MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

SURAT RUTIN DAN PESAN TUJUAN BAIK

Di Susun Oleh:

Saepul Anwar

Mulyaningsih

Gita Apriliani

Dedi

Saepudin

Dosen Pembimbing:

Tiar Lina S, SE., MM

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Yayasan Pendidikan Nusantara

2019
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur Kami Panjatkan Kepada Allah Yang Maha Kuasa, atas berkat
rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang akan mengulas
materi mengenai “SURAT RUTIN DAN PESAN TUJUAN BAIK” Makalah ini
merupakan salah satu wujud tugas dalam mata kuliah Komunikasi Bisnis yang
terdapat pada Semester II Jurusan Ekonomi di STIE YPN Karawang. Penyusun
mengucapkan terima kasih kepada Tiar Lina S, SE., MM selaku Dosen mata
kuliah Komunikasi Bisnis.

Pada akhirnya, penyusun menyadari bahwa dalam penyajian makalah ini

masih terdapat kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami
selaku penyusun mengharapkan kritik dan saran positif yang bersifat membangun
mengenai materi dan cara penyajian yang disajikan dalam makalah ini guna
memperbaiki mutu makalah ini. Semoga Makalah Ini Dapat menambah
pengetahuan dan bermanfaat untuk kita semua. Aamiin.

Karawang, April 2019

Penyus
un
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian aktifitas

organisasi yang utama. Kamunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi anggota
organisasi. Pesan-pesan rutin tersebut meliputi: surat rutin, permintaan rutin,
pesan-pesan positif, pesan kabar buruk,dan pesan-pesan pendek lainnya.

Hampir setiap hari kita menuliskan surat atau pesan permintaan rutin
kepada pemasok kita supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan
dengan baik. Juga pesan-pesan positif, mulai dari ucapan selamat sampai menulis
akan kabar baik kepada pelanggan ataupun mitra organisasi. Disamping itu kita
harus melakukan pesan-pesan pendek lainnya dan merespon terhadap pesan kabar
buruk. Seperti klaim dari pelanggan. Semua itu menjadi tantangan bagaimana
organisasi mengelola pesan-pesan pendek yang bersifat harian.

Penguasaan dalam menulis pesan-pesan pendek akan sangat membantu

efektifitas anggota organisasi secara keseluruhan, mengingat pesan-pesan tersebut
bersifat rutin dan harus dilakukan sehari-hari.

Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk

permintaan rutin, pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan kabar
buruk yang mungkin harus dilakukan akan meningkatkan citra organisasi dan juga
efektifitas organisasi.

Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak banyak
pesan-pesan rutin, atau berita baik,dan pesan-pesan positif lainnya. Sebenarnya
komunikasi karyawan yang paling umum adalah mengenai masalah rutin:
pesanan, informasi, klaim, dan penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi dan
seterusnya.

Kadang-kadang anda secara lisan menyampaikan pesan ini, pada saat yang
lain membuatnya dalam bentuk tulisan. Apapun bentuk saluran komunikasi yang
 anda pilih memahami cara mengorganisasikan dan menulis pesan rutin merupakan
suatu hal yang paling penting.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa yang dimaksud surat rutin?
2. Apakah keunggulan dan kelemahan pesan-pesan rutin itu?
3. Bagaimana bentuk-bentuk permintaan rutin?
4. Bagaimana contoh pesan-pesan rutin?
5. Apakah pesan-pesan positif itu?
6. Bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif?
7. Bagaimana contoh pesan-pesan positif?

C. TUJUAN MASALAH
1. Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan rutin.
2. Untuk mengetahui keunggulan dan kelemahan dari pesan-pesan rutin.
3. Untuk mengetahui bentuk-bentuk permintaan rutin.
4. Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan rutin.
5. Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan positif.
6. Untuk mengetahui cara penulisan dari pesan-pesan positif.
7. Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan positif.

D. MANFAAT
Manfaatnya dapat mengetahui pengertian dan bentuk-bentuk dari surat rutin dan
pesan tujuan baik.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Surat Rutin
a. Pengertian Surat Rutin

Surat rutin adalah surat yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-
hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, dengan
menggunakan pendekatan langsung.

Surat rutin sangat beragam seperti; surat masuk, surat keluar, memo,
yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi,
kredit, penawaran, pengaduan, undangan.

Surat rutin umumnya pendek dan sederhana. Surat rutin akan efektif
apabila menerapkan format yang jelas. Surat rutin dinyatakan dengan
pembukaan yang ditulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut personal.
Permintaan dinyatakan secara spesifik dan tepat. Permintaan harus
mengandung isi yang jelas dan beralasan. Beri alasan bahwa permintaan anda
penting.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan
anda.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar
permintaan.Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup) Informasikan
kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan
Anda.Ekspresikan rasa terima kasih Anda. Nyatakan dengan jelas tenggat
waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007).

b. Keunggungan Dan Kelemahan Pengorganisasian Surat Rutin

Keunggulan dari surat rutin adalah dapat meningkatkan pemahaman

secara komprehensif ketika pertama kali membaca pesan. Menekankan pada
hasil suatu analisis yang telah dilakukan.Menghemat waktu bagi pembaca
karena segera mengetahui maksud pesan. Sedangkan kelemahannya surat rutin
adalah orang cenderung menyampaikan pesan menurut cara berfikirnya.
Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”.
c. Bentuk-bentuk surat rutin
1. Memo
Permintaan untuk pihak internal biasanya dikomunikasikan secara
lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.Bentuk permintaan rutin dalam
bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.
Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada pejabat lain
dalam satu instansi atau bawahannya yang isinya singkat tentang
pemberitahuan, saran, permintaan. Memo hanya berlaku untuk komunikasi
secara internal dan biasanya ditulis dengan tangan di lembar kertas dalam
bentuk formulir tanpa nomor dan cap instansi.secara garis besar.
Bagian-bagian yang terdapat dalam memo adalah: kepala surat yang
bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”, “dari”,
“hal”, “tanggal”, badan surat,yang memuat pesan yang hendak disampaikan,
kaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang. Berikut adalah contoh
memo di dalam perusahaan:

PT. ANEKA WARNA

Jln. Bebek No. 45 Jakarta
Telp. 021 675467 

MEMO

Dari : Manager Direktur

Kepada : Manajer Pemasaran
Hal : Laporan Pemasaran

Mohon disiapkan laporan pemasaran terakhir untuk bahan rapat yang

nantinya akan diadakan pada tanggal 15 April 2019 .

Jakarta, 10 April 2019

Agung Nugraha, ST
2. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau meminta
jasa tertentu. Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh
melalui surat penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran.
Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas, singkat, dan
sopan mengenai; nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesan, jumlah atau
banyaknya pesanan, cara pembayaran, cara pengiriman atau cara penyerahan,
waktu pengiriman yang diinginkan.

Berikut contoh surat pesanan:

TOKO SUMBER REZEKI

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang
Nomor : 18/TSR/3/2019

Hal : Pesanan Malang, 12 Maret 2019

Yth. Direktur Pemasaran
PT Mekar Elektrik
Jl. Siwalan 56
Mojokerto

Sehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/PB/III/2019

tanggal 10 Maret 2019, kami bermaksud memesan beberapa barang
elektronik sebagai berikut;
1. Mesin cuci 7 kg unit warna putih
2. Televisi 21 inchi unit warna silver
3. Pompa air Sanyo unit
 Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta
garansi sesuai dengan penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan
tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 30 Maret 2019.

Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.

Hormat kami,

Edy Marpaung SAB

3. Surat Keluhan
Surat keluhan (klaim) adalah surat pernyataan ketidakpuasan yang
dikIrimkan pembeli kepada penjual barang atau penyedia jasa atas barang
atau layanannya. Ketidkpuasan dapat berkaitan dengan pengembalian barang
dan permintaan uang kembali, pengggantian produk rusak, perbaikan dalam
masa garansi, pembatalan pesanan, dll.

Dalam surat keluhan jelaskan problem yang ada dan berikan alas an
detailnya.

Berikan informasi atau bukti yang mendukung, hindari nada marah atau
emosional, mintalah tindakan penyesuaian (penyelesaian klaim) yang
diinginkan.

TOKO SUMBER REZEKI

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang
Nomor : 20/TSR/IV/2019

Hal : Kesalahan Pengiriman Malang, 1 April 2019

Yth. Direktur Pemasaran
PT Mekar Elektrik
 Jl. Siwalan 56
Mojokerto

Dengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari
saudara pada tanggal 29 Maret 2019, dari beberapa barang yang kami terima,
ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan pesanan kami. Barang tersebut
adalah TV 21 inchi dengan warna hitam, yang seharusnya warna silver sesuai
dengan pesanan kami. Untuk itu kami mengharapkan agar Saudara mengganti
barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya pengiriman menjadi
tanggungan Saudara.
Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.
Hormat kami

Edy Marpaung SAB

4. Undangan

Undangan adalah suatu pesan yang mengharapkan kehadiran seseorang

atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu, pada waktu
dan tempat tertentu pula. Undangan dibedakan menjadi resmi (dinas) dan
undangan tidak resmi (pribadi). Undangan resmi menggunakan format surat
menyurat / korespondensi resmi.

Dalam rangka Dies Natalis Ke -53 FIA UB mendapat kehormatan

mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri acara FIA FUN DAY nanti
pada:
Hari : Sabtu
Tanggal : 19 Oktober 3013
Pukul : s/d 15.00
Tempat : lapangan FIA UB
Acara : FIA FUN DAY
 Atas kehadian Bapak/Ibu /Saudara kami sampaikan ucapkan terima kasih.

Dekan

B. Pesan Tujuan Baik atau Pesan Positif

a. Pengertain Pesan Tujuan Baik atau Pesan Positif
Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill.
Pesan bisnis ini hendaknya sesuai dengan jenis-jenis komunikasi bisnis yang
dapat memenuhi kebutuhan pengirim pesan, disesuaikan dengan kebutuhan
khalayak, dan mencerminkan keakuratan dengan tema yang dibahas. Ketika
organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu
reaksi netral khalayak maka pesan bisnis bersifat informatif. Dan, ketika
organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu
reaksi positif khalayak, maka pesan yang disampaikan bersifat positif.
b. Bentuk-bentuk Pesan Tujuan Baik
Menurut Thill dan Bovee (2013), pesan positif dalam komunikasi bisnis
dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis, yaitu menjawab permintaan
untuk informasi atau tindakan, menjamin klaim dan permintaan untuk
penyesuaian, rekomendasi, informasi rutin, pengumuman kabar baik, dan
pesan-pesan beritikad baik. Adapun contoh pesan positif dalam berbagai
bentuk komunikasi bisnis mengacu pada kategorisasi pesan positif menurut
Thill dan Bovee (2013) adalah sebagai berikut :

1. Jawaban Atas Permintaan Informasi dan Tindakan

Setiap saat, para profesional akan dihadapkan pada banyaknya

permintaan tentang informasi atau tindakan terkait produk atau layanan
tertentu. Untuk itu, para professional bertanggung jawab untuk menjawab
permintaan informasi dan tindakan tersebut dengan memberikan informasi
secara singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan etika komunikasi bisnis.
 Contoh :
Bersama surat penawaran ini, kami lampirkan juga katalog terbaru
berbagai produk ATK yang kami tawarkan. Di dalamnya terdapat rincian
dan potongan harga yang kami tawarkan khusus untuk Anda. Anda dapat
menghubungi kami di 022-1111111, dan customer service kami siap
membantu Anda.

2. Tanggapan yang Diberikan Ketika Perusahaan Membuat Kesalahan

Ketika terjadi kesalahan, maka penulis diharuskan menulis surat

dengan tujuan untuk memperbaiki kesalahan yang kerap terjadi dalam
dunia bisnis. Jika kesalahan dilakukan oleh perusahaan, maka penulis
harus memahami dengan pasti kebijakan perusahaan agar penulis dapat
memberikan tanggapan yang sesuai dan komprehensif. Jika situasi yang
dihadapi cukup serius, ada baiknya mengacu pada perencanaan
manajemen krisis perusahaan.

Contoh :

Sehubungan dengan surat Saudara Gogon tertanggal 20 Agustus

2018 dengan Nomor 15/CS/8/2018 mengenai pengaduan kerusakan
barang, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan
pengecekan yang telah kami lakukan, terdapat kesalahan dalam proses
pengepakan yang dilakukan oleh pegawai kami hingga barang yang
dipesan mengalami kerusakan. Atas kejadian ini, kami menyampaikan
permohonan maaf yang sebesar-besarnya dan kami akan lebih teliti dan
berhati-hati lagi agar kejadian seperti tidak terulang.
 Kami akan mengirimkan 2 (dua) unit televisi yang baru sebagai
bentuk penggantian barang yang mengalami kerusakan dan faktur asli
pesanan atas nama Saudara.
3. Tanggapan yang Diberikan Ketika Konsumen Membuat Kesalahan

Jika konsumen yang membuat kesalahan, penulis hendaknya mencoba

untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa mendatang tanpa
menyalahkan konsumen.

Contoh :
Sebagaimana informasi dari Bapak Hendry Limido bahwa pada 15
Januari 2018, Bapak telah menyetor dana sebesar Rp 2 juta ke rekening
Bapak di bank partner kami untuk tujuan pembayaran premi. Namun
berdasarkan data yang kami terima, sejak tanggal pendebetan premi
periode 15 Januari 2018 sampai dengan saat ini, terdapat pemberitahuan
gagal debet dari bank partner dikarenakan dana di rekening tabungan
Bapak Hendry Limindo tidak mencukupi untuk didebet (insufficient
funds).

Perlu kami tekankan untuk hal ini, ketentuan saldo minimum dan atau
biaya admin rekening Bapak Hendry Limindo pada bank partner harus
terpenuhi agar pendebetan premi dapat berhasil.

Demikian tanggapan ini dibuat. Semoga dapat memberikan kejelasan

bagi semua pihak. Atas perhatian dan kerja samanya, kami icapkan terima
kasih.

3. Tanggapan yang Diberikan Ketika Pihak Ketiga Membuat Kesalahan

Ketika pihak ketiga yang melakukan kesalahan, tanggapan yang diberikan
bergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan pihak ketiga tersebut.
 Contoh :

Perlu kami informasikan bahwa produk yang dibeli oleh konsumen

adalah produk yang disediakan oleh seller partner kami. Telah terjadi
miskomunikasi antara pihak seller dan armada logistik yang menyebabkan
pengiriman produk mengalami keterlambatan. Atas hal ini kami
menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi.
Kami tetap bertanggungjawab untuk menghadirkan pengalaman berbelanja
online terbaik untuk konsumen dan berkoordinasi langsung dengan pihak
seller dan juga logistik untuk memastikan pesanan dapat terkirim sesegera
mungkin.

4. . Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi bertujuan untuk meyakinkan pembaca bahwa orang

yang direkomendasikan memiliki karakteristik yang diperlukan untuk
pekerjaan tertentu atau hal lainnya. Surat rekomendasi yang efektif terdiri
dari nama lengkap kandidat, posisi atau tujuan lain yang ingin dicapai oleh
kandidat, sifat hubungan antara penulis dengan kandidat, data dan fakta
yang berkaitan dengan kandidat dan peluang yang ada, memberikan
perbandingan potensi yang dimiliki kandidat dengan teman kandidat jika
ada, dan hasil evaluasi menyeluruh tentang ketepatan kandidat dengan
peluang yang ada. Perlu dipahami bahwa belakangan ini surat
rekomendasi memiliki permasalahan dalam aspek hukum. Untuk itu,
sebelum memberikan surat rekomendasi ada baiknya mengecek ulang apa
yang menjadi kebijakan perusahaan dan tidak menimbulkan contoh
kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.

Contoh :
 Bersama surat ini saya rekomendasikan Gina Damayanti untuk mengisi
posisi marketing di Garang dan Rekan. Saudari Gina Damayanti telah
bekerja di PT. Lucu sebagai pemasar selama dua tahun dengan latar
belakang pendidikan Diploma 3 Pemasaran dan Periklanan. Selama di PT.
Lucu, Saudari Gina Damayanti bertanggung jawab dalam korespondensi
dengan pelanggan, pemutakhiran isi laman, dan perencanaan kampanye
melalui surat.

5. Mengirim Ucapan Selamat, Penghargaan, atau Ucapan Belasungkawa

Pesan positif dalam komunikasi bisnis sebagian besar dimaksudkan

untuk membangun itikad dan hubungan yang baik. Itikad baik adalah
perasaan positif yang mendorong orang untuk memelihara hubungan
bisnis. Pesan positif umumnya berbentuk tertulis dan disampaikan kepada
konsumen, kolega, pebisnis lainnya. Pesan posisif yang menunjukkan
itikad baik misalnya mengirim ucapan selamat, memberikan penghargaan,
atau memberikan ucapan belasungkawa.

Contoh :

Kami menyampaikan rasa duka yang mendalam atas terjadinya

peristiwa kebakaran yang menimpa pabrik Anda beberapa waktu lalu.
Kami berharap, kerugian yang dialami tidak begitu besar dan pabrik Anda
dapat segera beroperasi dan berproduksi dalam waktu dekat.

Terimalah rasa simpati dari kami dan jika Bapak membutuhkan

bantuan, kami siap membantu.
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan

pesan-pesan positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan
informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif
dalam keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata
masyarakat.

Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun,

cermat, taat, dan kejujuran. Agar Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif
dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau
hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen,
perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta
lingkungan sehingga tercipta hubungan harmonis yang akan makin
meningkatkan pertumbuhan bisnis.

B. SARAN
Dengan mempelajari makalah tentang komunikasi bisnis diharapakan
para pembaca dapat mengambil aspek-aspek penting seperti cara menulis
surat rutin dan pesan positif sehingga saat pembaca terjun kedunia bisnis
sang pembaca tidak kewalahan saat menghadapi masalah yang dijelaskan
dalam makalah ini.