RESUME VII

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

Dosen Pengampu : Nelitawati, S.pd.,Ph.D

DI SUSUN OLEH

Nama : Sri Muliani Sianipar

NIM : 1907628

Group :II F12

PENDIDIKAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER

JURUSAN TEKNIK ELEKTRONIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2020
A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasana
Kata administrasi berasal dari bahasa latin “ad” dan “ministro”, yang mempunyai arti
“kepada” dan ”melayani”. Administrasi dapat diartikan pelayanan atau pengabdian
kepada subyek tertentu. Secara istilah administrasi yaitu upaya mencapai tujuan sacara
efektif dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerjasama.
Sarana adalah alat yang digunakan secara langsung untuk mencapai tujuan misalnya
ruang kelas, buku, papan tulis, dan lainnya. Sedangkan prasarana adalah “alat tidak
langsung yang digunakan untuk mecapai tujuan dalam pendidikan misalnya lokai/tempat,
bangunan sekolah, lapangan olahraga, dan lain sebagainya (Januartiny, 2015)
Secara umum sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses
upaya yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak
tersedia makka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang
diharapkan sesuai dengan rencana. Dapat disimpulkan bahwa administrasi sarana dan
prasarana adalah sesuatu hal yang dirangcang dan diatur dengan sebaik-baiknnya yang
berupa barang atau gedunng dengan memiliki tujuan tertentu dalam mewujud pendidikan
yang baik.
B. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana
Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan
meliputi :
1. Perencanaan barang
Suatu kegiatan administrasi yang baik harus diawali dengan suatu perencanaan
yang matang dan baik dilaksanakan demi menghindari kesalahan dan kegagalan
yang tidak diinginkan. Perencanaan yang baik berdasarkan kebutuhan dan
disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingannya (Syahril, 2014).
Dalam penyusunan perencanaan dapat ditempuh beberapa cara, diantaranya:
a. Analisis kebutuhan.
Kegiatan untuk mendapatkan informasi mengenai jenis, jumlah, kualitas,
saran dan prasarana pendidikan yang dibutuhkan oleh sekolah, dengan
mempertimbangkan: perkembangan kebutuhan sekolah, penggantian
barang-barang yang rusak, hilang, atau dihapuskan serta keperluan
persediaan barang (Sutjipto 1993).
b. Mengumpulkan data dan informasi mengenai sarana dan prasarana yang
ada
c. Penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan.
2. Pengadaan barang
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan
barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Dengan kata lain
merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan
yang telah disusun sebelumnya, antara lain: Pengadaan tanah dapat dilakukan
dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan
 menukar.Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua
keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan seebagai berikut:
a. Pengadaan tanah, dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah,
menerima hak pakai atau menukar.
b. Pengadaan bangunan, dilaksanakan dengn mendirikan bangunan baru,
membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar.
c. Pengadaan perabot, dilakukan dengan membeli, membuat sendiri atau
menerima bantuan dari donator seperti BP3.
d. Pengadaan kendaraan, pengadaan kendaraan untuk sekolah telah
dilakukan oleh pemerintah pusat.
e. Pengadaan sarana pendidikan (alat pelajaran, alat peraga, media
pembelajaran), alat kantor (mesin ketik, mesin hitung dan sebagainya) dan
alat tulis kantor (kertas, tinta, map dan sebagainya) diadakan sesuai
ketentuan yang berlaku, yaitu dengan jumlah besar tertentu melalui
lelang/tender melalui rekanan. Pengadaan bukubuku atau bendabenda
grafis lainnya dapat diadakan dengan membuat sendiri, menerima bantuan,
hadiah, hibah.
Pengadaan sarana pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa ditempuh
a. Pembelian dengan biaya pemerintah
b. Pembelian dengan biaya SPP
c. Bantuan dari BP3 dan, 4) Bantuan dari masyarakat lainnya. (Syahril,
2014)
Pengadaan bangunan bisa dilakukan dengan membangun bangunan baru,
membeli bangunan, menyewa bangunan ataupun menerima hibah bangunan.
Pengadaan perabot, Pengadaan sarana pendidikan, alat-alat kantor dan alat tulis
kantor (ATK) bisa dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri, dan
menerima bantuan/ hadiah/ hibah.
Pengadaan kendaraan atau alat transportasi bisa dilakukan dengan membeli,
menerima bantuan dan lain-lain. Pengadaan peralatan harus memperhatikan aspek
kualitas, kuantitas, hukum, dan prosedur yang berlaku dalam pengadaan sarana
dan prasarana tersebut.
3. Inventaris sarana dan prasarana pendidikan
Merupakan kegiatan mancatat dan menyusun daftar sarana dan prasarana
yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku kedalam suatu daftar
inventaris barang yang berfungsi sebagai data yang diperlukan dalam
perencanaan, pengadaan, penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, pengendalian
serta pengawasan sarana dan prasarana. Salah satu aktivitas dalam pengelolaan
perlengkapan pendidikan di sekolah adalah mencatat semua perlengapan yang
dimiliki oleh sekolah. Lazimnya, kegiatan pencatatan semua perlengkapan itu
 disebut dengan istilah inventarisasi perlengkapan pendidikan. Kegiatan tersebut
merupakan suatu proses yang berkelanjutan. Tujuan Inventarisasi yaitu
a. Tercipta ketertiban administrasi barang
b. Penghematan keuangan
c. Mempermudah pemeliharaan dan pengawasan barang
d. Menyediakan data informasi untuk perencanaan Manfaat inventarisasi
e. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit
organisasi/departemen.
f. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggung jawaban atas
penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/negara.
g. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset
organisasi atau Negara
h. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi /negara yang dikuasai
departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan
pengelolaan perlengkapan departemen.
i. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk
menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
4. Penyaluran barang
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan
tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang
lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :
a. Penyusunan alokasi Untuk menghindari pemborosan dalam
pembagian/pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan
kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi
kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh
dapat menunjang kegiatan instruksional.
b. Pengiriman barang Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang
perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman,
pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.
c. Penyerahan barang Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan
untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda
terima peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.
5. Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain
a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b. Agar barang tidak mudah hilang.
c. Agar barang tidak kadaluarsa.
d. Agar barang tidak mudah susut.
e. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
 Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain:
1) Pemeliharaan berdasarkan waktu
a. Pemeliharaan sehari-hari Pemeliharaan sarana dan prasarana yang
dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan
yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut,
misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.
Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih
besar.
b. Pemeliharaan berkala Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka
waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan
sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan
untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh
petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
2) Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a. Pemeliharaan barang bergerak Pemeliharaan barang bergerak dapat
dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan
bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
b. Pemeliharaan barang tidak bergerak Pemeliharaan barang tidak
bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk
mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat
digunakan. Contoh: membersihkan debudebu yang menempel pada
alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga
kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air
dapat dilakukan secara berkala.
6. Penghapusan
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk
mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
negara berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. Apabila biaya
rehabilitasi barang terlalu besar se dangkandaya pakainya terlalu singkat maka
barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar
inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan
mempunyai arti :
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih
besar yang disebabkan oleh:
 Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan
perbaikan / pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk
kondisinya.
  Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan
atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat
dipergunakan lagi.
b. Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang
yang tinggal menyusut.
7. Pengawasan
Seluruh kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan tidak bisa
berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-
masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan
kerja samanya satu sama lain.
Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan
membatasi ruang gerak masingmasing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan
koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga
pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.

C. Peran Guru dalam Administrasi Sarana dan Prasarana

Peranan guru dalam administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah dimulai
dengan perencanaan, pemanfaatan, pemeliharaan, serta pengawasan, penggunaan
prasarana dan sarana. (Eliyanto, 2013)
Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di
dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap satuan
pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi
keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik,
kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.” (Mohammad
Syaifuddin, 2007 : 2.36).
Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:
 Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran.
 Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang
digunakan guru.
 Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa.
Ataupun peranan guru dalam administrasi sarana dan Prasarana antaara lain yaitu
sebagai seorang personal administrasi pendidikan berusaha untuk menjaga sarana
danprasarana dalam proses pembelajaran, dan juga harus menanamkan kepada siswa
kedisiplinan dalam memakai suatu barang disekolah serta memberikan pengawasan
kepada siswa yang memakai alat-alat disekolah.