TUGAS

SARANA DAN PRASARANA

MARWAH
XII (OTKP I)
BAB I MENGANALISIS PERENCANAAN KEBUTUHAN
SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Suatu lembaga pendidikan ataupun nonpendidikan dalam hal ini dunia perkantoran tidak dapat
beroperasi tanpa adanya sarana dan prasarana yang biasanya digunakan sebagai alat untuk melaksanakan
kegiatannya. Sarana dan prasarana kantor adalah salah satu bagian terpenting yang dibutuhkan oleh para
pekerja atau karyawan untuk dapat menjalankan kegiatan operasional dikantor. Mengingat pentingnya peran
sarana dan prasarana dalam kegiatan perkantoran, penting sekali dilakukan analisis perencanaan kebutuhan
sarana dan prasarana.
1. Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Perencanaan adalah suatu proses menentukan hal-hal yang ingin dicapai di masa depan serta
menentukan berbagai tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan suatu organisasi atau
perusahaan tidak akan dapat tercapai jika tidak melakukan perencanaan terlebih dahulu. Perencanaan-
perencanaan tersebut diantaranya adalah dengan menentukan strategi, langkah, dan metode yang akan
digunakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Sondang P. Siagian (1997), dalam bukunya Filsafat Administrasi, menjelaskan bahwa perencanaan
dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan
dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan
juga merupakan proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta
sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.
Engkoswara dan Aan Komariah (2011), dalam bukunya Administrasi Pendidikan, menjelaskan
perencanaan adalah suatu kegiatan menetapkan aktivitas yang berhubungan dengan jawaban pertanyaan
5W1H yaitu: apa (what) yang akan dilakukan, mengapa (why) hal tersebut dilakukan, siapa (who) yang
melakukannya, dimana (where) melakukannya, kapan (when) dilakukan, dan bagaimana (how)
melakukannya. Pertanyaan-pertanyaan tersebut berkaitan dengan tujuan-tujuan yang akan dirumuskan,
Teknik dan metode yang digunakan, serta sumber yang diberdayakan untuk mencapai tujuan tersebut.
B. ANALISIS KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA
Analisis kebutuhan sarana dan prasarana bagi dunia perkantoran merupakan aktivitas yang sangat
berguna dan bermancafaat karena dengan melakukan analisis, manajemen kantor akan medapatkan
perincian yang lengkap mengenai kebbutuhan sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana yang tidak
digunakan merupakan suatu pemborosan dan kerugian bagi kantor tersebut dan karena itu harus dihindari.
Proses kegiatan analisis kebutuhan sarana dan prasarana dapat disesuaikan dengan kemampuan kantor.

C. PENGUSULAN SARANA DAN PRASARANA

Arah pengembangan pada segi pengusulan sarana dan prasarana tentu sejalan dengan proyeksi
kebuthuan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan kebutuhan sarana dan prasarana di masa yang
akan datang, data tentang perkambangan seluruh elemen penunjang kegiatan pada suatu kantor, data
tentang kebutuhan layanan terhadap mereka, data tentang kebutuhan berbagai macam ruangan baik untuk
teori maupun praktik, harus dapat diidentifikasi. Dengan menggunakan analisis regresi, proyeksi
kebuthuhan 5 tahun, 10 tahun, dan 25 tahun ke depan akan dibuat. Menurut Ali Imron dalam buku
Perspektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah, ada sejumlah Langkah penetapan usulan sarana dan
prasarana sebelum dilakukan pengadaan barang, diantaranya sebagi berikut.
1. Menampung semua usulan kebutuhan sarana dan prasaraa yang diajukan oleh setiap unit kerja dan
atau menginvestarisasi kekurangan sarana dan prasarana
2. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana untuk periode tertentu, misalmya untuk satu atau
dua tahun.
3. Memadukan rencana kebutuhan sarana dan prasarana yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumnya.
4. Memadukan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan dana atau anggaran yang tersedia.
Apabila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, perlu dilakukan
seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi
setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen harus segera didaftar.
5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang
tersedia. Apabila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, perlu dilakukan seleksi lagi dengan
cara membuat skala prioritas.
BAB II MENERAPKAN PENGADAAN
SARANA DAN PRASARANA
A. PENGERTIAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA
Beberapa pengertian tentang pengadaan sarana dan prasarana menurut beberapa ahli diantaranya
sebagai berikut :
1. Menurut Christopher dan Schoner (2007) pengadaan adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau
jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.
2. Menurut Edquist (2000), pada prinsipnya pengadaan publik (public procurement) adalah proses
akuisisi yang dilakukan oleh pemerintah dan institusi public untuk mendapatkan barang (goods),
bangunan (works) dan jasa (services) secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan
dan keinginan penggunanya.
3. Menurut Gunawan (1996) pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan
semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.
4. Menurut Abu Samman Lubis dalam bukunya tinjauan hukum dalam pengadaan barang / jasa
pemerintah pengadaan barang atau jasa pada hakikatnya adalah upaya pihak pengguna untuk
mendapatkan barang atau jasa yang diinginkan dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar
dicapai kesepakatan harga kualitas (spesifikasi), kuantitas (volume), waktu, dan kesepakatan lainnya.
B. JENIS – JENIS KEGIATAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA
Menurut Barnawl dan M. Arifin (2012) dalam bukunya manajemen sarana dan prasarana, ada
beberapa jenis kegiatan pengadaan sarana dan prasarana yaitu sebagai berikut :
1. Pembelian
Pembelian merupakan cara umum yang biasa dilakukan oleh kantor, pembelian adalah
pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara, yaitu kantor menyerahkan sejumlah uang kepada
penjual untuk memperoleh sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
2. Penukaran
Penukaran adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan menukarkan barang yang
dimiliki oleh kantor dengan barang yang dimiliki pihak lain.
 3. Penerimaan Hibah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan
menerima pemberian sukarela dari pihak lain.
4. Rekondisi / Perbaikan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor yang telah
mengalami kerusakan. Perbaikan dapat dilakukan melalui penggantian bagian – bagian yang telah
rusak sehingga sarana dan prasarana yang rusak dapat digunakan kembali sebagaimana mestinya.
5. Produksi Sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan kantor melalui pembuatan sendiri yang
dilakukan oleh karyawan kantor yang bersangkutan.
6. Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan
memanfaatkan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan kantor dan kantor tersebut
membayarnya sesuai perjanjian sewa – sewanya.
7. Pendaurulanganadalah cara pemenuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan memanfaatkan
barang bekas agar dapat digunakan untuk kepentingan kantor.
8. Peminjaman adalah cara pemenuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan memanfaatkan barang
pihak lain untuk kepentingan kantor secara sukarela sesuai dengan perjanjian pinjam – meminjam.
C. TUJUAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA
Pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan secara konvensional ataupun secara
elektronik sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.
Hal ini berarti tujuan mengemukakan pengadaan barang yang dijelaskan kembali dalam pasal
107 peraturan presiden nomor 54 tahun 2010 tentang tujuan pengadaan barang atau jasa secara elektronik,
yaitu sebagai berikut :
1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat
3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan
4. Mendukung proses monitoring dan audit
5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.
BAB III MENERAPKAN PENERIMAAN PENYIMPANAN DAN
PENYALURAN SARANA DAN PRASARANA

A. PENERIMAAN SARANA DAN PRASARANA

Kegiatan penerimaan adalah menerima barang atau jasa secara fisik dari suatu perusahaan, pabrik
atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman yang sesuai dengan
persyaratan penanganan barang.
Dalam penerimaan barang sarana dan prasarana kantor anda perlu memperhatikan acuan dasar dari
penerimaan barang tersebut antara lain sebagai berikut :
a. Fisik barang yang diterima
Dalam hal ini bentuk fisik barang yang diterima oleh kantor harus dapat dirasa, diraba,
atau dilihat langsung berikut adalah prosedur penerimaan fisik barang :
1) Prinsip penerimaan barang adalah menerima fisik barang dengan tidak hanya dokumentasi, tetapi
harus memperhatikan barang tersebut secara langsung
2) Secara fisik barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen
pengantaran
3) Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi barang
4) Tanggal kadaluarsa barang, nomor rpoduksi dan kode produksi
5) Kuantitas barang yang dihitung berdasarkan dokumen pemesanan
b. Dokumentasi penerimaan barang
Dokumentasi penerimaan barang harus harus berdasarkan dokumen pemesanan yang
mendasari jumlah barang yang harus diterima, jenis barangnya, dan harus sesuai dengan spesifikasi
yang diinginkan oleh kantor. Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan
dicocokkan dengan barang yang dikirimkan.
c. Penanganan penerimaan barang
Dalam penerimaan barang untuk sarana dan prasarana kantor anda harus mengetahui
kondisi yang harus dipersiapkan pada saat barang tersebut diterima
B. PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA
1. Penyimpanan (Saving) merupakan suatu kegiatan dan usaha dalam penyelenggaraan dan pengantaran
sarana dan prasarana sebuah perusahaan. Dalam penyimpanan sarana dan prasarana kita harus
memperhatikan lokasi, keamanan dan pemeliharaan dari tempat penyimpanan.
2. Asas Penyimpanan, penyimpanan barang memiliki persyaratan tertentu agar barang persediaan mudah
ditemukan efisien, aman dan dapat digunakan dalam waktu tertentu.
3. Sistem Pergudangan
Berikut beberapa hal yang perlu kita ketahui mengenai pergudangan.
a. Pengertian Gudang dan Pergudangan
Menurut J. Warman (2004) Gudang adalah sebuah bangunan permanen yang digunakan
untuk menyimpan barang. Gudang adalah suatu ruangan tidak bergerak yang dapat ditutup dengan
tujuan tidak untuk dikunjungi oleh umum, tetapi untuk dipakai khusus sebagai tempat
penyimpanan barang – barang perniagaan dan memenuhi syarat – syarat yang ditetapkan oleh
Menteri perdagangan ( sesuai UU No. 11 Tahun 1965 tentang Pergudangan).
b. Jenis Gudang
Jenis Gudang berdasarkan pemanfaatannya terdiri dari dua jenis yaitu sebagai
berikut :
1) Gudang Umum (Public Warehouse)
Gudang umum yaitu gudang yang digunakan untuk kepentingan umum penyimpanan pada
gudang umum merupakan kegiatan perusahaan jasa pergudangan dalam menyewakan
ruangan gudang untuk penyimpanan dan jasa – jasa lainnya dengan pungutan biaya.
2) Gudang Khusus (Private Warehouse)
Gudang khusus yaitu gudang yang digunakan untuk kepentingan pemilik gudang itu sendiri
gudang ini khusus untuk menyimpan dan menimbun barang miliknya sendiri pemilik gudang
tidak berkewajiban untuk menerima barang-barang milik orang lain.
C. PENYALURAN SARANA DAN PRASARANA
1. Pengertian Penyaluran (Distributing)
Penyaluran adalah pemindahan barang ke unit kerja untuk memperlancar dan mempermudah
pekerjaam sesuai keperluan
BAB IV MENETAPKAN INVENTARISASI
SARANA DAN PRASARANA
A. PENGERTIAN INVENTARISASI
Menurut para ahli, inventarisasi memiliki beberapa pengertian diantaranya sebagai berikut :
1. Ibrahim Bafadal (2004), menjelaskan bahwa inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar
barang milik negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
2. The Liang Gie (2002), dalam bukunya manajemen sekretaris menjelaskan bahwa inventarisasi adalah
sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instansi.
3. Lukas dan Rumsari (2009), dalam bukunya manajemen logistic pedoman praktis bagi sekretaris dan
staf administrasi, menjelaskan bahwa inventarisasi merupakan kegiatan untuk menyediakan data atas
semua logistic yang dimiliki/dikuasai/diurus organisasi, baik sebagai hasil usaha pembuatan sendiri.
4. M. Arifin dan Barnawi (2012), dalam bukunya manajemen sarana dan prasarana sekolah
menerangkan bahwa inventarisasi adalah kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang secara
tertib untuk keperluan pengurusan dan pencatatan.
B. TUJUAN, MANFAAT SERTA DASAR HUKUM INVENTARISASI, SARANA DAN PRASARANA
Penatausahaan barang milik/kekayaan pada suatu kantor layaknya disebut inventarisasi, inventaris
menunjuk pada barang/benda yang secara resmi mejnadi milik kantor tersebut.
Berikut adalah penjelasan mengenai tujuan/manfaat/dasar hukum inventarisasi sarana dan
prasarana.
1. Tujuan Inventarisasi Sarana dan Prasarana
a. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh
suatu kantor
b. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan
pengahapusan sarana dan parasaran oleh sebuah kantor.
c. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu kantor yang dapat dinilai dengan
uang.
d. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu
kantor.
 2. Manfaat Inventarisasi Sarana dan Prasarana
a. Menyediakan data atau informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan Menyusun
rencana kebutuhan barang
b. Memberikan data dan infromasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan
barang
c. Memberikan data dan informasi uuntuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.
d. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, atau lebih)
sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya
3. Dasar Hukum Inventarisasi Sarana dan Prasarana
Dasar hukum pengelolaan inventarisasi barang-barang milik negara terdapat pada
peraturan pemerintah (PP) nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara/daerah yang
mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara.
Institusi dan pejabat penanggungjawab atas kekayaan milik negara, yaitu sebagai berikut.
a. Pembina Umum (PENUM) adalah Presiden yang secara fungsional dilakukan oleh Menteri
Keuangan selanjutnya dilimpahkan kepada Direktorat Jenderal Moneter
b. Pembina Barang Inventariasasi (PBI) adalah Menteri yang secara fungsional oleh Pejabat Eselon I
c. Penguasaan Barang Inventaris oleh semua Pejabat Eselon I dan Kakanwil (Pembantu Penguasaan)
d. Unit Pengurusan Barang (UPB) adalah Kantor/Satuan Kerja tempat barang kekayaan negara
e. Penanggunjawab Pengawas Barang Inventaris (PPBI) oleh Kepala Kantor (Kuasa Menteri)
f. Unit Pengelolaan Barang (UPB), orang yang ditugasi menerima/menyimpan/mengeluarkan
barang
g. Pada umumnya Bendahara Material adalah penguasa gudang.
C. LANGKAH-LANGKAH INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA
1. Menyiapkan Lembar Hasil Opname Barang Inventaris (LHOPBI) adalah daftar yang membuat barang
saat dilakukan penghitungan periodik tujuannya untuk melakukan update keadaan barang.
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI) adalah buku induk registrasi tempat mencatat
segala macam barang inventaris, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak.
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI) adalah buku pembantu tempat mencatat
barang-barang inventaris menurut golongannya masing-masing berdasarkan kode klasifikasi dan kode
pokok barang.
BAB V MENETAPKAN PEMANFAATAN
SARANA DAN PRASARANA
A. PENGERTIAN PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Pemanfaat sarana dan prasarana merupakan bagian dari strategi manajemen perusahaan untuk
memaksimalkan produktivitas kinerjanya.
Menurut Hafidz (1989), pemanfaatan sarana dan prasarana adalah pendayagunaan berbaai peralatan
dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang proses keberlangsungan kegiatan
perkantoran.
Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pemakaian atas pemanfaatan adalah perbuatan
memakai. Jadi dapat disimpulkan bahwa pemakaian atau pemanfaatan adalah kegiatan memakai suatu
barang atau produk untuk mencapai tujuan tertentu. Pemakaian sarana dan prasarana adalah pemanfaatan
sarana dan prasarana kantor untuk mendukung proses dan menunjang produktivitas dalam sebuah
perusahaan.
B. PRINSIP – PRINSIP PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Terdapat dua prinsip pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang harus diperhatikan yaitu
sbb:
1. Prinsip Efektivitas menunjukkan semua pemakaian perlengkapan kantor harus semata – mata untuk
memperlancar pencapaian tujuan perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
2. Prinsip Efisiensi memiliki arti bahwa semua pemakaian perlengkapan kantor harus dilakukan secara
hemat dan hati – hati sehingga semua sarana dan prasarana yang ada tidak mudah habis/hilang.
C. PROSEDUR PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Ada beberapa prosedur yang harus dilakukan dalam pemanfaatan sarana dan prasarana diantaranya
adalah sebagai berikut :
1. Petunjuk pemakaian sarana dan prasarana kantor
Dalam kaitannya dengan pemanfataan sarana dan prasarana kantor terdapat enam kegiatan
yang biasa dilakukan oleh pengelola perlengkapan kantor perusahaan sebagai berikut :
 a. Ketika membeli peralatan kantor khususnya perlengkapan kantor yang canggih, kita harus
mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta petunjuk teknis pemakaian kepada took
atau penjualnya
b. Mengkaji dan memahami semua petunjuk teknis pemanfaatan dan mendeskripsikan kembali
dalam bentuk yang lebih mudah dipahami semua karyawan yang akan menggunakan
perlengkapan kantor.
c. Menyampaikan isi petunjuk yang telah dideskripsikan kepada semua pihak atau karyawan yang
akan menggunakan perlengkapan kantor tersebut.
d. Melatih semua karyawan tersebut untuk mengoperasikan dan merawat perlengkapan kantor sesuai
dengan petunjuk teknis yang telah disesuaikan.
e. Menekankan pengawasan dan pembinaan secara terus menerus terhadap kegiatan pemanfaatan
perlengkapan kantor oleh karyawan kantor.
2. Pengaturan Pemakaian Sarana dan Prasarana Kantor
Pengaturan dalam pemanfaatan sarana dan prasarana kantor merupakan dua kegiatan yang
tidak dapat dipisahkan karena dua kegiatan tersebut dilaksanakan secara bergantian. Pengaturan dan
pemanfaatan sarana dan prasarana kantordapat dibedakan menjadi dau kategori yaitu sebagai berikut :
a. Alat-alat langsung yang terlibat dalam proses yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan
atau sebuah instansi seperti buku, kalkulator, mesin faksmile, dan sebagainya
b. Alat-alat tidak langsung yang terlibat dalam proses operasional dan berhubungan dengan produk
perusahaan seperti bangunan perusahaan, meja, kursi, kamar kecil, dan sebagainya.
D. TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Kantor yang memiliki sarana dan prasarana yang lengkap dapat memperlancar proses kinerja dan
produksinya. Namun tingkat kualitas sarana dan prasarana tidak dapat dipertahankan secara terus menerus.
Oleh karena itu harus ada upaya agar kualitas sarana dan prasarana dapat dipertahankan dalam waktu yang
relative lebih lama. Berikut adalah cara pembuatan laporan pemanfataan sarana dan prasarana.
1. Memeriksa barang
2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4. Menghitung pengeluaran barang