M A KAL A H

“MELAKSANAKAN PENGADAAN SARANA PRASARANA KANTOR

DAN MELAKAUKAN KEGIATAN PENERIMAAN, PENYIMPANA,
DAN PENYALURAN SARANA PRASARANA KANTOR”

DI SUSUN OLEH :
KELOMPOK III

NAMA ; ANGEL HAREFA.

APRILIANI TEL.
BENEDIKTUS HAREFA.
BERLIANA CITRA TEL.
DENI PARTIWI HAREFA.
KERISMAN HAREFA

KELAS/JURUSAN ; XII-OTKP (OTOMATISASI TATA

KELOLAH PERKANTORAN)

SMK N 1 GUNUNGSITOLI Thn(2021/2022)

Jln.Teuku Ditiro,Moawo,Kota Gunungsitoli
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya
sehingga makalah degan judul “Melaksanakan Pengadaan Sarana
Prasarana Kantor dan Melakukan Kegiatan Penerimaan, Penyimpanan,
dan penyaluran sarana prasarana kantor” ini dapat tersusun hingga
selesai.Tidak lupa juga kami mengucapkan banyak terima kasih atas
batuan dari guru yang megasuh materi administrasi prasarana di kelas
XII – OTPK 1 telah memberikan solusi dan arah bagi kami dalam proses
mengerjakannya.

Penyusunan makalah ini bertujuan untuk memenuhi nilai tugas dalam

mata pelajaran administrasi sarana prasarana. Selain itu, pembuatan
makalah ini juga bertujuan agar menambah pengetahuan dan wawasan
bagi pembaca.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami maka

kami nyakin masih banyak kekurangan dalam makalh ini. Oleh sebab itu,
kami sangat mengharpakan kritik, saran yang membangun dari guru
yang mengasuh materi ini demi kesempurnaan makalah ini.

Demikian yang kami sampaikan akhir kata kami ucapkan terima kasih
atas perhatiannya, ya’ahowu.

Hilihao, 21 February 2022

Penyusun
 Bab 1 Pendahuluan

A. Latar Belakang

Pengadaan,penerimaan, penyimpana,dan penyaluaran sarana dan prasarana

sangat penting karena dengan adanya pengadaan sarana dan prasarana lembaganakan terpelihara
dan jelas dan jelas kegunaannya. Dalam pengelolah pihak lembaga harus dapat
bertanggung jawab terhadap sarana dan prasarana terutama kepala pimpinan lembaga
yang langsung menanganinsarana dan prasaran tersebut. Dan pihak lembagapun yang
harus dapat memelihara dan memperhatikan pengadaan saran dan prasarana lembaga yang sudah
ada.Maka dengan adanya sarana dan prasarana di lembaga tersebut kinerja semakin
baik dan suasana lembaga nyaman.

Jadi pengadaan terhadap sarana dan prasana harus lebih di fasilitasi dalam
setiap lembaga. Dan harus ad yang mengelolah dalam pengadaan sarana dan prasarana tersebut.
Dengan pengelolaan sarana dan prasarana yang ada di lembaga kepala pimpinan merencanakan
dan mendata apa saja sarana dan prasarana yang harus di gunukan di lembaga tersebut dan mana
sarana dan prasarana yang belum ada. Jika semua langkah-lngkah pengadaan pengelolaan telah
berjalan dengan baik seperti yang diharakan maka akan berdampak positif terhadap karwan atau
warga lembaga tersebut dan kinerja berjala degan efisen dan efektif.

B. Rumus Masalah

1.Apa pengertian sarana dan prasarana?

2.Apa pengertian perencanaan pengadaan sarana dan prasarana?

3.Apa tujuan pengadaan sarana dan prasarana?

4.Apa maksud dari penerimaan,penyimpanan dan penyaluran sarana prasarana?

5.Bagaimana apa bila administrasi sarana dan prasarana sebuah kembaga tidak ada?

C.Tujuan Makalah

Tujuan atau fungsi dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi nilai
tugas matapelajaran administrasi sarana prasarana, dan untuk lebih menembaha wawasan,
pengalaman dalam lebih mengenal fungsi sarana prasarana di sebuah lembaga.
 BAB II PEMBAHASAN

A.pengerian sarana dan prasarana

Pengertian sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk
mencapai makna dan tujuan. Sebagai contoh ; sarana pendidikan diartikan sebagai alat untuk
mencapai tujuana pendidikan,misalakan buku,tas,pupen,komputer, dll.
Sedangkan yang di maksud dari prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggarakan suatu proses. Sebagai contoh prasarana pendidikan
berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan, misalaya
lokasi,bagunan sekolah,lapangan olaharaga,kantin, dll.
 B. Fungsi Sarana dan Prasarana

Fungsi sarana dan prasarana dapat berbeda sesuai lingkup dan penggunaannya.
Misalakan sarana dan prasarana pendidikan berbeda dengan transportasi,wisata dan sebagainya,
namun memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mencapai hasil yang di harapkan sesuai dengan
rencana.

Fungsi utama sarana dan prasarana pada dasarnya memiliki tujuan :

 Menciptakan kenyamanan
 Menciptakan kepuasan
 Mempercepat proses kerja
 Memudahkan proses kerja
 Meningkatkan produktivitas
 Hasil yang lebih berkualitas

C.Pengertian Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana adalah kegiatan merencanakan

pengadaan apa saja yang di butuhkan sesuai skala prioritas dan anggaran perusahaan atau
organisasi guna mencapai tujuan yang trlah di tentukan.

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur

sebagai berikut:

 Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarna

 Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang di butuhkan
 Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang di tujuankan kepada
pemerintah bagi bagi sekolah negeri dan piak yayasan bagi sekolah swasta
 Bila di setujui maka akan ditinjau dan di nilai kelayakannya mendapat persen
ujuan dari pihak yang dituju
 Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana tersebut.

D.Unsur Yang Terlibat Dalam Perencanaan

Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarna pendidikan

persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu
mengikut sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan
prasarana sekolah tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkaitdapat memberikan masukan
sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal inimaka unsur-unsur yang di libatkan adalah
kepala sekolah, wakasek keopala sekolah,guru,kepala tata usaha,dan bendahara,serta BP3 atau
komite sekolah.

E.Pengertian penerimaan,penyimpanan dan penyaluran sarana prasarana

1) Pengertian Penerimaan
 Penerimaan barang adalah menerima fisik barangdari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan penerimaan dalam bentuk
kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktivitas penerimaan barang
ini ada 3 poin penting yang tidak daat di pisahakan satu dengan lainnya;

a. Fisik Barang Yang Diterima

Bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa,diraba atau
diliahat langsung .Penerimaan yang bukan berupa fisik barang
dapat menyebabkan perbedaaan proses dan hasilnya adalah negatif. Jika ada
penerima tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu di lakukan
proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tersebut.

Prinsip penerimaan barang adalah adalah menerima fisik barang secara langsung, bukan
hanya dokumennya saja. Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba, atau dirasa dan dapat
dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan tanggal kadaluarsa barang, nomor
batch kuatitas barang vs dokumen.

b.Dokumentasi

Dokumen pemesanan;barang di terima berdasarkan adanya dokumenyang mendasari

berapa barang yang harus di terima dan sesuai dengan dokumen barnag yang terdaftar di dalam
dokumen tersebut barang yang diterima.

2) PENYALURAN

Penyaluran barang adalah memperlancar proses arus barang dan jasa dari
produsen ke konsumen, dalam hal pergudangan yaitu menyalurkan barang dari
gudang transit (gudang rimlur) ke gudang persediaan. Adapun kegiatan
penyaluran barang meliputi:
a.Pengumpulan barang yang akan disalurkan dari lokasi
gudang transit;
b.Pemindahan barang dari gudang transit (Gudang Rimlur) ke
tempat Gudang Persediaan;
c.Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi barang;
d.Perlindungan dan pengemasan;
e.Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan
(Gudang Persediaan) berdasarkan jenis gudang (Senpi,Amunisi, Alat Angkut/alang,
Alat Khusus Kepolisian/Alsuspol, Perlengkapan Perorangan dan kesatrian/Kapsatri
serta Makanan dan Perminyakan/Kanpermin) Administrasi dalam penyaluran barang
adalah Kontrak/Perjanjian Jual Beli (kontrak pengadaan barang), laporan penerima
hasil pekerjaan/barang, Berita Acara Pengujian dan Penerimaan Barang dan bukti
penyerahan barang dari Gudang Transit (Gudang Rimlur) ke Gudang Persediaan.

3) PENYIMPANAN

Penyimpanan barang adalah menempatkan barang di dalam gudang untuk

disimpan atau dipersiapkan untuk proses selanjutnya. Penyimpanan barang dilakukan
sesuai dengan karakteristik barang. Penyimpanan barang sebagai persyaratan dalam
penyimpanan barang adalah persediaan mudah ditemukan, sederhana dan efisien,
aman, persediaan lama dapat dikeluarkan lebih dahulu (azas FIFO dan FEFO).
Penyimpanan barang yg efektif membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yang
sesuai. Aktivitas penyimpanan barang merupakan kegiatan penentuan jumlah unit per
kelompok; untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu;
pemberian identitas barang. Penyimpanan dapat dilakukan di tempat yang sesuai
secara sistematis; penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO dan FEFO; memudahkan
dalam pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu.
(Re inspection); buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang), jika jenis
barang banyak, dalam daftar inventory/barang tuliskan lokasi penyimpanan barang

Identitas barang berisi informasi tentang nama barang; kode barang; spesifikasi
barang; satuan barang; jumlah barang; tanggal penerimaan barang; nama penyedia
barang dan lain-lain (sesuai kebutuhan). Penentuan lokasi penyimpanan barang
berdasarkan kategori/jenis gudang penyimpanan; lokasi gudang. Proses penyimpanan
barang direncanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk
tinggi di lokasi yg mudah dijangkau, misalnya bagian tengah fallet, lantai dasar;
menggunakan sistem kode lokasi penyimpanan; penandaan daerah penyimpanan
untuk barang-barang berukuran besar dan berat; serta mempelajari kemungkinan
mengatur ukuran lot bagi barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang.
Pengendalian persediaan meliputi beberapa kegiatan antara lain pemeliharaan bukti
dokumentasi yang akurat mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari
suatu pergudangan; dan penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-
catatan tersebut. Kartu barang persediaan merupakan alat pengendalian persediaan
yang paling penting sehingga harus menyediakan informasi yang mutakhir mengenai
kuantitas persediaan dan lokasi dari semua barang yang disimpan di gudang tersebut.
informasi pada kartu catatan persediaan, meliputi: nomor referensi; uraian barang;
klasifikasi persediaan barang; lokasi/tempat penyimpanan barang; perincian mengenai
jumlah persediaan barang. Pemeriksaan persediaan barang diperlukan untuk
memeriksa kebenaran catatan persediaan, menetapkan nilai persediaan, mendeteksi
adanya kehilangan dan bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf gudang.
Permasalahan yang sering terjadi dalam penyimpanan barang rusak dalam
penyimpanan, rusak dalam. handling, salah menyimpan barang, gangguan lain
misalnya: Tikus, Rayap, Kecoa dll, banjir, selisih persediaan (Fisik Vs Administrasi),
persediaan tidak mencukupi.