MAKALAH

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Sapras

Disusun Oleh :

Nama Kelompok
Laela Nur R
Mutia Salwa
Syarhaq Thariq M
Sukma Ayu
Tria Hartanti

SMK IT YP IPPI JAKARTA

Jalan Ujung Karawang Rt 06 Rw 05 Pulogebang Kecamatan Cakung Jakarta Timur

 PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

A. Pengertian Sarana Dan Prasarana

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang
hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh
Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai
dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien
dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan
kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan
datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian,
pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai
dengan kebutuhan.

Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara
matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan
dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu

faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data
diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga
berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan
dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

Analisa rencana kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dalam proses pengelolaan sarana
dan prasarana yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya antara proses yang satu dengan
proses yang lain.   Analisa perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi yang
dilakukan oleh unit pemakai/pengguna (user), kemudian berdasarkan daftar inventarisasi tersebut
unit organisasi  merencanakan macam dan jenis sarana apa yang dibutuhkan.

B. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana & Prasaranan

Berikut ini beberapa Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana di Kantor:

A. Menganalisis kebutuhan
B. Menginventarisasi saran dan prasarana yang ada
C. Mengadakan seleksi
D. Menyediakan dana
E. Memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana
Dalam Pandangan lain juga dikemukakan oleh Emery Stoops dan Russel E Johnson (1969),
keduanya menegaskan bahwa prosedur perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan,
sebagai berikut:
·         Pembentukan panitia pengadaan barang atau perlengkapan.
·         Penetapan kebutuhan perlengkapan
·         Penetapan spesifikasi.
·         Penetapan harga satuan perlengkapan.
·         Pengujian segala kemungkinan.
·         Rekomendasi.
·         Penilaian kembali.
C. Syarat Perencanaan Yang Baik

Menurut Djati Juliatriarsa (1998) dalam bukunya Manajemen Umum, menyebutkan lima syarat
perencanaan yang baik, diantaranya yaitu:
1. Berdasarkan alternatif
Ketika menerapkan suatu perencanaan, sebaiknya ada alternatif perencanaan untuk
mempertimbangkan untung dan ruginya (cost & benefit) sehingga ada alternatif perencanaan
terbaik
2. Realistis
Perencaanaan tidak hanya tertulis dilaporan, tetapi harus dapat dilaksanakan. Rencana-rencana
realistis bisa saja terjadi karena para pembuat rencana tidak memperkirakan adanya kekuatan,
kelemahan, kesempatan dan batas-batasan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
3. Ekonomis
Apabila dalam pembuatan rencana tidak ada pertimbangan faktor ekonomis, kemungkinan saat
pelaksanaan perencanaan tersebut akan timbul pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga,
waktu maupun sumber daya
4. Fleksibel/luwes
Perencanaan yang sudah dibuat hendaknya dapat dievaluasi setiap waktu yang dapat disesuaikan
dengan perkembangan organisasi/perusahaan ataupun situasi dan kondisi pada waktu tersebut
5. Rencana harus dilandasi partisipasi
Ketika anda membuat perencanaan, hendaknya anda melibatkan berbagai pihak pada
organisasi/perusahaan.
 
D. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Peralatan Kantor

1.        Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2.        Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3.        Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
4.        Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5.        Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6.        Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7.        Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
 MENERAPKAN PENGADAAN SARANA & PRASARANA

A. Pengadaan memiliki pengertian

Proses kegiatan untuk memenuhi dan menyediakan kebutuhan baik barang atau jasa yang diatur
di bawah perjanjian atau kontrak yang sudah disepakati bersama.

Sementara itu, sarana dan prasarana memiliki pengertian seluruh benda atau keperluan, baik
yang bergerak atau pun tidak, yang kemudian digunakan untuk meraih tujuan bersama Biasanya,
pembuatan atau pengadaan sarana dan prasarana disesuaikan dengan kebutuhan organisasi,
lembaga, atau suatu perusahaan.

Jika ditinjau dari pengertian tersebut, maka pengadaan sarana dan prasarana ini artinya adalah
proses kegiatan atau penyediaan benda atau kebutuhan lainnya, baik yang bergerak maupun
tidak, dan digunakan untuk meraih tujuan bersama yang disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi, lembaga, atau pun suatu perusahaan.

Menurut Minarti (2011: 256), pengadaan sarana dan prasarana harus disesuaikan dengan
kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu, tempat, dengan harga,
maupun sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

Sementara itu, Barnawi dan Arifin (dalam Nurabadi, 2014: 36) berpendapat bahwa pengadaan
sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional dalam manajemen sarana dan prasarana
pendidikan sekolah. 

Dan Gunawan (dalam Ananda dan Banurea, 2017: 39) mengungkapkan bahwa pengadaan sarana
dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, dan
jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana, harus dilakukan dengan tepat dan cermat sebagai bentuk
realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Selain itu, pengadaan sarana dan
prasarana harus digunakan secara tepat, sehingga memerlukan dan mengembangkan dana,
komunikasi yang tepat, dan juga peralatan yang memungkinkan perencanaan atau pengadaan
tersebut secara lengkap.

Dengan adanya pengadaan sarana dan prasarana, maka diharapkan dapat menjaga tingkat
ketersediaan bahan setiap tahun atau setiap periode waktu tertentu dan disesuaikan dengan
anggaran yang sudah disepakati. Oleh karena itu, diperlukan kehati-hatian dalam merancang
pengadaan sarana dan prasarana.

Selain itu, pengadaan sarana dan prasarana juga harus diadministrasikan dengan tertib dan
teratur, sehingga semua pengeluaran uang yang berhubungan dengan pengadaan sarana dan
prasarana dapat dipertanggungjawabkan baik ke pimpinan, yayasan, atau juga ke masyarakat.

B.Tujuan Sarana dan Prasarana

Dilakukannya pengadaan sarana dan prasarana tentu memiliki tujuan tertentu yang tak terlepas
dari kebutuhan setiap kelompok, organisasi, perkantoran, dan lain sebagainya. Berikut ini akan
dijelaskan mengenai tujuan dari sarana dan prasarana.

Tujuan diadakannya pengadaan sarana dan prasarana dilakukan untuk menyediakan barang
sesuai dengan kebutuhan. Sehingga dapat dikatakan bahwa tujuan utama dalam pengadaan
sarana dan prasarana adalah untuk memenuhi kebutuhan agar kegiatan dapat berjalan lancar serta
tidak terhambat.

Selain agar dapat memenuhi kebutuhan, pengadaan sarana dan prasarana juga dapat ditujukan
untuk mengganti barang yang rusak atau barang yang sudah tidak layak digunakan. Pengadaan
sarana dan prasarana juga dilakukan untuk menjaga ketersediaan barang yang dibutuhkan serta
membantu perencanaan anggaran di periode mendatang
Pengadaan sarana dan prasarana juga memiliki tujuan lain yaitu sebagai berikut:

1. membantu melakukan pengadaan secara terencana, seksama, dan berhati-hati sehingga

dapat menyiapkan berbagai perlengkapan secara maksimal sesuai dengan kebutuhan,
2. pengadaan sarana dan prasarana akan dilakukan dengan tujuan memberikan hasil yang
efisien dan juga tepat,
3. melakukan pengadaan sarana dan prasarana juga dapat membantu pemeliharaan sarana
dan prasarana agar siap pakai kapan pun.

C. Metode Pengadaan Sarana dan Prasarana

Untuk melakukan pengadaan sarana dan prasarana, ada beberapa metode atau alternatif yang
bisa dilakukan dalam pengadaan sarana dan prasarana tersebut. Di bawah ini akan dijelaskan
beberapa metode yang dapat dilakukan dalam hal pengadaan sarana dan prasarana.

1. Pembuatan Sendiri
Metode sarana dan prasarana ini merupakan cara atau metode pemenuhan kebutuhan sarana dan
prasarana yang dilakukan dengan membuat bahan atau barang sendiri yang dilakukan oleh
seluruh anggota yang ada di dalamnya, baik pegawai, staf, dan lain sebagainya.
Metode pembuatan sendiri ini harus meningkatkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila
dibandingkan dengan berbagai cara pengadaan sarana dan prasarana yang lainnya. Sehingga,
metode pembuatan sendiri itu biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana yang bersifat
sederhana dan juga murah.

2. Pembelian
Selain itu, metode pembelian dalam pengadaan sarana dan prasarana merupakan cara untuk
memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana baik di lingkup instansi, sekolah, organisasi, atau
perusahaan dengan cara membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual untuk mendapatkan
berbagai sarana dan prasarana yang dibutuhkan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Metode pembelian dalam pengadaan sarana dan prasarana juga dilakukan jika anggarannya
tersedia. Misalnya seperti pembelian kertas, meja, kursi, kabel, dan lain sebagainya yang mana
hal ini hanya bisa dibeli. Sehingga, metode pembelian dalam pengadaan sarana dan prasarana ini
lebih dominan dilakukan

3. Peminjaman
Metode pengadaan sarana dan prasarana selanjutnya adalah peminjaman. Metode peminjaman
ini digunakan secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain yang bermaksud untuk
kepentingan suatu instansi, sekolah, atau organisasi dan perusahaan tersebut berdasarkan
perjanjian pinjam meminjam.
Selain itu, pengadaan sarana dan prasarana ini juga hendaknya dilakukan apabila kebutuhan
sarana dan prasarana yang sifatnya sementara dan juga temporer tetapi tetap harus
mempertimbangkan citra baik dari instansi yang bersangkutan.

4. Penyewaan
Pengadaan sarana dan prasarana selanjutnya yaitu adalah penyewaan yang dilakukan dengan
cara memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana organisasi dan instansi dengan jalan
pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan instansi tersebut dengan cara
membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.
Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana melalui metode ini harus dilakukan apabila
kebutuhan sarana dan prasarana bersifat temporer atau sederhana.
5. Penerimaan Hibah atau Bantuan
Pengadaan sarana dan prasarana juga bisa dilakukan dengan menerima hibah atau bantuan.
Metode ini merupakan cara memenuhi sarana dan prasarana secara cuma-cuma dari pihak lain.
Biasanya, metode ini bisa dilakukan dengan adanya kesepakatan dengan membuat berita acara.

6. Penukaran
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan pemenuhan kebutuhan yang dilakukan dengan jalan
menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan di
instansi lain. Metode pengadaan sarana dan prasarana ini dilakukan dengan mempertimbangkan
adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak.
Sarana dan prasarana yang ditukarkan juga harus dipertimbangkan karena barang tersebut harus
merupakan sarana dan prasarana yang tepat dan sifatnya sesuai dengan yang dibutuhkan instansi
yang satu dengan instansi yang lainnya. Jangan sampai sarana dan prasarana yang ditukarkan
tersebut bersifat berlebihan atau dipandang sudah tidak memiliki daya guna lagi.

7. Pendaurulangan
Metode selanjutnya dalam pengadaan sarana dan prasarana adalah metode pendaurulangan.
Metode ini dilakukan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi
barang yang berfungsi dan juga berguna untuk kepentingan instansi tersebut. 
Biasanya metode ini dilakukan dengan biaya yang minimal atau bahkan tak mengeluarkan biaya
sama sekali karena memanfaatkan sarana dan prasarana yang sudah ada dan didaur ulang dengan
lebih baik agar bermanfaat.

8. Perbaikan dan Rekondisi

Terakhir adalah metode pengadaan sarana dan prasarana yaitu perbaikan atau rekondisi. Metode
ini dilakukan sebagai cara memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara melakukan
perbaikan sarana dan prasarana yang sudah mengalami kerusakan. Perbaikan tersebut harus
dilakukan sesuai dengan metode yang berlaku.
Artinya, misalnya dilakukan oleh salah satu unit perkantoran, maka administrasinya harus jelas,
barang mana yang diperbaiki, kapan dilakukan perbaikan, dan berapa biaya perbaikannya,
sehingga keluar masuknya barang jelas. Metode perbaikan atau rekondisi ini juga harus
disesuaikan dengan berbagai instrumen yang baik sehingga dapat dimanfaatkan sebaik mungkin.
Prinsip metode perbaikan ini juga harus dilakukan agar berbagai instrumen yang telah diperbaiki
dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit yang pada akhirnya satu atau beberapa unit
sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan dan berfungsi dengan sangat baik.

E. Cara Melakukan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Setelah mengetahui berbagai metode yang bisa dilakukan dalam proses pengadaan sarana dan
prasarana, maka dibutuhkan cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana yang tepat. Berikut
ini adalah cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana yang tepat.

1. Proses Perencanaan
Proses atau tahap pertama yang harus dilakukan dalam pengadaan sarana dan prasarana yaitu
adalah proses perencanaan yang meliputi analisis kebutuhan dan fungsi, bagaimana penentuan
skala prioritas kebutuhan, kemudian menyusun proposal pengadaan sarana dan prasarana, serta
membuat draf anggaran dan biaya yang harus dikeluarkan.
Tentu saja biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan ketersediaan anggaran dan dana untuk
melakukan proses pengadaan sarana dan prasarana tertentu.

2. Proses Pengadaan
Setelah melakukan perencanaan, hal yang harus dilakukan dalam proses pengadaan sarana dan
prasarana selanjutnya adalah proses pengadaan. Proses pengadaan ini meliputi berbagai proses
penentuan cara memperoleh sarana dan prasarana.
Proses pengadaan tersebut meliputi berbagai hal misalnya pembuatan sendiri, pembelian,
peminjaman, penyewaan, penerimaan hibah atau bantuan, penukaran, pendaurulangan, serta
perbaikan dan rekondisi.
Pengadaan sarana dan prasarana ini harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan juga
menyesuaikan anggaran yang ada, sehingga pengadaannya sesuai dan juga tepat guna serta tidak
berlebihan.