MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN

KEARSIPAN “PERALATAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

DAN KLASIFIKASI ARSIP SERTA CONTOHNYA”

INSTRUKTUR:
EMA SELVIA, SE, M.PD

DISUSUN OLEH:
1. NADILA TRI LESTARI
2. NUR NABILA ZALZABILA
3. INTAN SYAFITRI

LKP / LPK ZAKIYAH MUARA ENIM

 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
ataskarunia-Nya penulis dapat menyusun makalah ini dengan baik.
Administrasi perkantoran ini telah berkembang pesat seiring perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi.
Makalah ini disusun dengan bahasa yang lugas, sistematis, komperhensif dan
terpadu. Dengan pendekatan tersebut diharapkan pembaca makalah ini akan
memperoleh pemahaman yang lebih luas dan mendalam.
Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Kritik dan
saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan untuk menyempurnakan
makalah ini.

Muara Enim, Juni 2023

Penulis
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................................i
DAFTAR ISI..................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang......................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah.................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Tata Ruang kantor...............................................................2
2.2. Tujuan Tata Ruang Kantor....................................................................2
2.3. Perencanaan Tata Ruang Kantor...........................................................3
2.4. Asas-Asas Tata Ruang Kantor..............................................................5

BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan............................................................................................8
3.2. Saran......................................................................................................8

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kearsipan yang teratur dan tertib merupakan alat informasi yang dapat membantu
lembaga pemerintah dan lembaga swasta dalam melancarkan kegiatannya. Seperti kita
ketahui masalah pengelolaan kearsipan semakin mendapatkan perhatian sejalan dengan
meningkatnya tingkat kebutuhan manusia serta keinginan untuk mendapatkan pelayanan
dalam hal kearsipan secara efektif dan efisien. Pengertian dari kearsipan itu sendiri
adalah suatu bentuk pekerjaan ketatausahaan yang berupa penyusunan warkat atau surat-
surat berharga secara sistematis yang apabila dibutuhkan kembali akan cepat ditemukan.
Salah satu faktor yang turut menentukan tercapainya tujuan organisasi dalam
pengelolaan organisasi kearsipan adalah ditunjang dengan fasilitas-fasilitas yang cukup
memadai dan terletak pada kinerja perangkat administrasi sebagai pengelolaanya. Serta
pengelolaanya dilakukan sesuai dengan sistem yang telah diterapkan. Hal ini juga
ditunjang dengan kerjasama perangkat organisasinya sehingga hal-hal yang
mempengaruhi penataan arsip bisa teratasi.
Pengelolaan pada dasarnya adalah bagian dari pada manajemen, bahkan banyak
kalangan yang mengartikan bahwa pengelolaan adalah manajemen, yakni usaha yang
dilakukan untuk perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta pergerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-
tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu. (The Liang Gie, 2000:4)
Menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran modern saat ini.
Peranan tata ruang kantor memberi nilai tambah bagi kelangsungan aktifitas perusahaan.
Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat
perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai
dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai
efisiensi kerja (Sedarmayanti, 2001:125). Oleh karena itu penataan ruang kantor
merupakan suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat yang ada di dalam
kantor tersebut.
Dalam mengelola kearsipan, diperlukan tenaga-tenaga yang mampu mengatur tata
cara penatalaksanaan kearsipan secara efektif dan efisien, selain itu agar sistem bisa
berjalan dengan baik dan benar maka tenaga-tenaga pengelola atau pelaksana kearsipan
harus ditunjang oleh kemampuan yang mantap, siap pakai dan memiliki keterampilan
yang memadai serta ahli dalam penataan administrasi, khususnya di bidang kearsipan.
Oleh karena itu tepat dikatakan suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah akan
berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan apabila memiliki sumber daya manusia yang
berkualitas serta di tunjang pula dengan fasilitas yang memadai dan memenuhi syarat
penyimpanan.
1.2.Rumusan Masalah
 Kriteri apa yang diperlukan dalam proses penyimpanan?
 Apa perbedaan antara peralataan dan perlengkapan penyimpanan?

 BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Kriteria Pemilihan Peralatan
Kriteria pemilihan peralatanSetelah menentukan sistem yang akan digunakan
dalam penyimpanan arsip, tugasmanajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan.
Ada beberapa hal yang harusdipertimbangkan dalam memilih perlengkapan
penyimpanan, antara lain:
1. Jenis dokumen yang disimpan
Jenis dokumen yang disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen
yangakan disimpan terbuat dari kertas, kartu, mikro, dokumen ukuran besar,
materiaudiovisual bentuk magnetik dan elektronik, ataukah media lain
dimana masing-masing media mempunyai perilaku khusus dalam
perawatannya. Syarat penyimpanan kartu indeks berbeda dengan disket
maupun CD dan berbeda puladengan eksternal storage devices. Karena itu,
diperlukan pertmbangan yang rinciterhadap karakteristik fisik dokumen yang
akan didimpan sebelum memutuskanmembeli peralatan.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan
dapatsecepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini
akanmengingkatkan nilai sebuah dokumen dala menunjang operasi
organisasi.
3. Kebutuhan ruangan
Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi menempati lokasi yang
strategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakeholder-nya.
Kondisi iniakan berdampak pada tingkatnya harga sewa ruangan kantor, dan
patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan
dokumen perusahaan atau organisasi.
4. Pertimbangan keamanan
Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya
dokumenkebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data
personalia maupundata keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi oleh
orang yang mempunyaiotoritas.
5. Biaya peralatan
Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut
diIndonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua peralatan buatan luar
negeri.

Dari beberapa definisi dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah
keperluan-keperluan peralatan kantor, perlengkapan kantor, dan penyusunan perabot
yang disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan pekerjaan kantor bertujuan untuk
mewujudkan efisiensi kerja. oleh karena itu dalam melaksanakan pekerjaan di dalam
kantor salah satu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah
penyususnan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik – baiknya.
Gie menyatakan bahwa penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran
pekerjaan kantor, sehingga perencanaan kantor dapat membantu para pekerja dalam
menigkatkan produktivitas. Apabila pengaturan tata ruang kantor yang baik akan
memberikan keuntungkan-keuntungan sebagai berikut:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-
mandir yang sebetulnya tidak perlu.
 b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu
dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyakbanyaknya
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui
bagian suatu tertentu.
Tata tuang kantor yang baik perlu selenggarakan dengan adanya prinsipprinsip tata ruang
kantor, antara lain:
a. Arus pekerjaan yang sederhana, yang membatasi mondar-mandirnya pegawai dan kertas
sampai yang seminim – minimumnya
b. Ruang lantai harus bebas dari pada rintangan
c. Meje-meja menghadap ke arah yang sama kepada pengawas
Ruang kerja yang seminimum-minimumnya.
d. Perlengkapan kapan harus ditaruh dekat dengan pekerja-pekerja yang menggunakannya
e. Jumlah gang (jalan sempit) yang cukup dengan luas yang memadai
f. Pekerjaan terinci yang memerlukan penerangan banyak harus ditempatkan dekat jendela
g. Mesin-mesin yang suaranya gaduh harus ditaruh dalam ruangan yang terpisah
h.Tata-ruang harus seimbang dan nampak menyenangkan.

2.2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang
perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi
dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang hendak dijadikan pedoman,
sebagai berikut:
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak
sependek mungkin.
b. Rangkaian aktivitas tata usaha secara efisien untuk keperluan pekerjaan
c. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
d. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
e. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi itu.
f. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah seaktu-waktu diperlukan.
Sedangkan Menurut Sadarmayanti tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur
kerja dapat dipersingkat
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan
memenuhi suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya
e. Menciptakan keyamanan bekerja bagi para pegawai
f. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung
g. Mengusahakan adanya keluasan bagi:
1) Gerakan pegawai yang sedang bekerja
2) Kemungkinan pemanfaaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu
3) Kemungkinnan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.
2.3 Perencanaan Tata Ruang kantor
Dari ahli Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa
berbagai tujuan penyusunan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor ialah:
a. Persayaratan peraturan perundang-undangan harus dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan; tenaga, listrik, telepon, dan lain-lain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja
f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara :
1) Komunikasi dan arus kerja diperlancar
2) Lalu lalang para juru tatausaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah
3) Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan
4) Saling mengganggu di antara para jutu tatausaha dihindarkan
5) Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.
Tujuan Perencanaan Kantor Untuk menyusun tata ruang yang baik perlu direncanakan
terlebih dahulu agar tata ruang kantor dapat ditata dengan baik. Tujuan
perencanaan kantor adalah Mencegah penghamburan tenagadanwaktupegawai
karena prosedurkerjadipersingkat; Menjamin
1. Mengutamakan kepentingan organisasi diatas kepentingan individu
(subordination of individual interest to the general interest)
2. Kompensasi yang adil (remuneration)
3. Sentralisasi (centralization)
4. Rantai scalar (scalar chain)
5. Tata tertib (order)
6. Keadilan (equity)
7. Stabilitas kondisi karyawan (stability tenure of personnel
8. Inisiatif (initiative)
9. Semangat kesatuab (esprits de crops)
kelancaran proses pekerjaan; Mencegah pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang
akan; menemui bagian tertentu, atau mencegah terganggu oleh suara bising dan
lainnya; Menciptakan kenyamanan kerja pegawai; Mengusahakan adanya
keleluasaan bagi gerakan pegawai yang sedang bekerja; Kemungkinan untuk
pegawai memanfaatkan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu;
Perkembangan dan perluasan kegiatan kantor dikemudian hari (bila mungkin).
Untuk itu pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu: a. Tata ruang
kantor berkamar (cubicle type office) Adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah
atau dibagi dalam kamarkamar kerja.
1) Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah a) Konsentrasi kerja lebih terjamin b)
Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi c) Untuk
menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya
kewibawaan pejabat/pimpinan d) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa
ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memilki.
2) Kerugian tata ruang kantor berkamar a) Komunikasi langsung antar pegawai tidak
dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi
berkurang b) Diperlukan biaya yang besar untuk: biaya pemeliharaaan ruangan,
pengaturn penerangan dan biaya peralatan lainnya c) Pemakaian ruangan kurang
luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi d) Mempersulit
pengawasan.

2.4 Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Menurut Muther dalam tata ruang kantor memiliki 4 (empat) asas pokok yang
berguna bagi organisasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sebagai
pedoman dalam penataan ruang kantor berikut:
a. Asas Jarak Terpendek Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, suatu tata ruang
kantor yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan
menempuh jarak yang sependek mungkin.
b. Asas Penggunaan Segenap Ruang Tataruang kantor yang baik adalah yang
mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang
berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas
maupun kebawah. Jadi, tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.
c. Asas Perubahan SusunanTempat Kerja Tata ruang kantor yang baik adalah yang
dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sulit dan tidak memakan
biaya yang besar.
d. Asas Rangkaian Kerja Tataruang kantor yang baik adalahyang menempatkan para
pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan
peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.

2.5. Pembuatan Laporan

Laporan merupakan suatu wahana atau suatu alat penyampaian berita, informasi,
pengetahuan, atau gagasan dari seseorang kepada orang lain. Laporan ini dapat berbentuk
lisan dan dapat berbentuk tulisan. Laporan yang disampaikan secara tertubs merupakan
suatu karangan. Jika laporan ini berisi serangkaian hasil pemikiran yang diperoleh dari
hasil penebtian, pengamatan ataupun peninjauan, laporan ini termasuk jenis karangan
ilmiah. Dengan kata lain, laporan ilmiah ialah sejenis karangan ilmiah yang mengupas
masalah ilmu pengetahuan dan teknologi yang sengaja disusun untuk disampaikan
kepada orang-orang tertentu dan dalam kesempatan tertentu.
Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi.
Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya,
kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran
yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis. Secara umum, laporan dapat dianggap
sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu
dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. (Soetrisno
dan Renaldi, 20:121)
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah
setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari
fakta- fakta atau keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan
berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian
dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Selanjutnya,
data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan.
Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan
dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas
tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai beberapa tujuan yaitu:
a. Untuk mengatasi masalah.
b. Untuk mengambil keputusan.
c. Untuk mengetahui perkembangan/kemajuan.
d. Untul mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan.
e. Untuk menemukan teknik-teknik baru.

2.6. Jenis-jenis Laporan Laporan dapat digolongkan menurut hal-hal berikut ini:
Maksud Pelaporan
1. Laporan informatif, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi
dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya
adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
2. Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi
juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul
yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan
supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
3. Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor,
bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam.
Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
4. Laporan pertanggungjawaban, yaitu di mana si pelapor memberi gambaran
tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan
(bersifat evaluatif).
5. Laporan kelayakan, yaitu pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah
secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik
 BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan

Tata ruang kantor merupakan kemampuan dalam mengatur suatu ruang kerja agar
peralatan dan perlengkapan kantor dapat ditempatkan dengan tepat guna menciptakan
kegiatan kantor secara efektif dan efisien. Serta memberikan kenyamanan bagi pegawai
dalam bekerja guna menghasilkan produktivitas kerja.

3.2. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yangmenyederhanakan
masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasidi perkantoran
memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Merekaharus dibekali
dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itumereka harus pula
mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan danselalu berusaha untuk
meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik
 DAFTAR PUSTAKA

Wursanto,Etika Komunikasi Kantor,(Yogyakarta:Kanisius, 2007), hlm. 95

Moekijat, Admnistrasi Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2008), hlm. 15
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Alfabeta, 2015),
hlm. 116