MAKALAH

“LAYOUT PERKANTORAN“
(Dosen pengampuh : Pak Mamang Kasim S.Pd,.M,Pd)

Disusun Oleh :

Kelompok 6
Sapril ( 911420062)

Desriwanti djauhari (91142

S1 PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
2022
 KATA PENGANTAR

Assalamualaiku Warahmatullahi Wabarakatuh

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang hingga saat ini masih memberikan nikmat

iman dan kesehatan,sehingga kami diberikan kesempatan yang laur biasa ini yaitu

kesempatan untuk menyelesaikan tugas makalah “Manajemen Perkantoran Modern”

dalam bentuk maupun isinya yang sederhana sehingga kami dapat menyelesaikan

pembuatan makalah ini.

Shalawat serta salam kita hanturkan kepada Nabi besar kita Muhammad SAW

yang telah memberikan pedomannya hidup yaitu Al-Qur’an serta sunnah untuk

keselamatan umatnya di dunia ini.kami menyadari jika terdapat banyak kekurangan

didalam penulisanan makalah ini ,maka dari kami mengharapkan sebuah kritk dan saran

yang membangun dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Waalaikumussalam warahmatullahi wabarakatuh

Gorontalo,20 desember 2022

Kelompok 6
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................

DAFTAR ISI.............................................................................................................

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang..............................................................................................

1.2 Rusuman Masalah..........................................................................................

1.3 Tujuan............................................................................................................

BAB II PEMBAHASAN

2.1.........................................................................................................................Tahapan

Perencanaan....................................................................................................

2.2.........................................................................................................................Konsep

Kantor Terbuka..............................................................................................

2.3.........................................................................................................................Memper

siapkan LayOut…………………………………………………….

2.4.........................................................................................................................Peralatan

dan Furnitur Kantor………………………………………………

2.5......................................................................................................................... Desain

Kantor Masa Depan………………………………………………..

BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan...................................................................................................

3.2. Saran………………………………………………………………………..

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam dunia perkantoran, LayOut merupakan salah satu hal yang penting karena
dapat mempengarungi kedinamisan suatu tempat dan produktivitas sebuah organisasi. Oleh
sebab itu LayOut direncanakan dengan desain yang sedemikianrupa sehingga tempat kerja
menjadi nyaman dan efisien bagi pegawai kantor.
Selain LayOut sebagai penjelasan ruang secara efektif, LayOut juga mampu
memberi kepuasan kepada pegawai. LayOut pun mampu menjelaskan suatu proses
penentuan kebutuhan akan ruang dan juga penggunaan ruang secara terperinci, sehingga
membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien.
Dalam LayOut terdapat 5 hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Tahap perencanaan
2. Konsep kantor terbuka
3. Mempersiapkan LayOut
4. Peralat an dan Furniture Perkantoran, dan
5. Desain kantor masa depan
Dimana pada setiap tahap itu menjadi susunan yang saling berkaitan satu sama lain.
LayOut kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
b. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
d. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan
perencanaan LayOut yang fleksibel
 Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan LayOut organisasi
seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu:
1. Pekerjaan berbasis Tim (work-based teams).
2. Tellecomunicating
3. Hoteling

1.2. Rumusan Masalah.

1. Mengapa perencanaan  perlu diperhatikan dalam membuat  layout?

2. Mengapa konsep kantor terbuka banyak digunakan hampir diseluruh dunia?
3. Mengapa perlu adanya komunikasi  dengan para pegawai tentang perancangan
sebuah desain kantor?
4. Apakah peran dari peralatan dan furnitur dalam perkantoran?
5. Mengapa penerapan desain layout yang benar  itu merupakan hal yang penting
dalam perusahaan/kantor?

1.3. Tujuan

1. Untuk mengetahui beberapa faktor yang  penting sebelum membuat  sebuah layout

yang baik.
2. Untuk mengetahui penataan kantor yang efisien dan  menggunakan konsep terbuka
untuk mendapatkan berbagai kelebihan dari segi kenyamanan.
3. Untuk membuat sebuah ruang kantor yang sesuai dengan keinginan para pegawai.
4. Sebagai pelengkap sebuah kantor  agar dapat menjadi kantor yang sesuai dengan
kebutuhan pegawai.
5. Karena untuk mengetahui penerapan desain  yang efektif  berdasarkan tingkat
interaksi dan otonomi yang dimiliki pegawai.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1.  Tahapan Perencanaan.     
            Tahapan perencanaan merupakan bagian yang penting karena akan mempengaruhi
seluruh tahapan berikutnya. Tahapan ini untuk menilai apakah layout membuat kerja
berlangsung efektif dan efisien juga unuk menilai apa yang dibutuhkan dalam organisasi
melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam benuk layout
yang aktual.
            Menuru Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain :
1.  Tugas Pegawai
Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi
penggunanaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan untuk pengoptimalan kinerja
mereka sehingga perencanaan layout harus flesibel, mudah diubah sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
2.  Arus Kerja
Analisis arus kerja diperlukan dalam perencanaan layout dengan mengacu pada
pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertikal sehingga dapat
meminimalisir criss-crossing pekerjaan ataupun fenomena bottleneck.
3. Bagan Organisasi
Menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi dan
mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama sehingga membantu
perencanaan layout menunjukan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
4.  Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Datang
Perencanaa layout perlu memperhatikan berapa luas area yang mungkin dibutuhkan jika
perusahaan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
5.  Jaringan Komunikasi
 Analisis bentuk komunikasi ataupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang
dilakukan oleh pegawai ataupun departemen sehingga dalam perencanaan layout,
semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka akan semakin dekat
ruangannya agar lebih efisien.
6.  Departemen dalam Organisasi
Perencanaan layout dimana mengelola kantor berdasarkan fungsi dan penempatan ruang
kerja berdasarkan arus kerja.
7.  Kantor Publik dan Privat
Penggunaan kantor privat akan menunjukan status suatu perusahaan atau organisasi di
mata masyarakat namun pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian
kantor bersama.
8.  Kebutuhan Ruang
Perencanaan layout perlu memperhatikan kebutuhan pegawai dalam melaksanakan
tugasnya dimana pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya
akan membutuhkan ruang yang lebih besar daripada yang tidak.
9.  Pertimbangan Keamanan
Perencanaan layout kantor harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah dari
satu area ke area yang lain tanpa terhambat furniture yang membahayakan.
10. Pembiayaan Ruang Perkantoran
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antaralain menghipotekkan
pembayaran, pemanfaatan, biaya pemeliharaan, asuransi, kebutuhan akan peralatan
kontrol lingkungan kantor, dan lain-lain.
            
Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout
perkantoran, yaiu :
1.      Reception Area
Area ini sangat berpengaruh dalam memberikan kesan pertama pada organisasi atau
perusahaan dan sedikit banyak akan mempengaruhi kerja perusahaan.
2.      Ruang Konferensi
Ruang ini semakin dibutuhkan karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat
sehingga membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representative.
3.      Ruang Komputer
Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung
dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardware ataupun software aman dan dapat
bermanfaat sebagaimana mestinya.
4.      Ruang Persuratan
Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan
dokumen dalam bentuk kertas.
5.      Ruang Penggandaan
Ruang ini sebaiknya diletakan di tempat yang bisa di akses oleh mayoritas pengguna
layanan ini.
6.      Area Pusat Penyimpanan
Sebaiknya ruangan ini diletakan di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota
organisasi mudah untuk mengaksesnya.

2.2.   Konsep Kantor Terbuka.

Dimana dalam perusahaan harus mendesain dan senyaman mungkin,demi kelancaran

suatu perusahaan itu sendiri. Konsep yang digunakan ada 3 antara lain konsep kantor
konvensional,konsep kantor terbuka dan gabungan antara keduanya.
Konsep kantor konvensional itu berupa ruangan yang tertutup menggunakan dinding
permanen, kartor terbuka itu berupa ruangan yang terbuka seakan-akan ruangan terkesan
lebih hidup. Desain layuot ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing – masing
pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan,alat, dan peralatan yamg diperlukan
dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugas.
Menurut Quible (2001)
Faktor dalam penggunaan konsep
1. Penggunaan dinding permanen yang minim
2. Penetapan masing – masing unit kerja
3. Memberi perhatian terhadap akustik dan gangguan suara
4. Ac dan control kelembaban
5. Pola warna dan pengaturan funiture

Model Kantor Berkonsep Terbuka

1.      Landcape
Penggabungan antara konsep kantor konvensional dengan konsep kantor terbuka. Jadi da
perpaduan ruangan yang tertutup tapi terdapat tanaman- tanaman yang mendukung
sehingga ruangan terlihat lebih hidup
2.      Modular workstation unit
Dalam konsep ini menciptakan sebuah ruang kerja yang individual
3.      Moveble cluster workstation unit
Konsep ini dengan mengelompokkan ruang kerja menjadi kumpulan- kumpulan panel yang
menggunakan roda bergerak sehinnga pengguna bisa bebas bergera

2.3. Mempersiapkan LayOut

1.      Templates
Terdiri atas skala kecil dari furnitur dan peralatan kantor yang biasanya terbuat dari plastik
atau kertas.

2.      Cutouts
Terdapat dari kertas maupun plastik yang dilekatkan,  juga merupakan versi skala kecil dari
furnitur dan peralatan kantor.

3.      Plastik Models
Versi kecil dari furnitur dan peralatan kantor yang berupa model tiga dimensi yang dapat
diletakkan di lantai perencanaan.

4.      Magnetic Board
Terdiri dari model yang bermagnet dan biasa diletakkan di lantai perencanaan

5.      Computer Aided Desain

Penggunaan progam komputer (CAD) dalam membuat layout kantor yang memungkinkan
tampilan 3 dimensi.

2.4.  Peralatan dan Furnitur Kantor

Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor yang
diklasifikasikan menjadi tiga yaitu: pertimbangan peralatan,penjual dan perawatan. Dalam
buku ini dibahas pertimbangan yang pertama diantaranya :

1.      Tujuan Penggunaan Peralatan

Sebelum memilih peralatan,tujuan harus ditentukan.Hal yang perlu dipertimbangkan adalah
perusahaan sering membeli atau menyewa peralatan yang terlalu canggih daripada yang
dibutuhkan, hanya untuk prestise atau bujukan pemasok.
2.      Menentukan Peralatan yang Sesuai
Setelah peralatan ditentukan,memilih merek peralatan yang digunakan juga menjadi hal
yang penting.Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang disediakan
merek tersebut maupun harga jual kembali jika perusahaan nantinya berencana meng –
upgrade peralatan yang baru.

3.      Tingkat Kegunaan Peralatan

Tingkat kegunaan harus dipertimbangkan,apakah alat itu bisa diharapkan memenuhi
kebutuhan perusahaan dengan maksimal.

4.      Spesifikasi Peralatan
Untuk beberapa peralatan,spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu,karena akan
menyangkut penempatan peralatan di ruangan,jumlah listrik yang
dibutuhkan,pemasanganya,dan struktur yang dibutuhkan.

5.      Biaya Peralatan
Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembangan investasi
perusahaan.

Faktor kedua yang diperlukan dalam penyusunan layout :

6. Kursi
7. Meja kerja
8. Filing cabinet 
9. Lemari penyimpanan

2.5.   Desain Kantor Masa Depan

        Di masa transformasi teknologi yang semakin pesat seperti saat ini, gaya kerja
pegawai adminstasi di kantor pun berubah. Sehubungan dengan hal tersebut, terdapat dua
karakteristik pekerjaan yang akan mempengaruhi LayOut sebuah kantor (Steelcase, 2000),
yaitu:
10. Otonomi: mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam memutuskan
dimana dan kapan akan bekerja.
11. Interaksi: dalam penyelesaian pekerjaan diperlukan hubungan dengan pegawai
yang baik.
Gustaffson (2002) menyarankan ba33hwa dalam perencanaan LayOut organisasi
seharusnya memperhatikan tren pekerjaan dimasa depan, yaitu:
1. Pekerjaan berbasis tim (work-based team). Dewasa ini penggunaan tim menjadi
andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara
dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis,kantor berkonsep terbuka dan
pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi
dalam perencanaan LayOut.
2. Telecommunicating. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan
pekerjaannya di rumah atau di tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun
kebutuhan akan ruangan kantor dapat diminimalisir,namun perlu dipertimbangkan
dimana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor
karena atasan sedang mengajak rapat miingguan atau bulanan. Jadi ruangan
bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan.
3. Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapangan
(terutama divisi penjuaan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal,karena
hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Tanaka (2002),diperoleh hasil sebagai berikut:

1. Pegawai yang mempunyai level interaksi dan otonomi yang tinggi akan
melakukan berbagai macam pekerjaan. Umumnya pekerjaan yang berhubungan
dengan komputer dan interaksi dengan kolega akan terjadi pada saat yang sama.
Untuk itu tempat kerja harus sesuai dengan tipe tersebut, disatu sisi membutuhkan
konsentrasi tinggi dan orang lain bisa berkomunikasi dengan pihak lain secara
mudah. Penggunaan movable works unit sangat cocok dengan pekerjaan tersebut.

2. Pegawai yang mempunyai pekerjaan berlevel interaksi rendah namun mempunyai

otonomi yang tinggi membutuhkan tempat kerja yang bisa mendukung
konsentrasi yang tinggi. Desain tempat kerja dengan panel yang tinggi (semacam
modular workstation unit) akan dapat menyediakan suasana yang diinginkan.
Ruangan yang tertutup lebih disarankan untuk pekerjaan ini.
 BAB IV
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
     Dalam membuat layout sebuah kantor diperlukan perencanaan yang matang. Terdapat
beberapa faktor dalam tahap perancanaan layout kantor seperti arus kerja,bagan organisasi,
tugas pegawai, pembiayaan ruang, kebutuhan ruang, dan keamanan. Setelah itu menetapkan
konsep kantor terbuka ataupun konveksional. Hal tersebut dilakukan demi kenyamanan
pegawai dalam memperlancar mengerjakan tugas kantor dan memberikan kesan positif
pada masyarakat.
3.2. Saran
       Sebaiknya sebuah layout yang baik memperhatikan beberapa faktor penting tersebut
dan dengan desain yang membuat nyaman seluruh pegawai ataupun pengguna ruangan
tersebut.
DAFTAR PUSTAKA