MAKALAH

“PENGADAAN DAN PENCATATAN KANTOR”

Dosen Pengampuh :

Disusun Oleh :
Falen Kaho
21.023.63.201.145

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS ANDI DJEMMA PALOPO
T.A 2022/2023
 KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan tugas ini
dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penghimpun tidak akan
sanggup menyelesaikan dengan baik. Tugas makalah ini disusun agar dapat memberikan
wawasan kepada  pembaca mengenai “Pengadaan dan Pencatatan Kantor”. Makalah ini di
susun dengan berbagai rintangan. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama
pertolongan dari Tuhan dan dorongan dari teman serta dosen pengajar akhirnya makalah
ini dapat terselesaikan. Makalah ini sengaja dipilih karena sebagai bahan tugas yang telah
dosen pengajar berikan kepada kami. Penghimpun  juga mengucapkan terima kasih kepada
dosen pengampuh Manajemen Pemasaraan yang telah banyak membantu penghimpun agar
dapat menyelesaikan makalah ini. Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang
lebih luas kepada pembaca.
Terimakasih..
Senin, 9 Januari 2023

Penyusun,
Falen Kaho

2
 DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL..........................................................................................................i
KATA PENGANTAR..........................................................................................................ii
DAFTAR ISI........................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................1
A. Latar Belakang...................................................................................................................1
B. Rumusan Masalah..............................................................................................................1
C. Tujuan Makalah.................................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN......................................................................................................2
A.Pengertian pengadaan perlengkapan kantor.......................................................................2
B. Langka-langka pengadaan perlengkapan kantor...............................................................2
C. Hal yang perlu dipertimbangakn dalam pengadaan barang...............................................6
D. Pengertian pengadaan perkantoran....................................................................................7
E. Pencatatan kantor...............................................................................................................7
F. Tujuan Administrasi Perkantoran......................................................................................8
G. Fungsi Administrasi Perkantoran......................................................................................8
BAB III PENUTUP............................................................................................................10
A.Kesimpulan.......................................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................11

3
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Pengertian Pengadaan Peralatan Kantor

Keberhasilan suatu lembaga dapat ditentukan dari pencapaian tujuan yang telah
direncanakan. Upaya untuk mencapai tujuan tersebut dapat dilakukan dengan memanfaatkan
sumber daya yang dimiliki baik sumber daya manusia maupun sumber daya yang lainnya seperti
modal dan sarana prasarana kantor. Manusia merupakan sumber daya yang penting bagi lembaga
karena manusia memiliki kemampuan untuk melakukan kerjasama, menyusun tujuan, dan
bekerja untuk mencapai tujuan.
Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu
pekerjaan juga sangat bergantung pada sarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Tanpa
adanya sarana dan prasarana, tidak mungkin tujuan suatu lembaga dapat tercapai. Oleh karena
itu, dalam suatu lembaga membutuhkan sarana dan prasarana kantor yang dapat memfasilitasi
pegawai dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya agar menyelenggarakan kegiatan
administrasi maupun kegiatan operasional lainya dapat berjalan lancar.
Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang cukup dengan kualitas yang baik menjadi
bagian penting yang perlu disiapkan secara optimal dan berkesinambungan sehingga dapat
menjamin kelancaran aktivitas kerja pegawai. Mengingat pentingnya sarana dan prasarana
kantor dalam upaya memperlancar aktivitas kerja pegawai, maka dibutuhkan pengelolaan sarana
dan prasarana kantor yang baik. Sarana dan prasarana kantor dalam suatu lembaga harus dikelola
dengan baik. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor merupakan proses kerjasama yang
mendayagunakan semua unsur pegawai yang ada, agar sarana dan prasarana yang ada digunakan
secara efektif dan efisien.
Pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik membutuhkan beberapa aspek yang
salah satunya yaitu pengadaan dan pemeliharaansecara profesional. Kegiatan tersebut hendaknya
menjadi perhatian bagi pihak (manajemen) dan dijalankan dengan benar agar aktivitas kerja
pegawai dapat berjalan lancar.

A. Rumusan Masalah

B. Tujuan Penulisan Makalah

Adapun Tujuan penulisan makalah ini adalah selain memenuhi tugas dosen, juga menjawab
Rumusan masalah diatas dalam rangka pengambilan nilai, juga dijadikan bahan diskusi
kelompok pada mata kuliah Manajemen Pemasaran.

4
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengadaan Perlengkapan Kantor

Pengadaan Perlengkapan Kantor Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk
menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan
kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara
pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor. Dalam
pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
• Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
• Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
• Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
• Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
• Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
• Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
• Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

B. Langka-langka Pengadaan Perlengkapan kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal,
antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga
perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara
berikut ini:
 Pengajuan surat permohonan ke Gudang.
 Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
 Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran
 Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
 Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
 ketersedian biaya.
 Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
 Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan.

5
  Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
 Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
 Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

C. Hal yang diperhatikan dalam pengadaan Pengadaan Barang

a). Penyimpanan
Penyimpanan harus dilakukan sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam
penggunaan. Oleh karenanya harus dipilih seorang petugas yang dapat bertanggungjawab. Dalam
pelaksanaannya, penyimpanan perlu memperhatikan
hal-hal seperti :
 Persediaan alat pemeliharaan.
 Memenuhi syarat penyimpanan barang.
 Memperhatikan sifat barang.
 Jangka waktu penyimpanan.
 Tenaga dan biaya.

b). Pemeliharaan
Merupakan kegiatan yang sifatnya terus menerus, agar barang tetap dalam keadaan baik
atau siap pakai. Dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala, yang penting harus rutin
dilakukan. Perlu diadakan inventarisasi perlengkapan, yaitu semua kegiatan dan usaha untuk
memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki.

c). Administrasi perlengkapan

Kegiatan terakhirnya adalah penghapusan, yaitu kegiatan menghapus barang milik
organisasi dari daftar inventaris sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Dengan adanya
penghapusan, maka di dapat :
 Pembebasan barang dari tanggungjawab organisasi.
 Dapat meringankan kerja inventaris.
 Membatasi kerugian yang lebih besar yang biasanya disebabkan oleh penggunaan

6
 D. Pengertian Pengadaan Perkantoran
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
 Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
 Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
 Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
 Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
 Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
 Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
 Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.
Implementasi pengadaan peralatan kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa
hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai,
juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan
cara berikut ini:
• Pengajuan surat permohonan ke gudang
• Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
• Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran

E. Pencatatan Kantor
Pencatatam kantor atau biasa disebut dengan administrasi perkantoran adalah merupakan
serangkaian aktivitas rutin dalam sebuah organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data
dan informasi guna mencapai tujuan organisasi tersebut dengan sistematik.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran merupakan semua kegiatan teknis dan memiliki
peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, dan
berperan penting dalam menciptakan organisasi perusahaan dengan lebih efektif.

Sedangkan jika dilihat dalam arti yang luas, administrasi perkantoran bisa dipahami sebagai
aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan mengawasi

7
berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor serta tata usaha yang tertib
dan baik.

Bagaimana pengertian administrasi perkantoran secara umum? Secara umum, administrasi

perkantoran merupakan kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia,
dan distribusi barang serta logistik dalam sebuah organisasi. Umumnya, seorang karyawan yang
bertugas sebagai administrasi perkantoran disebut sebagai administrator kantor atau manajer
kantor.

F. Tujuan Administrasi Perkantoran

1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis

dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan
tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat
masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan
sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

G. Fungsi Administrasi Perkantoran

Ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis,
fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial.

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.

8
2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,

pengukuran, dan memotivasikan.

9
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pengadaan Perlengkapan Kantor Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk
menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan
kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara
pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Pencatatam kantor atau biasa disebut dengan administrasi perkantoran adalah merupakan
seangkaian aktivitas rutin dalam sebuah organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data
dan informasi guna mencapai tujuan organisasi tersebut dengan sistematik.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran merupakan semua kegiatan teknis dan memiliki
peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, dan
berperan penting dalam menciptakan organisasi perusahaan dengan lebih efektif.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Irawan, Y. (2019). Sistem Informasi Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor pada
Dinas Kehutanan Propinsi Riau Berbasis Web. JTIM: Jurnal Teknologi Informasi dan
Multimedia, 1(1), 45-48.

Haryadi, Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung: Sinar Baru.

Sugandha, Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen
Perkantoran. Bandung: Sinar Baru.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga

11