MEDIA MENGAJAR

Otomatisasi Tata Kelola

Sarana dan Prasarana
Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata
kelola Perkantoran

UNTUK SMK/MAK KELAS XI

BAB 6
Menerapkan Penggunaan Mesin Komunikasi
Kantor (Office Communication)

Sumber: shutterstock.com
A. Definisi Mesin Komunikasi Kantor

Pengertian mesin komunikasi kantor, di antaranya sebagai berikut.

Mesin komunikasi kantor adalah adalah mesin yang menghubungkan setiap
Secara Umum
individu dalam lingkup internal (di dalam kantor) ataupun eksternal ( di luar
kantor).

Mesin komunikasi kantor adalah mesin yang digunakan untuk mengambil,

Eric Deeson
memindahkan, dan memproses informasi dalam konteks sosial yang
(1991: 134)
menguntungkan diri sendiri dan masyarakat.

Puskur Diknas Mesin komunikasi kantor adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan
Indonesia pemrosesan, manipulasi, dan pemindahan informasi antarmedia.
B. Jenis-jenis Mesin Komunikasi Kantor

1 . I nt e r ko m

Interkom atau lebih sering dikenal dengan sebutan

aiphone adalah alat komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam
lingkungan organisasi. Cara kerja interkom adalah
mewartakan suatu berita, baik berupa pengumuman
maupun instruksi, dari satu bagian ke bagian lain
secara serentak.
Sumber: flickr.com
 2 . Fa k s i m i l e

Faksimile merupakan produk kemajuan industri

teknologi informasi yang memiliki manfaat untuk
mengirim data, baik berupa gambar maupun tulisan.
Mesin faksimile mampu mengirim dan menerima
data dari dan ke mana saja dalam waktu beberapa
menit.

Sumber: flickr.com
 3 . Te l e p o n

Telepon menjadi alat komunikasi yang efektif karena

dapat dengan cepat menerima dan menyampaikan
informasi dari jarak jauh, baik di dalam maupun di luar
lingkungan kantor.

Sumber: flickr.com
 4 . M e ga fo n

Megafon atau yang dikenal di beberapa tempat dengan

istilah “toa”, merupakan alat komunikasi berbentuk
corong yang berfungsi untuk memperbesar atau
mengerasakan suara penggunanya.

Sumber: flickr.com
 6 . Te l ex

Telex adalah akronim dari teleprinter exchange, yaitu

suatu sistem pelayanan pertukaran berita yang
berbetuk tulisan dari jarak jauh dengan menggunakan
pesawat teleprinter. Penggunaan telex merupakan
solusi dari penggunaan telegram yang dianggap
memakan waktu lebih lama dan biaya yang lebih
mahal.
Sumber: flickr.com
 7 . Te l e ko n fe re n s i

Telekonferensi adalah salah satu bentuk komunikasi

yang memungkinkan penggunanya untuk saling
berkomunikasi melalui suara dan tatap muka secara
langsung pada monitor.

Sumber: flickr.com
C. Prosedur Pengoperasian Mesin Komunikasi Kantor
1. Pe n g o p e ra s i a n
I nt e r ko m
Prosedur penggunaan interkom meliputi
beberapa langkah, yaitu sebagai berikut.
a. Angkat gagang interkom.
b. Tekan tombol seleksi saluran yang dituju.
c. Tekan tombol pemanggil, yaitu tombol “C”,
sampai terdengar nada panggil.
d. Setelah nada panggil terdengar, mulailah
mengutarakan pesan yang hendak
disampaikan.
 Tata cara melakukan panggilan telepon ke luar.
1) Siapkan alat tulis dan buku catatan untuk mencatat pesan
telepon.
2) Siapkan nomor telepon yang hendak dituju.
3) Setelah memastikan nomor telepon tujuan, angkat gagang
telepon, kemudian tekan nomor telepon tujuan.
4) Apabila panggilan telepon menerima tanggapan,
sampaikan salam pembuka dan pastikan bahwa pihak
2. Pe n g o p e ra s i a n yang mengangkat telepon adalah pihak yang dituju.
5) Apabila pihak yang mengangkat telepon adalah benar
pihak yang dituju, sampaikan identitas diri dan nama
Te l e p o n instansi, kemudian alasan menelepon.
6) Bicaralah dengan suara yang jelas dan sopan dan
mencatat poin-poin pesan penting.
7) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya
gangguan, jangan mengetuk-ngetuk kait telepon.
8) Ucapkan salam penutup dan letakkan gagang telepon
secara perlahan.
 Tata cara menangani atau menerima telepon masuk.
1) Begitu telepon berdering, segera angkat telepon tersebut.
Jangan membiarkan telepon berdering lebih dari tiga kali.
2) Angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan
tangan kanan memegang alat tulis dan buku catatan.
3) Sampaikan salam, identitas diri, dan nama instansi saat
membuka percakapan. Selanjutnya, tanyakan identitas
penelepon.
4) Gunakan suara yang jelas dan sopan saat menerima
telepon, serta lugas dalam menjawab pertanyaan.
5) Catat semua pesan penting yang disampaikan oleh
penelepon.
6) Setelah percakapan usai, jangan lupa menyampaikan
salam penutup sebelum menutup telepon.

Sumber: flickr.com
 Pengiriman telex di dalam negeri.
1) Siapkan pita telex yang telah terisi rekaman berita yang
akan dikirim pada tape reader unit. Letakkan dua lubang
yang sama di sebelah kiri dan tiga lubang yang sama di
sebelah kanan.
2) Tekan tombol call key dan lampu indicator akan hidup,
kemudian masukkan nomor telex yangakan dihubungi.
3) Apabila panggilan berhasil dilakukan, lampu indikator
akan tetap hidup. Selanjutnya, tombol who are you key
3. Pe n g o p e ra s i a n (answer back) dari telex yang dipanggil akan keluar
(printed out). Tekan lagi pilihan new line key, line auto
Te l ex disconnect key, serta read on/off secara berturut-turut.
4) Apabila panggilan tidak berhasil, akan muncul kode-kode
seperti OCC, NC, atau DER. Artinya, pesawat telex yang
akan dihubungi tengah OCC (sibuk), NC (No Connection
atau tidak tersambung), dan DER (rusak).
5) Apabila rekaman telah habis terkirim, secara otomatis
pertukaran answer back akan keluar (printed out) dan
mesin langsung mati (off). Pengiriman telex pun selesai.
 Pengiriman telex ke luar negeri.
1) Lakukan tahap persiapan yang sama dengan
pengiriman telex di dalam negeri, mulai dari
penyiapan pita telex hingga masukkan nomor telex
yang hendak dihubungi.
2) Tekan tombol call key. Setelah lampu indikator hidup,
kemudian masukkan angka 0 (nol). Tunggu beberapa
detik, kemudian akan keluar answer back code yang
disusul dengan huruf GA (Go Ahead). Setelah itu,
masukkan kode nomor area Negara yang dituju,
kemudian masukkan nomor telex yang dipanggil.

Sumber: pxhere.com
 Prosedur pengoperasian mesin faksimile.
a. Pastikan bahwa mesin faksimile telah tersambung
dengan aliran listrik. Untuk mengeceknya, pastikan
indikator pada mesin faksimile berada dalam kondisi
menyala (posisi stand by).
b. Siapkan data yang akan dikiirim dengan bagian yang
4. Pe n g o p e ra s i a n tercetak menghadap ke bawah.
c. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju.

M e s i n Fa ks i m i l e d. Tekan jumlah halaman yang diinginkan.

e. Tekan tombol YES.
f. Jika muncul tulisan quick, tekan keypad sampai muncul
tanda di layar keyboard. Selanjutnya, lakukan proses
penyalinan dokumen.
 Prosedur melakukan telekonferensi.
a. Pastikan komputer yang akan digunakan untuk
telekonferensi memiliki software Microsoft Visual C#
2005.
b. Pengguna harus memilih jenis IP yang akan digunakan
(IPv4 atau IPv6) dengan memilih radio button.
c. Untuk memilih IP address, pengguna dapat mengklik
5. Pe n g o p e ra s i a n pilihan combo box dan memilih IP yang terdapat pada
komputer.
Te l e ko nfe re n s i d. Selain itu, pengguna menekan tombol centang yang ada
di kanan bawah.
e. Jika pengguna diperbolehkan bergabung ke dalam
konferensi, akan muncul form set destination IP and port.
Setelah pengguna mengisi alamat IP dan nomor port,
pengguna tergabung ke dalam konferensi.

6. Pe n g o p e ra s i a n
Wa l k i e - ta l k i e
Prosedur melakukan panggilan.
1) Utamakan sikap sopan dan santun dalam berkomunikasi
dengan memperhatikan cara memanggil.
2) Lakukan panggilan dengan menekan tombol PTT (Push To
Talk).
3) Apabila panggilan pertama tidak terjawab, tunggu lima
detik sebelum melakukan panggilan ulang.
4) Pada saat seseorang memanggil dan belum ada jawaban,
jangan menjawab panggilan dari station lain tersebut
karena akan terkesan menyerobot komunikasi orang lain.
5) Jika panggilan tidak terjawab hingga empat sampai lima
kali, hentikan panggilan untuk memberi kesempatan
kepada station lain untuk berkomunikasi. Cari informasi
keberadaan station yang dipanggil tersebut dengan
menggunakan sarana komunikasi yang lain.
6) Jika tidak ada sarana komunikasi lain, panggilan dapat
diulang kembali.
 Prosedur menerima panggilan.
1) Apabila mendengar panggilan, jawablah
panggilan tersebut sesegera mungkin.
2) Jawaban terhadap panggilan hendaknya singkat
dan sopan dengan tetap berpegang pada
prosedur komunikasi.

Sumber: pexels.com
 Memahami kode saat melakukan dan menerima
panggilan.

Dalam penggunaan walkie-talkie, umumnya terdapat

kode-kode atau sandi yang digunakan saat melakukan
dan menerima panggilan. Saat melakukan panggilan,
kode yang sering diucapkan adalah ALPHA-BRAVO.
Sementara itu, saat menerima panggilan, kode yang
sering diucapkan adalah BRAVO-ALPHA GO A HEAD.

Sumber: pexels.com