Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

BAB 1

Perencanaan serta Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

I. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Perencanaan Sarana dan Prasarana kantor

Definisi Perencanaan menurut para ahli sebagai Kantor.

a. Roger A. Kauffman

Roger A. Kauffman mengemukakan bahwa perencanaan merupakan proses

penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai serta menetapkan jalan dan
sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan seefisien dan seefektif
mungkin.
b. Sondang P. Siagian

Sondang P. Siagian mendefinisikan perencanaan sebagai suatu keseluruhan

proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di
masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Hendaknya, di dalam perencanaan sarana dan prasarana perkantoran harus
dilandaskan atas perhitungan dan selalu mengandung kegiatan/tindakan/usaha.
Sasaran perencanaan kerja sama dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Patokan di dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana perkantoran
yaitu sebagai berikut.
a. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumnya.
b. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan kantor yang diajukan
oleh setiap unit kerja dan/atau menginventirisasi kekurangan perlengkapan
kantor.
c. Menyusun rencana kebuuhan perlengkapan kantor untuk periode tertentu.
d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.
Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua
kebutuhan tersebut maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan
perlengkapan yang dibutuhkan.
e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan
dana atau anggaran yang tersedia. Apabila melebihi anggaran yang tersedia
maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.

1
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

f. Penetapan rencana pengadahan akhir. Perencaan pengadaan sarana dan

prasarana tidak mudah karena harus dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan
teliti berdasarkan informasi yang realistis dengan kondisi organisasi.

2. Tujuan Dan Manfaat Sarana Dan Prasarana Kantor

A. Tujuan Perencanaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Perencanaan sarana dan prasarana kantor dibuat dengan tujuan sebagai berikut:
1. Menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan
2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya
Pada hakikatnya pelaksanaan rencana pengadaan sarana dan prasarana
didasarkan pada analisis kebutuhan dan poenentuan skala prioritas kegiatan
yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.
B. Manfaat Perencanaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Manfaat perencanaan sarana dan prasarana kantor, diantaranya sebagai berikut:

1. Membantu dalam menentukan tujuan.
2. Sebagai pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan.
3. Sebagai bahan pengendalian dan penilaian agar kegiataan berjalan dengan
efektif dan efesien.
4. Sebagai peletak dasar-dasar meletakan langkah-langkah.
5. Menghilangkan ketidakpastian dalam perencanaan sarana dan prasarana
kantor.
3. Unsur-unsur Yang Terlibat Dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana

Supaya pemenuhan tuntutan peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan maka dalam
kegiatan perencanaan perlu mengikutsertakan beberapa unsure dan pihak yang
terkait, yaitu sebagai berikut.
a. Kepala difisi
b. Kepala unit
c. Kepala TU
d. Bendahara
e. Pengurus perlengkapan lainnya .

4. Syarat-Syarat Penyusunan Perencanaan Sarana dan prasarana

a. Perencanaan Harus Jelas

Kejelasan suatu rencanaan pengadaan sarana dan prasarana perkantoran dapat

dilihat dalam beberapa hal berikut ini.

2
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

1. Tujuan dan sasaran penyusunan rencana pengadaan saran dan prasarana

harus didasarkan perkiraan biaya atau harga keperluan pengadaan.
2. Jenis dan bentuk tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan.
3. Petugas pelaksana, misalnya pimpinan dan karyawan.
4. Bahasa dan peralatan yang dibutuhkan.
5. Kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan.
6. Realisasi kegiatan.
b. Didasarkan atas Kesepakatan dan Kebutuhan Bersama Dengan Pihak-

Pihak yang Terlibat dalam Perencanaan

Kesepakatan dan keputusan bersama yang dibuat dengan pihak yang terlibat
dalam perencanaan, antara lain sebagai berikut.
1. Kesepakatan dan keputusan dibuat menurut pedoman (standar) jenis,
kuantitas, dan kuantitas sesuai dengan skala prioritas.
2. Perencanaan Pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan
kantor.
3. Kesepakatan dan keputusan harus sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
4. Kesepakatan dan keputusan bersifat fleksibel dan dapat menyesuaikan
dengan keadaan.
5. Perencanaan bisa dibuat pada jangka pendek (3 tahun), jangka menengah (4-
5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun).
c. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana kantor Harus Dipandang

sebagai Bagian Intergral dari Usaha Peningkatan Kualitas Pekerjaan

Pengadaan sarana dan prasarana kantor harus direncanakan secara matang

perencanaan demi kemajuan perusahaan.

5. Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Analisis kebutuhan sarana dan prasarana kantor dapat dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu sebagai berikut.
a. Analisis Kebutuhan Kuantitatif
Analisis kebutuhan kuantitatif merupakan analisis tentang frekuensi kegiatan,
berapa jumlah perlengkapan, serta bagaimana penggunaannya.
b. Analisis Kebutuhan Kualitalif
Analisis kebutuhan kualitatif merupakan analisis terhadap pengelompokan
tentang jenis kegiatan dalam suatu organisasi seperti tipe ukuran mutu dan harga

3
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

data yang dikumpulkan adalah perlengkapan yang telah ada bagaimana

kondisinya dan fasilitas lain yang berhubungan.

6. Pengusulan atau Penentuan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

A. Perencanaan penggandaan barang bergerak

1. Perencanaan sarana dan prasarana perkantoran khususnya bagi barang

bergerak terbagi menjadi dua klasifikasi yaitu sebagai berikut:
Perencanaan penggandaan barang habis pakai.
Perihal perencanaan barang habis pakai direncanakan dengan urutan seperti
berikut:
a. Daftar perlengkapan disusun dengan menyesuaikan kebutuhan dari rencana
kegiatan yang akan dilaksanakan
b. Memperkirakan biaya untuk penggandaan barang sarana dan prasarana
kantor tersebut setiap bulan
c. Rencana pengadaan barang disusun menjadi rencana triwulan kemudian
menjadi rencana tahunan
2. Perencanaan penggandaan barang tak habis pakai
Adapun perihal perencanaan barang tak habis pakai direncanakan dengan
urutan seperti berikut:
a. Membuat analisis dan membuat susunan daftar kebutuhan sesuai dengan
rencana kegiatan serta memperlihatkan perlengkapan yang masih ada dan
masih dapat dipakai di kantor
b. Membuat perkiraan perlengkapan yang direncanakan dengan
memperhatikan standar yang telah ditentukan
c. Mempersiapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia urgensi
kebutuhan dan menyusun rencana penggandaan tahunan

B. Perencanaan kebutuhan barang tidak bergerak

Adapun khusus untuk perencanaan penggandaan barang di perkantoran yang

tidak bergerak direncanakan dengan urutan sebagai berikut:
1. Melakukan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan
maksud untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan struktur organisasi
jumlah pemakai serta jumlah alat dan perabot yang akan ditempatkan di
kantor
2. Melakukan perhitungan luas bangun yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
disusun atas dasar data survey

4
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

3. Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar

yang berlaku di daerah bersangkutan
4. Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana
tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang
disediakan setiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah
ditetapkan sesuai dengan kebijakan departemen
5. Menghitung kebutuhan ruang kerja dengan memperhatikan tambahan
karyawan yang diperkirakan akan ditampung pada masa yang akan datang

C. Pengusulan Atau Penentuan Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

Perlengkapan dan perabotan perkantoran dapat berupa barang-barang yang

bergerak. Dalam hal pengusulan atau penentuan perencanaan pengadaan barang
bergerak di kantor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Syarat-syarat perabotan perkantoran
Ada beberapa syarat perabotan kantor yaitu sebagai berikut:
a. Ukuran Fisik pemakai disesuaikan agar pemakai fungsional dan efektif
b. Bentuk dasar perabot memenuhi syarat-syarat sebagai berikut
c. Sesuai dengan aktivitas pegawai dalam perkantoran
d. Kuat memudahkan pemeliharaannya dan mudah dibersihkan
e. Memiliki pola dasar yang sederhana
f. mudah dan ringan untuk disimpan atau disusun
g. Fleksibel sehingga mudah digunakan dan dapat pula berdiri sendiri
2. Konstruksi perabot kantor hendaknya memenuhi persyaratan sebagai berikut
a. Kuat dan tahan lama
b. Mudah dikerjakan secara massal
c. Tidak tergantung keamanan pemakainya
d. Bahan yang mudah didapat di pasar dan disesuaikan dengan keadaan
setempat

D. Pengusulan atau Penentuan Perencanaan Pengadaan Barang Tidak

Bergerak

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengusulan atau penentuan
perencanaan Pengadaan Barang tidak bergerak di perkantoran yaitu sebagai
berikut:

5
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

1. Tanah
Tanah yang dipilih untuk mendirikan perkantoran hendaknya mempunyai
kelebihan yang bisa mendukung proses pekerjaan perkantoran oleh karena itu
perlu dilakukan pemilihan tanah secara cermat tanahnya dipilih yang strategis
bebas bencana dekat jalur transportasi dan memiliki pemandangan yang indah
adapun syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pemilihan tanah untuk
bangunan perkantoran antara lain sebagai berikut:
a. Udah dicapai dengan berjalan kaki maupun kendaraan
b. Terletak di suatu lingkungan yang memiliki banyak hubungan dengan
kepentingan pekerjaan perkantoran
c. Cukup luas bentuk maupun fotografinya
d. Mudah kering jika digenangi air bebas dari pembusukan dan tidak
merupakan tanah yang konstruksinya hasil buatan atau timbangan atau
urugan
e. Memperoleh sinar matahari yang cukup selama Waktu Sekolah
berlangsung sehingga kelancaran dan kesehatan terjamin.
Sementara itu dalam kegiatan perencanaan pengadaan tanah sebaiknya melewati
langkah-langkah menganalisis kebutuhan tanah melakukan survei kondisi tanah
dan mengadakan survei harga tanah langkah-langkah perencanaan pengadaan
tanah dijelaskan dalam poin-poin berikut:
a. menganalisis kebutuhan tanah
b. Mengadakan survei kondisi tanah
c. Mengadakan survei harga tanah
2. Bangunan
Gedung kantor sebagai sarana atau tempat yang akan dibangun untuk sebuah
perkantoran, harus memperhatikan kualitas. Oleh karena itu, dalam
membangun gedung perkantoran dituntut adanya perencanaan dengan
prosedur seperti berikut.
a. Menyusun rencana bangunan yang dibutuhkan berdasarkan analisis
kebutuhan secara lengkap dan teliti. Misalnya, fungsi bangunan, jumlah
pemakaian, serta jenis dan jumlah perlengkapan yang akan ditempatkan
pada bangunan kantor tersebut.
b. Melakukan survei terhadap tanah.
c. Menyusun atau mengecek rencana konstruksi dan arsitektur bangunan
berdasarkan kebutuhan dan hasil survei.
d. Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar di daerah yang
bersangkutan.

6
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

e. Pentahapan rencana anggaran biaya (RAB) disesuaikan dengan

pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang akan
disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah
ditetapkan sebelumnya.

7. Prosedur Peencanaan Sarana dan Prasarana

a. Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Kantor

Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap
seluruh kebutuhan sarana dan prasarana kantor yang dapat menunjang kelancaran
pekerjaan, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal
yang terkait dalam identifikasi dan analisis kebutuhan sarana dan prasarana,
diantaranya sebagai berikut.
1. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan kantor.
2. Adanya sarana dan prasarana yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain
yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian.
3. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan oleh perorangan jika
terjadi mutasi pegawai sehingga turut memengaruhi kebutuhan sarana dan
prasarana.
4. Adanya persediaan sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang.

b. Inventarisasi Sarana dan Prasarana yang ada

Jika tahapan identifikasi dan analisis kebutuhan telah dilakukan, langkah

selanjutnya adalah diadakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, dan
pencatatan barang-barang kantor ke dalam suatu daftar infentaris. Inventarisasi
tersebut dilakukan secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.

c. Mengadakan Seleksi

Tahapan pengadaan seleksi perencanaan sarana dan prasarana, di antaranya

sebagai berikut.
1. Menyusun Konsep Program
Berikut beberapa prinsip dalam penyusunan program.
a. Adanya penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program.
b. Ada kegiatan konkret yang dilakukan.
c. Ada sasaran (target) terukur yang inagaiaan dicapai.
d. Ada batas waktu.
e. Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program.

7
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

2. Pendataan
Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam pendataan barang, yaitu sebagai
berikut.
a. Jenis Barang
b. Jumlah Barang
c. Kondisi (kualitas) barang
d. Sumber anggaran atau dana

d. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Langkah yang perlu diperhatikan dalam pengadaan perbekalan kantor, di

antaranya adalah :
a) Mengetik surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
b) Petugas melakukan pemeriksaan terhadap persediaan atau stok barang di
gudang.
c) Surat permohonan atau daftar permintaaan barang diserahkan ke bendahara
kantor.
d) Meminta persetujuan pimpinan atau kepala.
e) Jika surat sudah di setujui, surat tersebut kemudian diserahkan ke bagian
logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
f) Sebelum barang diterima, barang di periksa atau di uji terlebuh dahulu.
g) Apabila barang sudah cocok, barang di terima dengan menggunakan buku
serah terima barang dan penerimaan barang.
h) Sesudah barang dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk di
distribusikan ke bagian atau unit kantor yang dibutuhkan.
2. Asas-asa Pengadaan Saranadan Prasarana Kantor
a) Standarisasi
b) Kemampuan dan kelayakan
c) Fleksibilitas kegunaan dan biaya
d) Harga dan penawaran modal
e) Pekerjaan dan kegiatan
f) Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat
g) Nilai keindahan
3. Fungsi Seksi Perbekalan dalam Pengadaan Sarana dan Prasarana
a) Melakukan penelitian kebutihan perlengkapan kerja baik mengenai jumlah
maupun mutu.
b) Membuat standarisasi dan perincian benda
c) Melakukan pembelian benda atau perlengkapan kerja

8
Modul Sarana dan Prasarana XII OTKPSumitri, S.E.

d) Melakukan pengiriman barang.

4. Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
a) Memyediakan dan menggunakan perlengkapan kanyor dalam kegiatan
operasional.
b) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
c) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
d) Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan
e) Memgumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
f) Menghapus perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai
prosedur
g) Menyimpan dan merawat perlengkapan.