Dengan demikian diperlukan sistem informasi dan koordinasi yang baik antara tugas
perencana dan petugas pengadaan melalui koordinasi pimpinan.
Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses
pengadaan ini yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib
menerapkan prinsip-prinsip :
a. efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya
yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan
dapat dipertanggungjawabkan.
b. efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan
dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c. terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa
yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan
prosedur yang jelas dan transparan;
d. transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk
syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia
barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi
masyarakat luas pada umumnya;
e. adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia
barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara
dan atau alasan apapun;
f. akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran
pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip
serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.
B. Bangunan
Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang direncanakan meliputi struktur organisasi
dari sekolah yang mengunakan jumlah pemakai (guru, siswa dan lain-lain) dan jumlah alat-alat atau
perabot yang ditempatkan.
Mengadakan perhitungan luas bangunan berdasarkan kebutuhan dan disusun atas dasar data
survey
Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku didaerah yang
bersangkutan,
Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya sesuai rencana pentahapan pelaksanaan secara
teknis dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.
Sahertian (1994:177) mengatakan bahwa dari segi asal datangnya barang maka jenis
pengadaan ada dua, yaitu:
1. Pengadaan dalam negeri, dapat dilakukan dengan cara:
Tener yaitu pengadaan barang yang dilakukan diantara supplier atau rekan yang bergerak
dibidangnya secara kompetitif.
Pebandingan penawaran yaitu cara pengadaan barang dilakukan dengan mengadakan perbandingan
penawaran diantara rekanan yang lulus prakualifikasi
Pmbelian langsung yaitu pembelian yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang jumlahnya
kecil. Cara pembelian yang tepat adalah dengan membandingkan diantara pemasok untuk
memperoleh bahan yang sama dengan harga yang lebih murah.
2. Pegadaan luar negeri (bersifat impor) yang diselenggarakan pemerintah.
Menurut Syahril (2009:40-44) adapun jenis sarana-prasarana yang akan diadakan dan
akan dipenuhi oleh Suatu sekolah ataupun satuan pendidikan yakni sebagai berikut :
1. Pengadaan tanah
Tanah berkedudukan sebagai saran prasarana yang diperlukan pemerintah dapat
dilakukan dengan cara pembelian, penerimaan hibah, menerima hak dan menukar. Berikut
penjelasannya:
Membeli, yakni memindahkan atau suatu kegiatan pengalihan kepemillikan tanah dari seseorang
atau pihak pertama kepada orang lain atau pihak lain dengan cara bertransaksi menukar tanah
( barang ) dengan sejumlah uang ( harga ). Dalam pembelian tanah atau membeli sarana prasarana
tanah harus dilakukan beberapa analisa pertimbangan misalnya tanah yang akan dibeli bebas dari
sengketa, bebas banjir, aman dan yaman , serta letak startegis dan mudah dijangkau. Dalam
melakukan pengadaan tanah ada beberapa hal yang dilakukan yakni membentuk panitia pengadaan,
melakukan pembebasan tanah, pengurusan akte jual beli, pembayaran, dan pengurusan sertifikat.
Penerimaan hibah, yakni melakukan pengalihan atau pemindahan kepemilikan antara sesorang
kepada orang lain atau antara satu pihak kepada pihak lainnya tanpa pergantian atau transaksi
pertukaran barang dan uang. Agar tidak terjadi masalah dikemudian hari maka dilakukan oleh
notaris PPAT akte serah terima hibah atau berita cara penyerahan hibah dan dilanjutkan dengan
pengurusan sertifikat.
Menerima hak memakai yakni pengalihan penggunaan tanah dari seseorang kepada orang lain
dalam jangka waktu tertentu tanpa memberikan imbalan tertentu. Untuk menanggulangi
terjadinya masalah dikemudian hari maka dalam menerima hak memakai ini harus disertai dengan
berita acara dan perjanjian yang disepakati bersama dan disetujui atau diketahui oleh pejabat
yang berwenang.
Penukaran tanah ( barang ), meliputi pengaliahan tanah dari satu pihak ke pihak yang lain dengan
memberikan pergantian yang seimbang, beedasarkan kesepakatan yang dilakukan sesuai dengan
aturan dna prosedur yang berlaku.
3. Pengadaan perabot
Perabot dalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk,tempat menulis ,tempat
istirahat,tempat penyimpanan alat-alat dan apatau bahan, sepeti meja,kursi,almari,rak, filing
cabinet dan sebagainya dan sebagainya, dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri
dan menerima bantuan. Pembelian dapat dilakukan terhadap barang yang sudah jadi atau barang
yang belum dan pembelian dapat dilakukan melalui lelang, pemilihan maupun penunjukan langsng
sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengadaan yang biasa dilakukan dengan jalan membuat sendiri
biasanya dilakukan untuk kegiatan pembelajaran praktek dengan mempertimbangkan faktor biaya
yang tersedia, tenaga yang diperlukan dan peralatan yang dibutuhkan. Lain halnya dengan
pangadaan dengan cara menerima bantuan (hibah) dari pemerintahan, swasta, masyarakat maupun
perorangan dan dilengkapi surat-suarat tertentu. .
Dalam pengadaan perabot sekolah, maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan
seperti segi antropometri, ergonomi. Estetika, dan segi ekonomis.
Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitungkan tinggi badan atau ukuran
penggal-penggal tubuh pemakai (misalnya siswa dan tenaga kependidikan lainnya).
Ergonomis, maksudnya perabot yang akan diadakan tersebut memperhatikan segi kenyamanan,
kesehatan, dan keamanan pemakai,
Estetis, yaitu perabot tersebut hendaknya menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan
warnanya menarik.
Ekonomis, maksudnya perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi merupakn
transformasi wujud efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan pendayagunaannya.
khusus untuk pengadaan dengan cara pembelian melalui lelang harus mengikuti prosedur
berikut ini:
a) Pembentukan panitia lelang yang dilakukan oleh instansi yang akan mengadakan barang. Panitia
lelang haruslah orang yang betul-betul memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan dan
hukum perjanjian/kontrak. Masa kerja panitia mulai dari masa persiapan sampai dengan dokumen
kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh
pemeriksa internal/eksternal (informal). Tugas panitia antara lain, menyususn jadwal, dan
menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan, menyusun, dan menyiapkan Harga Perkiraan
Sendiri (HPS), menyiapkan dokumen lelang, mengumumkan pengadaan, mengadakan penjelasan
lelang, melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran, mengusulkan calon pemenang lelang,
membuat laporan proses dan hasil pelelangan.
b) Penyusunan dokumen lelang oleh panitia yang bercirikan antara lain, syarat umum (keterangan
mengenai pembagian tugas, keterangan mengenai perencana, keterangan mengenai direksi,
syarat-syarat peserta lelang, bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya), syarat
administratif (jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, tanggal penyerahan pekerjaan, syarat
pembayaran, denda keterlambatan, besar jaminan pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan), syarat
teknis (jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan, jenis dan mutu bahan), spesifikasi
teknis dan gambar (detail dan konstruktif).
c) Pengumuman pengambilan dokumen lelang yang dilakukan melalui media resmi, surat kabar
kabupaten/kota untuk paket kecil atau papan pengumuman resmi dan surat kabar provinsi atau
nasional untuk pekerjaan paket besar.
d) Undangan pemberian penjelasan (Aanwijzing) kepada peserta lelang yang dilakukan oleh panitia
lelang pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.
e) Penyusunan kriteria penilaian untuk menetukan atau menetapkan calon pemenang lelang
f) Pelaksanaan kegiatan lelang dengan cara memasukan penawaran pada waktu, tempat dan prosedur
yang ditetapkan (metode dua sampul dan metode dua tahap)
g) Pelaksanaan penilaian terhadap dokumen penawaran yang dimasukan oleh peserta lelang.
h) Penentuan calon pemenang lelang oleh panitia lelang dan penunjukkan pemenang lelang oleh
pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
i) Pengumuman dan penetapan pemenang lelang oleh panitia lelang.
j) Penetapan surat pesanan/membutuhkan barang dengan pihak pemenang lelang.
k) .Pembuatan dan penandatanganan surat perjanjian atau kontrak kerja antara pihak yang
mengadakan barang dengan pihak pemenang lelang.
1. Penyiapan berita acara pemeriksa dan oenerimaan barang (serah terima pemenang lelang)
2. Pembuatan Sendiri
3. Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau
pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya apabila
dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang lain. Pembuatan
sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang sifatnya sederhana
dan murah, misalnya alat-alat peraga yang dibuat oleh guru atau murid.
4. Penerimaan Hibah atau Bantuan
Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaran pendidikan
persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau
bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.
5. Penyewaan
Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk
kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan
kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila
kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.
6. Pinjaman
Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk
kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan
prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan
prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah
yang bersangkutan
7. Pendaurulangan
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah
tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.
8. Penukaran
Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan
menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan
organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana jenis ini harus
mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan
sarana/prasarana yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya
berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
9. Perbaikan atau Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan memperbaiki
sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana
dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen sarana
dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan
dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan
prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan.
Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003
yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan prasarana
pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:
a. Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
b. Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c. Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah bagi
sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
d. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak
yang dituju.
e. Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang
mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.