TUGAS

KOMUNIKASI DATA

DOSEN PENGAMPU
Ir. Sultan Hady, S.T, M.T

DISUSUN OLEH:

NAMA : DICKEY ANSHARULLAH HAMID

NIM : 18 650 109

KELAS : C

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS DAYANU IKHSANUDDIN

BAUBAU

2020/2021
 Cara Kerja Jaringan Telepon sebagai Alat
Komunikasi
Telepon adalah salah satu alat komunkasi yang bekerja untuk menyampaikan
pesan suara melalui arus listrik. Telepon menggunakan transmisi sinyal listrik
untuk bisa beroperasi sehingga dapat berkomunikasi dengan pengguna telepon lain.
Pada umumnya, cara kerja jaringan telekomunikasi dengan mengubah suara
menjadi sinyal komunikasi melalui perangkat telekomunkasi. Pada dasarnya
jaringan telepon dibagi menjadi dua yaitu jaringan tetap dan jaringan bergerak.
Jaringan tetap biasanya menggunakan kabel seperti pada telepon rumah ataupun
telepon kantor. Telepon bergerak tidak menggunakan kabel seperti telepon seluler,
radio, dll. Kedua jaringan membantu manusia dalam berkomunikasi.

1. Telepon Kabel

Proses komunkasi telepon kabel memanfaatkan sistem wireline. Wireline

sendiri merupakan media transmisi dengan perantara kabel untuk menghubungkan
antara pengirim dengan penerima.
Penggunaan wireline biasanya karena alasan jarak dekat, namun bisa juga
jarak jauh seperti pesawat telepon.
Jaringan dengan kabel terdiri dari LAN (Local Area Network), MAN
(Metropolitan Area Network), WAN (Wide Are Network), dan internet.
Berikut adalah cara kerja telepon kabel:

1) Suatu alat yang disebut microphone akan menerima suara dari pengirim
2) Gelombang suara yang diterima microphone diubah menjadi sinyal listrik
yang kemudian oleh perangkat telepon disalurkan
3) Sinyal disalurkan ke pusat telekomunikasi melalui kabel
4) Pusat telekomunikasi meneruskan sinyal tersebut kepada penerima
5) Sinyal yang sampai kepada penerima diubah menjadi gelombang suara
oleh speaker

2. Telepon Nirkabel atau Telepon Seluler

Telepon seluler merupakan alat komunikasi yang kerjanya menyerupai telepon
konvensional menggunakan kabel seperti diatas namun dapat dibawa kemana – mana,
makanya istilahnya mobile. Ide tercetusnya telepon genggam pertama kali diutarakan
oleh Coooper yang meruakan salah satu tim divisi motorolla yang ingin ada sebuah
alat komunikasi yang mudah dibawa secara fleksibel untuk bepergian. Pertama
kalinya telepon genggam dibuat beratnya masih 2 kilogram. Dan harganya pada tahun
1983 adalah sekitar 36 juta rupiah. Berbagai tantangan dihadapi oleh cooper dan tim.
Keberadaan telepon seluler atau ponsel tak luput dari jasa Amos Joel Jr yang
merupakan pakar dalam bidang switching. Berkatnya penggunaan ponsel menjadi
nyaman.
 Telepon seluler tidak menggunakan sistem wireline, namun menggunakna sistem
wireless. Sistem wireless adalah jaringan nirkabel dimana cara kerjanya tanpa
menggunakna kabel untuk berkomunikasi dengan pengguna yang lain. Antara pegirim
dan peneria harus tercakup dalam Base Transceiver Station (BTS) yang memfasilitasi
antar pengguna telepon seluler secara wireless.

Berikut adalah cara kerja telepon seluler:

1. Microphone menerima suara dari pengirim

2. Gelombang suara yang ditangkap microphone diubah menjadi sinyal listrik
yang kemudian dipancarkan ke BTS terdekat oleh ponsel.
3. BTS menerima sinyal tersebut untuk diteruskan ke pusat telekomunikasi
4. Pusat telekomunikasi meneruskan sinyal ke BTS terdekat untuk diterukan
kepada penerima
5. Sinyal yang sampai pada penerima diubah menjadi geombang suara
oleh speaker

Berdasarkan penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa proses komunikasi

pada jaringan telepon dengan kabel dan nirkabel memiliki persamaan yaitu sebagai
alat komunikasi dan memiliki ringer serta microphone.

Sedangkan perbedaannya adalah telepon seluler tanpa kabel atau wireless dan
telepon kabel mamakai sistem wireline. Jika menggunakan telepon seluler harus
memakain simcard sedangkan telepon kabel tanpa sim card. Jaringan telepon bekerja
menggunakan transmisi sinyal listrik sehingga dapat berkomunikasi dengan pengguna
lainnya.

BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON

Perbedaan telekomunikasi dengan telepon:

Telekomunikasi berasal dari kata tele yang berarti jauh; jarak jauh dan
komunikasi yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua
orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak.
Dengan demikian, telekomunikasi dapat diartikan sebagai pengiriman dan penerimaan
pesan atau berita antara dua orang atau lebih yang jaraknya berjauhan atau
hubungan/kontak jarak jauh antara komunikator dan komunikan dengan
menggunakan media atau alat komunikasi seperti telepon, televisi, radio, atau
faksimile. Dengan perkataan lain, telekomunikasi merupakan komunikasi jarak jauh
dengan menggunakan media atau alat telekomunikasi. Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI), telekomunikasi adalah komunikasi jarak jauh melalui kawat
(telegraf, telepon) dan radio.
 Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 36Tahun 1999 tentang
Telekomunikasi, telekomunikasi adalah setiap pemancaran, pengiriman, dan atau
penerimaan dari setiap informasi dalam bentuk tanda-tanda, isyarat, tulisan, gambar,
suara dan bunyi melalui sistem kawat, optik, radio, atau sistem elektromagnetik
Iainnya.

Sedangkan telepon adalah penyampaian warta dari satu pihak kepada pihak lain
di dalam organisasi sendiri ataupun ke luar kantor (atau ke luar kota yang jauh
jaraknya) dengan memakai peralatan yang meneruskan suara pembicaraan langsung
dari kedua belah pihak.

Jenis Informasi pada telekomunikasi:

Suara atau bunyi: Telepon, Radio, VoIP (Voice Over Internet

Protocol), Walkie-Talkie.
Gambar : Videoteks
Tulisan: Teleks, Telegraf, Teleprinter, Teleprompter.
Suara/bunyi dan gambar : Videofon dan televise
Tulisan dan Gambar : Faksimili
Gambar, tulisan, dan suara : Multimedia

Masalah-masalah yang timbul dalam telekomunikasi:

a. Jenis pesawat telepon yang kurang bagus atau rusak mnyebabkan suara
penelepon menjadi kurang jelas.
b. Tiba-tiba sambungan terputus saat percakapan telepon berlangsung.
c. Tidak terdengar nada sambung telepon.

Komunikasi efektif adalah ketika suatu informasi, berita, atau pesan yang
disampaikan komunikator kepada komunikan dapat diterima dan dimengerti dengan
baik. Untuk mengetahui apakah informasi yang disampaikan telah diterima atau
dimengerti adalah melalui tanggapan atau respons. Lawan bicara yang memahami
pesan yang disampaikan oleh komunikator cenderung akan menanggapai atau
meresponnya. Hal-hal yang harus diperhatikan agar komunikasi melalui telepon
menjadi efektif adalah sebagai berikut.

a) Jelas, dalam berbicara harus jelas. Hindari penggunaan jargon (istilah-istilah)

yang kurang dipahami dan pastikan Anda mengerti dan dimengerti dengan
memberikan dan meminta tanggapan.
b) Ringkas, rencanakan tujuan melakukan hubungan telepon. Tetapkan kepada siapa
Anda ingin berbicara, ketahui apa saja yang akan Anda katakan/bicarakan, serta
siapkan informasi apapun di dekat Anda saat menelepon.
c) Sopan, bersikaplah dengan sopan. Hindari menelepon jika Anda sedang
marah/kesal dan jangan biarkan perasaan frustrasi Anda terlihat dari nada suara
Anda. Gunakan nama pribadi bila diperlukan, dengarkan nada suara lawan bicara
Anda, dan tersenyumlah.
d) Kendalikan pembicaraan, dalam berbicara harus tetap tenang dan fokus pada
topik yang dibicarakan. Bersikaplah tegas terhadap topik yang dibicarakan.
Ada empat manfaat utama seseorang menggunakan telepon, yaitu sebagai berikut.
 Kecepatan, Mengangkat gagang pesawat telepon dan menekan tombol nomor
telepon akan jauh lebih cepat daripada menulis/mengetik surat atau harus menuju
ke suatu tempat tertentu untuk berkomunikasi.
 Biaya, Biaya dapat ditekan karena waktu dapat dihemat, jika dibandingkan
dengan datang langsung ke suatu tempat untuk berkomunikasi, apalagi dalam
jarak yang jauh. Misalnya: untuk mengirimkan pesan dari Jakarta ke Cirebon,
akan jauh lebih murah, efisien, dan praktis, menggunakan telepon daripada
melakukan perjalanan dari Jakarta ke Cirebon.
 Hubungan pribadi, Walau tanpa tatap muka langsung, namun Anda dapat
mendengar suara dan membayangkan orang yang menjadi lawan bicara Anda.
Bahkan tanpa tatap muka langsung pun Anda bias mempelajari banyak hal
mengenai karakter dan sifatnya.
 Tanggapan ( Umpan balik), Tidak seperti komunikasi tertulis, dengan telepon
Anda dapat langsung memperoleh tanggapan atau respons dari lawan bicara.
Melalui tanggapan, pernyataan atau pertanyaan akan memungkinkan terjadinya
komunikasi.

Jenis-jenis Pesawat Telepon:

Jenis-jenis pesawat telepon yang harus diketahui adalah sebagai berikut.

a. Dilihat dari segi kapasitas dan kemampuan jangkauannya
Jenis-jenis pesawat telepon dilihat dari segi kapasitas dan kemampuan
jangkauannya adalah sebagai berikut.
1. Pesawat telepon ekstern, yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan
pembicaraan/percakapan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon, baik
jaringan di dalam negeri maupun jaringan yang ada di luar negeri.
2. Pesawat telepon intern, yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk percakapan
antarbagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gedung kantor, tanpa
mengganggu jaringan telepon ekstern. Pada pesawat telepon intern, apabila Anda
hendak menelepon ke luar kantor dapat dilakukan dengan terlebih dahulu
menghubungi nomor telepon sentral yang ada di gedung kantor tersebut.
3. Pesawat telepon interkom (diambil dari bahasa Inggris intercommunication yang
artinya komunikasi di dalam), yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk
menyampaikan berita di dalam lingkungan kantor/organisasi perusahaan itu
sendiri, dari satu bagian ke bagian lain, dari seorang pejabat ke pejabat, dengan
menggunakan peralatan yang disebut interkom.

b. Dilihat dari segi kemampuan peralatan yang digunakan

Jenis-jenis pesawat telepon dilihat dari segi kemampuan peralatan yang digunakannya
adalah sebagai berikut.
1. Pesawat tunggal/satu jalur telepon ( single line telephone), yaitu pesawat telepon
yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon
di rumah.
2. Pesawat telepon dengan banyak tuts ( multibutton telephone), yaitu pesawat
telepon yang banyak digunakan di kantor pemerintah/swasta, di mana hubungan
telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang-orang yang
dituju/dipanggil.
3. Pesawat telepon sistem hunting, yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon
yang dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.

c. Dilihat dari letaknya

Ada 4 jenis pesawat telepon dilihat dari letak, yaitu sebagai berikut.
1) Telepon meja ( tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
2) Telepon dinding ( wallphone), yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau
tembok.
3) Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yaitu telepon yang dipasang dalam mobil,
kapal, atau pesawat.
4) Telepon genggam ( handphone), yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke
mana-mana, biasanya digenggam di tangan, diletakkan di tas, atau di kantong
baju/celana.
d. Dilihat dari fungsinya

Jenis-jenis telepon dilihat dari fungsinya, adalah sebagai berikut.

1) Pesawat telepon informatif, yaitu pesawat telepon yang berfungsi menerima dan
mengirim informasi secara lisan, baik untuk hubungan lokal, interlokal maupun
internasional, melalui jaringan kabel maupun melalui jaringan nirkabel.
2) Faksimile, yaitu suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotokopi jarak jauh.
Dengan memanfaatkan jaringan telepon, faksimile dapat mengirim dan menerima
dokumen berupa tulisan-tulisan, atau gambar-gambar ke tempat lain yang juga
memiliki mesin faksimile, di mana data atau dokumen yang diterima akan sama
dengan data atau dokumen aslinya. Beberapa keuntungan menggunakan mesin
faksimile:
1. pengiriman/penerimaan dokumen lebih cepat dibandingkan teleks,
2. berita lebih mudah dimengerti daripada teleks yang biasanya menggunakan
kata
3. singkatan-singkatan,
4. berita dapat diterima utuh, persis sama seperti dokumen aslinya,
5. penerima berita akan menerima dokumen tertulis.
3) Pesawat telepon internet, yaitu pesawat telepon yang menggunakan akses internet
dalam berkomunikasi.
4) Telepon SMS, yaitu telepon yang berfungsi selain untuk mengirim dan menerima
berita lisan, dapat pula berfungsi untuk mengirim dan menerima berita tulisan
melalui SMS (Short Message Service). Dewasa ini komunikasi melalui SMS
pada handphone sangat diminati manusia hampir di seluruh dunia. Diminatinya
SMS sebagai sarana komunikasi, terjadi karena SMS memiliki banyak kelebihan,
di antaranya sebagai berikut.
a. Dapat menyampaikan pesan penting tanpa mengganggu pihak yang dikirimi
SMS.
b. Komunikasi lebih efisien dan lebih murah jika dibandingkan percakapan
langsung melalui HP, SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh) atau SLI
(Sambungan Langsung Internasional).
c. Kerahasiaan pesan yang dikirim bisa lebih terjamin karena pesan cukup
dibaca saja, terkecuali isi pesan tersebut di-forward (dikirim ulang) ke orang
lain.
 d. Dapat menjadi sarana hiburan dan sarana kreativitas. Misalnya mengirimkan
SMS tebak-tebakan dan sejenisnya.
5) Teleconference, yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa
orang saling bertelepon dan saling melihat melalui monitor.
Sistem teleconference ini berfungsi untuk melakukan rapat jarak jauh di berbagai
tempat yang berbeda, dengan syarat di masingmasing tempat tersebut terdapat
sistem yang memungkinkan teleconference.
6) Telepon digital, yaitu pesawat telepon yang menggunakan mekanisme mesin.
Keunggulan memakai telepon digital, adalah sebagai berikut.

 Mempunyai layar yang dapat menunjukkan: tanggal, bulan, tahun, dan

waktu/saat Anda menelepon, nomor telepon yang dituju, lamanya
percakapan telepon,
 Mempunyai fungsi sebagai interkom dan radio panggil.
 Mempunyai speaker phone tambahan, sehingga pada saat menelepon tidak
perlu mengangkat gagang pesawat telepon.
 Mempunyai handset, sehingga Anda tidak perlu mengangkat gagang pesawat
telepon pada saat menerima telepon.
 Mempunyai fasilitas three party, yaitu berbicara dengan tiga orang sekaligus.
 Dapat memindahkan panggilan telepon secara otomatis.
 Mampu menyimpan nomor telepon lebih banyak dibandingkan telepon biasa.
 Mempunyai fungsi “nada sela“, yaitu dapat menerima panggilan tanpa
memutuskan percakapan telepon.
 Mempunyai kapasitas 1−8 line telepon dan 1−16 ekstensi

Dilihat dari segi jaringan yang digunakan, telepon dibagi menjadi 2 jenis, yaitu
telepon dengan jaringan kabel dan telepon dengan jaringan nirkabel (telepon satelit).
1. Pesawat telepon jaringan kabel, yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh
kabel telepon. Di instansi pemerintahan dan perusahaan besar, pemakaian telepon
jaringan kabel biasanya dilengkapi dengan switchboard, yang digunakan oleh
operator telepon untuk menerima, menyambungkan, dan menghubungkan
keluar. Switchboard ini dihubungkan ke pesawat telepon dengan satu atau lebih
hubungan/lines dan dilengkapi dengan ekstensi (sambungan ke unit-unit kerja
yang ada dalam kantor atau instansi tersebut). Ada dua jenis switchoard, yaitu
sebagai berikut.

2. PABX (Private Automatic Branch Exchange), merupakan sistem hubungan

telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator. Dengan sistem ini,
penelepon dapat melakukan panggilan telepon langsung terhadap nomor telepon
yang dituju dengan cara menekan nomor khusus untuk memperoleh saluran
keluar, kemudian menekan nomor telepon yang dituju.

3. PMBX (Private Manual Branch Exchange), merupakan sistem hubungan telepon

yang pengoperasiannya melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon
melakukan panggilan telepon melalui operator dengan cara menekan nomor
khusus operator terlebih dahulu, kemudian dapat berhubungan langsung dengan
nomor telepon luar yang dituju.
c. Dilihat dari segi jaringan yang digunakan

2) Pesawat telepon jaringan nirkabel ( telepon satelit), yaitu pesawat telepon yang
tidak dihubungkan dengan kabel telepon, tetapi dihubungkan melalui satelit
komunikasi. Satelit adalah suatu stasiun pengulang yang ditempatkan di angkasa luar,
biasanya dengan ketinggian 150 km s.d. 36.000 km dari permukaan bumi, yang
berfungsi untuk mengirim ulang sinyal atau data yang diterima. Satelit yang
memancar ulang sinyal transmisi telekomunikasi yang diterima dari salah satu stasiun
bumi ke seluruh daerah yang dicakup oleh satelit disebut satelit komunikasi.
Sedangkan satelit yang mengirimkan kembali data yang diterima ke bumi berupa
informasi yang dilihat oleh sensor satelit, misalnya: data-data tentang panas bumi,
cuaca, gambar bumi, disebut satelit penginderaan. Saat ini satelit terus berkembang
fungsinya, tidak hanya untuk teknologi televisi tetapi juga untuk telepon, baik telepon
tetap maupun telepon bergerak. Kelebihan satelit terletak pada jangkauannya yang
tidak terhalang oleh kendala geografis. Telepon satelit terdiri dari beberapa jenis,
yaitu sebagai berikut.

Telepon satelit tetap, yaitu telepon satelit yang tidak dilengkapi dengan peralatan
unit bergerak. Telepon ini ditempatkan di suatu tempat tertentu, seperti di atas meja
atau di dinding.

Telepon satelit bergerak, yaitu telepon satelit yang ditempatkan pada unit yang
bergerak, misalnya pada telepon mobil, telepon kapal atau telepon genggam (HP).
Telepon pasti, merupakan aplikasi tetap dari layanan telekomunikasi bergerak
berbasis satelit. Layanan telepon pasti menggunakan sistem AceS, yakni sebuah
sistem telekomunikasi bergerak regional pertama yang dirancang khusus untuk
kawasan Asia Pasifik.

Fungsi- fungsi peralatan telepon:

1. Gagang telepon atau handset terdiri dari dua ujung, yaitu receiver atau bagian
pendengaran dan multipiece atau bagian yang dipakai untuk bicara.
2. Cord atau kabel penghubung gagang telepon.
3. Induk telepon atau papan nomor telepon, yaitu papan yang berfungsi untuk
menuliskan nomor telepon.
4. Tombol call forwarding/do not disturb (FWD/DND), yaitu tombol yang berfungsi
untuk memindahkan panggilan ke nomor ekstensi lainnya.
5. Tombol konferensi, yaitu tombol ini berfungsi pada saat Anda hendak melakukan
pembicaraan telepon dengan tiga orang pada saat yang bersamaan.
6. Tombol SNR (Saved Number Redial), yaitu tombol yang berfungsi untuk
mengulang kembali nomor telepon yang telah disimpan di SNR.
7. Tombol LNR (Last Number Redial), yaitu tombol yang berfungsi untuk memutar
kembali nomor terakhir Anda melakukan hubungan telepon.
8. Tombol flash, yaitu tombol yang berfungsi untuk mendapatkan nada pilih.
9. Tombol hold, yaitu tombol yang berfungsi untuk menunda percakapan tanpa
memutuskan hubungan.
10. Tombol redial, yaitu tombol yang berfungsi untuk mengulang kembali nomor
terakhir kita menelepon setelah pesawat telepon dimatikan.
11. Tombol pause, yaitu tombol yang berfungsi untuk menghentikan sementara
percakapan telepon.
12. Tombol speaker phone, yaitu tombol yang berfungsi untuk mendengarkan suara
orang yang Anda telepon, tanpa mengangkat gagang telepon.
13. Tombol transfer, yaitu tombol yang berfungsi untuk memindahkan panggilan dan
menghapus program.
14. Tombol interkom, yaitu tombol ini akan menyala jika ada hubungan telepon
antara nomor ekstensi yang satu dengan ekstensi lainnya.
15. Tombol auto/memory, yaitu tombol yang berfungsi bila Anda ingin memanggil
nomor telepon yang telah diprogram.
16. Tombol auto answer, yaitu tombol yang berfungsi untuk mengangkat telepon
tanpa harus mengangkat handset atau menekan tombol speaker phone.
17. Tombol pengatur suara speaker, yaitu tombol yang berfungsi untuk mengatur
tinggi rendah volume suara. Bila pada posisi H (High), berarti volume suara
tinggi, bila posisi L Low) berarti posisi suara rendah.
18. Tombol memori, yaitu tombol yang berfungsi untuk mencatat nomor telepon
yang telah disimpan dalam program speed dialing.
19. Kartu nomor telepon, yaitu tombol yang berfungsi untuk menuliskan
nomor-nomor ekstensi atau nomor-nomor ruangan lainnya yang ada.
20. Layar tampilan, yaitu layar untuk menampilkan nomor telepon/nomor ekstensi
yang dipanggil, juga menampilkan hari, tanggal, bulan, tahun, waktu/jam, dan
lain-lain.

Jenis-jenis pesawat telepon berdasarkan letaknya:

Ada 4 jenis pesawat telepon dilihat dari letak, yaitu sebagai berikut.

1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.

2. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau
tembok.
3. Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yaitu telepon yang dipasang dalam mobil,
kapal, atau pesawat.
4. Telepon genggam ( handphone), yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke
mana-mana, biasanya digenggam di tangan, diletakkan di tas, atau di kantong
baju/celana.

Kelemahan-kelemahan berkomunikasi melaui telepon.

1. Tidak leluasa dalam berbicara
2. Tidak dapat memberikan atau meminta barang tertentu atau tidak dapat
melakukan transaksi langsung.

10. Perbedaan PABX dengan PMBX:

PABX (Private Automatic Branch Exchange), merupakan sistem hubungan

telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon
dapat melakukan panggilan telepon langsung terhadap nomor telepon yang dituju
dengan cara menekan nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar, kemudian
menekan nomor telepon yang dituju.
 PMBX (Private Manual Branch Exchange), merupakan sistem hubungan telepon
yang pengoperasiannya melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon melakukan
panggilan telepon melalui operator dengan cara menekan nomor khusus operator
terlebih dahulu, kemudian dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar
yang dituju. Hubungan telepon adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh
melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/berita/pesan dari satu
pihak kepada pihak lain.

Jenis Hubungan Telepon :

Bila ditinjau dari jarak jangkauannya, hubungan telepon dapat dikelompokkan

menjadi empat kelompok, yaitu sebagai berikut.
1. Hubungan intern, yaitu hubungan telepon yang dilakukan di dalam suatu kantor
atau organisasi, antarunit kerja dalam suatu kantor.
2. Hubungan lokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan pada satu lingkup
daerah tertentu dalam satu kota. Dalam hubungan telepon satu kota ini, penelepon
tidak perlu menggunakan kode area/wilayah tempat yang dituju.
3. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan antarkota atau
antarprovinsi, dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan telepon ini,
penelepon harus terlebih dahulu memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju,
kemudian diikuti nomor telepon yang dituju. Contoh: Sari akan melakukan
hubungan interlokal ke Kota Cirebon. Langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut.
1) Menekan nomor kode wilayah Cirebon, yaitu: 0231
2) Menekan nomor telepon yang dituju, misalnya: 206196, Jadi, Sari menekan
angka-angka: 0231206196, ditulis (0231)206196 atau 0231-206196.

Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dari satu negara ke negara lain.
Pada saat penelepon akan melakukan hubungan internasional, terlebih dahulu harus
menekan nomor 001 atau 008, kemudian tekan nomor kode negara, tekan nomor kode
wilayah, kemudian putar nomor telepon yang dituju.

Hal yang perlu diperhatikan dalam etika bertelepon:

Secara umum ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etika bertelepon di
kantor, yaitu sebagai berikut.
1. Siapkan selalu alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan
pesan-pesan yang diterima dan harus dicatat.
2. Pegang gagang pesawat telepon. Dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara
menjadi jelas terdengar dan suara yang diterima juga jelas.
3. Usahakan bunyi napas teratur dengan baik, sehingga pada saat berbicara tidak
terdengar desah napas atau suara mendengus di telepon.
4. Hindari menggunakan kata “Halo“ saat membuka percakapan. Kata ”Halo”
terkesan santai dan sok akrab, sehingga kurang tepat digunakan dalam
berhubungan telepon di lingkungan kantor.
5. Berusahalah menyimak dengan baik yang dibicarakan penelepon. Fokuslah pada
hal-hal yang dibicarakan.
6. Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon. Berilah kesan bahwa
orang yang diajak berbicara diperhatikan, seolah-olah sedang berhadapan
langsung.
7. Berbicaralah dengan sikap menyenangkan. Hindari kata-kata yang dapat
menyinggung perasaan, walaupun mungkin Anda mendapat perlakuan yang
kurang menyenangkan melalui telepon. Berusahalah untuk menahan diri agar
tetap sabar, tidak terpancing emosi, tetap ramah dan sopan dalam melakukan
hubungan telepon dengan siapa pun.
8. Berbicaralah dengan tempo suara yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu
cepat dan tidak terlalu lambat. Sehingga apa yang dibicarakan bisa didengar dan
disimak dengan baik dan benar.
9. Seorang penelepon sebaiknya mengetahui nama siapa yang akan ditelepon,
jabatannya, dan perusahaannya. Saat telepon tersambung, penelepon harus
menyebutkan nama dan jabatan orang yang dihubungi/dituju. Dengan demikian
penelepon terlihat sudah siap melakukan hubungan telepon.
10. Jangan menggunakan pesawat telepon kantor untuk kepentingan pribadi. Apabila
terpaksa harus menggunakan telepon kantor karena ada urusan keluarga yang
penting, gunakanlah dengan bijaksana sehingga tidak mengganggu tugas-tugas
kantor.
11. Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat
dibantu. Contoh: “Mungkin masih ada lagi yang bisa kami bantu, Pak/Bu?” Bila
tidak ada, segera ucapkan terima kasih dan sampaikan salam penutup.

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh petugas telepon:

1. Siapkanlah formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta letakkan di dekat
pesawat telepon. Ini agar saat berbicara, Anda tetap dapat mencatat pesan.
2. Buatlah daftar khusus nomor-nomor telepon penting yang dibutuhkan dan selalu
letakkan di meja kerja, untuk memudahkan bila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk
memegang pulpen, berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon.
4. Pahamilah bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal,
baik dalam maupun luar negeri, kemudian catat lamanya pembicaraan serta
tanyakan biaya ke kantor telepon.
5. Jangan banyak menggunakan telepon untuk keperluan pribadi.
6. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah
kata-kata yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur. Tidak
ada salahnya berbicara dengan tersenyum dalam bertelepon.
7. Berusahalah untuk cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan
bahwa penelepon diperhatikan dan dibantu.
8. Jangan memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon.
9. Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pembicaraan pada masalah yang
penting, usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar.
10. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi.
11. Usai bertelepon, letakkan gagang telepon pada tempatnya.

Yang bertugas menangani telepon:

Operator telepon
Resepsionis
Sekretaris
Langkah-langkah mentransfer hubungan telepon:
1. Beritahu penelepon apa yang sedang Anda lakukan.
2. Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju, tanyakan
terlebih dahulu kepada pihak yang dituju, apakah dapat menerima telepon atau
tidak.
3. Apabila harus menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk, bicaralah
segera pada si penelepon untuk menjelaskan situasinya, dan tanyakan apakah
masih mau menunggu atau akan menelepon kembali.
4. Apabila si penelepon tetap masih mau menunggu, segera beritahukan kepada
penerima telepon, bahwa si penelepon masih mau menunggu.
5. Setelah penerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya,
barulah operator/resepsionis memindahkan sambungan teleponnya untuk
disambungkan ke penerima telepon, tetapi sebaiknya sebelum memindahkan
sambungan telepon, operator/resepsionis mengecek terlebih dahulu kepada si
penelepon, apakah pesawat teleponnya masih tersambung.
6. Lain halnya, apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima
telepon karena sedang sibuk dan belum bisa diganggu, bicaralah baik-baik
dengan penuh sopan dan mintalah kesediaan si penelepon untuk meninggalkan
nomor telepon yang dapat dihubungi.

Yang perlu dicatat dalam menulis pesan yang disampaikan oleh penelepon:
1. nama orang yang menelepon,
2. nomor telepon yang harus dihubungi,
3. hari, tanggal, dan jam berapa bisa menghubungi kembali untuk bertemu,
4. catat semua pesan pada secarik kertas atau pada kartu penerima pesan telepon
yang biasanya sudah disediakan kantor.

Contoh kalimat pembuka percakapan telepon:

”Selamat pagi! Di sini PT Kivani, ada yang bisa kami bantu?”
”Dengan Siti Fatimah PT Kivani di sini, ada yang bisa saya bantu?”
”Selamat siang! PT Kivani di sini?”

Etika bertelepon bisnis:

Hindari menggunakan kata “Halo“, Ada aturan tidak tertulis, bahwa ketika
menjawab telepon bisnis atau telepon yang berurusan dengan pekerjaan, dianjurkan
untuk tidak menggunakan kata “Halo“ karena kata ”Halo” tersebut terkesan tidak
formal. Sebagai gantinya, jawablah telepon dengan menggunakan nama perusahaan
atau nama Anda sendiri sebagai kalimat pembuka percakapan saat menerima telepon.
Contoh: “Selamat pagi, dengan Bobby di sini dari PT X, ada yang bisa saya bantu?”

Jangan membiarkan penelepon menunggu lama, Jika seseorang menelepon dan

Anda tidak dapat menjawab telepon tersebut karena sedang rapat dan belum bisa
diganggu, segeralah beritahu operator/resepsionis. Selanjutnya, operator/resepsionis
akan mengatakan pada si penelepon, misalnya: ”Kalau berkenan, agar dipersilakan
menelepon kembali beberapa saat kemudian, atau silakan meninggalkan nomor
telepon untuk dihubungi setelah rapat selesai.” Usahakan agar jangan membiarkan si
penelepon menunggu lebih dari 1 menit.
 Bijaksana menghadapi penelepon yang memaksa, Bila telepon sudah terlanjur
disambungkan, padahal Anda enggan menjawab atau belum bisa diganggu, katakan
saja dengan baik-baik, misalnya: “Saya masih rapat dan masih sibuk sampai jam 12
siang ini, selesai rapat nanti saya akan telepon balik.” Akan tetapi, jika si penelepon
tetap bersikeras ingin berbicara dengan Anda, katakan segera: “Mohon maaf, saya
benar-benar sibuk hari ini dan tidak punya waktu untuk bicara panjang lebar kali ini.“
Meninggalkan pesan pada voice mail, Bila hari ini Anda betul-betul sibuk dan tidak
bisa diganggu, ada cara untuk mencegah agar Anda tidak bisa dihubungi langsung,
yaitu menyiapkan pesan-pesan berupa voice mail pada pesawat telepon Anda.
Misalnya: “Mohon maaf, saya sedang di luar kantor, mohon meninggalkan pesan”
atau “Maaf, saya sedang sibuk belum bisa diganggu, jika berkenan mohon telepon
kembali setelah 2 jam.”

10. Hal-hal penting yang harus diperhatikan saat menerima telepon antara lain
sebagai berikut.

1. Ucapkan salam (selamat pagi, siang, sore) begitu Anda mengangkat gagang
telepon.Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. Kemudian sebutkan
nama Anda dan nama instansi/perusahaan Anda. Misal: “Selamat sore, saya
Lastri Editorial Erlangga, ada yang bisa saya bantu, Pak/Bu?”
2. Bila penelepon langsung menanyakan orang yang ditujunya, misalnya: ”Bisa
bicara dengan Bapak Susilo?” Maka sebelum Anda menjawab pertanyaan
penelepon tersebut,sebaiknya Anda tanyakan terlebih dahulu namanya. Misal:
“Maaf, dengan siapa saya bicara?”
3. Setelah jelas identitas si penelepon, baru Anda menjawab pertanyaan penelepon
tersebut,dengan menanyakan terlebih dahulu kepada Bapak Susilo bahwa ada
yang ingin berbicara dengannya. Setelah Bapak Susilo memberi jawaban bahwa
ia bersedia, segeralah telepon disambungkan.

Sebelum seseorang dapat menerima panggilan telepon masuk, ia harus terlebih

dahulu mengetahui tujuan dari menerima panggilan telepon masuk. Tujuan-tujuan
tersebut antara lain:

1. menanyakan informasi,
2. memberikan informasi,
3. meninggalkan pesan, dan
4. persoalan pribadi.

7 sikap yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon (dikenal dengan istilah
“7 C“), yaitu sebagai berikut.
1. Caring, yaitu memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat semua isi
pembicaraan penelepon.
2. Committed, yaitu merasa terikat dengan organisasi/perusahaan, tidak
melemparkan masalah kepada orang lain atau lepas tanggung jawab, dengan
alasan karena bukan tugas/urusan Anda. Contoh: “ Maaf, saya tidak mengerti
masalah tersebut, coba saja Bapak menghubungi Pak Indra.“
3. Confident, yaitu penuh keyakinan dalam mengatasi persoalan yang timbul.
Petugas penerima telepon tidak perlu bersikap merendahkan diri sendiri, misalnya
dengan mengatakan: “Maaf, saya hanya petugas resepsionis.“ atau; “Maaf, saya
hanya karyawan biasa tidak bisa berbuat apa-apa.“ Sebaiknya jawablah semua
telepon masuk dengan penuh keyakinan, seperti: “Baik Pak, saya akan sampaikan,
mohon maaf saya ingin tahu nomor telepon dan nama Bapak, agar saya dapat
menghubungi Bapak lebih lanjut.“ “Baik, segera saya sambungkan ke bagian
produksi.“
4. Considerate, yaitu mempunyai sikap bersahabat dan menjaga emosi penelepon.
Contoh: “Baik Bu, secepatnya saya sampaikan pesan Ibu kepada
pimpinan.“ “Dengan senang hati saya akan mengabari Bapak lagi, setelah
pimpinan pulang dari luar kota.“ Atau bisa juga dalam percakapan telepon Anda
menyebut nama si penelepon.
5. Controlled, yaitu mampu menjaga dan mengontrol emosi pada saat penelepon
marah/kecewa karena ada masalah dengan kantor Anda. Anda harus tetap
bersikap baik dan bijaksana. Contoh: “Kami mohon maaf atas kesalahan
pengurusan dokumen Bapak kemarin, kami usahakan hari ini selesai
semua.“ atau “Kami mohon maaf atas keterlambatan pencairan tagihan Bapak,
kami usahakan hari ini sudah ditransfer ke rekening Bapak.“
6. Creative, yaitu kemampuan untuk menemukan cara yang efektif dalam bekerja,
seperti: mencatat dan menyimpan (sesuai abjad) nama-nama dan nomor telepon
para relasi perusahaan. Menyiapkan buku khusus untuk mencatat semua telepon
masuk dan pesan-pesannya, menyediakan buku petunjuk kode-kode wilayah dari
Telkom atau dari Indosat, untuk memudahkan Anda melakukan hubungan
interlokal, SLI, dan SLJJ.
7. Contagious, yaitu selalu memelihara keakraban, kegembiraan, kesejukan, dan
kedamaian kepada penelepon.

Langkah-langkah dalam menerima panggilan telepon masuk:

1. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.

2. Jangan membiarkan telepon masuk berdering “lebih dari 3 kali“.
3. Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar, agar bisa lebih akrab,
panggillah si penelepon dengan namanya, sehingga akan terjalin suasana
keakraban.
4. Berbicara di pesawat telepon harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara,
antara lain dengan memperhatikan hal-hal berikut.
5. Berbicara dengan kecepatan yang normal, tidak tergesa-gesa.
6. Berbicara layaknya sedang berhadapan langsung dengan lawan bicara.
7. Aturlah nada suara yang sedang, tidak terlampau tinggi dan keras.
8. Berbicaralah dengan ramah, bersahabat, dan penuh perhatian, sehingga
memberikan kesan bahwa Anda ingin membantu penelepon.
9. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan
sekali-sekali memotong pembicaraan.
10. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian serta jangan
memotong pembicaraan.
11. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelepon kurang jelas,
karena kurang sopan.
12. Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan
penelepon dan segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
13. Apabila pihak penelepon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera
operator, resepsionis, atau sekretaris meminta waktu sebentar untuk konfirmasi
dengan pimpinan apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan.
14. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup,
biarkan penelepon meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu,
setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon Anda.

Cara menangani panggilan telepon masuk yang sudah dikenal oleh sekretaris:
Berhubung penelepon sudah dikenal, sekretaris harus bersikap lebih ramah dan
bersahabat, tetapi tetap tidak meninggalkan etika bertelepon. Langkah-langkah formal
seperti menanyakan maksud dan tujuan, sudah tidak perlu dilakukan lagi.
langkah-langkah menghadapi penelepon yang mempunyai kedudukan yang setingkat
atau lebih rendah dari pimpinan:
1. Menyebutkan identitas diri dan nama perusahaan.
2. Mengucapkan salam.
3. Menanyakan “Ada yang dapat saya bantu? “ atau “Ingin bicara dengan siapa?“.
4. Setelah mengetahui siapa yang ingin berbicara, segeralah dihubungkan dengan
pimpinan, sambil menyebutkan nama penelepon yang ingin berbicara tersebut.

Teknik Mengangkat Telepon:

1. Mengangkat Telepon
2. Saat menerima telepon, angkat gagang pesawat telepon dengan tangan kiri,
sementara tangan kanan siap dengan alat tulis dan buku catatan.
3. Memberi Salam Kepada Penelepon
Contoh : “Selamat pagi, PT Danareksa di sini.”
“Selamat siang, saya Kinanti dari PT Danareksa.”
Apabila telepon datang dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat
menjawab sebagai berikut. “Dengan Luna dari bagian pemasaran di sini.“ atau
“Pesawat 212, selamat sore!”
4. Menanyakan Identitas Penelepon
Apabila penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat
bertanya sebagai berikut. “Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya
berbicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut “Siapa ini? Anda siapa? Siapa, ya,
yang bicara ini?”
5. Menanyakan Keperluan Penelepon
Contoh: ”Ya, Ibu Rani, ada yang bisa saya bantu?”
6. Menghubungkan Penelepon dengan Pihak Penerima Telepon
7. Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi karena si penelepon akan sangat
kecewa apabila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendakinya.
Contoh: Antara GITA dengan DITA. Yang akan dihubungi adalah GITA, tetapi
penerima telepon menyampaikan keinginan bertelepon kepada DITA. Penelepon
sebaiknya mengeja huruf demi huruf nama orang yang akan dihubunginya sesuai
urutan alfabet, sehingga terhindar dari kesalahan.
Jawaban taktis dan bijaksana dalam menerima telepon:

Pimpinan sedang seminar : Bapak pimpinan sedang ke luar kota.

Pimpinan sedang menelepon : Bapak pimpinan sedang berbicara di saluran telepon
lain atau sedang online.
Pimpinan sedang sakit : Bapak pimpinan sedang tidak di kantor untuk 1
atau 2 hari ini.
Pimpinan sedang rapat dengan staf ahli: Bapak pimpinan tidak sedang di tempat
sekarang, tetapi beliau akan segera kembali.

Cara menangani penelepon yang salah sambung

Kadang-kadang kita menerima telepon salah sambung. Artinya, nomor yang diputar
atau ditekan penelepon salah. Kita dapat mengatakan, antara lain:
1. ”Maaf, Anda salah sambung, di sini kantor pajak, cobalah Anda putar kembali
nomor telepon yang Anda tuju.”
2. ”Maaf Pak, ini PT Kivani.”
3. ”Maaf, di sini bukan bagian pemasaran, apakah Ibu mau disambungkan ke
pemasaran?”

Cara pengisian blocknote dan LPT:

1. Mencatat semua pesan yang masuk dengan rapi dan jelas.

2. Membubuhi tanggal, bulan, dan tahun serta jam pesan tersebut datang.
3. Mencatat identitas lengkap penelepon dan nama perusahaannya.
4. Bila memungkinkan, mintalah nomor telepon pribadi atau nomor HP, untuk
memudahkan pimpinan menghubungi kembali bila diperlukan.
5. Letakkan catatan pesan-pesan tersebut di meja pimpinan atau di meja karyawan
yang berhakmenerima pesan-pesan tersebut agar dapat segera dibaca dan
ditindaklanjuti.

10. Ciri-ciri penelepon dengan nada mengancam:

1. Si penelepon tidak menyebutkan salam.

2. Si penelepon kurang sopan dalam berbicara.
3. Kalimat-kalimat yang disampaikan si penelepon tidak jelas arah pembicaraannya.
4. Si penelepon berbicara dengan nada memaksa.
5. Si penelepon memaksa ingin berbicara dengan pimpinan.

Langkah-Langkah Menelepon:

1. Seorang petugas telepon terlebih dahulu harus mengetahui apa tujuannya

melakukan panggilan telepon, yaitu dengan mengajukan pertanyaan sebagai berikut.
Mengapa saya menelepon?
Dengan siapa saya ingin berbicara?
Informasi apa yang saya perlukan atau saya dapatkan?
Apakah memerlukan tindak-lanjut?
2. Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibicarakan.
3. Siapkan nomor telepon yang akan dituju, jangan sekali-sekali mengangkat gagang
pesawat telepon sebelum nomor telepon yang dituju siap diputar.
4. Pulpen/pensil dan kertas harus selalu siap tersedia pada saat melakukan hubungan
 telepon.
5. Angkatlah gagang pesawat telepon dan tekan nomor telepon yang akan dituju
dengan menggunakan jari telunjuk.
6. Hindari menekan atau memutar nomor telepon dengan menggunakan benda lain,
seperti: pulpen, pensil, atau benda-benda lain.
7. Dengarkan nada panggil.
8. Lakukan panggilan.
9. Apabila tidak ada nada sambung, mungkin ada ganggguan atau nomor telepon yang
dituju sedang dipakai atau sedang sibuk, segera letakkan kembali gagang pesawat
telepon dengan perlahan dan hati-hati. Tunggu beberapa saat, kemudian cobalah
lakukan panggilan telepon kembali sampai tersambung. Apabila telepon sudah
tersambung, katakan segera:
1) Salam pembuka, misalnya: selamat pagi/siang/sore.
2) Sebutkan nama instansi/kantor yang Anda hubungi dan nomor telepon yang dituju,
untuk meyakinkan bahwa Anda tidak salah sambung, sehingga pembicaraan
selanjutnya dapat berjalan dengan baik.
10. Sebutkan nama yang diajak berbicara sesering mungkin, apabila sudah
mengenalnya. Hal ini hanya untuk lebih menjalin keakraban dan yang diajak
berbicarapun akan merasa dihargai.

l. Segera lakukan bisnis atau utarakan dengan baik dan sopan maksud serta tujuan
menelepon.
Apabila pembicaraan harus ditindaklanjuti, aturlah tindaklanjutnya.
Tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup serta letakkan
gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. Ingatlah, hindari tindakan
yang dapat merusak pesawat telepon, misalnya mengetuk-ngetuk pesawat telepon atau
menekan nomor telepon dengan keras, karena kesal berkali-kali tidak ada nada
sambung. Sikap demikian tidak menunjukkan sikap yang baik dan santun.

2. Alasan mengapa kita perlu membiasakan diri tersenyum saat menelepon adalah
dengan tersenyum nada suara anda pun akan terdengar smiling voice sehingga
menambah keakraban dalam bertelepon serta memberikan image yang baik bagi
perusahaan.

3. Kalimat pertama yang diucapkan saat menelepon mencari data adalah Sebutkan
dahulu identitas dan kantor, kemudian baru sebutkan maksud dan tujuan Anda
menelepon. Contoh : ”Selamat pagi! Saya Davina dari Multivision Plus, bisakah saya
berbicara dengan Dude Herlino?”

5. Direktori Telpon:
Direktori telepon adalah kumpulan catatan nomor-nomor telepon dan alamatnya.
Buku direktori ini umumnya disimpan di dekat pesawat telepon untuk memudahkan
seseorang melakukan hubungan telepon.

Buku telepon, yaitu buku kumpulan data informasi yang berhubungan dengan
telepon, seperti data-data nama perorangan, nama perusahaan swasta maupun
pemerintah, nama lembaga-lembaga, lengkap dengan alamat dan nomor telepon
tercantum.
 Buku telepon umum, yaitu buku telepon yang dikeluarkan oleh PT Telkom, yang
memuat namanama, nomor telepon, dan alamat dari semua pelanggan PT Telkom,
serta memuat juga berbagai petunjuk tata cara penggunaan telepon.

Yellow pages, yaitu bagian dari buku telepon yang dikeluarkan PT Telkom, tetapi
terpisah yang sering disebut “halaman kuning“. Di dalam halaman kuning ini
biasanya memuat data-data perusahaan dan data ini sama dengan data yang terdapat
pada Buku Petunjuk Telepon (BPT). Agar perusahaan Anda bisa dimuat di yellow
pages, Anda harus menyerahkan company profile (data-data perusahaan) dan
mengajukan permohonan terdaftar di yellow pages ke alamat:

PT Infomedia Nusantara
Jln. RS. Fatmawati No. 77−81 Gedung DAPENUSA, Jakarta Selatan.
Buku telepon khusus, yaitu buku yang memuat nama-nama perorangan, nama instansi,
atau perusahaan, lengkap dengan alamat, nomor telepon,
nomor handphone pihak-pihak yang terkait, sehingga setiap saat dapat dipergunakan
dengan cepat.
Buku telepon khusus antara lain memuat:
1) nama, alamat, dan nomor telepon para nasabah,
2) daftar nama-nama dari para rekanan atau pelanggan,
3) daftar nama-nama instansi yang berkaitan dengan tujuan dari perusahaan,
4) daftar nama-nama agen perjalanan,
5) daftar nama-nama pejabat/pimpinan yang ada di lingkungan perusahaan,
6) daftar nama-nama satuan kerja atau unit kerja yang ada di dalam perusahaan
yang memuat nomor telepon setiap unit kerja apabila masing-masing unit kerja
memiliki pesawat telepon eksternal,
7) nomor kode hubungan internal bila masing-masing unit kerja memiliki pesawat
internal, misalnya:
a. Direksi 00
b. Bagian Keuangan 04
c. Staf Direksi 01
d. Divisi Produksi 05
e. Sekretaris Direksi 02
f. Bagian Umum 06
g. Bagian Direksi 03
h. Bagian Perbekalan 07
8) nomor telepon khusus yang sewaktu-waktu dapat dihubungi apabila terjadi
sesuatu yang bersifat darurat, misalnya:
a. Kantor kepolisian
b. Kantor Perusahaan Listrik Negara
c. Kantor pemadam kebakaran
d. Ambulance

6. Jenis panggilan telepon:

1. On Line, yaitu suatu keadaan di mana telepon yang dituju sedang dipakai.
Biasanya yang mengatakan on line adalah operator telepon atau resepsionis.
2. Collect Call/ Transferred Charge Calls, yaitu percakapan telepon yang diminta
seseorang, di mana pembayaran pulsa teleponnya dibebankan kepada penerima
telepon atau kepada pemilik nomor telepon yang dituju.
3. Long Distance Calls, sering juga disebut hubungan interlokal, yaitu percakapan
telepon dengan tujuan ke kota/wilayah lain tetapi masih dalam satu negara.
4. City Calls, biasa disebut hubungan lokal, yaitu percakapan telepon yang
dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalam satu kota/wilayah.
5. Personal Calls, yaitu kegiatan menelepon melalui operator telepon, di mana
telepon hanya akan disambungkan kepadanya bila orang yang dituju ada, dicatat
sebagai beban biaya pribadi.
6. SLI ( Sambungan Langsung Internasional), yaitu hubungan telepon ke luar negeri.
Contoh: dari Indonesia ke Singapura. Caranya: tekan 001 – tekan kode negara –
tekan kode wilayah – tekan nomor telepon yang dituju.
7. SLJJ ( Sambungan Langsung Jarak Jauh), yaitu hubungan telepon jarak jauh.

Caranya:

• putar atau tekan nomor 100,

• setelah operator menjawab, segera sebutkan nomor telepon Anda,
• sebutkan nama kantor Anda,
• sebutkan nama kota dan nomor telepon yang dituju,
• sebutkan jenis permintaan yang dikehendaki, biasa atau segera.

1. International Direct Dial Calls (IDD Calls), biasa disebut hubungan internasional
atau overseas call, yaitu permintaan percakapan telepon jarak jauh antarnegara
(dari satu negara ke negara lain) dengan memutar nomor awalan internasional,
kode negara, dan nomor regional Negara yang dituju. Hubungan ini dilakukan
melalui operator telepon.
2. Extension/ Interline, yaitu menelepon dengan menggunakan nomor extension,
yaitu sambungan telepon dari luar perusahaan/instansi ke nomor telepon yang
terdapat di dalam perusahaan/instansi. Misalnya: ada telepon masuk meminta
disambungkan ke bagian lain dengan nomor extension 234.
3. Direct Line, yaitu percakapan telepon yang dilakukan seseorang dari luar
perusahaan tanpa melalui operator telepon. Penelepon langsung dapat memutar
nomor telepon yang dituju.
4. House Phone, yaitu suatu fasilitas telepon yang disediakan untuk tamu, biasanya
di lobi hotel. Gunanya agar para tamu dapat menghubungi langsung nomor
telepon yang ada di dalam hotel tersebut. Misalnya: menelepon ke nomor kamar
tamu yang dituju.
5. Incoming Calls, yaitu menerima sambungan telepon dari luar perusahaan melalui
operator telepon perusahaan. Jika ada incoming calls, tombol saluran akan
menyala, lalu tekan dan tanyakan ingin berbicara dengan siapa. Setelah mendapat
jawaban, segera sambungkan ke nomor yang dituju.
6. Out Calls, yaitu sambungan telepon dari dalam kantor ke luar kantor.
7. Toll Free Calls, yaitu percakapan telepon di luar atau di dalam negeri dengan
sistem pelayanan otomatis, di mana biayanya ditanggung/dibebankan pada orang
yang dipanggil. Toll free calls ini biasanya digunakan di lingkungan bisnis.
8. Person To Person Calls, yaitu permintaan percakapan telepon dengan pesan agar
9. disambungkan dengan orang tertentu.
10. Department To Department, yaitu sambungan telepon yang terjadi di
lingkungan/di dalam perusahaan, antara departemen satu dengan departemen
yang lain.
11. Fixed Time Calls, yaitu fasilitas untuk dihubungkan dengan orang tertentu pada
waktu yang telah ditentukan. Fasilitas ini dapat digunakan jika sebelumnya Anda
telah mendaftarkan diri ke operator telepon.
12. Telephone Credit Card, yaitu layanan telepon untuk seseorang yang
menggunakan kartu kredit, dengan memberikan nomor kartu kreditnya kepada
operator telepon. Tagihan akan dipungut melalui bank yang mengeluarkan kartu
kredit tersebut.
13. Charge Advisory Calls, yaitu layanan telepon untuk mengetahui biaya dan
lamanya
14. percakapan telepon, ditanyakan melalui operator telepon.
15. Temporary Transfer Calls, yaitu kesepakatan yang dibuat seseorang dengan
kantor telepon untuk mentransfer nomor telepon ke nomor telepon lain secara
otomatis pada suatu saat tertentu.
16. w. Freefone ( bebas pulsa), yaitu fasilitas yang disediakan kantor telepon yang
memungkinkan pelanggan untuk menelepon suatu perusahaan tanpa membayar,
karena beban tagihan telepon ditanggung oleh perusahaan telepon tersebut.

Faktor yang menghambat dalam menelepon dari segi pemakai:

a) Berbicara berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.

b) Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.
c) Berbicara terlalu cepat.
d) Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain.
e) Berbicara sambil bersenda gurau.
f) Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.
g) Berbicara dengan desah nafas terdengar.
h) Letak gagang pesawat telepon terlalu ke atas atau ke bawah.

11.Faktor yang menghambat dalam menelepon dari segi alat:

a) Suara berisik tidak jelas.

b) Suara hilang-timbul.
c) Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak.
d) Tidak terdengar nada sambung.
e) Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung.