MEDIA MENGAJAR

Guru : KORESPONDENSI
Moh. Khodirin, S.Pd Program Keahlian
Manajemen Perkantoran
UNTUK SMK/MAK KELAS X
BAB 2 KOMUNIKASI MELALUI TELEPON
 Peta Konsep
Pengertian Hubungan Telepon

Jenis Hubungan Telepon

Komunikasi Etika Penanganan Telepon

melalui Teknik Melakukan
Telepon Panggilan Telepon Keluar
Mencatat Pesan Telepon

Hambatan Bertelepon
A. Pengertian Hubungan Telepon

Hubungan telepon adalah

hubungan komunikasi
langsung jarak jauh untuk
menyampaikan dan
menerima pesan atau
informasi melalui alat
elektronik dari satu pihak
kepada pihak lain.
B. Jenis-Jenis Hubungan Telepon

Hubungan internal adalah hubungan telepon yang

dilakukan dalam suatu kantor atau organisasi atau
Hubungan telepon ditinjau
antarunit kerja dalam suatu kantor.
dari jarak jangkauannya
dapat dikelompokkan Hubungan lokal adalah hubungan telepon yang
menjadi empat kelompok, dilakukan antara dua orang secara langsung pada
yaitu: satu ruang lingkup daerah tertentu dalam satu kota.
• hubungan internal,
• hubungan lokal, Hubungan interlokal adalah hubungan telepon jarak
• interlokal, dan jauh antara dua orang yang berbeda kota.
• internasional.
Hubungan internasional adalah hubungan telepon
antarsatu negara ke negara lain.
C. Etika Penanganan Telepon

Etika penanganan telepon Etika-etika penanganan

meliputi: telepon tersebut meliputi
• etika penanganan berbagai kegiatan, seperti
telepon secara umum, cara memegang gagang
telepon, cara mencatat
• etika berbicara ketika pesan telepon, cara
melakukan panggilan mengucapkan salam dan
keluar, dan menanyakan atau
• menerima panggilan menyampaikan maksud
telepon, serta cara
telepon masuk.
menutup percakapan.
D. Teknik Melakukan Panggilan Telepon Keluar
Teknik melakukan panggilan telepon keluar meliputi:
1. Teknik sebelum menelepon, di antaranya:
• menyiapkan nomor telepon yang hendak dihubungi,
• menetapkan tujuan telepon,
• menyiapkan tujuan telepon, dan
• menyusun rencana pesan yang hendak disampaikan.

2. Teknik saat menelepon, di antaranya:

• mengangkat gagang pesawat telepon,
• menekan nomor telepon,
• menyesuaikan nomor kode wilayah, dan
• menyebutkan identitas penelepon.
D. Teknik Melakukan Panggilan Telepon Keluar

3. Teknik menyampaikan pesan telepon, di antaranya:

• mendiktekan pesan, baik berupa kalimat maupun angka kepada lawan bicara, dan
• memberikan waktu kepada lawan bicara untuk mencatat pesan.

4. Teknik mengakhiri panggilan telepon keluar, di antaranya:

• mengucapkan terima kasih saat mengakhiri pembicaraan, dan
• meletakkan gagang pesawat telepon dengan hati-hati.
E. Sambungan Langsung Jarak Jauh (SLJJ) dan
Sambungan Langsung Internasional (SLI)

• Tata cara melakukan SLJJ:

Sambungan Langsung Jarak Jauh
(SLJJ) adalah sambungan telepon
antardaerah dalam satu negara,
sedangkan Sambungan Langsung
Internasional adalah sambungan
telepon antarnegara.
tekan kode area + tekan
nomor telepon tujuan.
• Tata cara melakukan SLI:
tekan kode operator SLI+
kode negara + telepon tujuan
F. Langkah-Langkah dan Teknik Menerima
Panggilan Telepon Masuk
Langkah-langkah menerima panggilan telepon masuk adalah sebagai berikut.
• Siapkan alat tulis (pensil atau bolpoin) • Apabila panggilan telepon masuk
dan buku catatan (block note atau tersebut untuk staf administrasi
spiral book). kantor/sekretaris, maka setelah
• Jangan biarkan telepon berdering lebih penelepon menyampaikan akan bicara
dari tiga kali. dengan staf administrasi
kantor/sekretaris, tanganilah langsung
• Setelah panggilan telepon masuk tanpa memberitahukan atasan.
diangkat, selanjutnya sampaikan salam
sesuai waktu, sebutkan nama Anda, lalu
nama Anda, dan tawarkan bantuan.
F. Langkah-Langkah dan Teknik Menerima
Panggilan Telepon Masuk

Teknik menerima panggilan telepon masuk adalah sebagai berikut.

• Memperhatikan teknik mengangkat gagang telepon.
• Memberi salam kepada penelepon.
• Memberikan respons kepada penelepon.
• Hubungkan segera penelepon dengan pihak penerima telepon.
• Menciptakan kesan yang baik
• Memperhatikan suara dalam bertelepon
G. Mencatat Pesan Telepon
Langkah-langkah mencatat pesan dalam block note
Mencatat pesan telepon dan LPT adalah sebagai berikut.
bertujuan untuk
mengingat dan 1. Catat semua pesan yang menghubungi kembali jika
menjelaskan pesan masuk dengan jelas dan rapi. diperlukan.
telepon apabila pihak 2. Catat tanggal, bulan, tahun, 5. Salin pesan ke Lembar Pesan
yang dituju penelepon serta pukul berapa pesan Telepon (LPT).
tidak sedang berada di tersebut datang. 6. Kemudian, letakkan lembar
tempat. Pencatatan pesan 3. Catat identitas lengkap pesan telepon (LPT) tersebut
telepon dapat dilakukan penelepon dan nama di meja pimpinan atau di
pada block note ataupun perusahaannya. meja karyawan yang berhak
Lembar Pesan Telepon 4. Minta dan catat nomor menerima pesan-pesan
(LPT). telepon yang dapat dihubungi tersebut, agar dapat segera
(nomor telepon pribadi atau dibaca dan ditindaklanjuti.
nomor handphone), untuk
memudahkan pimpinan
H. Hambatan-Hambatan dalam Bertelepon

1. Faktor Kondisi Fisik Peralatan Telepon

• Suara berisik tidak jelas.
• Suara hilang-timbul.
• Suara tiba-tiba mengecil.
• Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak.
• Tidak terdengar nada sambung.
• Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung.
H. Hambatan-Hambatan dalam Bertelepon

2. Faktor Pemakai (Komunikator dan Komunikan)

• Berbicara berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.
• Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.
• Berbicara terlalu cepat.
• Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain.
• Berbicara sambil bersenda gurau.
• Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.
• Berbicara dengan desah nafas terdengar.
• Letak gagang pesawat telepon terlalu ke atas dan ke bawah.
 SOAL LATIHAN
1. Uraikan hal-hal yang patut diperhatikan ketika hendak
menerima panggilan telepon masuk.
2. Uraikan hal-hal yang patut diperhatikan ketika hendak
melakukan panggilan telepon keluar.
3. Jelaskan tujuan keberadaan etika dalam kegiatan
bertelepon.