Makalah

“Kebutuhan peralatan atau perlengkapan kantor perkantoran”

Disusun oleh :
Sifa Maulida
Siti Hajar Aura Rizky
Kelas :
XI OTKP
SMK PARAMARTA
TAHUN PELAJARAN 2022-2023

Kata Pengantar
Alhamdulillah, senantiasa kita ucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT
yang hingga saat ini masih memberikan kita nikmat iman dan kesehatan,
sehingga saya beserta patner diberi waktu untuk menyelesaikan makalah
“kebutuhan peralatan atau perlengkapan kantor perkantoran”. Makalah ini
ditulis untuk memenuhi nilai dalam mata pelajaran sarana dan prasarana di
kelas XI

Tak lupa uga mengucapkan terimakasih yang sebanyak-banyaknya

kepada setiap pihak yang telah mendukung serta membantu penulisi
selama proses penyelesaian makalah ini.

Puji syukur kami dapat menyelesaikan makalah ini,semoga makalah ini

dapat bermanfaat untuk kita semua.

28 Agustus 2022

Penulis

Daftar Isi
Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

B. Rumusan Masalah

C. Tujuan

D. Manfaat

BAB II PEMBAHASAN

A. Analisis Perencanaan Peralatan/perlengkapan Kantor

1. Pentingnya peralatan dan mesin kantor

2. Memilih peralatan dan mesin kantor

B. Karakteristik Perencanaan Peralatan/Perlengkapan Kantor

C. Tujuan dan Manfaat Perencanaan Peralatan/Perlengkapan Kantor

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan

B. Saran

DAFTAR PUSTAKA

BAB I
 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perlengkapan & perlatan kantor merupakan aset penting yang harus dimiliki oleh
sebuah instansi demi kelancaran operasionalnya. Pemenuhannya menjadi agenda
belanja rutin yang disesuaikan dengan kebutuhan. Baik itu perusahaan berskala
kecil,menengah,maupun besar,ketiganya memerlukan barang barang standar yang
hampir sama. Perbedaannya adalah pada bagian kuantitas serta bidang usaha yang
di jalankan. Dengan pemilihan yang tepat,tentunya investasi yang di keluarkan akan
benar-benar bermanfaat untuk mendukung mekanisme dan efisiensi kantor.
Perusahaan-perusahaan berskala besar biasanya lebih memilih untuk
mendapatkan perlengkapan & peralatan kantor dengan bekerja sama dengan suatu
distributor dalam perjanjian tender. Hal ini memudahkan instansi untuk melakukan
pembelian secara berkelanjutan selama kedua belah pihak tidak ada yang di rugikan.
Sedangkan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah, pembelian barang –
barang tersebut cenderung dilakukan secara langsung dari supplier manapun. Akan
tetapi , perusahaan juga memperhatikan beberapa hal agar mendapatkan produk
yang berkualitas.
Pengadaan peralatan atau mesin-mesin kantor serta perlengkapannya menjadi
tugas penting yang harus dijalankan demi kelancaran kinerja di dalam kantor yang
bersangkutan. Namun, diperlukan pertimbangan beberapa hal dalam memilih
Perlengkapan & peralatan kantor, di antaranya :
 Peralatan yang dipilih harus benar-benar dibutuhkan
 Jenisnya sebaiknya yang praktis
 Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
 Mutunya benar-benar baik
 Pelatihan untuk mengoperasikan dapat dilakukan dengan mudah
 Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan
 Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu perencanaan/perlengkapan kantor ?
2. Apa saja karakteristik perencanaan peralatan/perlengkapan kantor?
3. Apa tujuan dan manfaat perencanaan peralatan/perlengkapan kantor ?

C.Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengindentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
3. Menganalisis perencanaan/perlengkapan kantor
D. Manfaat
1. Dapat menganalisis perencanaan/perlengkapan kantor
2. Dapat mengetahui apa saja perlengkapan kantor
3. Dapat mengetahui tujuan dan manfaat perencanaan/perlengkapan kantor
BAB II
 PEMBAHASAN

A . Analisis Perencanaan Peralatan/Perlengkapan Kantor

Perencanaan diterjemahkan sebagai tahap awal sebelum pengadaan
peralatan/perlengkapan kantor sebuah instansi. Perencanaan kebutuhan terhadap barang
atau alat sangat penting sebelum pengadaan barang atau alat tersebut. Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia ( KBBI ), kata “perencanaan” berasal dari kata dasar “rencana” yang
berarti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau di kerjakan pada masa
yang akan datang, Dalam menentukan kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor tentu
dibutuhkan analisis kebutuhan, analisis anggaran, serta seleksi peralatan/perlengkapan
kantor sebagai proses merencanakan barang atau alat yang dibutuhkan sesuai skala
prioritas dan anggaran perusahaan atau organisasi guna mencapai tujuan yang telah di
tentukan. Dengan demikian, perencanaan kebutuhan harus lebih dipikirkan dan dikaji sebaik
mungkin, karena awal dari sebuah keefektifan adalah perencanaan

1 . Pentingnya Peralatan dan Mesin Kantor

Pada jaman sekarang ini, aktivitas di banyak instansi pemerintah maupun swasta
semakin mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor untuk meningkatkan
produktivitas kerja, sehingga didapatlah hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang
semakin pesat itu menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memerhatikan
efisiensi di segala bidang. Dan karena hal itu lah diperlukan kesiapan manusianya serta
kelengkapan sarananya. Maka dari itu dibutuhkan pula pengetahuan dan kemampuan
dalam memilih peralatan dan mesin-mesin kantor.

2 . Memilih Peralatan Kantor

Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya tata laksana kantor, pemilihan mesin-mesin
kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan

b. Jenis mesin hendaknya praktis
c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
e. Mutu baik
f. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
g. Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
h. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah
i. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah
j. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
k. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
l. Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut
B . Karakteristik Perencanaan Peralatan/Perlengkapan Kantor

Dalam menyusun rencana kebutuhan harus memperhatikan keadaan inventaris pada

tahun sebelumnya, seperti adanya penambahan dan penggantian pegawai serta adanya
tugas-tugas khusus yang membutuhkan pembekalan khusus. Kegiatan perencanaan
dibidang administrasi perlengkapan ditekankan pada perencanaan kebutuhan
perlengkapan dan perencanaan biaya keseluruhan untuk melaksanakan tugas di bagian
perbekalan. Dalam menyusun rencana anggaran dibuat Daftar Usulan Kegiatan ( DUK )
yang berisi perhitungan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu
sebagai perbandingan. Rencana kebutuhan harus dibuat untuk jangka waktu satu tahun
anggaran yang dilanjutkan dengan penyusunan perencanaan biaya pengadaan,
penyimpanan, penyaluran, penginvetarisasian, dan penghapusan agar tidak ada
kebutuhan yang tertinggal dalam perhitungan biaya. Sebuah perencanaan didasarkan
pada karakteristik sebagai landasan atas perhitungan dalam sebuah kegiatan
tindakan/usaha. Sasaran perencanaan membutuhkan kerja sama untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Langkah-langkah perencanaan pengadaan barang atau alat adalah sebagai berikut.
1. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan
oleh setiap unit kerja dan atau menginvetarisasi kekurangan perlengkapan
kantor.
2. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu
3. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan
yang tersedia sebelumnya.
4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.
Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi, maka perlu dilakukan seleksi
terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan
melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan
yang urgen segera di daftar
5. Memadukan rencana ( daftar ) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan
dana atau anggaran yang tersedia. Apabila ternyata masih melebihi dari
anggaran yang tersedia, makan perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara
membuat skala prioritas
6. Penetapan rencana pengadaan akhir. Perencanaan pengadaan
peralatan/perlengkapan kantor harus dilaksanakan secara sistematis, rinci,
dan teliti berdasarkan informasi yang realistik dengan kondisi organisasi.
Dalam perencanaan pengadaan peralatan atau perlengkapan kantor perlu
melibatkan semua pihak yang memahami kebutuhan organisasi,
perlengkapan yang sudah dimiliki ( jenis, jumlah dan kualitas ), sumber dana
yang tersedia, dan harga pasar.
C . Tujuan dan Manfaat Perencanaan/Perlengkapan Kantor.
Perencanaan kebutuhan/perlengkapan kantor terhadap barang atau alat habis pakai
dilakukan dengan asumsi bahwa penggunaan hanya minimal satu kali pakau, beberapa kali
pakai ataupun tidak habis pakai. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun
perencanaan peralatan/perlengkapan kantor antara lain :
1. Menggunakan prosedur pengelolaan peralatan/perlengkapan kantor.
2. Menyesuaikan antara kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor dengan
biaya yang tersedia
3. Mengumpulkan dan mengelola data peralatan/perlengkapan kantor
4. Menyediakan dan menggunakan peralatan/perlengkapan kantor dalam
kegiatan operasionalnya
5. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan peralatan/perlengkapan kantor
6. Melakukan penghapusan peralatan/perlengkapan kantor sesuai dengan
prosedur yang berlaku, dan
7. Menentukan jenis, kuantitas, dan kualitas peralatan/perlengkapan kantor
yang dibutuhkan
Pada umumnya, tujuan perencanaan peralatan/perlengkapan kantor adalah
menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. Manfaat perencanaan
peralatan/perlengkapan kantor adalah meletakan dasar-dasar, menetapkan langkah-
langkah, dan menghilangkan ketidakpastian agar dapat dijadikan sebagai pedoman untuk
melakukan pengawasan, pengendalian, dan penilaian agar kegiatan berjalan efektif dan
efisien. Sebuah perencanaan akan dianggap efektif jika dalam penyusunannya melalui
sesuatu rangkaian pertanyaan yang bisa di jawab dengan memuaskan rangkaian pertanyaan
tersebut diantaranya sebagai berikut.

1. What
Keterangan :
kegiatan apa yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan
telah ditetapkan
2. Where
Keterangan :
Dimana kegiatan hendak dilaksanakan? Pertanyaan ini mencakup tata
ruang yang disusun, tempat yang akan digunakan, tempat perhimpunan alat-
alat serta perlengkapan lainnya
3. When
Keterangan :
Bilamana kegiatan tersebut hendak dilaksanakan? Hal ini berarti harus
tergambar sistem prioritas yang akan digunakan, penjadwalan waktu, target,
fase-fase tertentu yang akan dicapai serta hal-hal lain yang berhubungan
dengan faktor waktu. Rencana kebutuhan dibuat untuk jangka waktu pendek,
menengah, dan panjang
4. How
Keterangan :
Bagaimana cara melaksanakan kegiatan ke arah tercapainya tujuan? Yang
harus dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut sistem kerja, standar yang
harus dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, serta cara
menyimpan dan mengolah dokumen-dokumen yang timbul sebagai akhir
pelaksanaan.
5. Who
Keterangan :
Pertanyaan siapa? Berarti jawaban yang ditemukan tentang personalia,
pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab
6. Why
Keterangan :
Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting diantara rangkaian
pertanyaan ini ialah “Mengapa” karena pertanyaan ini ditujukan kepada
kelima pertanyaan sebelumnya.
 BAB III
PENUTUP

A . KESIMPULAN
 Peralatan & perlengkapan kantor merupakan aset terpenting yang harus
dimilik oleh setiap instansi
 Analisis perencanaan peralatan/perlengkapan kantor adalah sebagai proses
merencanakan barang atau alat yang dibutuhkan sesuai skala prioritas dan
anggaran perusahaan atau organisasi guna mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
 Peralatan dan mesin kantor sangat berperan penting, karena dapat
meningkatkan produktivitas kerja sehingga dapat memperoleh hasil yang
optimal
 Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya tata laksana kantor, pemilihan mesin-
mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
b. Jenis mesin hendaknya praktis
c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
e. Mutu baik
f. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
g. Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
h. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah
i. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan
dengan mudah
j. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
k. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
l. Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut
 Dalam karakteristik perencanaan peralatan/perlengkapan kantor terdapat
enam langkah-langkah pengadaan barang atau alat kantor
 Dalam sebuah perencanaan peralatan/perlengkapan kantor dianggap efektif
jika bisa menjawab semua dari rangkaian pertanyaan ( What, where , when,
how, why ) yang disingkat menjadi 5W+1H

B . SARAN

Dengan mengetahui tentang perencanaan peralatan/perlengkapan kantor, kita dapat

dengan mudah dalam melakukan segala bentuk pekerjaan kantor sehingga dapat
menciptakan hasil yang optimal.
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin

Kantor:Jakarta.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.