Materi Pelajaran Korespondensi Kelas X Administrasi

Perkantoran
A. Macam-Macam Hubungan Telepon

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh melalui alat elektronik dari
satu pihak kepada pihak lain.Apabila ditinjau dari segi jarak jangkauannya, hubungan telepon dapat
dikelompokkan menjadi empat macam sebagai berikut:

1. Hubungan Antar Bagian

Hubungan antar bagian (internal) merupakan hubungan langsung antara satu bagian dengan bagian
lainnya dalam satu kantor.

2. Hubungan Lokal

Hubungan lokal (setempat) merupakan hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan
dalam satu lingkup daerah tertentu atau dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan nomor
kode area yang dituju.

3. Hubungan Interlokal.

Hubungan interlokal merupakan hubungan telepon antara dua orang secara langsung dalam jarak yang
jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, tetapi tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini
penelepon terlebih dahulu harus menekan kode area yang dituju.Contohnya, apabila kita ingin menelepon ke
Yogyakarta, kita harus menekan terlebih dahulu nomor kode area untuk Yogyakarta, yaitu 0274.Setelah
menekan nomor kode area kemudian diikuti nomor telepon yang dituju.

4. Hubungan Internasional

Hubungan internasional (overseas call) merupakan hubungan telepon langsung jarak jauh dari
seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara lain. Permintaan hubungan
telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan lebih dahulu nomor 001 atau 008.Setelah itu, menekan
nomor kode negara, nomor kode area, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam hal melakukan
hubungan internasional, penelepon harus memperhatikan perbedaan waktu antar negara agar tidak menyalahi
etika bertelepon.Untuk melakukan hubungan diatas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon.
Sekarang, di Indonesia telah menerapkan sistem sambungan langsung jarak jauh (SLJJ) untuk hubungan
interlokal dan sistem sambungan langsung internasional (SLI) untuk hubungan internasional. Ditinjau dari cara
kerjanya, hubungan telepon dapat dibagi menjadi tiga kelompok sebagai berikut:

1. Hubungan Melalui Operator

 Hubungan telepon jika dilakukan melalui operator, penelepon menekan nomor operator sentral untuk
meminta hubungan perorangan. Berikan nama dan nomor telepon yang ingin dihubungi dan sebutkan juga
nomor telepon pesawat sendiri. Apabila sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral
akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk
berbicara.

2. Hubungan Langsung

Hubungan langsung jarak jauh dilakukan dengan cara penelepon berhubungan langsung tanpa melalui
operator. Dengan menekan kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh, penelepon dapat langsung
berbicara.

3. Hubungan Langsung dengan SMS

Hubungan langsung dengan SMS (short mesage service) dapat dilakukan sampai melintasi batas
negara dengan menggunakan layanan pesan pendek.Komunikasi melalui SMS dapat dilakukan secara tertulis
atau melalui suara (voice).

B. Jenis dan Fungsi Telepon Seluler

Mobile phone atau Telepon Seluler merupakan generasi lanjutan dari telepon. Telepon seluler (ponsel)
atau telepon genggam (telgam) atau handphone (HP) atau disebut pula adalah perangkat telekomunikasi
elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun
dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon
menggunakan kabel (nirkabel; wireless).
Saat ini Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for
Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Badan yang mengatur
telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI). Penemu sistem
telepon genggam yang pertama adalah Martin Cooper, seorang karyawan Motorola pada tanggal 03 April 1973,
walaupun banyak disebut-sebut penemu telepon genggam adalah sebuah tim dari salah satu divisi Motorola
(divisi tempat Cooper bekerja) dengan model pertama adalah DynaTAC. Ide yang dicetuskan oleh Cooper
adalah sebuah alat komunikasi yang kecil dan mudah dibawa bepergian secara fleksibel.

1. Fungsi dan Fitur Telepon Seluler

Selain berfungsi untuk melakukan dan menerima panggilan telepon, ponsel umumnya juga mempunyai
fungsi pengiriman dan penerimaan pesan singkat (short message service,SMS). Ada pula penyedia jasa telepon
genggam di beberapa negara yang menyediakan layanan generasi ketiga (3G) dengan menambahkan jasa
videophone, sebagai alat pembayaran, maupun untuk televisi online di telepon genggam mereka.
Sekarang, telepon genggam menjadi gadget yang multifungsi. Mengikuti perkembangan teknologi digital, kini
ponsel juga dilengkapi dengan berbagai pilihan fitur, seperti bisa menangkap siaran radio dan televisi, perangkat
lunak pemutar audio (MP3) dan video, kamera digital, game, dan layanan internet (WAP, GPRS, 3G). Selain
fitur-fitur tersebut, ponsel sekarang sudah ditanamkan fitur komputer.

Jadi di ponsel tersebut, orang bisa mengubah fungsi ponsel tersebut menjadi mini komputer.Di dunia
bisnis, fitur ini sangat membantu bagi para pebisnis untuk melakukan semua pekerjaan di satu tempat dan
membuat pekerjaan tersebut diselesaikan dalam waktu yang singkat.
2. Jenis Ponsel Berdasarkan Fungsinya

a. Ponsel Bisnis.

Ponsel jenis ini ditujukan untuk anda yang menginginkan perangkat bisnis dalam genggaman anda, biasanya
ponsel yang telah memiliki kemampuan ini tergolong ponsel pintar (smartphone). Beragai aplikasi bisnis
terdapat dalam ponsel ini dan dapat membuat pekerjaan kantor anda dapat dilihat dan dikerjakan dalam sebuah
ponsel.

b. Ponsel hiburan

Ponsel jenis ini merupakan ponsel berjenis multimedia, dimana semua aktivitas yang berhubungan dengan
musik, seni, foto, sosial dan lainnya dapat anda atasi dengan sebuah ponsel.Banyak Ponsel jenis ini yang
memiliki variannya tersendiri, seperti ponsel musik, ponsel kamera, dan ponsel jejaring sosial.

c. Ponsel fashion

Ponsel jenis ini lebih banyak mengandalkan tampilannya, dan dapat membuat pemiliknya sangat puas meskipun
dengan fitur yang terkesan sederhana. Tetapi dibalik itu semua, sebuah ponsel fashion dapat berharga berkali-
kali lipat dari harga ponsel tercanggih.Dewasa ini dapat ditemukan ponsel yang berharga lebih mahal dari harga
sebuah kendaraan, bahkan lebih mahal dari harga sebuah rumah.

d.Ponsel standar.

Ponsel jenis ini diperuntukan untuk anda yang menginginkan ponsel yang simpel, fitur yang disematkan dalam
ponsel ini merupakan fitur inti, tanpa teknologi baru yang disematkan.

3. Etika Bertelepon

Sebelum menggunakan telepon ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang pegawai, salah
satunya adalah Etika Bertelepon.Seorang pegawai, meskipun bukan operator telepon harus mengetahui etika
bertelepon. Seseorang yang mengetahui etika bertelepon berarti juga turut menjaga nama baik perusahaanya.
Etika Bertelepon sendiri berarti tata cara yang baik mengenai cara menelepon maupun menerima panggilan.

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umumnya adalah:

1. Mengangkat dengan segera apabila telepon berdering

2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
5. Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
6. Bertanya dengan bijaksana
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Meletakan gagang telepon dengan perlahan
10. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
11. Tidak berbicara dengan nada kasar atau membentak
12. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama
13. Tidak berbicara dengan orang lain ketika berbicara di telepon
14. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

Orang yang menerima telefon dengan sikap yang menyenangkan, akan memberikan kesan positif bagi
perusahaanya. Sikap hormat dan ramah ketika bertelepon merupakan hal yang sangat penting.Karena suara
merupakan cerminan pribadi si pelaku pembicaraan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika sedang berkomunikasi melalui telepon:

 1. Hati-hati ketika berkomunikasi ketika dalam kondisi lelah, karena secara tidak langsung nada kesal ini
akan terdengar ketika kita berbicara dengan orang lain. Jika memang harus mengangkat telepon,
usahakan agar tidak ada nada lelah tersebut tidak kentara.
2. Gunakanlah telepon perusahaan hanya untuk kepentingan kantor, jangan sampai persoalan individu
menggunakan fasilitas ini. Hal ini akan menjelekkan citra perusahaan, apalagi jika sampai telepon
kantor dijadikan tempat ngobrol, hal ini tentu saja sangat memalukan sekali.
3. Materi pembicaraan yang disampaikan hendaknya harus menyangkut urusan kantor.
4. Selain menggunakan bahasa yang resmi, santun, dan efektif, intonasi juga perlu diperhatikan. Kata-kata
yang menggunakan intonasi pastilah lebih menarik dibanding kalimat dengan nada yang lurus.
5. Pada saat menerima telepon dan kebetulan orang yang dituju tidak berada di tempat, maka seorang
pegawai harus bisa menanganinya dengan cara yang bijak. Dengan cara mencatat pesannya, diminta
menelepon kembali, menanyakan kesediaan untuk menunggu dan lain-lain.
6. Pandai-pandailah menangani orang yang salah sambung ketika menelepon, atau disalurkan kebagian
lain.
7. Jika sipenelepon tetap hendak berbicara dengan pimpinan. Sedangkan pimpinan tidak berada ditempat,
atau sedang rapat, maka penerima telepon harus pandai menyiasati masalah seperti ini.

4. Cara Menangani Telepon Masuk

Ketita telepon berdering sudah pasti si penelepon mempunyai maksud penting, maka hendaknya
penerima telepon secepat mungkin menangani telepon masuk tersebut.Jangan sampai si penelepon merasa tidak
nyaman karena menunggu lama atau bahkan memutuskan untuk menghentikan telepon tersebut. Penerima
telepon harus dapat menunjukkan bahwa kantor tersebut merupakan perusahaan yang profesional dengan cara
menangani telepon dengan sigap, dan profesional.

Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon adalah sebagai berikut:

1. Mengangkat telepon sesegera mungkin. Secara umum bila telepon sudah berdering sebanyak dua atau
tiga kali hendaklah penerima telephon segera mengangkat dan menjawab telepon tersebut. Jangan
biarkan si penelepon menunggu terlalu lama.
2. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis
serta kertas Lembar Pesan Telepon (LPT), namun bila pegawai menulis dengan tangan kiri, maka hal
kebalikannya yang berlaku.
3. Menyampaikan salam pembuka seperti assalamualaikum, atau selamat pagi, selamat siang, selamat
malam. Tidak lupa menyapa si penelepon dengan sebutan Bapak atau Ibu.
4. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.
5. Gunakan bahasa yang resmi, komuninakif (jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat)
6. Bersikap sopan, ramah, santun dan akrab.
7. Mencatat hal-hal penting dalam Lembar Pesan Telepon (LPT)
8. Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh. Sebaiknya mohon kepada
penelepon agar mengulangi kembali maksudnya.
9. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan
identitasnya dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
10. Menerima telepon dengan semangat meskipun pekerjaan sedang menumpuk.
11. Jika si penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.
Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara sabar, bijaksana dan jelas.
12. Dengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon.
13. Jawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat.

Berdasarkan hal diatas tadi dapat kita ringkas tugas sorang penerima telepon secara efektif bila memenuhi unsur
berikut ini.

1. Caring, memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.

2. Commited, perasaan terikat dengan organisasi, tidak melemparkan masalah yang patut diemban kepada
orang lain.
3. Confident, penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
4. Considerate, bersahabat, empati, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled, dapat menahan diri agar tidak terpancing emosi ketika berbicara dengan penelepon.
 6. Creative, bertindak dengan cara yang bijak dalalm menerima telepon.
7. Contagious, bersikap gembira, antusias, tenang bila berbicara pada penelepon.

Ketika melakukan percakapan via telepon, usahakan berbicara dengan suara yang baik,
phonogenic.Phonogenic sendiri berarti suara yang baik dalam melakukan dialog melalui telepon. Suara yang
dimaksud dapat memberikan kesan santun, bersahabat, ramah, dan penuh perhatian.
Berbicara melalui telepon harus terdengar menyenangkan dengan kriteria sebagai berikut:
1. Berbicara dengan kecepatan normal
2. Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon
3.Berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi
4.Berbicara dengan rasa santun, ramah, dan rasa ingin membantu penelepon.

Peralatan yang digunakan dalam menangani telepon adalah sebagai berikut.

1. Pesawat telepon, Hand Phone,

2. Kalender Meja
3. Jam
4. Alat tulis
5.Lembar pesan telepon
6.Daftar Nomor telepon
7. Blok note

Berikut ini contoh lembar pesan telepon

5. Spelling Abjad Pada Penanganan Telepon

Spelling abjad atau pelafalan kata merupakan lanjutan dari keterampilan mendengar.Pelafalan kata
yang benar dimaksudkan agar tidak terjadi salah dalam pengucapan ketika menangani telepon. Pengucapan kata
yang salah tentu akan menghasilkan makna yang berbeda pula. Pada saat melakukan percakapan di telepon
sering kali terdapat kata-kata yang tidak dapat dimengerti, hal ini dapat disebabkan karena pengucapan huruf
yang tidak tepat. Pengucapan huruf yang salah pasti akan menimbulkan kerancuan pada kata yang diucapkan
sehingga kalimat yang disusun pun menjadi tidak sempurna. Pegawai administrasi kantor yang bijak seharusnya
terampil dalam melafalkan kata demi kata agar tidak terjadi kesalahan pada saat pengucapan. Dalam dunia
telekomunikasi internasional pelafalan kata yang baik menggunakan Alfabet Fonetik NATO.

Alfabet fonetik NATO adalah huruf fonetik atau huruf ejaan NATO yang banyak dipakai dalam dunia
radio-telefoni secara internasional (seperti halnya, ORARI di Indonesia).Huruf pengeja ini dipergunakan untuk
komunikasi suara baik lewat radiomaupun telepon oleh semua bangsa di dunia untuk menghindari salah ejaan
dalam mendikte suatu suku-kata (terutama jika kata itu bermakna kritis dan sangat penting).

alfabet fonetik NATO

Berikut daftar Alfabet Fonetik Nato:

A = Alpha
H = Hotel
O = Oscar
V = Victor
B = Bravo/Beta
I = India
P = Papa
W = Whiskey
C = Charlie
J = Juliet
Q = Quebec
X = X-Ray
D = Delta
K = Kilo
R = Romeo
Y = Yankee
E = Echo
L = London
S = Sierra
Z = Zulu/Zero
F = Foxtrot/Fanta
M = Mike/Mama
T = Tango
G = Golf
N = November
U = Uniform

C. Kalimat yang sering muncul pada isi surat

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara
umum, dalam menuliskan isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah
dipahami, jelas, ringkas dan tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting, yaitu
paragraf pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup. Dalam paragraf pembuka, pengirim surat berkeinginan
untuk mengantarkan isi surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, pernyataan, maupun permintaan tentang sesuatu hal.

Berikut ini contoh paragraf pembuka:

1. Lembaga pelatihan GEMA GRAFIKA sangat peduli pada peningkatan sumber daya manusia bidang
pemasaran, sehingga...
2. Apakah perusahaan Saudara ingin mengembangkan sistem layanan online?. Oleh karena itu...
3. Mengingat harga berbagai kebutuhan bahan baku kertas mengalami kenaikan yang cukup signifikan,
maka...
4. Sehubungan dengan kenaikan harga bahan baku kertas yang cukup signifikan, maka mulai bulan
januari 2012 harga langganan koran per bulan menjadi...
5. Apabila perusahaan saudara tertarik untuk mengembangkan sistem presentasi secara elektronik, maka...
6. Kami beritahukan kepada Saudara bahwa...
7. Mengharap kehadiran Saudara besok pada acara...
8. Bersama ini kami sampaikan bahwa...
9. Membaca surat Saudara tertanggal 10 April 2012, maka...
10. Sehubungan dengan pemberitahuan Saudara pada Surat Kabar Harian Waspada, maka...
11. Pertanyaan Saudara yang tertera pada surat tertanggal 16 Maret 2013, No. 12/Diklat/III/2013 akan
kami jawab sebagai berikut...
12. Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak bahwa...
13. Bersama ini saya kirimkan contoh proposal yang Saudara minta.
14. Bersama ini saya kirimkan sebuah katalog produk terbaru kami sebagaimana yang Anda minta.
15. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa permohonan Saudara untuk menjadi karyawan PT
Juwita Malam tidak dapat kami kabulkan...
16. Dalam rangka pembukaan kantor cabang pembantu kami yang ada di Solo, maka...
17. Sehubugan dengan surat Saudara tanggal 10 Maret 2013, kami ingin menyampaikan hal-hal berikut ini.
 18. Surat permohonan Saudara kepada Drs. Muhdi Mahrullah, S.E. sebagai salah satu narasumber dalam
acara Bedah Komunikasi Bisnis telah kami terima
19. Sesuai dengan pembicaraan Saudara melalui telepon pada tanggal 16 April 2012, maka...
20. Dengan berat hati kami memberitahukan bahwa penawaran Saudara tanggal 5 Maret 2013 ditolak...
21. Menjawab surat Saudara tanggal 2 Mei 2013, maka perlu kami jelaskan sebagai berikut.
22. Memperhatikan surat Saudara tanggal 15 juni 2013, maka perlu kami jelaskan beberapa hal penting
sebagai berikut.
23. Dengan ini kami mengundang Saudara besok...

Selanjutnya dalam paragraf isi perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada si
penerima surat. Namun, yang terpenting lagi adalah bahwa isi surat, hendaknya disampaikan secara singkat,
lugas, dan jelas. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, maka isi suratnya harus berkaitan dengan pemesanan
produk, pemberitahuan pindah kantor, penawaran produk baru, penagihan hutang, laporan penjualan, pengaduan
pelayanan, kerja sama bisnis, penolakan kerja, proposal ekspansi, dan sebagainya. Lalu bagaimana dengan
paragraf penutup?, paragraf penutup merupakan kesimpulan dan kunci isi surat. Lagi pula, paragraf penutup
dapat juga mengandung suatu harapan pengirim suratmaupun ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh paragraf penutup:

1. Atas kehadiran Saudara kami mengucapkan terima kasih

2. Atas segala bentuk partisipasi Saudara dalam menyukseskan acara ini, kami mengucapkan terima
kasih.
3. Semoga surat ini semakin memperkuat hubugan kemitraan yang telah terjadi selama ini.
4. Meskipun Saudara belum dapat bergabung dengan perusahaan kami, namun kami tidak lupa
mengucapkan terima kasih atas kepercayaan saudara pada perusahaan ini.
5. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
6. Semoga kekeliruan yang terjadi selama ini hendaknya menjadi cambuk yang sangat berharga bagi
perbaikan di kemudian hari, terima kasih.
7. Terima kasih kami sampaikan kepada Saudara atas apresiasi yang sangat baik pada perusahaan kami.
8. Pimpinan dan staf GEMA INSANI mengucapkat terima kasih atas partisipasi Saudara dalam
mengembangkan sumber daya manusia.
9. Atas perhatian dan kerjasama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
10. Semoga apa yang menjadi harapan Saudara dapat menjadi kenyataan.
11. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
12. Demikian proposal ini kami buat, semoga bermanfaat adanya.
13. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi anda.

1. Bagian-Bagian Surat Beserta Fungsinya

Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya masing-
masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku umum di
masyarakat. Setiap bagian surat ini berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam mengidentifiakasi pihak
pengirim surat.
Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur bentuk yang berlaku
secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh menggunakan gaya penulisan yang
bersifat pribadi.

Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat. Berikut ulasan
bagian surat beserta fungsinya:
 Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau
perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya
tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

kop surat

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Nama badan/organisasi atau perusahaan

2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi
kop surat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling
mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akanberbeda antara satu dengan
lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.

2. Pemberi Informasi
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor
telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen
maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.

3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang
dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.
 Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:

1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

leher surat
Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun
terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di
dalam surat tersebut.

Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani.
Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

mempermudah penetapan waktu membalas surat

mempermudah pengingat bagi penerima surat
sebagai referensi bagi tugas administrasi

Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan

petunjuk unit atau departemen asal surat
mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Perihal Surat
Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

simpulan isi surat

memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.

Alamat yang Dituju

Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

petunjuk bagi penerima surat

petunjuk bagi petugas administrasi
 Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat
yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:

1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

badan surat

Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai.
Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Dengan hormat,
Salam bahagia,
dan sebagainya

Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat
mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata
awal dalam pembuatan kalimat terbuka.

Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah
utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak
bertele-tele.

Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.

Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

kaki surat

1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat

Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani.
Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Jabatan Penanda tangan

Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan
surat tersebut.

Singkatan (Inisial)
Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan, penulisan
surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya
tidak perlu diparaf.

Namun untuk menjadi pegawai administrasi yang baik ada baiknya sebelum memulai membuat surat tersebut
hendaknya memerhatikan syarat penulisan surat yang baik.

2. Bahasa Dalam Penulisan Surat

Surat memiliki ciri khas sendiri dalam berkomunikasi, komunikasi menggunakan surat cendrung
membutuhkan penggunaan bahasa secara baik. Sebagaimana kita ketahui penggunaan bahasa yang baik
diperlukan dalam menulis isi surat. Agar pesan yang disampaikan mudah dipahami oleh si penerima surat,
sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar, sesuai kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-
menyurat. Sebagai contoh, bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan
paragraf, cara penyusunan kalimat, dan lain sebagainya. Kendala yang sering muncul pada penulisan surat
adalah ketika pembaca surat tidak langsung dapat memahami bagaimana alur pemikiran seseorang, termasuk
sejauha mana respon pengirim surat kepada pihak lain. Misalnya penulisan dengan bahasa yang kacau, tidak
runtut, dan penggunaan kata yang terkesan "kasar" atau tidak etis, maka seseorang secara tidak langsung akan
memperoleh penilaian yang kurang sopan dalam menghargai orang lain.
 Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, dalam memilih kata hendaknya memenuhi syarat
yang baik atau baku, dan juga cermat. Perlu dihindari penggunaan kata yang belum diakui kebakuannya,
misalnya gimana, ngapain, kenapa, bikin. Padanan kata-kata tersebut yang sudah baku adalah bagaimana,
mengapa, dan membuat. Selain pemilihan kata yang baik, dalam menulis surat juga perlu menggunakan kata
yang lazim dalam masyarakat, kata yang lazim dalam masyarakat adalah kata-kata yang sudah dikenal. Sedapat
mungkin gunakanlah kata atau istilah dalam bahasa indonesia. Disamping itu bahasa surat perlu
mempertimbangkan pilihan kata secara cermat. Dalam hal ini pengirim surat sebaiknya melihat kedudukan
penerima surat, apakah pangkat dan kedudukannya sederajat dengan pengirim surat. Sebagai contoh,
penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda dan lain sebaiknya tepat atau sesuai dengan pangkat dan
kedudukan penerima surat. Jangan sampai surat tersebut meninggalkan kesan yang kurang baik kepada
penerima surat. Oleh karena itu pemilihan kata secara tepat perlu diperhatikan dengan seksama.

3. Syarat Penulisan Surat yang Baik

Menulis surat terkadang menjadi susah-susah gampang, sulit karena kita tidak terbiasa menulis surat
yang baik sesuai kaedah, dan akan menjadi mudah jika kita sudah sering menulis surat dan paham tata cara
menulis surat yang baik. Silahkan melihat kumpulan aneka suratjika membutuhkan referensi tentang berbagai
jenis surat.

Berikut ini akan sedikit diulas beberapa syarat penulisan surat yang baik, diantaranya sebagai berikut:

Gaya Bahasa yang Tepat

Gaya bahasa akan berpengaruh terhadap makna isi surat. Sudah pasti antara satu surat dengan surat lainnya akan
berbeda pula gaya bahasanya sesuai dengan inti surat. Surat permintaan pasti berbeda gaya bahasanya dengan
surat penagihan, surat penawaran juga akan sangat berbeda dengan surat penjualan. Hendaknya dalam penulisan
kalimat didalam surat tidak meninggalkan sopan santun dalam berbahasa agar memperoleh tanggapan positif
dari pembaca surat.

Sebaiknya dalam menulis surat sebisa mungkin menghindari hal-hal berikut:

Hindari kata-kata atau kalimat yang majemuk

Perhatikan aturan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar
Selalu menggunakan bahasa yang sopan dalam penulisan surat

surat
 Gunakan Kalimat yang Sederhana

Kalimat merupakan gabungan kata yang tersusun secara teratur, membentuk suatu pengertian sendiri. Menyusun
kalimat surat tidaklah mudah. Susunan dan bentuk yang rapi, teratur, masih harus dilengkapi dengan tutur
bahasa yang sepadan.Kalimat paling sesuai adalah kalimat singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan tata bahasa
yang benar.

Perhatikan Isi Surat

Isi surat hendaknya disusun berkaitan dengan keseluruhan isi surat. Pokok masalah yang akan dituangkan diatas
secarik kertas hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum memulai menulis surat. Lalu rangkailah dalam
susunan kalimat yang berisi kata-kata yang tepat.

Kejelasan Makna

Kejelasan makna mutlak diperlukan agar tidak terjadi multi tafsir bagi pembaca surat, untuk itu dapat
dipertimbangkan hal berikut:

1. Hindari pemakaian kata yang tidak lazim, berbelit-belit, dan kalimat yang panjang.
2. Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, alinea yang teratur,
ketiklah surat dengan rapi, jelas dan benar.
3. Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat dan penggunaan singkatan hanya yang bersifat umum
saja.

Pengaturan Alinea

Alinea merupakan kumpulan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk gagasan
yang jelas. Kesempurnaan alinea terbentuk dari himpunan kalimat yang mengemukakan sesuatu yang lebih
jelas, lebih terang, terutama berkaitan dengan tema yang akan disampaikan dalam surat. Oleh karena itu, dalam
satu alinea hanya ada satu pokok persoalan, jangan lebih.Kalimat satu dengan lainnya harus saling berkaitan
dalam membentuk gagasan tertentu. Kalimat yang lain merupakan kalimat penjelas, karena fungsinya sebagai
pengembang alinea tersebu.

4. Bentuk-Bentuk Surat

Surat dapat dikatakan sebagai wakil perusahaan, surat yang baik sering kali berimbas pada persepsi
orang lain bahwa perusahaan si pengirim surat juga profesional, begitu juga sebaliknya, surat yang acak-acakan
tidak runut, kurang rapi lecek juga dapat menggambarkan hal yang sama tentang perusahaan. Salah satu hal
yang perlu diperhatikan untuk membuat surat yang baik adalah bentuk-bentuk pengetikan surat itu sendiri. Pada
artikel kali ini akan dijelaskan berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan
sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style,
Official Style, Semi Block Style.
a. Bentuk Lurus (Block Style)
Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas
sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh
berikut ini.
b. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut
dimulai 5 baris (menggantung), kita lihat contoh berikut.
c. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5
baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri, berikut contoh gambarnya.
d. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai
dari margin sebelah kiri. Dapat dilihat pada contoh berikut ini.
e. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada
sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi
kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.
f. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal
paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat, lebih
lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.
 Demikianlah bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam tata persuratan, bentuk-bentuk diatas
bukan merupakan bentuk pasti, jika Anda memiliki berbagai bentuk pengetikan surat yang beda, namun tidak
mengurangi makna isi surat, maka bentuk tersebut sah Anda gunakan dalam penulisan surat. Jangan lupa untuk
melihat artikel Jenis-jenis Lipatan Surat.

D. Jenis-jenis Lipatan Surat

Pada saat membuat sepucuk surat, mungkin sebagian kita terbiasa melipat surat dengan berbagai
macam gaya, seringnya kita melipat berbagai surat tersebut sekenanya saja mengikuti jenis amplop dan
menurut selera si pembuat surat. Padahal sebenarnya lipatan-lipatan surat juga memiliki nama, mungkin juga
lipatan surat yang akan kita bahas sudah pernah kamu praktekkan namun belum tahu namanya. Maklum saja,
hal seperti ini hanya dipelajari pada Jurusan Adm. Perkantoran di SMK.

Bagi siswa/i SMK AP lipatan surat ini sudah sangat lumrah dipelajari, namun begitupun ibarat mata pisau yang
sudah tumpul jika diasah maka akan tajam kembali, inilah kiranya maksud tulisan ini, untuk mengingatkan
kembali bahwa lipatan surat sebenarnya memiliki nama panggilan.

Kalau belum memiliki kumpulan surat dapat merujuk ke berbagai macam aneka surat.

Berikut adalah Jenis-jenis Lipatan Surat yang sudah lumrah di pelajari.

1. Lipatan Tunggal
Lipatan ini memiliki nama lain lipatan manunggal, atau single fold dalam bahasa inggris. Lipatan ini cukup
membagi kertas menjadi dua lalu melipatnya.Kiranya lipatan ini lebih cocok untuk dimasukan kedalam amplop
berukuran besar.

2. Lipatan Ganda Sejajar

Lipatan ganda pararel, atau pararel double fold adalah nama lain dari jenis lipatan ini, lipatan ini sering kita
gunakan dalam pembuatan surat menyurat kita sehari-hari. Lipatan surat ini dilakukan dengan membagi surat
menjadi dua bagian (seperti pada lipatan tunggal) kemudian dilipat lagi menjadi dua dengan sisi yang sama.

3.Lipatan Baku
Dalam bahasa inggris biasa disebut standart fold, lipatan ini membagi kertas menjadi tiga bagian, kemudian
bagian bawah kertas dilipat ke atas, sedang bagian atas dilipat ke bawah.

4. Lipatan Akordion
Jika pernah melihat alat musik akordion, pastinya kalian akan langsung tahu bentuk lipatan surat ini. Dengan
nama lain accordion fold, sebenarnya lipatan ini seperti lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya dibalik
ke belakang.

5. Lipatan Akordion Rendah

Nama lain jenis lipatan ini adalah lipatan setengah akordion, atau semi accordion fold. Jenis lipatan ini, seperti
kakak kandungnya diatas, yang membedakannya adalah, salah satu hujung suratnya (biasanya dibagian bawah)
lebih pendek dari yang lainnya.

6.Lipatan Baku Rendah

Semi standart fold, atau lipatan setengah baku, merupakan adik dari jenis lipatan baku, yang menjadi pembeda
dari lipatan baku adalah, salah satu sisinya (biasanya bagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.

7. Lipatan Model Baron

Baronial Fold, dalam bahasa inggris. Jenis lipatan ini diawalai dengan lipatan tunggal, lalu kedua sisi samping
surat dilipat lagi ke dalam.

8. Lipatan Model Prancis

French Fold dalam bahasa inggris. Lipatan ini merujuk pada negara pusat model dunia, cara melipatnya demulai
dengan lipatan tunggal kemudian dilipat dua lagi ke samping.
berikut gambar ke delapan jenis-jenis lipatan surat tersebut.

Itulah jenis-jenis lipatan surat, seperti yang sudah dijelaskan ternyata ada beberapa jenis lipatan yang
sering kita buat namun tidak tahu namanya. Ibarat pepatah "tak kenal maka tak sayang", maka dari itu kita
kenalah, nah... kalau kita sudah kenal, tentunya jadi paham dan paling tidak (kalau belum cinta dengan surat
menyurat) jadi tahu jenis lipatan surat.

Jangan lupa baca: Bentuk-Bentuk Amplop

-------------------------
Mail Handling by A.D.B

E. Bentuk-Bentuk Amplop

Dalam pengiriman surat secara lazim menggunakan amplop baik yang berukuran kecil, sedang maupun
panjang. Amplop berfungsi sebagai salah satu penjaga kerahasiaan isi surat. Pengiriman surat, proposal, dan
laporan bisnis dalam amplop merupakan bagian etika berkorespondensi. Selain sebagai wadah pengirim surat
dan etika korespondensi, fugnsi amplop juga sebagai sarana promosi perusahaan. Hal ini dikarenakan logo,
nama dan alamat perusahaan pengirim surat pasti tertera pada amplop surat tersebut. Amplop dapat
dikelompokkan berdasarkan wujud, ukuran, dan penggunaannya.

a. Berdasarkan wujudnya, amplop dibedakan menjadi

1. Amplop Biasa
2. Amplop Berjendela

b. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi

1. Amplop Resmi
2. Amplop Kartu
3. Amplop Bisnis
4. Amplop Pendek
5. Amplop Panjang
6. Amplop Besar

c. Berdasarkan penggunaanya, amplop dibedakan menjadi

1. Amplop Katalog
2. Amplop mata berkait
3. Amplop kancing bertali

Amplop berjendela

Amplop Kancing
Amplop Biasa

Amplop Bisnis

Amplop Kartu
Amplop Katalog