PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

Materi pertemuan ke 12 :
PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON
 Peralatan Komunikasi Melalui Telepon
 Jenis Telepon pada Suatu Organisasi
 Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Melalui Telepon
 Etika Berkomunikasi Melalui Telepon
 Prosedur Penanganan Informasi secara Lengkap dan Tepat
 Perawatan Telepon
 Kerusakan Telepon

APERSEPSI

P eralatan komunikasi lebih dikenal sebagai media komunikasi. Association for

Education and Communication Technology (AECT), mendefinisikan kata media sebagai
semua bentuk dan saluran yang digunakan untuk proses informasi. National
Education Association (NEA) mendefinisikan media sebagai segala benda yang dapat
dimanipulasikan, dilihat, didengar, dibaca, atau dibicarakan beserta instrumen yang
digunakan untuk kegiatan komunikasi. Peralatan atau media komunikasi merupakan alat
atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator (yang
menyampaikan pesan) kepada komunikan (yang menerima pesan). Media komunikasi
mempunyai peranan penting dalam komunikasi bisnis. Dengan media, komunikasi bisnis
dapat menjangkau relasi bisnis yang lebih luas. Peralatan atau media komunikasi juga
merupakan suatu sarana yang digunakan untuk memproduksi, mengolah, dan
mendistribusikan penyampaian suatu informasi. Secara sederhana, peralatan atau media
komunikasi berperan sebagai penghubung antara pihak yang melakukan komunikasi agar
informasi atau pesan tersampaikan secara efektif dan efisien.

1. Peralatan Komunikasi Melalui Telepon

Meskipun saat ini bermunculan smartphone yang sangat canggih, tetapi telepon
masih tetap memegang peranan yang sangat penting dalam komunikasi bisnis. Telepon
merupakan alat komunikasi jarak jauh yang dapat digunakan untuk mendengar suara secara
langsung dari komunikator kepada komunikan. Percakapan secara langsung ini sangat
penting bagi dunia bisnis untuk menghindari adanya salah persepsi jika kita menggunakan
pesan singkat ataupun e-mail. Dengan adanya telepon, antara komunikator dan komunikan

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176

 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

mampu menjalin hubungan yang sangat baik dalam dunia bisnis karena tidak membutuhkan
waktu yang terlalu lama untuk menunggu respon dari tiap-tiap individu.
Secara garis besar, pesawat telepon terdiri atas dua bagian, yaitu bagian dalam dan
bagian luar pesawat telepon. Tiap-tiap komponen telepon mempunyai peran yang vital.

a. Bagian dalam pesawat telepon, berupa unsur listrik yang terdiri atas :
1) Microphone, yaitu bagian dari mesin telepon yang berfungsi untuk mengirim suara.
2) Earphone, yaitu bagian telepon yang berfungsi menerima suara.
3) Converter, yaitu alat pemisah sinyal percakapan yang ditimbulkan oleh aliran listrik.
4) Diafragma, yaitu suatu bahan yang terbuat dari logam dan digantung pada tempat
dan ditahan oleh sebuah cincin penahan yang menghubungkan diafragma ke kotak
berisi karbon.
5) Kotak, berisi butir karbon yang bagian dari sirkuit yang mampu mengalirkan arus
listrik.
6) Power, yaitu arus listrik yang digunakan untuk memutuskan atau menghubungkan
sumber listrik.

b. Bagian luar pesawat telepon, merupakan perangkat keras yang sering kita lihat fisiknya,
terdiri atas :
1) Gagang telepon.
2) Tempat nomor telepon.
3) Tombol nomor telepon. Selain nomor dari 0 sampai 9 yang kita kenal untuk
menghubungi nomor penerima/komunikan, ada beberapa fungsi tombol lain yang
umumnya digunakan, yaitu :
a) FWD/DND, biasa dikenal sebagai forward atau dialihkan. Digunakan untuk
mengalihkan panggilan masuk.
b) Konferensi, digunakan untuk melakukan panggilan sekaligus dengan beberapa
orang.
c) Papan nomor telepon, untuk menuliskan nomor-nomor penting yang sering kita
tuju untuk mempermudah mengingatnya.
d) Saved Number Redial button (SNR), digunakan untuk mengulang kembali
nomor telepon yang disimpan di SNR.
e) Last Number Redial (LNR), digunakan untuk memutar kembali nomor terakhir
yang kita dihubungi.
f) Flash, digunakan untuk mendapat pilihan nada.
g) Hold, digunakan untuk menunda pembicaraan tanpa memutus telepon atau
biasa digunakan untuk menyambungkan kepada penerima telepon yang dituju.
h) Kartu memori, digunakan untuk mencatat telepon yang telah tersimpan di
speed dialing.
i) Transfer, digunakan untuk memindahkan panggilan atau menghapus program.
j) Pause, untuk menghentikan sementara pembicaraan selama telepon.
k) Speakerphone, digunakan untuk mendengarkan suara dari lawan bicara tanpa
perlu mengangkat gagang telepon.
l) Programmable feature button, digunakan untuk memanggil nomor tertentu
dengan menekan tombol tertentu dan harus diprogram terlebih dahulu.
m) Pengatur suara speaker, digunakan untu mengatur tinggi rendahnya volume
suara.

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176

 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

n) Co Line, jika ingin menelpon secara manual.

o) Auto answer, digunakan untuk mengangkat telepon tanpa harus mengangkat
handset atau menekan tombol speakerphone.
p) Intercom, tombol yang menyala jika ada hubungan telepon antara ekstensi satu
dengan ekstensi lainnya.

2. Jenis Telepon pada Suatu Organisasi

Telepon mempunyai berbagai jenis yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan
dari suatu organisasi, berikut adalah jenis-jenis telepon :
a. Ditinjau dari peletakannya.
1) Tablephone (telepon meja), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.

2) Wallphone (telepon dinding), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.

3) Handphone (telepon genggam), yaitu telepon yang dapat dibawa kemana-

mana/mobile.

b. Ditinjau dari kapasitas atau kemampuan peralatan digunakan.

1) Single line telephone (satu jalur), yaitu jenis telepon yang sering digunakan di rumah
dan menggunakan system tuts. Digunakan hanya untuk satu jalur telepon saja, tidak
dapat digunakan untuk menghubungkan telepon antar ruangan.

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176

 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

2) Multi-button telephone (banyak tuts), yaitu jenis telepon yang memiliki banyak jalur
sehingga dapat menghubungkan antar ruangan dengan menekan tombol tertentu.

3) Sistem hunting, yaitu jenis telepon yang mampu digunakan secara serentak untuk
beberapa saluran.

4) Loudspeaking telephone (telepon dengan speaker), yaitu jenis telepon yang tidak
perlu dipegang/mengangkat gagang telepon ketika berbicara.

5) Telepon IP (Internet Protocol), yaitu jenis telepon menggunakan teknologi internet

protocol dalam pengoperasiannya. Keunggulan dari telepon IP ini adalah dapat
memindahkan hubungan untuk mengganti suara, mengirim faks dan mengirim paket
video. Telepon IP menggunakan koneksi internet untuk mengirimkan data. Dalam

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176

 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

perkembangannya, layanan telepon IP bekerjasama dengan perusahaan TV kabel,

internet service providers (ISPs), dan operator layanan wireless.

6) Telepon konferensi/panggilan konferensi (conference call), adalah istilah yang

digunakan untuk panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran
telepon dalam waktu bersamaan. Conference call memungkinkan pengguna telepon
yang berbeda lokasi untuk berkomunikasi dan bertukar informasi. Pihak yang
ditelepon dapat berpartisipasi saat panggilan telepon dilakukan atau hanya
mendengarkan percakapan saja dan tidak bisa ikut bicara. Conference call seringkali
disebut ATC (Audio Tele-Conference).

7) Video Conference kini juga bisa menggunakan jejaring sosial yang menjadi bagian
perkembangan jenis baru dalam berinteraksi. Video streaming atau penyiaran dari
conference call memungkinkan audiens yang lebih luas untuk mengakses panggilan
tanpa harus memencet nomor telepon menuju bridge. Saat menggunakan teknologi
video conference, penelepon dapat saling melihat wajah masing-masing melalui
televisi dan mendengar suara satu sama lain melalui system pengeras suara.

8) Intercom, yaitu singkatan dari Intern Communication. Intercom sangat dibutuhkan di

perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom sama seperti
telepon, yang membedakan adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan
telepon berbayar (tidak terkena biaya) sehingga penggunaannya sangat hemat.

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176

 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

c. Ditinjau dari segi jarak jangkauannya.

Telepon dibagi menjadi 3 (tiga) jenis :
1) Hubungan Lokal, yaitu telepon yang hubungannya dilakukan pada lingkup daerah
tertentu biasanya satu kota/kabupaten atau wilayah sehingga tidak perlu memutar
kode area. Contoh, Anda adalah penduduk Jakarta menelepon warga Bekasi. Anda
cukup langsung menekan nomor telepon yang dituju, tidak perlu menekan tombol
kode area.
2) Hubungan Interlokal, yaitu jenis hubungan telepon yang cukup jauh atau di luar
area, biasanya antar kota atau bahkan antar provinsi tetapi masih dalam satu
Negara. Sambungan ini dikenal dengan Sambungan Langsung Jarak Jauh (SLJJ). Untuk
melakukan hubungan ini, harus menekan kode area yang dituju. Contoh, Anda posisi
berada di Jakarta, akan menghubungi kolega di wilayah Bandung. Anda wajib
menekan kode area 022 lalu menekan nomor telepon yang dituju.
3) Hubungan Internasional, yaitu jenis hubungan telepon berbeda negara. Untuk
melakukan hubungan telepon ini, seseorang harus menekan nomor kode Sambungan
Langsung Internasional (SLI) negara yang dituju.

3. Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Melalui Telepon

a. Kelebihan Telepon
1) Mampu berkomunikasi secara langsung dengan lawan bicara yang kita tuju dan
maksud dapat langsung tersampaikan dengan baik.
2) Hemat waktu, karena kita dapat melakukan kapan saja.
b. Kekurangan Telepon
1) Jika menggunakan telepon kabel tidak dapat dibawa ke mana-mana atau tidak
praktis.
2) Biaya telepon biasa cenderung lebih mahal dibandingkan telepon menggunakan
internet.

4. Etika Berkomunikasi Melalui Telepon

Dalam berkomunikasi tentunya ada etika yang harus dipatuhi, begitu juga dalam
berkomunikasi melalui telepon, terutama dengan rekan bisnis. Meski tidak bertatap
muka, tetapi lawan bicara mampu menilai kesopanan Anda dalam berkomunikasi. Berikut
beberapa etika telepon yang harus dipahami dengan baik :
a. Etika melakukan panggilan
1) Tekan nomor telepon dengan benar.
2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sementara tangan kanan digunakan untuk
memegang bolpoin/melakukan pencatatan jika diperlukan.

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176

 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

3) Letakkan gagang telepon + 3 cm dari mulut Anda.

4) Aturlah volume suara telepon anda, jangan terlalu keras/pelan.
5) Jika sudah terhubung, ucapkan salam sesuai waktu telepon.
6) Perhatikan intonasi suara.
7) Sampaikan tujuan anda dengan bahasa yang baik dan benar serta mudah
dipahami.
8) Dengarkan dengan baik ketika lawan berbicara, jangan menyela pembicaraan.
9) Jika dirasa cukup, ucapkan kembali salam.
10) Letakkan kembali gagang telepon sesuai dengan tempatnya untuk menghindari
panggilan masuk tidak terdeteksi.

b. Etika menerima panggilan

1) Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sementara tangan kanan memegang alat
tulis jika dibutuhkan catatan penting.
3) Ucapkan salam sesuai waktu dan sebutkan nama perusahaan serta nama Anda.
4) Atur suara, jangan bicara terlalu keras atau terlalu pelan.
5) Tanyakan hal-hal yang dapat dibantu.
6) Jika ingin menghubungi orang lain atau atasan Anda, segera hubungkan dengan
orang yang dimaksud.
7) Jika orang yang dimaksud tidak ada ditempat, tanyakan adakah pesan yang
dapat ditinggalkan.
8) Jika ada pesan yang ditinggalkan, konfirmasi kembali pesan tersebut secara
ringkas, tetapi tepat.
9) Jika pembicaraan selesai, tunggu penelepon menutup teleponnya dahulu untuk
menghindari kesan angkuh, atau tidak mau berbicara dengannya.
10) Ucapkan salam dengan tepat.

5. Prosedur Penanganan Informasi secara Lengkap dan Tepat

Untuk menghindari mis komunikasi antara pesan yang disampaikan penelepon
dengan pesan yang diterima, sebaiknya penerima telepon melakukan konfirmasi ulang
mengenai pesan yang
disampaikan. Oleh karena
itu, di dekat pesawat
telepon lebih baik
disediakan LPT/T (Lembar
Pesan Telepon/Tamu).
Biasanya disediakan oleh
customer service atau
operator telepon. LPT/T ini
harus segera disampaikan
kepada orang yang
dimaksud, atau diletakkan
pada tempat yang mencolok
agar segera ditindaklanjuti
penerima pesan.

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176

 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

6. Perawatan Telepon
Prosedur pemeliharaan yang harus dilakukan agar telepon tetap terjaga, terpelihara
dengan baik, dan tidak cepat rusak. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam
perawatan telepon, sebagai berikut :
a. Bersihkan pesawat telepon setiap hari menggunakan alat yang sesuai.
b. Letakkan gagang telepon dengan benar sehingga jika ada panggilan masuk, telepon
dapat berfungsi dengan baik.
c. Sediakan kartu perawatan atau kartu perbaikan.
d. Lakukan pemeriksaan kabel penghubung telepon ke sentral/kotak telepon.
e. Jika telepon mati atau ada kerusakan, hubungi bagian teknisi peralatan di
perusahaan.
f. Apabila teknisi perusahaan telah mencoba memperbaikinya dan tetap tidak
ditemukan solusinya, segera hubungi petugas telekomunikasi terdekat.

7. Kerusakan Telepon
Dalam memeriksa kerusakan alat komunikasi, terutama telepon, hendaklah di cek
terlebih dahulu jenis kerusakannya.
a. Kerusakan Lokal
Adalah kerusakan dan gangguan masih dalam lokasi perusahaan, misalnya kerusakan
pesawat telepon, gangguan kabel penghubung atau yang lainnya. dalam hal ini
kerusakan masih dapat diatasi langsung oleh petugas, teknisi perusahaan untuk
memperbaiki atau menggantinya.
b. Kerusakan Non Lokal
Adalah kerusakan yang disebabkan oleh jaringan telekomunikasi. Dalam hal ini,
petugas harus cepat dihubungi/melaporkannya ke kantor telekomunikasi terdekat.
Laporan dapat dilakukan secara tertulis atau lisan.

8. Prosedur Pelaporan
Dalam melaporkan kerusakan telepon, seorang operator telepon harus
menyampaikannya kepada petugas yang telah ditunjuk oleh perusahaan, sebagai berikut
:
a. Operator Telepon
Operator telepon harus melaporkan kerusakan telepon kepada teknisi secara tertulis
dan lisan dengan menyampaikan kartu perawatan/kerusakan telepon.
b. Teknisi Pelaksana
Pegawai teknisi perusahaan harus melaporkan kerusakan pesawat telepon kepada
pimpinan secara tertulis dan lisan dilengkapi dengan kartu perawatan peralatan.
Apabila kerusakan termasuk pada kerusakan nonlokal, teknisi harus membuat
laporan kerusakan pada dinas telekomunikasi.
c. Pimpinan Perusahaan
Tenaga teknisi harus melaporkan kerusakan telepon kepada pimpinan dan akan
memberikan rujukan kepada bagian keuangan untuk membeli komponen yang
dibutuhkan apabila kerusakan masuk pada kategori kerusakan lokal. Apabila
Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176
 PERALATAN KOMUNIKASI BISNIS TELEPON

kerusakan termasuk pada kategori kerusakan nonlokal, pimpinan akan memberikan

instruksi kepada bagian teknisi untuk segera melapor ke kantor telekomunikasi di
mana perusahaan berlangganan.
d. Bagian Keuangan
Setelah laporan kepada pimpinan dan memberi rujukan kepada bagian keuangan,
laporan kerusakan diserahkan kepada bagian keuangan untuk disiapkan
anggarannya.
e. Bagian Sarana dan Prasarana
Bagian sarana dan prasarana akan membeli atau menyediakan komponen yang
diperlukan untuk memperbaiki telepon.

Administrasi Transaksi XII BDP adeana.n1176