Fungsi manajemen saran dan parasarana

Menurut Gunawan (2006:116), secara operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana
pendidikan meliputi:
1) Perencanaan pengadaan barang.
2) Prakualifikasi Rekanan.
3) Pengadaan sarana.
4) Penyimpanan, Inventarisasi, Penyaluran.
5) Pemeliharaan, Rehabilitasi.
6) Penghapusan dan Penyingkiran.
7) Pengendalian.

Baca Juga: Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan

Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis/terpadu.
Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang
tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya
pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.
Menurut Subagyo MS (1990: 10) dalam bukunya Manajemen Logistik menye-butkan bahwa
fungsi-fungsi manajemen sarana dan prasarana terdiri dari:
1) Perencanaan kebutuhan barang.
2) Penganggaran.
3) Pengadaan.
4) Penyimpanan dan penyaluran.
5) Pemeliharaan.
6) Penghapusan.
7) Pengendalian.

Adapun di lingkungan Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan manajemen (pengelolaan)

sarana dan prasarana pendidikan dipandang sebagai suatu rantai. Rantai ini terdiri dari lima
mata rantai itu terdapat suatu tonggak yang menghubungkan secara menyebar dengan tiap
mata rantai yang bersifat 2 arah, yang juga bersifat cerminan dari fungsi-fungsi manajemen
adalah sebagai berikut:
1) Perencanaan kebutuhan.
2) Proses pengadaan.
3) Proses pengiriman.
4) Penyempurnaan, pemeliharaan dan pendayagunaan.
5) Inventarisasi, monitoring, dan pengendalian.

Dari fungsi-fungsi manajemen sarana dan prasarana yang dikemukakan di atas dapat
disimpulkan bahwa fungsi manajemen sarana dan prasarana yang harus dilakukan dalam
lingkungan sekolah meliputi:
1) Fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan.

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan,

perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan
kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan. Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan
menurut Suharsimi Arikunto (1987: 7) adalah: “Perencanaan kebutuhan yang meliputi semua barang
yang diperlukan, baik yang bergerak atau yang tidak bergerak, sebagai pendukung pelaksanaan
tugas”.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana penga-daan sarana dan prasarana
adalah sebagai berikut:
a) Mengadakan analisa terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media
dalam penyampainnya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk sekolah. Dari analisa ini dapat
dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.
b) Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
c) Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan,
atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
d) Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan
tahun berikutnya.
e) Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.
Meskipun pada umumnya perencanaan dan pendirian bangunan bagi sekolah negeri menjadi
tanggung jawab pemerintah, dalam kenyataannya dewasa ini, sesuai dengan kemajuan dan
perkembangan dunia pendidikan dan pengajaran di negara kita, banyak sekolah yang didirikan oleh
masyarakat dan atau pemerintah setempat dengan bekerja sama dengan para guru. Untuk itu
sangat diperlukan pengetahuan bagi para guru tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan
perencanaan dan pendirian sekolah seperti pengetahuan dan kecakapan mengenai:
1) Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan.
2) Mengusahakan, merencanakan, dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah.
3) Menetukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olah
raga, podium, kebun sekolah, dan sebagainya. Serta komposi-sinya satu sama lain.
4) Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lain yang efektif dan produktif,
serta pemeliharaan secara kontinyu.
5) Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan.
6) Apa yang tercantum pada nomor 1 s/d 5 di atas sangat erat hubungannya dengan kurikulum,
kondisi-kondisi, serta kemajuan masyarakat setempat dan bertambahnya jumlah anak-anak setiap
tahunnya yang memerlukan sekolah tersebut (Purwanto, 1992: 12).
Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan
untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan
pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai
dengan kebutuhan.
Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, karena tanpa ada
rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana
pendidikan perlu dibuat rencana pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak
maupun yang tidak bergerak, atau baik langsung maupun yang tidak langsung yang menunjang
proses belajar mengajar agar tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.
Menurut Helmut dan Scoenfeldt Eberhard (1988:181-184), dalam perencanaan sarana dan
prasarana bangunan sekolah atau pendidikan, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:
1) Perencanaan lokasi.
2) Perencanaan regional.
3) Perencanaan ekonomi.
4) Peserta didik.
5) Faktor-faktor sosial dan budaya.
6) Faktor transportasi.
7) Suplai (Pengadaan) personal.
8) Faktor-faktor administratif.
9) Fasilitas-fasilitas pendidikan.
10) Pembiayaan, dan
11) Lokasi (lahan).
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan
sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan
tujuan, (2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3)
Menghilangkan ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk
melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat
berjalan secara efektif dan efisien.

2) Fungsi pengadaan sarana dan prasarana pendidikan.

Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan
prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala
kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa
berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar
berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen
sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan
serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan
sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

Berdasarkan Dirjen Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan (2007:6)

mengatakan bahwa pengadaan merupakan kegiatan untuk menyediakan perlengkapan dalam
usaha untuk menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar. Ada beberapa alternatif cara
dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Beberapa alternatif cara
pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Pembelian.
2) Pembuatan Sendiri.
3) Pengiriman Hibah atau Banatuan.
4) Penyewaan.
5) Pinajaman.
6) Pendaurulangan.
7) Penukaran.
8) Perbaikan atau Rekondisi

3) Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan.

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya. Menurut

Subagyo (1990: 87) Pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan
kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja dengan jalan merawat,
memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.
Berdasarkan Dirjen Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan (2007:31)
defininisikan pemeliharaan adalah:

Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan

pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan
siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan
pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan
suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan
mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan
tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu
dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus
dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan perlu dilakukan agar kondisi barang tetap
dalam keadaan baik atau siap dipakai dan dapat bertahan lama, sehingga dapat menghemat
pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana pendidikan. Menurut hukum
waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dibedakan dalam (Bowersox,
1989:158):

 Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barang-barang

tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
 Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan
sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan dapat dilakukan sendiri dan dengan piahakl
kedua.

Adapun tujuan dan manfaat dari pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah
sebagai berikut:
Tujuan pemeliharaan:

1. Untuk mengoptimalkan usia pakai perlatan. Hal ini sangat penting terutama jika
dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal
jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.
2. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran
pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal. Untuk menjamin ketersediaan
peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin dan teratur.
3. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

Manfaat pemeliharaan:

1. Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu
mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
2. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya
perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
3. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga
menghindar kehilangan.
4. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
5. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik

4) Fungsi penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan.

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya. Penyimpanan
merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan
barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang-
barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan disimpan dalam gudang. Kegiatan
penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang
Atmodiwirio (2005: 254).

Fungsi penyimpanan ini melliputi perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan

(storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan (storage procedure)
perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang (material
handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan (security and safety).

5) Fungsi pengawasan sarana dan prasarana pendidikan.

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan rehabilitasi masuk
ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa melaksanakan
pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan gambaran dan informasi
tentang keadaan atau perlengkapan. Selain itu pengawasan dapat pula berupa pemberian
pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana yang telah dilakukan
dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi dan tertib teknis.
Wijono (1989: 7) mengatakan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian seperti
disusun serangkaian kegiatan sebagai berikut:

1. Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.

2. Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam
pelakasanaan.
3. Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.
4. Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila terjadi
penyimpangan yang bersifat teknis.
5. Mengadakan koordinasi anatara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
6. Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan proses
manajemen yang terjadi dalam amsing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan
dalam pelaksanaan prosedur manajemen sarana dan prasarana pendidikan. Maka dari itu
diadakan kegiatan pengahapusan, setelah kegiatan penghapusan selesai, proses selanjutnya
menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk kemudian
dilakukan kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan.
Di samping itu kegiatan penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi
pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jika sekolah
akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi adalah kekurangan tempat
penyimpanan. Penyusutan adalah kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang
sudah tidak dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan. Untuk mengatasi
masalah tersebut kepala sekolah perlu mempertimbangkan adanya tindakan penyusustan
barang. Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana pendidikan yang
merupakan bagian dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalau dilakukan dengan
cara yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar sarana pendidikan dapat
dimanfaatkan secara optimal.
Adapun penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk:
 1. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya
pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau
rusak dan sudah tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak diper-gunakan
lagi.
4. Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

Berdasarkan Dirjen Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan (2007: 52)
mengatakan bahwa kegiatan penghapusan sarana dan prasarana merupakan kegiatan
pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang
dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional penghapusan sarana dan prasarana
adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangkan sarana dan
prasarana dari daftar inventaris, kerena sarana dan prasarana tersebut sudah dianggap tidak
berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan pelaksanaan
pembelajaran di sekolah. Penghapusan sarana dan prasarana dilakukan berdasarkan peraturan
perundangan- undangan yang berlaku. Penghapusan sebagai salah satu fungsi manajemen
sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus mempertimbangkan alasan-alasan
normatif tertentu dalam pelaksanaannya

Jadi fungsi manajemen sarana dan prasarana pendidikan tersebut di atas dipakai
sebagai indikator untuk mengukur tingkat manajemen/pengelolaan sarana dan prasarana
pendidikan di sekolah.