INVENTARISASI

MAKALAH

Untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah Manajemen Perbekalan
yang Dibina oleh Ibu Hanum Kartikasari

Oleh:
Sandyka Dwi Anggara Pangestu
170412617627

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS ILMU EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
PRODI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
NOVEMBER 2018
 KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang,
dengan ini kami panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat-
Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang kami susun yang
berjudul “INVENTARISASI“.
Adapun makalah Manajemen Perbekalan tentang "Inventarisasi" ini telah saya
usahakan semaksimal mungkin. Saya juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini
terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, saya berharap adanya kritik,
saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah saya buat di masa yang akan datang,
mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah yang saya susun ini dapat berguna bagi yang membacanya.
Sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan
semoga makalah ini bisa bermanfaat dan jangan lupa ajukan kritik dan saran terhadap makalah
ini agar kedepannya bisa diperbaiki.

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................i
DAFTAR ISI…......................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG………..…………………………….….…………..1
1.2 RUMUSAN MASALAH........................…....……….……………….........1
1.3 TUJUAN……………………………………..……….………………..…..1

BAB II PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN INVENTARISASI.....................…….…………………..2
B. FUNGSI – FUNGSI INVENTARISASI.............................……………...2
C. FUNGSI PERENCANAAN.......................................................................2
D. FUNGSI PENGANGGARAN....................................................................2
E. FUNGSI PENGADAAN............................................................................3
F. FUNGSI PENYIMPANAN........................................................................3
G. FUNGSI PENGHAPUSAN........................................................................4
H. FUNGSI PENGENDALIAN......................................................................4
BAB III PENUTUP
KESIMPULAN…..................................................................................................5
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................5
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Semakin meningkatnya aktivitas pembangunan kebutuhan akan peralatan dan

perlengkapan semakin bertambah dalam jumlah yang semakin banyak tapi juga bertambah dalam
berbagai jenis bahkan meningkatkan bidang teknologinya.
Pembinaan dan pengelolaan peralatan dan perlengkapan tidak akan dapat berjalan sendiri
karena bidang ini mempunyai kaitan erat dengan bidang – bidang lainnya, oleh karena itu
pembinaan dan pengelolaan peralatan serta perlengkapan harus dikoordinasikan, diintegrasikan
dan disinkronisasikan dengan sistem pembinaan kepegawaian, keuangan, dan anggaran termasuk
bidang – bidang lain baik yang mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung dalam segi
operasionalnya sehingga benar – benar merupakan usaha terpadu dengan baik.
Apabila di sebuah instansi pengelolaan inventaris nya tidak diatur maka akan menimbulkan
sulitnya menemukan barang yang di butuhkan atau kekurangan inventaris yang di butuhkan
sehingga dapat menghambat kegiatan di instansi tersebut.
1.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimana fungsi perencanaan dalam inventarisasi dapat berjalan dengan baik?

b. Bagaimana fungsi pengendalian dalam inventarisasi dapat berjalan dengan baik?
c. Bagaimana cara fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan baik?

1.3 Tujuan

a. Untuk mengetahui cara berjalannya fungsi perencanaan dalam inventarisasi

b. Untuk mengetahui cara berjalannya fungsi pengendalian dalam inventarisasi
c. Untuk mengetahui cara berjalnnya fungsi pengendalian dalam inventarisasi

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Inventaris
Inventaris adalah daftar barang milik sebuah organisasi yang bertujuan untuk
memenuhi kebutuhan sebuah organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.
Inventaris sangat diperlukan dalam organisasi karena jika ada kendala di bidang
inventaris akan dapat memperlambat kerja semua sub bidang di dalam sebuah organisasi.
B. Fungsi – Fungsi Inventaris
Fungsi – fungsi inventaris merupakan suatu proses yang terdiri dari : (1) fungsi
perencanaan, (2) fungsi penganggaran, (3) fungsi pengadaan, (4) fungsi penyimpanan dan
penyaluran, (5) fungsi pemeliharaan, (6) fungsi penghapusan, (7) fungsi pengendalian.
C. Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan
yang diperlukan dalam inventarisasi sehingga muncullah istilah kebutuhan yang
diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang.
Perencanaan yang baik harus ada sistem monitoring, evaluasi, dan reporting yang
memadai yang berfungsi sebagai umpan balik (feed back) untuk tindakan pengendalian
terhadap masalah yang terjadi, perencanaan untuk inventaris yang akan datang terkadang
dihadapkan kepada hal – hal atau masalah – masalah yang tidak pasti karena itu para
perencana atau perancang hendaknya juga memperhatikan tentang hal – hal atau masalah
– masalah yang di luar dugaan.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode – periode seperti : (1) rencana jangka
panjang (long range), (2) rencana jangka menengah (mid range), (3) rencana jangka
pendek (short range). Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha
penentuan skala prioritas secara menyeluruh, yang akan sangat diperlukan dalam usaha
tindak lanjut yang lebih terperinci.
D. Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan
perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu yaitu skala mata uang
dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku.

2
 Dalam fungsi penganggaran semua rencana dari fungsi perencanaan dikaji lebih
lanjut untuk disesuaikan (adjust) dengan besarnya pembiayaan dari dana – dana yang
tersedia, dengan mengetahui hambatan – hambatan (contraints) dan keterbatasan
(limitations) yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang
dapat diandalkan.
Terbatasnya anggaran dapat mempengaruhi penilaian atau pemeliharaan barang –
barang yang ditawarkan sehingga memungkinkan pengorbanan mutu barang yang hendak
kita beli, dalam usaha penyempurnaan fungsi penganggaran harus ada berbagai macam
anggaran seperti: (1) anggaran pembelian, (2) anggaran perbaikan dan pemeliharaan, (3)
anggaran penyimpanan dan penyaluran, (4) anggaran penelitian dan pengembangan
barang, (5) anggaran penyempurnaan administrasi barang, (6) anggaran pengawasan
barang, (7) anggaran penyediaan dan peningkatan mutu personil.
E. Fungsi Pengadaan
Fungsi pengadaan adalah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan
memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan
menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada.
Dalam fungsi pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pembiayaan dari
fungsi perencaaan, serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran, pengadaan dapat
dilakukan dengan cara : pembelian, penyewaan, peminjaman, pemberian (hadiah),
penukaran, pembuatan, perbaikan.
F. Fungsi Penyimpanan
Fungsi penyimpanan adalah suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan
penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan,
penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah di tetapkan dalam fungsi
– fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat – tepatnya dengan biaya serendah
mungkin.
Faktor – faktor yang mempengaruhi fungsi penyimpanan antara lain : penanganan
administrasi fisik, unsur pertanggung jawaban, pengadministrasian, pembiayaan yang
khusus (holding cost) dan dengan faktor yang mempengaruhi fungsi penyimpanan di atas
ada beberapa faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan antara lain
 : pemilihan lokasi, barang (jenis dan bentuk barang atau bahan yang disimpan), pengaturan
ruang, prosedur/sistem penyimpanan, penggunaan alat bantu.
Ruang penyimpanan dapat digolongkan ke dalam jenis – jenis sebagai berikut :
gudang terbuka, gudang semi tertutup, gudang tertutup, gudang pendingin.
G. Fungsi Penghapusan
Fungsi penghapusan adalah kegiatan dan usaha – usaha pembebasan barang dari
pertanggung jawaban sesuai peraturan atau perundang – undangan yang berlaku, dalam
proses pengelolaan penghapusan dipengaruhi oleh banyak faktor surplus dan ekses, surplus
adalah kelebihan dalam satu unit yang tidak dapat dipergunakan atau dimanfaatkan lagi
oleh unit tersebut sedangkan ekses adalah kelebihan dalam suatu submit yang tidak dapat
digunakan atau dimanfaatkan lagi disebabkan unit itu sendiri.
Penghapusan umumnya dilakukan atas dasar : barang hilang, teknis dan ekonomis,
surplus dan ekses, barang yang tidak bertuan, dalam pelaksanaannya penghapusan meliputi
kegiatan – kegiatan sebagai berikut : (1) pembentuakan panitia, (2) penilai/evaluasi oleh
panitia penilai,(3) penetapan penghapusan dan cara – cara tindak lanjut penghapusan oleh
pimpinan, (4) pelaksanaan tindak lanjut penghapusan sesuai dengan penetapan pimpinan.
Cara – cara penghapusan yang biasanya digunakan oleh sebagian besar organisasi
adalah sebagai berikut : pemanfaatan langsung, pemanfaatan kembali (recycle),
pemindahan, hibah, penjualan/pelelangan, pemusnahan.
H. Fungsi Pengendalian
Fungsi pengendalian adalah fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara
pelaksanaan dari suatu rencana program proyek dan kegiatan dengan pengaturan dalam
bentuk tata pelaksanaan yaitu : manual, standar, kriteria, norma, instruktur dan lain lain.
Bentuk kegiatan pengendalian yang dilakukan oleh unsur – unsur pembanti
pimpinan lembaga / departemen baik bidang administrasi maupun bidang teknis yang
meliputu kegiatan – kegiatan : melaksanakan pengawasan, melakukan kunjungan staf,
melakukan tindak turun tangan sebagai tindak lanjut dari hasil pengawasan.
Peranan inventarisasi dalam pengendalian adalah sebagai serana dan sumber
informasi baik bagi pimpinan, staf dan para pegawai.

2
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Inventaris adalah daftar barang milik sebuah organisasi yang bertujuan untuk memenuhi
kebutuhan sebuah organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Inventaris sangat
diperlukan dalam organisasi karena jika ada kendala di bidang inventaris akan dapat
memperlambat kerja semua sub bidang di dalam sebuah organisasi.

Fungsi – fungsi inventaris merupakan suatu proses yang terdiri dari : (1) fungsi
perencanaan, (2) fungsi penganggaran, (3) fungsi pengadaan, (4) fungsi penyimpanan dan
penyaluran, (5) fungsi pemeliharaan, (6) fungsi penghapusan, (7) fungsi pengendalian.

Daftar Pustaka

Mustari, Mohamad. 2015. Manajemen Pendidikan. Jakarta: Rajawali Pers.

Subagya, M.S. 1996. Jakarta: PT Toko Gunung Agung.