MEDIA MENGAJAR

Otomatisasi Tata Kelola

Sarana dan Prasarana
Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata
kelola Perkantoran

UNTUK SMK/MAK KELAS XI

BAB 1
Memahami Administrasi Sarana dan
Prasarana Kantor

Sumber: shutterstock.com
 A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

1. Pengertian Administrasi
Pengertian administrasi dapat dilihat dalam dua pengertian, yaitu

Kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan surat-menyurat, catat-

Arti Sempit
mencatat, pembukuan, dan pengarsipan.

Arti Luas Proses kerja sama beberapa individu secara efisien untuk mencapai suatu
tujuan.
Berikut merupakan ruang lingkup pekerjaan administrasi, yaitu:
a. Menerima, kegiatan menerima dokumen yang masuk ke kantor atau perusahaan.
Dokumen yang diterima dapat berupa surat, bukti penawaran.

b. Menghimpun, kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang

belum ada atau informasi yang masih berserakan di mana-mana sehingga siap
dipergunakan ketika diperlukan.

c. Mencatat, kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga

berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

d. Mengolah, bergagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat

tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

e. Menggandakan, kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.

f. Mengirim, kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lain.

g. Menyimpan, kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.

Sumber: flickr.com
 2. Pengertian Sarana dan Prasarana
Syahril (2005)
Sarana merupakan unsur yang secara langsung
menunjang atau digunakan dalam pelaksanaan
suatu kegiatan.

Kamus Besar Bahasa Indonesia Sumber: flickr.com

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses
(usaha, pembangunan, proyek).

Hamalik (1980:23)
Sarana dan prasarana adalah semua bentuk perantara yang dipakai orang
untuk menyebar ide sehingga ide tersebut sampai pada penerima.
B. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor
1. Kegiatan Manajerial
Meliputi kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, dan
pengawasan. Kegiatan-kegiatan
tersebut biasanya dilakukan oleh
satu atau beberapa orang yang
ditunjuk sebagai manajer
penganggung jawab.
2. Kegiatan Operasional
Meliputi kegiatan pengadaan,
pencatatan (inventarisasi),
pergudangan, pendistribusian,
pemeliharaan, dan penghapusan.
Kegiatan operasional dilakukan
oleh para pegawai dan staf
operasional yang terbagi ke
dalam berbagai divisi sesuai
tugas dan spesifikasi pekerjaan
yang sesuai dengan
kemampuannya.
 3. Objek
Meliputi komponen perbekalan,
logistik, barang, material,
peralatan, perlengkapan, serta
sarana dan prasarana. Objek
umumnya berbentuk benda yang
memiliki wujud fisik serta dapat
digunakan dalam berbagai
kegiatan, mulai dari kegiatan pokok
hingga kegiatan
penunjang/administrasi.
4. Tujuan
Merupakan salah satu komponen
ruang lingkup administrasi sarana
dan prasarana yang dapat
mendukung aktivitas dan
efisiensi dalam mencapai visi dan
misi organisasi atau perusahaan.
Penentuan tujuan menjadi dasar
atas segala kegiatan yang
berlangsung di organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan.
 C. Tujuan, Fungsi, dan Prinsip Administrasi
Sarana dan Prasarana Kantor
1. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana
• Secara Umum
Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah memberikan pelayanan secara
professional di bidang sarana dan prasarana dalam rangka terselenggaranya proses
administrasi kantor secara efektif dan efisien.

Sumber: pxhere.com
• Secara Khusus
1) Mampu menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun
rencana kebutuhan barang.
2) Mampu memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam
pengadaan barang.
3) Mampu memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang.
4) Mampu memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan
pengendalian barang.
5) Mampu memberikan data dan informasi dalam rangka kontrol serta evaluasi sarana
dan prasarana dalam perusahaan/instansi.
1. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana
Administrasi sarana dan prasarana memiliki
beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut.
a. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan.
b. Meningkatkan produktivitas kerja.
c. Meningkatkan hasil kerja yang berkualitas dan terjamin.
d. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala Sumber: pxhere.com

kebutuhan yang diperlukan dalam proses

penyelenggaraan aktivitas di kantor.
e. Menimbulkan rasa nyaman dan puas bagi pihak yang
berkepentingan dalam pekerjaan.
f. Memberikan kontribusi yang optimal terhadap instansi,
baik pemerintah maupun swasta.
3. Prinsip-prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana

Terdapat lima prinsip administrasi sarana dan prasarana, yaitu sebagai berikut.
1. Prinsip pencapaian tujuan, administrasi sarana dan prasarana dapat berhasil
dilaksanakan apabila semua fasilitas yang disediakan siap digunakan. Tersedianya
fasilitas siap guna meningkatkan efektivitas kerja dan memperlancar tercapainya tujuan
perusahaan.

2. Prinsip efisiensi, penggunaan semua fasilitas dilakukan dengan perencanaan yang

dilengkapi dengan petunjuk teknis. Hal tersebut dilakukan agar kegiatan yang
menggunakan segala fasilitas tersebut tepat sasaran dan mengurangi pemborosan.
3. Prinsip administratif, pengelolaan perlengkapan sarana dan prasarana hendaknya selalu
memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah
diberlakukan oleh pihak berwenang .

4. Prinsip kejelasan tanggung jawab, suatu organisasi atau perusahaan harus mampu
menguraikan dan mendeskripsikan tugas serta tanggung jawab dari setiap pihak yang
terlibat dalam pengelolaan saranadan prasarana perusahaan secara jelas.

5. Prinsip kekohesifan, melalui prinsip kekohesifan, manajemen perlengkapan di kantor

harus terealisasikan dalam proses kerja kantor yang kompak.