A.

Pengertian Sarana dan Prasarana

Menurut KBBI, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai

maksud dan tujuan;alat;media; syarat; upaya.

Menurut KBBI, prasarana adalahsegala sesuatu yang merupakan penunjang uama

terselenggaranya suatu proses.

Secara umum, sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhaslan suatu proses upaya yang

dilakukan didalam pelayanan pulik.

Dalam kata lain Sarana Dan Prasarana merupakan seperangkat alat yan digunakan dalam suatu

proses kegiatan baik alat tersebut merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang

keduanya berfungsi untuk mewujudkan ujuan yang hendak dicapai.

B. Proses Administrasi Sarana Dan Prasarana meliputi 5 hal, yaitu:

1. Penentuan kebutuhan

Penentuan kebutuhan yaitu malaksanakan analisis kebuuhan, analisi anggaran dan penyeleksian

sarana dan prasarana. Sebelum mengadakan alat-alat tertentu, berikut adalah prosedur analisis

kebutuhan berdasarkan kepentingannya:

 Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

Barang bergerak terbagi menjadi dua klasifikasi yaitu:

Barang habis pakai, Direncanakan dengan urutan sebagai berikut :

a) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana

kegiatan yang akan dilaksanakan.

b) Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.

c) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi

rencana tahunan.

Barang tak habis pakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut :

a) Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana kegiatan serta

memperlihatikan perlengkapan yang masih ada adan dan masih dapat dipakai.

b) Memprkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standard

yang telah ditentukan.

c) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan

menyususn rencana pengadaan tahunan.

Penentuan Kebutuhan Barang Tidak bergerak

Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan

urutan sebagai berikut:

a) Pengadaan survei tentang keperluan bangunan yan akan direnovasi dengan maksud

untuk memperoleh data mengenai Fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan

jumlah alat dan perabot yang akan ditempatkan.

b) Pengadaan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun

atas dasar data survei.

c) Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku

didaerah bersangkutan.

d) Menusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan

pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun dengan

memperhatikan skala prioritas yang tlah ditetapkan sesuai dengan kebijakan departemen.
e) Perhitungan Kebutuhan Ruangan

f) Menghitung kebutuhan ruang kerja harus memperhatikn tambahan karyawan yang

diperkirakan akan ditampug pada mas yang akan datang.

2. Pengadaan Sarana Dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan

perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Pengadaan tersebut antara lain:

Pengadaan buku alat perabot dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri dan menerima

bantuan/hibah/hadiah dari orang lain.

Pengadaan bangunan, dapat dilaksanakn dengan cara :

a) Membangun bangunan baru,

b) Membeli bangunan,

c) Menyewa bangunan,

d) Menerima hibah bangunan

e) Menukar bangunan

Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima bahan, menrima hak pakai,

dan menukar

3. Pemakaian Dan pemeliharaan

Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan kantor yaitu Prinsip

efektifitas Dan Prinsip Efisiensi.

Prinsip efektifiats berarti semua pemakaian perlengkapan kantor harus ditunjukkan semata-mata

untuk memperlancar pencapaian tujuan kantor baik secar langsung maupun tidak langsung.
Adapun Prinsip efisiensi berarti pemakaian semua perlengkapan kantor secara hemat dan hati-

hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidakmudah habis, rusak ataupun hilang.

Pemeliharaan melakukan kegiatan yang terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap

dalam keadaan baik atau selalu siap untuk dipakai menurut waktunya, pemeliharaan dibedakan

dala 2 jenis yaitu:

a) Pemeliharaan sehari-hari, dan

b) Pemeiharaan berlaka

4. Pengurusan dan pencataan

Semua Sarana dan prasana harus diinventasisari secara priodi. Artinya secara teratur dan tertib

berdasarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Me;a;ui inventarisasi, perlengkapan kantor

diharapkan dapat tercipta administrsi barang, penghematan keuangan dam mempermudah

pemeliharaan dan pegawasan. Apabila dalam inventarisasi terapat sejumlah pelengkapan yang

sudah tidak layak pakai maka perlu dilakukan penghapusan atau pergantian.

5. Pertanggung jawaban

Penggunaan sarana dan prasarana inventaris kantor harus dipertanggungjawabkan dengan jalan

membuat laporan penggunaan barang-barang ersebut dilnjutkan kepada instansi erkait. Laporn

tersebut sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan

kecuali bila dikantor itu ad barang rutun dan barang proyek maka pelaporanpun harus dibedakan.

C. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi utama sarana danprasarana adalah sebagai berikut:

 Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan

 Meningkatkan produktifitas

 Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin

 Lebih memudahkan dalam gerak para pengguna

 Ketepatan susunan stabilitas pekerjalebih terjamin

 Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orangorang yang berkepentingan, dan

 Menimbulkan rasa puas

D. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana secara umum adalah memberikan pelayanan secara

profesional dibidang sarana dan prasarana dalam rangka terselenggaranya proses administrasi

kantor secara efektif dan efisien.

Adapun tujuan khususnya adalah :

 Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana melalui sistem perencanaan dan

pengadaan yang hati-hati dan seksama.

 Untuk megupayakan sarana dan prasarana secara tepat dan efisien sehingga keberadaan nya

selalu dalam kondisi siap pakai.

E. Prinsip Prinsip Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Mnurut Hunt Pierce ada beberapa prinsip dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor yaitu

sebagai berikut:

1) Lahan bangunan dan peralatan srta perabot kantor harus menggambarkan cita dan citra

intansi dan masyarakat.

2) Perencanaan lahan bangunan dan perlengkapan-perlengkapan erabot kantor hendaknya

merupakan pancaran keinginan ersama dan dengan pertmbangan suatu tim ahli yang cukup

cakap yang ada di masyarakat.

3) Lahan bangunan dan perlengkapan-perlengkapan perabot kantor hendaknya disesuaikan

dan memadai bagi kepentingan karyawan.

F. Perencanaan Kebutuhan, Pengadaan dan pengembangan Sarana dan Prasarana

Kantor

Perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengembanan sarana dan prasarana merupakan

pekerjaan yang kompleks karena harus terintegrasi dengan rencana pembangunan baik nasiona,

regional, maupun lokal. Perencanaan ini merupakan sistem perencanaan terpadu dengan

perencanaan pengembangan tersebut. Kebutuhan sarana dan prasarana kantor tergantung pada

jenis program pendidikan dan tujuan yang ditetapkan.

o Perencanaan pengadaan tanah untuk gedung dan bangunan kantor

o Perencanaan pengadaan bangunan sebagai kantor

o Perencanaan pengadaan perabot dan perlengkapan kantor

o Inventarisasi sarana dan prasarana kantor

o Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

o Peggunaan sarana dan prasarana kantor

o Penghapusan sarana dan prasarana kantor

G. Inventarisasi Sarana dan Prasarana

 Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah sebuah kegiatan dan usaha untuk

memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat,

inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan Inventarisasi Sarana dan Prasarana kantor adalah sebagi berikut :

1. Agar peralatan kantor tidakmudh hilang.

2. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang.

3. Memudakan dalam pengawasan.

4. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan proses innventarisasi, diperukan buku-buku atau format pencataan.

Berikut ini bebrapa conoh buku inventarisasi sarana dan prasana kantor:

1. Buku Induk barang Inventaris

Buku Induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang

inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor.

2. Buku Golongan Barang Inventaris

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat

barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan.

3. Buku Catatan Barang Noniventaris

Buku Catatan Barang Noniventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua

barang noninventaris (Barang yang belum diketahui asa usulnya) yang ada di suatu kantor.
Diposting oleh isma riasah di 17.03
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke Facebook

0 komentar:

Posting Komentar

Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda

Blogger templates
Blogroll
Blog Archive
 ► 2017 (28)

 ▼ 2016 (36)
o ► Desember (4)
o ► Oktober (8)
o ► September (2)
o ► Agustus (5)
o ► Juli (2)
o ▼ Maret (15)
 Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administr...
 Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administr...
 Mesin Penjilid
 Mesin Penghancur Kertas
 Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor
 JENIS-JENIS MESIN KANTOR
 PENGELOLAAN DANA KAS KECIL
 PERLENGKAPAN DAN PERALATAN DALAM MEMPROSES DANA
KA...
 PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL
 PENGERTIAN KAS KECIL (PETTY CASH)
 Perjalanan Dinas
 Pengertian Sarana Dan Prasarana
 Pengertian Administrasi Perkantoran
 Definisi Perkantoran
 Pengertian Administrasi

Diberdayakan oleh Blogger.

Mengenai Saya

isma riasah
Lihat profil lengkapku