat berdasarkan periode waktu tertentu baik dalam harian, mingguan,
bulanan maupun tahunan. Dalam perencanaan biasanya dituliskan sasaran atau target yang
akan dicapai dalam pekerjaan. Misalnya kapasitas kemampuan software dan hardware
komputer, kecepatan jaringan dan lainnya, jumlah komputer yang siap untuk dipakai,
kapasitas ruang, kemampuan pembacaan alat ukur, dan lain sebagainya.

Dalam kegiatan perencanaan perawatan dan pemeliharaan ada beberapa hal yang perlu
disiapkan, diantaranya:

a. Informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan perawatan dan
pemeliharaan.

b. Buku manual dari peralatan tersebut.

c. Hasil inspeksi dan saran yang ada.

d. Kondisi peralatan terkini.

e. Catatan kinerja sarana dan prasarana.

f. Jumlah dan kesiapan personil yang kompeten untuk setiap jenis pekerjaan pemeliharaan.

Inspeksi merupakan kegiatan pemeriksaan yang dilakukan dengan cara survey atau
peninjauan terhadap kondisi sarana dan prasarana guna mengetahui kondisi, jenis pekerjaan,
jumlah material pemeliharaan yang dibutuhkan, dan volume pekerjaan pemeliharaan. Hasil
pemeriksaan atau inspeksi terhadap sarana dan prasarana ini diisi dalam formulir check list
dan diisi dengan saran-saran pekerjaan yang harus dilakukan sebelum pemeriksaan
berikutnya.

Karena sarana dan prasarana kantor banyak macamnya, maka perencanaan dapat
dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya.

5
a. Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut:
1) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana
kegiatan.
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap
bulan.
3) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi tahunan. triwulan dan menjadi rencana.
b. Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut:
1) Menyusun dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan
serta memerhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih bisa dipakai.
2) Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memerhatikan standar yang telah
ditentukan.
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.
4) Menyusun rencana pengadaan tahunan.
c. Barang tidak bergerak
1) Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut:
a) Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan
kebutuhan.
b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik serta sesuai dengan
maksud perencanaan dan memerhatikan rencana tata kota.
c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat
angkutan.
d) Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan
pengajuan rencana anggaran.
e) Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan, baik di
daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.

6
 2) Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut:
a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai
fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis,
dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.
b) Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
disusun atas dasar data survei.
c) Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang
berlaku.
d) Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana
tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang
disediakan tiap tahun dengan memerhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

3. Macam-Macam Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Kegiatan pemeliharaan akan dilakukan secara terus-menerus oleh seksi pemeliharaan,

seksi perencanaan, maupun seksi perbekalan di bawah koordinasi kepala bagian sehingga
dapat meningkatkan keandalan dan efisiensi sarana dan prasarana di suatu organisasi.

Kegiatan pemeliharaan sangat diperlukan agar sarana dan prasarana dapat berfungsi
dengan baik dan siap digunakan sehingga terjaga dari kerusakan. Pemeliharaan mencakup
segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap
dalam keadaan baik.

Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam
menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang
mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan

pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik

7
 dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan
pendidikan.

Ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ditinjau
dari sifat maupun waktunya. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana
prasarana pendidikan di sekolah, antara lain:

a. Pemeliharaan perlengkapan bersifat pengecekan.

b. Pemeliharaan yang bersifat pencegahan.

c. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan.

d. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan berat.

Sedangkan jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan sarana
dan prasarana pendidikan di sekolah, antara lain:

a. Pemeliharaan sehari-hari, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan
mobil.

b. Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.

4. Tahap-Tahap Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dilakukan tidak lain agar sarana dan
prasarana yang dimiliki tetap terjamin dan terjaga kondisinya. Upaya yang dapat dilakukan
untuk menjamin kegiatan pemeliharaan berjalan dengan baik dibutuhkan tahap-tahap
pemeliharaan yang digunakan sebagai pedoman dalam mencapai tujuan kegiatan
pemeliharaan.

Menurut Barnawi dan Arifin (2012:228) tahapan dalam memelihara sarana dan prasarana
dapat dibagi menjadi lima tahap, antara lain:

8
a. Penyadaran

Penyadaran merupakan tahapan awal dalam pemeliharaan sarana dan prasarana, di mana
dalam tahap ini perlu ditanamkan rasa memiliki dan menyadarkan pentingnya kebiasaan
baik. Perlu diketahui bahwa yang bertanggungjawab dalam pemeliharaan sarana dan
prasarana adalah semua pengguna sarana dan prasarana.

b. Pemahaman

Dalam tahap ini, pemeliharaan diberikan kepada stakeholders dengan cara menjelaskan
program pemeliharan yang sudah dibuat. Program pemeliharaan perlu dijelaskan secara
utuh agar tujuan pemeliharaan dapat tercapai dengan optimal.

c. Pengorganisasian

Tahap pengorganisasian merupakan tahap yang penting. Di mana tahap ini diatur dengan
jelas siapa yang bertanggung jawab, siapa yang melaksanakan, dan siapa yang
mengendalikan. Pengorganisasian pengelola pemeliharaan biasanya melibatkan semua
pihak yang terlibat dalam penggunaan sarana dan prasarana.

d. Pelaksanaan

Dalam tahap ini pemeliharaan mulai diterapkan pada kegiatan atau aktivitas sehari-hari.
Kegiatan ini mencakup membersihkan semua komponen di dalam maupun di luar ruangan
dan merapikan letak benda-benda. Oleh karena itu, dalam tahap ini diperlukan pula
pembagian wilayah tugas.

e. Pendataan

Pendataan sarana dan prasarana dilakukan untuk menginventarisasi sarana dan

prasarana terkait dengan ketersediaan dan kondisi. Dalam hal ini perlu dilakukan survei
data dan harus memahami komponen apa saja yang dibutuhkan untuk kemudian dicatat.
Hasil pendataan tersebut akan bermanfaat untuk mengoptimalkan penggunaan sarana dan
prasarana.
9
5. Tujuan dan Manfaat Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan untuk menjamin
kondisi barang tetap dalam keadaan baik atau siap dipakai serta dapat bertahan lama dalam
menyelesaikan tugas maupun pekerjaan.

Adapun tujuan dan manfaat dari pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana,
sebagai berikut:

a. Manfaat bagi negara

Adapun manfaat pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan bagi negara, sebagai
berikut:

1) Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak mengadakan
penggantian dalam waktu yang singkat.

2) Pemeliharaan yang baik akan menyebabkan jarang terjadi kerusakan yang berarti,
sehingga biaya pembelian dapat ditekan seminim mungkin.

3) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga
menghindari kehilangan

4) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, akan enak dilihat dan dipandang.

5) Pemeliharaan yang baik menghasilkan hasil pekerjaan yang baik.

b. Manfaat bagi pegawai yaitu memudahkan pekerjaan yang dibebankan kepadanya

Pemeliharaan dilakukan agar setiap barang yang dimiliki senantiasa dapat berfungsi
dan digunakan dengan lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan atau hambatan, maka
barang tersebut perlu dirawat secara baik dan terus-menerus untuk menghindarkan
adanya unsur unsur pengganggu atau perusak. Dengan demikian, kegiatan rutin harus
dilakukan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula (running well).

10
 Adapun cara pemeliharaan sarana prasarana pendidikan menurut ukuran waktu, sebagai
berikut:

a. Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari (setiap akan atau sesudah dipakai).
Dilaksanakan oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab
atas barang tersebut. Misalnya pengemudi mobil pemegang mesin ketik, mesin stensil,
dan sebagainya, harus memelihara kebersihan dan memperbaiki kerusakan kerusakan
kecil.

b. Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu sesuai
petunjuk penggunaan (manual), misalnya 2 atau 3 bulan sekali dan sebagainya (seperti
mesin tulis) atau setelah jarak tempuh tertentu (kendaraan bermotor) atau jam pakai
tertentu (mesin statis) dapat dilakukan sendiri oleh pemegangnya atau
penanggungjawabnya atau memanggil ahli untuk melakukannya.

Adapun pekerjaan perawatan sarana prasarana pendidikan, sebagai berikut:

a. Perawatan terus-menerus (teratur dan rutin)

Perawatan terus-menerus atau pemeliharaan rutin ialah pemeliharaan yang dilakukan

setiap kurun waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, dan triwulan bahkan
tahunan. Pemeliharaan rutin bertujuan untuk menjaga sarana dan prasarana agar tetap
dalam kondisi nyaman dan bertahan lama.

b. Perawatan berkala

Perawatan berkala bertujuan untuk merawat sekaligus memperbaiki jika ada kerusakan
agar sarana dan prasarana dapat berfungsi kembali sebagaimana mestinya. Kegiatan
perawatan dapat dilakukan oleh warga sekolah sendiri, tetapi untuk perbaikan dilakukan
oleh di luar warga sekolah.
11
c. Perbaikan darurat

1) Dilakukan terhadap kerusakan yang tidak terduga sebelumnya dan

berbahaya/merugikan apabila tidak diantisipasi secepatnya.

2) Perbaikan bersifat sementara harus cepat selesai.

d. Perawatan preventif

Perawatan preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan
pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan
sebelumnya, Tujuannya untuk mencegah atau mengurangi kemungkinan sarana dan
prasarana tidak bekerja dengan normal dan membantu agar sarana dan prasarana dapat
aktif bekerja sesuai dengan fungsinya.

Adapun langkah-langkah perawatan preventif, sebagai berikut:

1) Menyusun program preventif di sekolah.

2) Membentuk tim pelaksana perawatan preventif di sekolah yang terdiri atas kepala
sekolah, wakil kepala sekolah, kepala tata usaha, dan wakil BP3.

3) Menyiapkan jadwal tahunan kegiatan perawatan untuk setiap tahun peralatan dan
fasilitas sekolah.

4) Menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing
bagian di sekolah.

5) Memberi penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan

sekolah dalam rangka meningkatkan kesadaran dalam merawat sarana dan prasarana
sekolah.

Program perawatan preventif adalah tindakan perawatan yang dilakukan secara periodik
dan terencana untuk merawat fasilitas fisik sekolah. Tujuannya untuk meningkatkan
kinerja, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan, membantu ketersediaan
12
sarana dan prasarana yang diperlukan, terjalin keselamatan sumber daya manusia yang
menggunakan sarana dan prasarana tersebut.

13